雙套制視角下檔案工作者心理因素分析

文/楊亦豐

雙套制視角下檔案工作者心理因素分析

文/楊亦豐

雙套制是我國電子文件管理的基本制度與管理模式，這種管理方式的產生是基于目前人們對電子文件保管和利用過程中的一種矛盾心理，一方面由于其發送和接收打破了時間和地域的限制，電子文件廣受大眾喜愛，而另一方面由于其可更改的特性，不免使人們對電子文件的安全性、完整性和真實性持懷疑態度

“雙套制”在實踐工作中的應用始于二十世紀六七十年代，當時一些軍工單位和研究所由于戰備所需，“在本單位檔案室保存一套檔案的基礎上，又復制一套同樣的檔案異地保存到位居大三線的山區圖庫”，這就是最早的雙套制歸檔。目前大家提到的“雙套制”多數是指在20世紀80年代電子文件產生后，針對于歸檔保存和利用狀態而言，對于同一份文件，在歸檔保存紙質版本的同時，又保存一份電子版本，使二者同時處于保存和可利用的狀態。按管理對象的形成方式來劃分，雙套制管理模式共有兩種：一是紙質文件數字化，這也正是當前我國文件雙套制管理的主流，這一方面是由于信息化浪潮的驅動，便于電子化管理和網絡提供利用的需要，另一方面也是出于紙質文件保護和維護成本高、壽命有限的考慮。二是電子文件紙質化，由于技術風險大、證據作用在法律上尚未實現等原因，電子文件一直不被人們完全信任，而紙質文件相比之下可以更安全地長期保存，而且其具有證據作用的法律標準已相對成熟，以及人們對紙張的長期依賴性，使電子文件紙質化處理也成為雙套制管理的模式之一。

雙套制是我國電子文件管理的基本制度與管理模式，這種管理方式的產生是基于目前人們對電子文件保管和利用過程中的一種矛盾心理，一方面由于其發送和接收打破了時間和地域的限制，電子文件廣受大眾喜愛，而另一方面由于其可更改的特性，不免使人們對電子文件的安全性、完整性和真實性持懷疑態度。目前檔案界學者和實踐工作者對雙套制管理的褒貶不一，有人認為雙套制“實現了電子文件與紙質文件的優勢互補，補充和完善了電子文件的歸檔范圍”，因此雙套制“仍將在以后的檔案工作中長期存在”，而有人認為，“‘技術問題’應該運用技術的方式去解決，‘檔案問題’應該回歸到檔案本身去度量”，檔案管理機構無限放大電子文件的技術風險問題是“一種被異化了的謹慎”，“雙套制管理并非一種科學的管理方法”。

一、雙套制視角下檔案工作者的心理因素分析

盡管雙套制有一定缺陷，但就我國科學技術和社會發展現狀而言，目前的檔案工作仍然無法徹底擺脫雙套制，完全實行單套制。在此客觀情況下，唯有改變一些主觀因素才能使檔案工作者更好地適應雙套制和電子文件管理要求，實現科學、高效的檔案管理。下面從雙套制管理的角度分析檔案工作者具有哪些不利于提高檔案工作質量和效率的心理因素，并為解決眼下的雙套制管理缺陷提供一些建議。

1.僥幸心理

雙套制涉及對電子文件和紙質文件二者的管理，由于檔案工作者知識背景不同，多數檔案實踐部門會將電子文件和紙質文件管理人員的職能分離，使具有計算機技術或信息管理學背景的檔案工作者管理電子文件，具有檔案保護技術和文書工作經驗的檔案工作者管理紙質文件。也正因為如此，檔案工作者的思想認識上會出現僥幸心理，無論對于紙質文件管理者還是電子文件管理者來說，都會以對方管理的檔案的保存和利用狀態為安全底線，從而放寬自身對文件管理工作的要求。尤其是目前無論是憑證價值還是法律價值都是以紙質文件為主，檔案工作者更可能會對電子文件的管理放松警惕。一旦檔案工作者出現這種消極心理，“雙套制”將失去其維護檔案原貌，保證檔案原始記錄性和憑證性的根本目的。同時，這種電子文件和紙質文件管理人員的職能分離也造成了紙質文件與電子文件在各自的系統內分別管理，很少建立有機聯系，這便在一定程度上削弱了紙質文件與電子文件互補的優勢，這使得檔案工作效率大大降低，造成了人、財、物的極大浪費，也與雙套制管理的原本意義背道而馳。

2.畏懼心理

雙套制管理主要針對那些經常使用的、具有永久保存價值的文檔，唯有做好“雙套制”歸檔范圍的劃分工作，使真正重要的檔案處于雙套的安全管理體制下，真正發揮“雙套制”管理的作用。進入二十一世紀以來，我國相關職能管理部門陸續發布的相關法律法規和規范性文件基本都提倡在檔案實踐部門實施雙套制管理，相關法律法規或規范性文件雖多，但它們大多要求對“重要文件”實行雙套制管理，卻并未對“重要”一詞作深入解釋。那么何為“重要”？何為“不重要”？只能由檔案實踐部門自行規定。這種含糊的表達使得檔案工作者對哪些文件需要實行雙套制的認識不足，導致檔案實踐部門實施工作時為了不出現意外，統統把其電子文件實施雙套制。在雙套制管理模式下電子文件與紙質文件的銷毀問題上，檔案工作者也存在畏懼心理，表現為在實際工作中，檔案工作者通常因害怕將重要文件“誤銷毀”而承擔工作失誤的責任，干脆將全部文件都保留下來。所有電子文件全部雙套制后又全部不銷毀，如此一來，不僅會給檔案庫房造成沉重的壓力，也會造成檔案工作效率的大大降低。

3.保守心理

雙套制涉及對電子文件的管理，那么必然對檔案工作者的知識結構、信息素養要求更高，不僅要求檔案工作者具有檔案管理和信息資源管理方面的知識背景，還要求其對計算機系統和軟件的原理和應用具有一定基礎。目前檔案工作者對紙質載體的檔案信息資源的管理已經是輕車熟路，而對于電子文件的管理還處于探索之中。受自古以來檔案行業保守思想的影響，許多老檔案工作者存在一定的封閉、保守心理，固步自封，不愿接受新理念、新知識、新技術的教育，一味地對電子文件進行紙質化處理，而不理解紙質文件數字化的意義。新的檔案工作者雖然精通電子計算機技術和數據通信技術，但不懂得檔案管理的基礎知識和基本管理理論，對檔案管理的重要性理解不深，也無法勝任雙套制管理的工作。檔案工作者的保守心理對雙套制管理的實施造成了極大阻礙，如果他們不能嘗試接受新鮮知識和技術，及時完善自身的知識結構，那么雙套制管理中出現的問題會越來越多，越來越受到人們詬病。

二、檔案工作者消極心理因素的解決路徑

雙套制管理下檔案工作者出現一些消極心理，一方面因為檔案工作者的工作態度不端正，另一方面雙套制本身所具有的缺陷也難逃其咎，因此筆者認為，應從國家、檔案實踐部門、檔案工作者等層面尋求消除這些消極心理因素的方法。

1.檔案實踐部門完善管理體制

檔案實踐部門內部要在國家相關職能管理部門的指導下，完善雙套制相關制度的構建，如文檔一體化工作制度、電子文件歸檔制度、電子文件安全保密制度、電子文件鑒定制度、網絡安全管理制度等，保障電子文件的完整性、系統性以及安全性和有效性。另外，檔案實踐部門要完善雙套制管理體制，明確分工，將文件（檔案）的形成、收集與積累、整理與歸檔、保管與利用工作納入相應檔案工作者的崗位職責，按照文件內容而非文件形式劃分檔案工作者的職務，同一內容的電子文件和紙質文件應由同一工作人員管理，避免電子文件管理者和紙質文件管理者職能的分離。

2.提高檔案工作者知識素養

加強檔案工作者的業務學習和技術培訓，一方面端正他們對雙套制和數字化的認識，使其全方位理解實行雙套制的原因和必要性，另一方面灌輸新的知識理念以擺脫封閉保守的思想，尤其要加強電子文件相關知識的培訓，使其達到雙套制管理要求下的技術水平。

3.提高檔案工作者業務水平

確立檔案工作者資格審查制度和績效考核制度，要求檔案工作者必須具備良好的思想品質、端正的工作態度、積極的專業精神以及較強的工作能力，對于考核不合格者進行重新培訓和考核，或者直接予以調離，對于考核合格者則進行更專業、深入的強化培訓，從而進一步提高其工作質量、工作效率和業務素質。

站在我國檔案工作的現實情況考慮，雙套制管理模式將在未來很長一段時間內繼續實行，因此檔案工作人員的思想觀念也應與時俱進，及時擺脫僥幸心理、畏懼心理、盲從心理、浪費心理、保守心理等不良心理，適應電子時代雙套制管理的要求和全球范圍內信息化發展的潮流。此外，國家也應從宏觀層面加快相關法規、制度、標準的制定，引導雙套制管理在各級各類檔案部門中的實施。但是從長遠的角度來看，隨著相關技術的發展，電子文件管理的風險性將會大大降低，為了提高工作效率，避免紙張的浪費，雙套制管理終將被無紙化管理所替代。

（作者單位：陜西省地方病防治研究所）