關(guān)于印章檔案規(guī)范化管理問題的思考

王明惠+秦毅+王猛

摘 要：全面改革的進(jìn)一步實(shí)施過程中，在印章檔案的管理工作方面也有了更高的要求。傳統(tǒng)的印章檔案管理中，由于受到諸多層面的因素影響，其中還存在著一些問題有待解決。面對新的發(fā)展改革環(huán)境，加強(qiáng)對印章檔案的規(guī)范化管理就比較重要。本文主要對印章檔案的作用發(fā)揮以及特征體現(xiàn)加以分析，然后結(jié)合實(shí)際對印章檔案管理的主要問題和規(guī)范化管理策略詳細(xì)探究，希望能通過此次的理論研究，對印章檔案的規(guī)范化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)起到促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：印章檔案；規(guī)范化管理；問題

加強(qiáng)印章檔案的管理工作，就要在方法措施上多樣化實(shí)施。印章檔案作為社會(huì)組織以及國家機(jī)關(guān)等在各方面活動(dòng)中的重要載體形態(tài)，其自身有著特殊性的價(jià)值體現(xiàn)。通過從理論層面加強(qiáng)印章檔案的規(guī)范化管理研究，就能保障印章檔案管理的整體效率水平的提高。

1 印章檔案的作用發(fā)揮以及特征體現(xiàn)分析

1.1 印章檔案的作用發(fā)揮分析

印章檔案的作用是多方面的，印章檔案能夠?qū)C(jī)構(gòu)的變革情況加以反映，一個(gè)印章就是一段歷史，將這些集中起來就能形成機(jī)構(gòu)發(fā)展的歷史。對于一些不存在的原有機(jī)構(gòu)，也能通過印章檔案進(jìn)行了解。印章檔案對機(jī)構(gòu)的權(quán)利以及職能和地位也能有效的反映，能夠從印章檔案方面看出機(jī)構(gòu)曾經(jīng)的職責(zé)履行情況，在歷史作用的發(fā)揮上就比較突出[1]。通過印章檔案，也能對文件的真?zhèn)芜M(jìn)行辨別等。在這些方面的作用發(fā)揮就比較突出。

1.2 印章檔案的特征體現(xiàn)分析

印章檔案的特征體現(xiàn)在多個(gè)層面，其中在形成的方式層面有著其特殊性。印章檔案是專門的檔案，在形成方面主要是通過印章形成方式特殊性所決定。對于機(jī)關(guān)印章的制作過程中，就要向主管機(jī)關(guān)進(jìn)行申請，批準(zhǔn)后才能進(jìn)行制作然后進(jìn)行下發(fā)各機(jī)構(gòu)。在機(jī)構(gòu)變遷以及規(guī)格變化等原因停用的，就要進(jìn)行歸檔處理。所以印章檔案就能作為是反映機(jī)關(guān)職能以及歷史面貌的重要檔案。

從印章檔案特征的載體多樣化方面也有著鮮明呈現(xiàn)。在載體形式的多樣化方面，主要就是印章檔案制成的材料以及形式多樣化。從材料上來看有玉、石、金、木等等材料。在形式上印文邊框是統(tǒng)一的，這是政府機(jī)關(guān)的印章[2]。對于個(gè)人的印章也可結(jié)合自己的喜好隨意制作。在印章檔案的特征方面，收藏價(jià)值高以及研究價(jià)值高也是比較重要的特征。印章檔案室機(jī)構(gòu)或者個(gè)人在一定時(shí)期的業(yè)務(wù)見證，有著記錄的作用。

2 印章檔案管理的主要問題和規(guī)范化管理策略

2.1 印章檔案管理的主要問題分析

對印章檔案進(jìn)行管理過程中，還存在著一些問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在對印章檔案的管理意識(shí)不強(qiáng)，在印章檔案的收集工作方面還存在著諸多的弊端。有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為印章檔案的工作可有可無，這些因素的存在就使得在具體的印章檔案收集過程中，存在著很大的難度，常有印章檔案丟失的問題出現(xiàn)。

再者，對印章檔案的管理過程中，沒有注重制度的完善建立，對印章檔案的管理工作不能統(tǒng)一化進(jìn)行。印章檔案有著不同的類型，在用途以及審批權(quán)限方面也有著不同，所以在工作中的統(tǒng)一化管理就比較重要。但是在實(shí)際的管理工作中，并沒有在這一方面得以加強(qiáng)，管理還是采取分散管理的方式，在管理的制度層面沒有完善化[3]。在對印章檔案的鑒定以及歸檔要求等諸多方面，都沒有詳細(xì)化的規(guī)定，這些方面就對印章檔案的管理水平提高有著很大的阻礙。

另外，對印章檔案的管理工作方面沒有得到有效落實(shí)。在實(shí)際的印章檔案管理工作的實(shí)施過程中，沒有將管理工作得到有效落實(shí)，從具體的問題上來看，就是沒有將印章檔案管理和日常檔案管理工作相結(jié)合[4]。以及在檔案管理的機(jī)構(gòu)方面沒有得到有效落實(shí)，有的檔案管理機(jī)構(gòu)對印章檔案部門沒有獨(dú)立性開設(shè)，這樣就使得檔案管理工作比較混亂。再有就是在印章檔案管理人員方面沒有得到有效落實(shí)，在工作的職責(zé)上也沒有明確化等。這些方面的問題對印章檔案的管理工作實(shí)施就形成了很大的阻礙。

2.2 印章檔案的規(guī)范化管理策略實(shí)施

加強(qiáng)對印章檔案規(guī)范化管理，就要能充分注重管理方法的科學(xué)實(shí)施。筆者結(jié)合實(shí)際對印章檔案的規(guī)范化管理方法進(jìn)行了探究，在這些方法的實(shí)施下，對印章檔案的管理水平提高就有著積極意義。

第一，對印章檔案的規(guī)范化管理，就要能充分注重檔案價(jià)值的正確認(rèn)識(shí)。檔案館在對館藏檔案的宣傳工作方面要能加強(qiáng)，要能對館藏的印章檔案內(nèi)容以及價(jià)值等加強(qiáng)宣傳，在印章檔案的了解方面能夠充分化。領(lǐng)導(dǎo)方面要對此有充分的重視，對印章檔案的管理的具體情況能加強(qiáng)了解，只有在這些基礎(chǔ)層面得到了加強(qiáng)，才能有助于印章檔案的規(guī)范化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

第二，加強(qiáng)印章檔案規(guī)范化管理的制度自定完善化。從具體的管理制度制定過程中，對印章的刻制材料的選擇方面要加強(qiáng)，對印章的安全管理工作要注重，在印章的啟用過程中，就要在印章備案登記表方面進(jìn)行建立，在印章檔案的制度保障層面要加強(qiáng)。在對印章檔案管理過程中，就要能在綜合檔案室接收保管層面進(jìn)行加強(qiáng)，在檔案保管制度以及印章銷毀履行程序的制度等。在這些層面的制度建設(shè)都要能夠加強(qiáng)重視。

第三，對印章檔案的收集工作方面，就要能夠注重范圍的科學(xué)控制。印章檔案的收集工作實(shí)施并不是很復(fù)雜，在歸檔材料的范圍方賣弄有印章備案信息表以及蓋章審批材料等，所以在進(jìn)行檔案收集過程中，就要注重材料收集的完整。對印章檔案的保管價(jià)值以及期限方面，也要能區(qū)別化的對待，由于不同類型印章在效力上也有著不同，在對檔案材料的價(jià)值的保存期限也會(huì)不同，這就要能結(jié)合實(shí)際來進(jìn)行判斷。

第四，加強(qiáng)印章檔案管理人員的綜合素質(zhì)提高。對印章檔案的規(guī)范化管理，就要能充分注重管理人員的素養(yǎng)提高，在學(xué)習(xí)的意識(shí)上要不斷加強(qiáng)，注重終身學(xué)習(xí)制度的科學(xué)建立。先要能夠在政治方向以及高度政治責(zé)任感方面能加強(qiáng)樹立，能夠有正確政治觀以及價(jià)值觀，對檔案法以及保密法等相應(yīng)的法律知識(shí)的學(xué)習(xí)也要能充分重視[5]。印章檔案的管理人員要在系統(tǒng)化的專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)培訓(xùn)方面進(jìn)行加強(qiáng)，對檔案的管理知識(shí)技能以及實(shí)際操作的方法等，都要能夠進(jìn)行加強(qiáng)學(xué)習(xí)，將理論知識(shí)和實(shí)踐緊密的結(jié)合，在業(yè)務(wù)能力上得到了加強(qiáng)，才能有助于印章檔案管理水平的提高。

第五，印章檔案的管理模式的創(chuàng)新應(yīng)用。在管理的模式上進(jìn)行創(chuàng)新應(yīng)用，對提高印章檔案管理水平就比較有利。印章檔案的管理工作，要能在管理的專業(yè)性方面得以有效突出，將印章檔案的檢索利用效率不斷提高。在信息化技術(shù)的應(yīng)用下，能對印章檔案的管理效率的提高提供技術(shù)支持，數(shù)字化的印章檔案管理，就能將印章檔案的利用效率得以提高，這樣也能延長印章檔案的壽命。

3 結(jié)語

綜上所述，在面對新的改革發(fā)展環(huán)境下，只有充分注重印章檔案的規(guī)范化管理，將印章檔案的管理水平等有效的提高，才能真正有利于檔案管理的整體水平提高。印章檔案作為檔案館館藏中比較重要的部分，在歷史價(jià)值層面比較高，這就要能充分注重印章檔案的規(guī)范化管理。通過從多方面對印章檔案的管理進(jìn)行加強(qiáng)研究，就能有助于實(shí)際檔案管理水平的提高。

參考文獻(xiàn)

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[4]夏帆.參公事業(yè)單位“印章檔案”管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù).2014（07）

[5]徐玕，高麗華.小議印章檔案[J].蘭臺(tái)世界.2014（08）

作者簡介

王明惠（1980—），女，安徽省池州市人，國網(wǎng)池州供電公司，檔案專責(zé)，研究方向：電力檔案。