醫(yī)院檔案管理電子文件的應(yīng)用分析

于衛(wèi)松

山東省萊陽(yáng)市穴坊中心衛(wèi)生院

醫(yī)院檔案管理電子文件的應(yīng)用分析

于衛(wèi)松

山東省萊陽(yáng)市穴坊中心衛(wèi)生院

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子文件逐漸在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛的應(yīng)用，電子文件作為信息時(shí)代的產(chǎn)物之一，有著信息時(shí)代的明顯特征，特別是在醫(yī)院內(nèi)部，已經(jīng)逐漸應(yīng)用電子文件來(lái)代替紙質(zhì)文件，同時(shí)醫(yī)院的檔案管理工作效率也隨之得到了提高。醫(yī)院檔案管理電子文件的應(yīng)用使醫(yī)院向著信息化、數(shù)字化、規(guī)范化的方向發(fā)展。本文筆者主要對(duì)醫(yī)院檔案管理電子文件的應(yīng)用進(jìn)行探究。

醫(yī)院；檔案管理；電子文件；應(yīng)用

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化的技術(shù)也隨之得到了快速發(fā)展，在大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)逐漸使用電子文件來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理工作，這也是醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，使檔案管理工作更具有現(xiàn)代化、信息化的特征。隨著檔案數(shù)字化改革的不斷深入，醫(yī)療單位只有將檔案進(jìn)行準(zhǔn)確、完整、安全的管理，才能使檔案得到更好的應(yīng)用，促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。在對(duì)電子文件檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)先對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行了解，并根據(jù)其主要內(nèi)容分類與整理，然后對(duì)電子文件進(jìn)行初步鑒定，初步鑒定是為了確保電子文件的真實(shí)性、完整性以及有效性，再根據(jù)電子文件的類型分開歸檔，最后是將已通過(guò)鑒定的電子文件審核入檔。

1 電子文件的特點(diǎn)

1.1 電子文件具有數(shù)字化特點(diǎn)，通過(guò)機(jī)器進(jìn)行識(shí)別

電子文件離不開計(jì)算機(jī)，不管是在文件的產(chǎn)生還是文件的加工，都需通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成，工作人員將數(shù)據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)中，并將其進(jìn)行保存，實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化。在編寫電子文件時(shí)，工作人員只需要查看計(jì)算機(jī)顯示器就能了解到電子文件中的內(nèi)容，并對(duì)電子文件中需要不充或者錯(cuò)誤的內(nèi)容進(jìn)行編寫，整個(gè)編寫過(guò)程離不開計(jì)算機(jī)的編碼運(yùn)算，最終計(jì)算機(jī)將輸入的電子文件進(jìn)行保存。在需要查看電子文件的時(shí)候，工作人員只有運(yùn)用計(jì)算機(jī)才能查看到電子文件中的內(nèi)容。

1.2 設(shè)備依賴性

與紙質(zhì)文件相比，電子文件對(duì)設(shè)備具有極強(qiáng)的依賴性，只能通過(guò)計(jì)算機(jī)才能達(dá)到編寫或修改電子文件內(nèi)容的目的，只有計(jì)算機(jī)是不夠，還需要有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，同時(shí)在計(jì)算機(jī)內(nèi)有相應(yīng)的軟件，這樣才能將數(shù)據(jù)輸入到計(jì)算機(jī)中，并將其保存，不管是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)還是計(jì)算機(jī)軟件，在電子文件的編寫過(guò)程中都發(fā)揮著極其重要作用。

1.3 容易保存

電子文件與紙質(zhì)文件相比，在保存方面兩者有著明顯的差異。紙質(zhì)文件受溫度、濕度等外界條件的影響，在這些條件綜合作用下，紙質(zhì)文件容易破損，從而使檔案失去了完整性，當(dāng)工作人員需要查看檔案的時(shí)候很難找到真實(shí)的數(shù)據(jù)信息。而電子文件不會(huì)出現(xiàn)破損的情況，將檔案保存在計(jì)算機(jī)上，不管時(shí)間經(jīng)過(guò)多久，都能夠從計(jì)算機(jī)中查找到準(zhǔn)確的檔案信息，為醫(yī)療工作人員提供一個(gè)可靠的數(shù)據(jù)。

2 醫(yī)院檔案管理電子文件的應(yīng)用

2.1 有效地收集積累所需要的電子文件

只要使收集積累的電子文件有效，才能確保電子文件在計(jì)算機(jī)內(nèi)的保存數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確無(wú)誤，保障了電子文件的安全性，促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，為醫(yī)療工作人員提供了便利。因此，電子文件的收集積累是電子文件歸檔的基礎(chǔ)，在收集積累電子文件的過(guò)程中，需要醫(yī)療工作人員的支持與配合，這樣才能更快很好地開展收集積累電子文件的工作。

第一，文件的存檔范圍進(jìn)行了解。電子文件的歸檔實(shí)質(zhì)是將收集積累的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，從中篩選出有重要價(jià)值的信息，將其輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)進(jìn)行保存。電子文件的存檔范圍就是對(duì)數(shù)據(jù)信息的篩選條件。只有將收集積累的電子文件進(jìn)行歸檔，才能將其轉(zhuǎn)交至檔案管理部門。現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院相關(guān)制度都是針對(duì)紙質(zhì)文件的，并沒有制定相關(guān)制度對(duì)電子文件的歸檔范圍進(jìn)行明確。因此，在制定有關(guān)電子文件歸檔范圍的制度時(shí)，應(yīng)當(dāng)以紙質(zhì)文件歸檔范圍為主要依據(jù)，并對(duì)制度中的部分內(nèi)容進(jìn)行完善與創(chuàng)新，在制定制度的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)參考醫(yī)院信息化的實(shí)際情況，使電子文件的歸檔范圍盡量擴(kuò)大，使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所覆蓋的文件都納入其中，同時(shí)，在制定歸檔范圍時(shí)，還應(yīng)將電子文件的背景、日志文件等都加入進(jìn)去，這樣才能使醫(yī)院電子文件的歸檔更為全面。第二，對(duì)收集電子文件的基本的要求進(jìn)行明確。電子文件的基本要求主要有以下幾個(gè)方面：首先是對(duì)電子文件的正確性進(jìn)行確定，并對(duì)電子文件進(jìn)行命名，在命名的時(shí)候應(yīng)當(dāng)根據(jù)其內(nèi)容進(jìn)行編寫，這樣才能使醫(yī)療工作人員在查找檔案信息的時(shí)候更具有高效性。其次，為了使電子文件在計(jì)算機(jī)的不同系統(tǒng)中能夠正常讀取與識(shí)別，應(yīng)將所收集積累到的電子文件的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，這樣才能更好地在不同計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中都能查詢。再者，對(duì)電子文件的內(nèi)容進(jìn)行了解，并為電子文件編制相應(yīng)的目錄，使醫(yī)療工作人員在查看的過(guò)程中更為方便，在對(duì)目錄進(jìn)行編制的過(guò)程中，工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照內(nèi)容對(duì)目錄進(jìn)行編制，確保目的與電子文件的內(nèi)容相匹配。最后，電子文件不僅是對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行記錄，更是為日后醫(yī)療工作人員查找提供便利，因此在電子文件收集的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)范對(duì)其進(jìn)行收集與整理。

2.2 電子文件的鑒定

為了使醫(yī)院工作人員在以后所用到的電子文件數(shù)據(jù)更為可靠，應(yīng)當(dāng)充分保證電子文件的真實(shí)性，因此，對(duì)電子文件的鑒定工作是非常有必要的，其鑒定對(duì)象主要是電子文件的內(nèi)容。電子文件的鑒定工作是以原始狀態(tài)為基礎(chǔ)，將計(jì)算機(jī)內(nèi)的電子文件與之作對(duì)比，從而比較兩者是否相同。電子文件與紙質(zhì)文件相比，其鑒定工作更為困難，紙質(zhì)文件只需要對(duì)比文件的內(nèi)容及載體，不需要考慮別的因素，而電子文件的鑒定，除了考慮文件內(nèi)容及載體是否一致外，還應(yīng)當(dāng)考慮其他因素。由于電子文件本身就是虛擬文件，在鑒定的過(guò)程中會(huì)遇到各種很難發(fā)現(xiàn)的差異，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，聯(lián)合加密與簽署都等技術(shù)隨之也不斷成熟，在電子文件的鑒定工作中采用聯(lián)合加密與簽署等技術(shù)能夠給有效提高電子文件的可靠性，電子文件的可靠性直接影響到醫(yī)院檔案是否可靠。除此以外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)在計(jì)算機(jī)內(nèi)建立一套完整的管理系統(tǒng)，并將其應(yīng)用到電子文件中，在實(shí)踐中不斷完善電子文件檔案管理系統(tǒng)。

電子文件在保存的過(guò)程中，其最重要的就是電子文件的完整性，電子文件的完整性不僅影響到文件內(nèi)數(shù)據(jù)信息是否能夠正常使用，還影響到對(duì)醫(yī)療工作人員的價(jià)值。因此，電子文件應(yīng)當(dāng)保持其完整性，對(duì)文件數(shù)量以及內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格管理。電子文件結(jié)構(gòu)是影響電子文件完整性的主要因素，其原因是由于電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，且保存電子文件的方式較多，這就使得電子文件在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中容易出現(xiàn)文件數(shù)據(jù)丟失或損壞的現(xiàn)象。為了盡量避免該現(xiàn)象的產(chǎn)生，在收集積累電子文件的時(shí)候就應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)制度，并對(duì)制度不斷完善，同時(shí)為了避免收集積累的電子文件沒有經(jīng)過(guò)處理而混合在一起，應(yīng)當(dāng)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置一個(gè)緩沖空間，讓沒有經(jīng)過(guò)處理的電子文件先篩選出來(lái)，電子文件的鑒定工作應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照其操作規(guī)范進(jìn)行，確保鑒定后的電子文件都符合相關(guān)要求，保證電子文件的完整性以及可靠性。

2.3 電子文件歸檔

在對(duì)鑒定后的電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，應(yīng)先按照邏輯進(jìn)行歸檔。將一個(gè)空文件夾建立在計(jì)算機(jī)硬盤中，并對(duì)空文件夾進(jìn)行重命名，命名為“歸檔總文件夾”。總文件夾在建立后，再在其內(nèi)部根據(jù)需要建立一定數(shù)量的子文件夾。子文件夾在命名的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)根據(jù)年份來(lái)命名，這樣才能讓醫(yī)療工作人員更方便地去查找相應(yīng)的文件夾，并在文件夾中找出自己所需要的電子文件。子文件夾一般命名為“××年度歸檔電子文件”。電子文件保存的時(shí)間一般分為三種：永久保存、長(zhǎng)期保存以及短期保存。為了區(qū)分電子文件的保存時(shí)間，在年度歸檔電子文件的文件夾內(nèi)建立三個(gè)文件夾，并對(duì)其進(jìn)行重命名為“永久保存”、“長(zhǎng)期保存”以及“短期保存”，電子文件在保存的時(shí)候按照其保存時(shí)間將其保存到相應(yīng)的文件夾中。對(duì)于一些轉(zhuǎn)成文本的電子文件而言，應(yīng)當(dāng)對(duì)其制定文件目錄，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)標(biāo)注文書登記號(hào)、類別代碼等信息，醫(yī)院工作人員在查找檔案的時(shí)候只需要根據(jù)目錄或標(biāo)注信息就能夠直接找出相應(yīng)的文件，使醫(yī)療工作人員的工作效率得到了提高。為了避免計(jì)算機(jī)出故障等原因造成計(jì)算機(jī)內(nèi)硬盤受損，不能讀出硬盤中的電子文件，應(yīng)當(dāng)對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)已歸檔的電子文件進(jìn)行備份至移動(dòng)硬盤或U盤中。電子文件的保存一般采用的是一式三套的方法，其中一套保存在計(jì)算機(jī)的硬盤中，一套是醫(yī)療工作人員用來(lái)查閱，最后一套則異地保存，以備不時(shí)之需。

2.4 歸檔審核

當(dāng)電子文件完成了歸檔工作后，接下來(lái)需要進(jìn)行的工作就是審核，對(duì)電子文件重新檢查與鑒定的，當(dāng)發(fā)現(xiàn)電子文件中內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行改正，待鑒定合格后，將鑒定結(jié)果匯報(bào)給醫(yī)院檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，讓其簽署審核意見。

3 總結(jié)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子檔案已成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，在醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，通過(guò)電子化的檔案管理，能夠大大提高醫(yī)院工作人員的工作效率，促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

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