地震系統人物檔案管理研究

文·朱少華

地震系統人物檔案管理研究

文·朱少華

我國是世界上多地震的國家，也是蒙受地震災害最為深重的國家之一。各級地震部門作為管理我國地震工作的專門機構，擁有一大批在地震監測預報、地震災害預防和地震緊急救援等方面的科學家和科研人才，他們在防震減災事業中發揮著重要的作用。截至2016年11月，全國地震隊伍總規模10525人，其中專業技術人員7070人，內含兩院院士13人，二級研究員35人，具有正高級職稱人員377名，享受國務院政府特殊津貼的在崗專家72人。這些學歷高、專業造詣深、潛心科學研究的領軍人物，集中代表了地震事業的品牌和形象，是極為寶貴的無形資產。為他們建立人物檔案，是對地震文化的保護和傳承，它蘊藏著豐富的人文資源，是地震文化的積淀。

一、建立人物檔案的意義

地震人物檔案主要是指在防震減災事業發展中做出過重要貢獻或產生重大影響，并得到社會認可的人士。例如，省級以上地震部門歷任局長、地震系統兩院院士、科研的著名專家、學科帶頭人、全國勞動模范和先進工作者和其他受到黨和國家表彰的先進人物。通過對地震人物檔案的管理工作，能夠提練地震人的精神理念，對研究未來地震事業的方向發展提供必要的經驗。

（一）歷史性

地震人物類檔案建立著眼于歷史的發展角度對地震事業發展做出重大貢獻的人物，是經過歷史長河沉淀仍能得到廣大地震職工廣泛認可和高度評價的杰出人物。通過對杰出人物非常具體生動的歷史故事和情節來展現其業績及精神，將他們思想和信念永留史冊，對積淀地震文化乃至豐富中華文化都有著不可低估的價值。

（二）社會性

在地震人物檔案整理過程中要注意得到社會的認可。其知名度往往隨著社會貢獻的大小而轉移。不僅僅需要地震內部還需要社會大環境加以衡量。有一些貢獻很大的人物，其活動不僅限于一個單位，有的在一個單位很短的一段時間。我們在整理人物檔案時應著眼社會，全方位的考察。通過溝通了解全面反映人物的全貌，豐富形象為社會留下寶貴的人文遺產。

（三）現實性

地震人物檔案和地震文化之間是相輔相成、互為滲透、互相促進的。它對地震文化的傳播、豐富和發展起著舉足輕重的作用。地震文化是地震事業在自身發展歷史中形成和發展的物質文化和精神文化的總和。人物檔案可以為地震事業的發展提供了強大的支撐，充分激發地震愛崗敬業精神。激勵全體職工用嚴謹治學的科學態度和勇于探索的科研創新精神，使地震事業再創佳績。

二、建章立制，規范人物檔案管理

近年來，各級地震部門的檔案工作快速發展，室藏日益豐富，檔案室的功能不斷拓展，服務領域不斷延伸。檔案資源作為檔案工作賴以存在和發展的基礎，日益受到重視。檔案部門下大力加強檔案資源建設，在檔案的收集對象及方式方法上有了很大的轉變，對重要人物、重大活動、重點建設項目及地方特色、行業特色的優質檔案材料的收集日益重視，改變以往重事輕人、重物輕人的傳統做法，把涉及到人，特別是具有典型意義的代表人物的檔案，與其他各類檔案列入收集歸檔范圍，納入室藏檔案體系。但目前地震系統尚未出臺人物檔案管理相關法規，《檔案法》及其實施辦法對檔案管理僅是原則性規定，對人物檔案的管理沒有明確具體的可操作性規定。另外，從地震系統檔案工作實際情況來看，人物檔案還是個空白，沒有相應的工作規范，嚴重影響了人物檔案工作的有序、深入推進。因此，制定地震系統“人物檔案管理辦法”勢在必行。

三、明確人物檔案收集對象、收集內容、收集方式和整理規范

（一）收集對象

收集對象主要包括，一省級地震部門以上行政領導（正、副職）；二地震系統兩院院士；三學科帶頭人、老專家、各類拔尖人才等高層次技術人才；四國家級重大獎項、國家級重大項目的第一責任人；五獲國家、部委、省級獎勵的先進個人，全國勞動模范等。

（二）收集內容

收集的內容是人物檔案管理的難點之一。一是如何確定其保存價值，二是很多資料具有私密性。因此，收集內容的制定需盡可能全面、客觀并具有拓展性，兼顧人物檔案的“大”與“小”，大事件不漏掉，有些小事件同樣能“以小見大”，細節更能彰顯人物精髓；同時在管理上保證個人檔案私密性的保護和涉及國家秘密事項的保密工作。具體可包括以下幾個方面。

一是生平資料。生平材料可分為三個部分，即生活經歷、學習經歷、工作經歷。如身份證明、不同年度的照片、各時期的成績單、證書、履歷表、日記、人物年表、事略等。

二是社交資料。社交資料也可分為三部分，即私人性質的社交活動、公務活動和學術活動。如書信、郵件、手稿、發言稿、講稿、業務交流、學術研討等。在當今信息時代，社交資料已不再是單一的紙質載體，如電子郵件、博客、幻燈片等，這類具有保存價值的內容可采用打印出紙質文本，經本人簽字確認進行保存。

三是學術資料。學術資料可分為四部分，即發表的學術著作、學術論文、科研報告及記錄，未發表的有保存參考價值的學術文章，學術獲獎成果相關申請、評價及證書，專利申請及應用。

四是評價材料。評價材料是指社會各界對個人在政治、文化、學術等方面的評論與介紹，如榮譽證書、采訪報道、剪報、評論等。

五是經濟材料。反映個人及家庭的經濟財產狀況和經濟活動的材料。如房地產、契約等。這部分材料因涉及到個人隱私，應視個人情況而定，不能強行征集。

六是聲像資料。人物不同時期各類活動記錄的另一載體形式，可分為音頻文件、視頻文件、照片。

（三）收集方式

第一，移交、征集、捐贈、寄存、復制等方式。人物檔案包含的在科研工作中形成的相關文件或報告按規定歸檔；其他相當部分屬于個人資料，在收集這部分資料時特別注意尊重資料擁有者，能征集部分采取征求、采購等方式進行收集；若擁有者暫時不愿將個人資料捐贈的，可采用寄存、復制或數字化等方式進行收集。

第二，在科研重大活動中從檔案管理的角度進行全程攝影、攝像，采集音像材料；關鍵人物的親友、摯友、同鄉、學生等可采取電話訪談、登門拜訪等方式采集音像材料。

第三，編撰人物志、年表、人物大事記等。

（四）整理規范

人物檔案是由不同時間、不同載體的材料匯總而成，但卻是一脈相承、相互印證的關系。因此，建立科學的整理規范對人物檔案的整理與利用有重要的作用。人物檔案以個人為保管全宗，根據人物檔案收集內容分為六類基本大類，基本大類下可根據需要設置建立一級類目、二級類目或三級類目；同類別的檔案按年度、事件排序；相互關聯的不同載體的人物檔案編制互見號。

四、人物檔案管理工作重點

（一）要有章可循

由于設立人物檔案在地震系統檔案管理工作中缺乏實踐經驗，而設立人物專卷也未形成明確的指導思想。因此，要在地震系統檔案管理中正式設立人物檔案，應由檔案業務主管機關在調查研究的基礎上，制定具體實施辦法，明確設立的原則、范圍、方法和基本要求等，以便有章遵循，避免盲目進行給檔案管理造成混亂。

（二）要履行手續

立檔單位對擬設立的“人物全宗”，要先行申報，經本單位檔案工作領導小組同意后實施。立檔單位對擬設立的“人物專卷”，要向上級檔案業務主管機關報告備案，以便掌握情況，進行研究和指導。以后凡是新的增設均要履行報批或備案手續。

（三）要科學整理

要正式設立的人物全宗和專卷，列入全宗序列、授予全宗號或列入有關全宗的某一類里，編排案卷號。對于在具體工作出現的一些新的矛盾和問題，要及時研究予以解決。

（四）收集整理要分階段、分類實施

如果按年齡層次劃分可劃分為三個階段。一是已故人物。這部分人大多已有定論事跡，業績及其生平經歷積累需要廣泛搜集以免遺散，例如地震系統已故的3名院士。二是離退休人物。這部分人物年事已高，有的還在有生之年發揮余熱。地震系統現有的13人名院士中，90歲以上的3人，80歲以上的5人，70歲以上的4人，如果在他們有生之年沒有留下專門的人物檔案，對我國的地震事業將是個巨大的損失。在收集他們的材料過程中，要以聲像資料為主線，使人物檔案內容更加生動、細致、豐富，整合文字聲音使圖像資料生動展現人物精神面貌和活動的細節，客觀再現老一輩科學家學術成長與貢獻、心路歷程和精神境界。三是在崗人物。這部分以研究員居多，大多年富力強，處于蒸蒸日上的階段，定性相對比較困難，宜寬不宜窄。

重視并建立、管理好地震人物檔案，是歷史和現實的需要，是防震減災事業發展的需要，這項工作有利于弘揚、傳承優秀的地震人精神和文化傳統，彰顯地震行業特色，同時也是當代地震檔案工作者義不容辭的使命。

（作者單位：山東省地震局）