長(zhǎng)慶油田工程建設(shè)檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐

文/孔文祥 楊曉芬

長(zhǎng)慶油田工程建設(shè)檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐

文/孔文祥 楊曉芬

長(zhǎng)慶油田是中國(guó)石油天然氣股份有限公司所屬分公司，其下屬采油采氣單位的勘探開采區(qū)域涉及陜、甘、寧、蒙、晉五省區(qū)。長(zhǎng)慶油田的工程建設(shè)檔案包括地面和地下兩部分，地面部分即為基建檔案，地下部分是油田企業(yè)特有的油田勘探開發(fā)檔案，包括鉆井、錄井、測(cè)井和試油（氣）資料四大部分三十余項(xiàng)內(nèi)容。工程建設(shè)檔案主要由各采油（氣）單位產(chǎn)建項(xiàng)目組、施工單位及監(jiān)理、監(jiān)督單位各方在工程施工過程中形成

近幾年，長(zhǎng)慶油田一直以檔案是企業(yè)的重要知識(shí)資產(chǎn)和核心信息資源為理念，把檔案工作作為企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)工作之一，加大對(duì)各類檔案的管理力度。油田勘探開發(fā)和基本建設(shè)檔案是油田的主體檔案，工作涉及面較廣、管理難度大，歷來是油田檔案工作的重點(diǎn)。

一、強(qiáng)化管理機(jī)制

1.組建檔案網(wǎng)絡(luò)。每年項(xiàng)目開工伊始，各采油（氣）單位都會(huì)組成產(chǎn)建工程項(xiàng)目組，指定一名項(xiàng)目副經(jīng)理分管檔案資料工作，項(xiàng)目組有專職資料員統(tǒng)籌項(xiàng)目組資料收集歸檔工作，各專業(yè)組室有兼職資料管理人員負(fù)責(zé)本組室資料，施工單位及監(jiān)理、監(jiān)督公司也有專職資料員，相關(guān)人員組成一個(gè)工程檔案工作網(wǎng)絡(luò)，確保任何一部分檔案都有專人負(fù)責(zé)。

2.嚴(yán)格考核管理。從2014年開始，油田公司將工程竣工資料管理的職責(zé)納入項(xiàng)目組的職責(zé)范圍，同時(shí)也納入項(xiàng)目經(jīng)理業(yè)績(jī)考核，占5%權(quán)重，對(duì)于管理不達(dá)標(biāo)的單位嚴(yán)格按要求進(jìn)行年終獎(jiǎng)兌現(xiàn)。

3.制定法律規(guī)范。項(xiàng)目組在與施工、監(jiān)理、監(jiān)督、設(shè)備廠家等單位簽訂協(xié)議、合同中明文規(guī)定乙方所必須承擔(dān)的有關(guān)檔案資料的責(zé)任。通過這些措施從而為項(xiàng)目工程檔案管理提供了有力的法律保障。

二、完善管理制度

1.實(shí)行源頭控制。根據(jù)中石油下發(fā)的《建設(shè)項(xiàng)目檔案基本歸檔范圍及保管期限表》和《油氣勘探開發(fā)類檔案基本歸檔范圍及保管期限表》制訂了《長(zhǎng)慶油田各類檔案歸檔范圍》下發(fā)給各項(xiàng)目組，要求嚴(yán)格按照此范圍進(jìn)行歸檔，確保各類檔案應(yīng)歸盡歸。同時(shí)每年開工之初，要求項(xiàng)目組向建設(shè)單位檔案室提供年度工程劃分表，以便檔案室在年底收集資料時(shí)更好的掌握資料的齊全程度。

2.實(shí)行不定期抽查制度。公司檔案館不定期派人去各采油（氣）單位項(xiàng)目組進(jìn)行資料匯交督促檢查。在督查過程中，對(duì)項(xiàng)目組資料員提出的問題現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行解答，同時(shí)到施工現(xiàn)場(chǎng)抽查施工單位資料整理歸檔情況，發(fā)現(xiàn)問題記錄在案，同時(shí)向建設(shè)單位檔案室提供相關(guān)信息，請(qǐng)他們?cè)谑占瘷n案時(shí)注意該施工單位相關(guān)資料的整改情況，對(duì)未整改的單位通報(bào)公司基建工程部，列入黑名單，次年進(jìn)場(chǎng)資格審查不予通過，堅(jiān)決杜絕虛假、不規(guī)范資料。

3.嚴(yán)格實(shí)行“兩驗(yàn)一引進(jìn)”工作要求。在工程建設(shè)中，要求檔案室工作人員及資料員及時(shí)跟進(jìn)，設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收、工程竣工驗(yàn)收及項(xiàng)目引進(jìn)等活動(dòng)時(shí)，必須有檔案工作人員參加，并負(fù)責(zé)有關(guān)文件材料的驗(yàn)收，沒有檔案人員的簽字同意，工程驗(yàn)收不許過關(guān)。

4.開展多方面培訓(xùn)工作。每年初油田公司都會(huì)舉辦項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)班，每個(gè)項(xiàng)目組的所有經(jīng)理人員都要參訓(xùn)，檔案館領(lǐng)導(dǎo)到會(huì)就工程檔案歸檔要求進(jìn)行講解規(guī)范。工程開工后，項(xiàng)目組都會(huì)邀請(qǐng)公司檔案館相關(guān)專業(yè)人士給建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理監(jiān)督單位的資料員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保所有資料員掌握相關(guān)檔案管理規(guī)范和要求，以便更好的完成歸檔工作。

三、加強(qiáng)電子文件管理

1.“雙軌制”歸檔要求。從2005年開始，油田公司實(shí)行“雙軌制”歸檔，即所有工程建設(shè)檔案在歸檔紙質(zhì)文件的同時(shí)，必須歸檔相對(duì)應(yīng)的電子文件。

2.在線全文檢索。電子數(shù)據(jù)借助中石油檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。檔案管理系統(tǒng)有個(gè)衍生的離線客戶端，方便施工單位野外斷網(wǎng)的情況下工作，現(xiàn)場(chǎng)即可進(jìn)行資料錄入形成機(jī)讀目錄，在完成全部數(shù)據(jù)錄入之后形成一個(gè)加密數(shù)據(jù)包，資料員在歸檔時(shí)攜帶加密數(shù)據(jù)包、資料刻錄光盤和紙質(zhì)檔案，建設(shè)單位檔案室將加密數(shù)據(jù)包直接導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)物和電子文件檢查合格即可辦理檔案交接手續(xù)。隨后檔案人員將光盤中的電子文件逐一對(duì)應(yīng)上傳檔案系統(tǒng)，所有有賬戶的員工便可進(jìn)行文件級(jí)檢索查閱。

（作者單位：長(zhǎng)慶油田公司檔案館）