長慶油田工程建設檔案管理創新實踐

文/孔文祥 楊曉芬

長慶油田工程建設檔案管理創新實踐

文/孔文祥 楊曉芬

長慶油田是中國石油天然氣股份有限公司所屬分公司，其下屬采油采氣單位的勘探開采區域涉及陜、甘、寧、蒙、晉五省區。長慶油田的工程建設檔案包括地面和地下兩部分，地面部分即為基建檔案，地下部分是油田企業特有的油田勘探開發檔案，包括鉆井、錄井、測井和試油（氣）資料四大部分三十余項內容。工程建設檔案主要由各采油（氣）單位產建項目組、施工單位及監理、監督單位各方在工程施工過程中形成

近幾年，長慶油田一直以檔案是企業的重要知識資產和核心信息資源為理念，把檔案工作作為企業發展的基礎工作之一，加大對各類檔案的管理力度。油田勘探開發和基本建設檔案是油田的主體檔案，工作涉及面較廣、管理難度大，歷來是油田檔案工作的重點。

一、強化管理機制

1.組建檔案網絡。每年項目開工伊始，各采油（氣）單位都會組成產建工程項目組，指定一名項目副經理分管檔案資料工作，項目組有專職資料員統籌項目組資料收集歸檔工作，各專業組室有兼職資料管理人員負責本組室資料，施工單位及監理、監督公司也有專職資料員，相關人員組成一個工程檔案工作網絡，確保任何一部分檔案都有專人負責。

2.嚴格考核管理。從2014年開始，油田公司將工程竣工資料管理的職責納入項目組的職責范圍，同時也納入項目經理業績考核，占5%權重，對于管理不達標的單位嚴格按要求進行年終獎兌現。

3.制定法律規范。項目組在與施工、監理、監督、設備廠家等單位簽訂協議、合同中明文規定乙方所必須承擔的有關檔案資料的責任。通過這些措施從而為項目工程檔案管理提供了有力的法律保障。

二、完善管理制度

1.實行源頭控制。根據中石油下發的《建設項目檔案基本歸檔范圍及保管期限表》和《油氣勘探開發類檔案基本歸檔范圍及保管期限表》制訂了《長慶油田各類檔案歸檔范圍》下發給各項目組，要求嚴格按照此范圍進行歸檔，確保各類檔案應歸盡歸。同時每年開工之初，要求項目組向建設單位檔案室提供年度工程劃分表，以便檔案室在年底收集資料時更好的掌握資料的齊全程度。

2.實行不定期抽查制度。公司檔案館不定期派人去各采油（氣）單位項目組進行資料匯交督促檢查。在督查過程中，對項目組資料員提出的問題現場進行解答，同時到施工現場抽查施工單位資料整理歸檔情況，發現問題記錄在案，同時向建設單位檔案室提供相關信息，請他們在收集檔案時注意該施工單位相關資料的整改情況，對未整改的單位通報公司基建工程部，列入黑名單，次年進場資格審查不予通過，堅決杜絕虛假、不規范資料。

3.嚴格實行“兩驗一引進”工作要求。在工程建設中，要求檔案室工作人員及資料員及時跟進，設備儀器開箱驗收、工程竣工驗收及項目引進等活動時，必須有檔案工作人員參加，并負責有關文件材料的驗收，沒有檔案人員的簽字同意，工程驗收不許過關。

4.開展多方面培訓工作。每年初油田公司都會舉辦項目經理培訓班，每個項目組的所有經理人員都要參訓，檔案館領導到會就工程檔案歸檔要求進行講解規范。工程開工后，項目組都會邀請公司檔案館相關專業人士給建設單位、施工單位、監理監督單位的資料員進行業務培訓，確保所有資料員掌握相關檔案管理規范和要求，以便更好的完成歸檔工作。

三、加強電子文件管理

1.“雙軌制”歸檔要求。從2005年開始，油田公司實行“雙軌制”歸檔，即所有工程建設檔案在歸檔紙質文件的同時，必須歸檔相對應的電子文件。

2.在線全文檢索。電子數據借助中石油檔案管理系統平臺進行數據管理。檔案管理系統有個衍生的離線客戶端，方便施工單位野外斷網的情況下工作，現場即可進行資料錄入形成機讀目錄，在完成全部數據錄入之后形成一個加密數據包，資料員在歸檔時攜帶加密數據包、資料刻錄光盤和紙質檔案，建設單位檔案室將加密數據包直接導入檔案管理系統，實物和電子文件檢查合格即可辦理檔案交接手續。隨后檔案人員將光盤中的電子文件逐一對應上傳檔案系統，所有有賬戶的員工便可進行文件級檢索查閱。

（作者單位：長慶油田公司檔案館）