檔案管理社會化問題研究

摘 要：在新時期背景下，檔案工作必須從重“藏”轉變為重“用”，要從為少部分人服務轉變為面向社會服務，所以實現檔案管理社會化已是大勢所趨。筆者結合已有的經驗，略談幾點實現檔案管理社會化的對策，意在起到拋磚引玉之用。

關鍵詞：檔案管理；社會化；對策

進入新世紀之后，我國的社會經濟迅猛發展，檔案事業開始引起社會各界的高度重視。檔案記載著歷史信息，其重要性不言自明，加強檔案管理是時代的需要。在當前形勢背景下，實現檔案管理社會化是大勢所趨。這是檔案事業適應社會發展的具體表現。筆者結合已有的經驗，略談幾點實現檔案管理社會化的對策，意在起到拋磚引玉之用。

1 構建多元主體互動機制

一直以來，檔案管理都是率屬于公共部門的檔案館來實施，說到底還是以政府為主導，社會大眾和其他社會力量在此過程中難以發揮應有的作用。隨著時代的變遷，政府在檔案管理中占據絕對主導地位的行為已經難以適應社會發展的需要。國外的新公共管理思想理論對實現檔案管理社會化大有啟發。在檔案管理社會化過程中，檔案部門要打造檔案管理事業的多元化主體，構建一個由檔案部門、社會大眾和其他社會力量共同組建、一起發揮作用的管理機制，而且這些多元主體要結合具體的檔案管理事務進行有效互動和及時溝通，通過互相理解來兼顧各方的利益，實現對檔案事業的大力支持。檔案部門也要正確定位自己的角色，發揮協調中和作用，均衡社會大眾和其他社會力量的利益。

2 引入科學有效競爭機制

要想激發某項事業的活力，需要適當引入競爭機制。檔案管理主體多元化互動機制為良性競爭創造了良好的條件。競爭代表著強弱之分，但是也激發了創新。在傳統“官僚制”視域下，檔案部門一般不重視引入先進的管理技術和管理理念，不重視社會大眾對檔案事業的訴求。引入競爭機制，一是可以激發檔案部門主動提升自己的業務能力，比如完善館藏結構、充實館藏量，竭力為社會提供良好的檔案服務，二是激發檔案部門創新管理方式和管理理念。具體而言，檔案部門在管理檔案事業時，要與社會力量進行良性競爭，獲得社會大眾對檔案事業的滿意度；其次，要在不同等級的檔案部門之間參與競爭，主動提升自身的形象，創造良好的口碑；再次，檔案部門也要在內部引入競爭機制，促使工作人員進行競爭，激發他們主動尋求更好的檔案管理方案。

3 建立暢通無阻溝通渠道

要想順利實現檔案管理社會化，需要檔案部門與社會大眾進行密切交流與溝通。毫無疑問，交流渠道不順暢可能會導致檔案部門的管理方式不符合社會發展需求，也導致檔案部門可能無法及時提供社會大眾所需要的檔案服務，就算提供了一些檔案服務，也可能會因為信息不對稱而不被社會大眾所接受，這些都會造成資源浪費，影響檔案事業的可持續發展。有鑒于此，檔案部門與社會大眾之間要建立起暢通無阻的溝通渠道，使檔案管理進程與社會接軌，相輔相成、相互促進。具體而言，檔案部門可以通過電話、訪談、電子郵件、微信等調查方式來獲得相關信息，了解社會大眾對檔案事業的需求，檔案部門還要及時更新自己的官方網站，及時回復社會大眾的留言，形成良好的雙向反饋渠道。

4 參考社會化的服務方式

檔案管理社會化一是要打破由政府絕對主導的局面，二是要改革以往傳統的檔案服務方式，在服務過程中凸顯社會化?？梢詤⒖脊卜帐袌龌淖龇?，引入合同外包、特許經營、適當付費等管理方式。

所謂合同外包，就是通過簽訂合約的方式，將檔案服務中非核心業務外包給第三方專業組織，這對提高檔案館工作效率大有裨益。所謂特許經營，就是檔案部門準許企事業單位或非營利性組織在某個時間段內具備通過向用戶收費來提供一些服務的職能。具體表現方式可以是個人檔案寄存，這還可以幫助檔案部門實現一定的經濟創收?？傊瑱n案部門要和其他主體按照具體情況來提供有針對性的檔案服務。

5 持續提高現代管理水平

檔案部門在管理過程中還要引入戰略管理和績效管理，推動檔案事業的長遠發展，為社會提供精準高效的檔案服務提供動力。

一方面，檔案部門要從宏觀角度制定科學合理的工作戰略，對本單位的工作職能進行明確定位，不斷提升本單位的競爭力。另一方面，檔案部門要將制定的宏觀戰略進行分解，形成一個個子任務，再落實到每個工作人員身上，為績效管理創造條件。目前，績效管理已經在社會各個領域中都得到了應用，檔案部門也要實施績效管理，將工作人員的工作表現與薪酬待遇相掛鉤，激發工作人員的工作積極性。當然，檔案部門全部工作人員都要參與到績效計劃制定、績效管理實施、績效結果應用的整個流程中，使檔案部門的整體競爭力得到提升。

總之，在新時期背景下，檔案工作必須從重“藏”轉變為重“用”，要從為少部分人服務轉變為面向社會服務，所以實現檔案管理社會化已是大勢所趨。檔案部門要按照這個方向不斷探索，提高管理水平，力爭在社會主義現代化建設中做出更大貢獻。

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作者簡介

姚欣（1978-），女，漢族，湖北十堰人，現任湖北省十堰市科技情報研究所副所長，副研究館員，大學學歷，研究方向：檔案管理、科技服務。