企業(yè)合同法律風(fēng)險及防范措施研究

董 濤

內(nèi)蒙古大板發(fā)電有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古 赤峰 025150

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企業(yè)合同法律風(fēng)險及防范措施研究

董 濤

內(nèi)蒙古大板發(fā)電有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古 赤峰 025150

在企業(yè)承受的各種市場風(fēng)險中，合同法律風(fēng)險構(gòu)成了其中的重要類型。如何有效實施合同全過程管理，降低合同法律風(fēng)險成為現(xiàn)代企業(yè)必須面對的課題。本文按照要約信息發(fā)布、合同簽訂、合同履行、合同履行后管理四個階段對合同的全生命周期進行法律風(fēng)險分析，并提出了與之對應(yīng)的防范措施，為現(xiàn)代企業(yè)合同法律風(fēng)險管理提供了一些參考依據(jù)。

企業(yè)合同；全過程管理；法律風(fēng)險；防范措施

一、引言

在經(jīng)濟活動中，各種市場主體為全面參與市場活動，獲取經(jīng)濟效益，保障自身權(quán)益，一定會通過簽訂合同，約定雙方或多方當(dāng)事人的權(quán)利和義務(wù)，形成受法律保護的民事法律關(guān)系。合同一旦簽訂，合同雙方的權(quán)利和義務(wù)就獲得了全方位的法律保障，這種受法律保護的狀態(tài)有利于合同的順利履行，但在此過程中也可能因為合同主體不適格、締約過失、合同條款無效等法律風(fēng)險導(dǎo)致合同無效或合同無法履行，給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失。企業(yè)如果缺乏合同管理能力，就會埋下一系列的合同法律風(fēng)險漏洞與隱患。因此，企業(yè)必須嚴(yán)格合同全生命周期的法律風(fēng)險管理，針對不同階段、不同類型的合同風(fēng)險運用特定的手段與措施加以防控，消除企業(yè)面對的潛在威脅。

二、合同管理的一般階段

合同管理一般經(jīng)過招標(biāo)信息發(fā)布、資格審核、確定對象、合同起草與簽訂、合同履行、歸檔保管等環(huán)節(jié)構(gòu)成。從合同全生命周期管理的視角，可以將招標(biāo)階段納入合同管理范疇，并按時間順序劃分為要約信息發(fā)布、合同簽訂、合同履行、合同履行后管理四個階段。要約信息發(fā)布階段，包括收集整理招標(biāo)計劃、辦理招標(biāo)審批手續(xù)、編制招標(biāo)文件、發(fā)布招標(biāo)公告、發(fā)售招標(biāo)文件、現(xiàn)場考察、招標(biāo)文件答疑等程序；合同簽訂階段，包括確定準(zhǔn)合同對象、談判、擬訂合同文本、審核、簽署等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更、轉(zhuǎn)讓、終止、糾紛處理等程序；合同履行后管理階段，包括合同歸檔保管、履行情況評價等程序。

三、合同管理不同階段的法律風(fēng)險分析及其防范措施

合同法律糾紛主要集中顯現(xiàn)在履行階段，但深入分析風(fēng)險形成原因，我們不難發(fā)現(xiàn)，其法律風(fēng)險伴生在整個合同管理流程中，且是各種因素綜合影響的結(jié)果。因此，分析合同法律風(fēng)險，最簡單的便是從合同管理流程入手，按照合同管理的時間順序即合同管理的不同階段進行分析。

(一)要約信息發(fā)布階段

要約信息發(fā)布階段的主要工作內(nèi)容是收集、整理、公布本公司擬對外采購物品或服務(wù)的具體信息，利用招投標(biāo)平臺，像特定對象或不特定對象發(fā)出合同邀約，就招標(biāo)公告、說明書等相關(guān)內(nèi)容進行解釋、答疑。在此階段，邀約信息的發(fā)布既是公司的主要義務(wù)，也是法律風(fēng)險的防范重點。《合同法》第四十二條規(guī)定，當(dāng)事人在訂立合同過程中存在故意隱瞞與訂立合同有關(guān)的重要事實或者提供虛假情況；有其他違背誠實信用原則行為，給對方造成損失的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)損害賠償責(zé)任。因此，在招標(biāo)書中，公司應(yīng)盡量明確相關(guān)信息，對采購合同，要明確物資的品種、規(guī)格型號、需求數(shù)量、質(zhì)量等級、交貨日期、交貨地點等信息；對工程類合同，要明確施工所需資質(zhì)、施工內(nèi)容、施工范圍、施工周期及相關(guān)材料標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，同時規(guī)范履行招標(biāo)程序，將相關(guān)內(nèi)容紙質(zhì)化并及時收集保存。一是全面履行信息告知、披露義務(wù)，避免形成締約過失之債。二是避免在合同執(zhí)行過程中，承諾人以相關(guān)信息未明確，產(chǎn)生追加費用或不按要求標(biāo)準(zhǔn)履行的糾紛。

(二)合同簽署階段

合同簽署階段的主要工作內(nèi)容是，確定合同風(fēng)險規(guī)避策略、確定準(zhǔn)合同對象、起草合同、磋商談判、確定合同雙方權(quán)利義務(wù)及爭議糾紛解決方式、簽署合同等內(nèi)容。通過合同管理實踐及大量合同糾紛案件看，此階段審查核實的內(nèi)容最多，法律風(fēng)險也最易產(chǎn)生。《合同法》第二章明確了合同當(dāng)事人主體資格、合同形式、內(nèi)容、訂立及生效要件等相關(guān)內(nèi)容，從法律規(guī)定及合同效力方面分析，此階段主要包含合同內(nèi)容約定不明確風(fēng)險、對方當(dāng)事人締約能力風(fēng)險、合同欺詐風(fēng)險、簽約能力禁止風(fēng)險等。為避免這些法律風(fēng)險產(chǎn)生，我們必須嚴(yán)格把好審查關(guān)，一是在保證合同內(nèi)容不違反國家法律法規(guī)或國家產(chǎn)業(yè)政策的同時，合同內(nèi)容要盡量全面，對合同履行的核心條款及關(guān)鍵性輔助內(nèi)容盡量全面的寫入合同文本，保證在合同發(fā)生糾紛時，減少對方當(dāng)事的抗辯事由。二是合同語言要規(guī)范準(zhǔn)確，保證合同內(nèi)容和條款不存在不合理、不嚴(yán)密、不完整、不明確或表述不恰當(dāng)問題，避免可能導(dǎo)致重大誤解的情況發(fā)生。三是認(rèn)真審核營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)資料，保證對方具有完全民事權(quán)利能力和民事行為能力，有能力履行合同義務(wù)。涉及標(biāo)的物處分或轉(zhuǎn)讓的，審查對方是否對標(biāo)的物具有處分的權(quán)利，必要時可要求對方對處分權(quán)作出保證。四是簽訂合同前要對客戶的資信信息進行調(diào)查了解，最大限度地控制客戶信用和違約風(fēng)險。五是要對合同經(jīng)辦人尤其是簽字代表進行審查，查看并復(fù)印存檔對方開具的授權(quán)委托書，確保合同合法有效。六是規(guī)范合同用印管理，合同除簽字外，一定要蓋公司合同章或公章，保證即使法定代表人或授權(quán)代表的簽字在偽造的情況下，合同仍然有效。

(三)合同履行階段

合同履行階段的主要工作內(nèi)容是，跟蹤合同履行進度與質(zhì)量，在實際履行與合同要求不相符時，及時提出合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止意見，處理合同糾紛，最大限度的減少企業(yè)損失。此階段是合同糾紛較為集中的階段，究其原因，既有前兩階段遺留的隱患，也有此階段管理不規(guī)范造成的法律風(fēng)險，主要包括合同履行過程中的風(fēng)險、合同變更或轉(zhuǎn)讓風(fēng)險、合同終止風(fēng)險、合同糾紛處理不當(dāng)風(fēng)險等。通過大量實踐案例總結(jié)發(fā)現(xiàn)，此階段關(guān)鍵要做好以下幾項工作，一是建立合同執(zhí)行跟蹤制度，對物資采購合同，嚴(yán)格按約定標(biāo)準(zhǔn)進行驗收，對工程及服務(wù)合同，定期對合同執(zhí)行情況進行審核，與合同要求不相符的，及時以書面形式通知合同義務(wù)方。二是對長期性合同，定期調(diào)查合同義務(wù)方的履約能力和商業(yè)信譽情況，一旦發(fā)現(xiàn)對方履約能力出現(xiàn)問題時，要及時要求提供相應(yīng)的擔(dān)保措施，情況嚴(yán)重時，可協(xié)商終止合同。三是要始終保持法律風(fēng)險意識，合同雙方溝通、變更、轉(zhuǎn)讓或終止雙方權(quán)利義務(wù)時務(wù)必以書面形式進行，同時注意保存過程中形成的證據(jù)資料，防止后續(xù)糾紛發(fā)生。

(四)合同履行后管理階段

合同履行后管理階段的主要工作內(nèi)容是，按照企業(yè)的相關(guān)管理辦法，對合同會簽單、合同文本、補充協(xié)議等過程中形成的相關(guān)資料進行歸檔，開展合同履行情況后評價等，其存在的風(fēng)險主要是合同歸檔風(fēng)險、審計風(fēng)險，形成風(fēng)險的主要原因是資料歸檔不全、資料遺失、合同泄密、合同濫用等。為避免此類風(fēng)險，一是企業(yè)要制定嚴(yán)格的合同管理和檔案管理辦法，明確合同管理人員、檔案管理人員職責(zé)，嚴(yán)格檔案資料歸檔借閱流程，避免資料歸檔不全、不及時、合同濫用及泄密情況發(fā)生。二是完善企業(yè)檔案資料存放硬件設(shè)施，避免檔案資料出現(xiàn)水淹、失火等毀損情況，為合同后續(xù)質(zhì)保金支付、企業(yè)審計等過程中提供資料支持。

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