國(guó)外高校檔案館資源建設(shè)實(shí)踐及啟示
——以美國(guó)密歇根大學(xué)本特利歷史圖書館為例

蘇玉微 王根發(fā)/中國(guó)地質(zhì)大學(xué)

美國(guó)密歇根大學(xué)本特利歷史圖書館[1]（Bentley Historical Library，下文簡(jiǎn)稱本特利）始建于1935年，它以收集保管密歇根大學(xué)和密歇根州史料并促進(jìn)對(duì)二者的歷史研究為己任。它雖名為“圖書館”，實(shí)則是密歇根大學(xué)的官方檔案館。該館館藏超過4.5萬英尺原始史料、150萬張圖片（不完全統(tǒng)計(jì)）、1萬張地圖、8萬本印刷書。相較于國(guó)內(nèi)高校檔案館，本特利的館藏及資源建設(shè)具有顯著特色。

1 本特利歷史圖書館資源建設(shè)的特點(diǎn)

1.1 強(qiáng)制移交和鼓勵(lì)捐贈(zèng)并重

移交（Transfer）和捐贈(zèng)（Donate）是本特利進(jìn)行館藏資源建設(shè)的主要途徑。密歇根大學(xué)規(guī)定，學(xué)校檔案館接收學(xué)生與教職工及相關(guān)組織機(jī)構(gòu)等產(chǎn)生的具有永久保存價(jià)值的材料，非現(xiàn)行文件（本特利指出，一般而言文件產(chǎn)生后1至5年失去其現(xiàn)行價(jià)值）必須按規(guī)定每年定時(shí)向檔案館移交，在機(jī)構(gòu)辦公地址變更、職責(zé)變更、主要行政領(lǐng)導(dǎo)離職以及積存文件超過原保管單位庫(kù)存容量時(shí)也應(yīng)進(jìn)行檔案移交。除了與國(guó)內(nèi)高校一樣注重收集各學(xué)院、各部門產(chǎn)生的檔案史料之外，本特利還尤為注重并鼓勵(lì)機(jī)構(gòu)、團(tuán)體乃至個(gè)人捐贈(zèng)與密歇根大學(xué)或密歇根州相關(guān)的史料，“在本特利圖書館建館60年的歷史上，已接受了9000多個(gè)機(jī)構(gòu)和個(gè)人的檔案捐贈(zèng)”[2]。其中，個(gè)人捐贈(zèng)者包括學(xué)者、作家、教師、軍人、詩(shī)人、出版商、社會(huì)活動(dòng)家、舞劇演員、政界要員乃至普通大眾。根據(jù)該館的新入館資源列表，可以發(fā)現(xiàn)很多新入館資源并不在其強(qiáng)制移交的范圍內(nèi)，例如布里格斯家族（Briggs Family）捐贈(zèng)了1862年到1864年間，父子三人于美國(guó)內(nèi)戰(zhàn)期間在軍中寫給家中妻子/母親的大約100封私人信件。檔案捐贈(zèng)很大程度上填補(bǔ)了強(qiáng)制移交政策無法覆蓋的空白和無法顧及的細(xì)節(jié)，使得本特利的館藏史料更為豐富、全面和立體化。

1.2 秉承更宏觀的檔案觀

本特利保存的史料包括學(xué)生成績(jī)、教師論文、職工名冊(cè)、運(yùn)動(dòng)員名單、病人病例、私人信件、軟件系統(tǒng)、各時(shí)期的視聽設(shè)備以及演講稿、回憶錄、備忘錄、日記、手稿、剪貼簿、宣傳畫冊(cè)等，還包括公開出版物，其館藏資源已突破嚴(yán)格意義的檔案概念，擴(kuò)展到圖書和博物范疇，它收集一切承載密歇根大學(xué)和密歇根州歷史、具有保存價(jià)值的史料。這一宏觀而泛化的檔案觀不再局限關(guān)注檔案的原始記錄性及其法律憑證作用，而更注重史料的文化價(jià)值——服務(wù)歷史研究還原社會(huì)原貌，協(xié)助人們溯源尋求精神歸宿，輔助教師推動(dòng)文化傳播，舉辦檔案展覽豐富民眾生活。國(guó)外很多高校的檔案都保管在圖書館，圖情檔一體化的管理方式是國(guó)外檔案利用熱經(jīng)久不衰的重要原因之一。

1.3 立足本校，放眼本地

與國(guó)內(nèi)高校的檔案接收范圍不同，本特利收集密歇根大學(xué)和密歇根州的相關(guān)史料，前者主要采取強(qiáng)制移交方式，后者主要通過相關(guān)機(jī)構(gòu)和個(gè)人的自愿捐贈(zèng)，很長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)本特利的機(jī)構(gòu)設(shè)置與其檔案接收范圍相對(duì)應(yīng)，分為密歇根檔案部、密歇根大學(xué)檔案部和服務(wù)利用部。本特利館藏密歇根大學(xué)相關(guān)史料包括該校行政活動(dòng)中產(chǎn)生的公務(wù)文件以及學(xué)生生活和學(xué)校體育運(yùn)動(dòng)記錄等，除了學(xué)術(shù)研究外，體育運(yùn)動(dòng)尤其是橄欖球、冰球、棒球、籃球、壘球等項(xiàng)目是密歇根大學(xué)的特色，本特利保存了眾多密歇根大學(xué)女子運(yùn)動(dòng)乃至該校每一個(gè)足球隊(duì)的歷史記錄。館藏密歇根州的相關(guān)館藏則包括密歇根歷任州長(zhǎng)的文件、普通騎兵在役期間的信件、五大湖地區(qū)的照片、密歇根歷史上采礦和伐木史料、汽車設(shè)計(jì)手稿、休倫湖自然風(fēng)光、百年密歇根旅游和度假宣傳畫冊(cè)等反映密歇根政治、經(jīng)濟(jì)、文化、景觀及民生等各方面史料。

1.4 組織與個(gè)人、宏觀與細(xì)節(jié)并重

本特利的檔案資源建設(shè)不僅注重組織、公務(wù)和宏觀，也注重個(gè)體、私人和細(xì)節(jié)。重視密歇根政治和公共政策的特點(diǎn)貫穿于本特利80多年的史料收集工作中，在館藏的密歇根史料全宗里，有州民主黨和共和黨的史料、27位密歇根州長(zhǎng)形成的史料、密歇根籍美國(guó)國(guó)家參議員捐贈(zèng)的檔案、密歇根州立法委員會(huì)委員的相關(guān)記錄。在密歇根歷任州長(zhǎng)的史料中，除了其在公務(wù)活動(dòng)中形成的材料如簽署的文件、演講稿、辦公郵件，還包括部分私人材料如來往書信、個(gè)人照片、回憶錄等。在關(guān)注密歇根和密歇根大學(xué)機(jī)構(gòu)沿革、社會(huì)變遷、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、政黨更替等歷史大框架的同時(shí)，本特利的史料收集也關(guān)照普通大眾，例如收集記錄有密歇根大學(xué)歷史上具有欺凌和羞辱性質(zhì)的傳統(tǒng)儀式“強(qiáng)制剃頭”的材料，同時(shí)也收集了數(shù)量眾多的活動(dòng)海報(bào)、明信片、節(jié)目單等記錄和反映歷史細(xì)節(jié)的材料。

獨(dú)特的資源建設(shè)方式為本特利積累了豐富且珍貴的史料，每年有大量歷史學(xué)家、家譜研究者、檔案從業(yè)者、學(xué)生和老師等慕名而來。早在上個(gè)世紀(jì)末，本特利每年的來館利用者就超過3000人次[3]，這一頻次與國(guó)內(nèi)很多省級(jí)國(guó)家綜合檔案館的頻次幾乎持平。

2 本特利歷史圖書館資源建設(shè)的保障因素

2.1 松散的檔案管理體制

與我國(guó)的集中檔案管理體制不同，美國(guó)采取松散的檔案管理模式，全國(guó)沒有統(tǒng)一的檔案法，也沒有統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，很多高校甚至沒有設(shè)立專門的檔案館。松散的檔案管理體制直接導(dǎo)致了在檔案接收范圍方面各級(jí)各類檔案館沒有明確和強(qiáng)制性的劃分，很多機(jī)構(gòu)和個(gè)人被賦予了自行選擇檔案保管單位的自由，這是密歇根州史料能成為本特利館藏主體的最重要原因。歷史上，本特利曾與密歇根州檔案館就卸任州長(zhǎng)檔案史料的收集權(quán)限問題產(chǎn)生過糾紛[4]，這一事件的背景是，州長(zhǎng)作為密歇根重要的行政領(lǐng)導(dǎo)，其在公務(wù)活動(dòng)中形成的材料是州核心權(quán)力機(jī)構(gòu)運(yùn)作的直接記錄，理應(yīng)移交州檔案館，但因無明確界定兩個(gè)檔案保管機(jī)構(gòu)檔案接收范圍的法律法規(guī)，密歇根州長(zhǎng)便自愿選擇將相關(guān)史料保存到本特利。至今，本特利已接收近30位卸任州長(zhǎng)的檔案史料。

2.2 完備智能的信息管理系統(tǒng)

松散的檔案管理體制帶來的弊端之一是檔案保管場(chǎng)所具有不確定性，甚至同一檔案形成者的檔案或同一主題的檔案被分散保存，直接導(dǎo)致檔案檢索調(diào)閱、查找利用過程中存在人力、物力、時(shí)間浪費(fèi)的現(xiàn)象。為打破檔案保管場(chǎng)所的壁壘，本特利加入了聯(lián)機(jī)計(jì)算機(jī)圖書館中心（Online Computer Library Center，OCLC）和研究型圖書館信息網(wǎng)絡(luò)（Research Library Information Network，RLIN），成為兩大國(guó)際聯(lián)機(jī)信息系統(tǒng)的成員館，實(shí)現(xiàn)了館藏資源在全美乃至全球的共建共享。在校內(nèi)資源的檢索方面，本特利提供六種檢索系統(tǒng)，包括密歇根大學(xué)圖書館信息系統(tǒng)MIRLYN、本特利圖像庫(kù)（Bentley Image Bank）、本特利數(shù)字媒體圖書館（Bentley Digital Media Library）、主題導(dǎo)航索引（Subject Guides and Indexes）等。MIRLYN是本特利連同湯普森圖書館（Thompson Library）等其他五個(gè)密歇根大學(xué)圖書館一起組成的校內(nèi)聯(lián)機(jī)檢索系統(tǒng)，利用者可利用該系統(tǒng)自行限定檢索范圍輕松獲知館藏信息；主題導(dǎo)航索引則將館藏以內(nèi)容主題為綱進(jìn)行集中羅列，如密歇根非裔美國(guó)人、性別與性取向、美國(guó)內(nèi)戰(zhàn)。

智能的信息管理系統(tǒng)還能協(xié)助本特利捕獲潛在檔案捐贈(zèng)者、資金捐助者的信息。2015年，本特利啟用新的用戶注冊(cè)預(yù)約工作流程管理系統(tǒng)AEON[5]，該系統(tǒng)可自動(dòng)識(shí)別VIP用戶，當(dāng)潛在的檔案捐贈(zèng)者和資金捐助者登錄檔案館系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒檔案工作人員與他們進(jìn)行深入交流并提供熱情服務(wù)，在提升VIP群體滿意度的同時(shí)也提高了獲得捐贈(zèng)和捐助的機(jī)率。

2.3 健全的法律法規(guī)系統(tǒng)

本特利之所以能接收眾多私人捐贈(zèng)的文件和大量尚在知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)期的文件，與其充分尊重和保護(hù)檔案形成者隱私權(quán)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)密不可分。本特利館藏私人捐贈(zèng)的文件主要根據(jù)捐贈(zèng)者的意愿選擇保密時(shí)限，其他史料的公開與否則受《信息自由法》在內(nèi)的多部法律法規(guī)限定，例如包含個(gè)人身份信息的材料會(huì)進(jìn)行嚴(yán)格控制以保護(hù)當(dāng)事人的隱私權(quán)，具體來說，學(xué)生受教育的相關(guān)文件如課程成績(jī)的保密期為文件產(chǎn)生后75年內(nèi)，病例、委托人記錄的保密期為文件產(chǎn)生后100年內(nèi)。

利用本特利尚在知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)期的史料必須遵守美國(guó)版權(quán)法的規(guī)定。利用者若需要對(duì)館藏進(jìn)行復(fù)制或?qū)⒄掌炔牧蠋С鰣D書館，要簽訂一份內(nèi)容嚴(yán)格的協(xié)議，協(xié)議首條即關(guān)于版權(quán)的警告，規(guī)定照片的拷貝及其他復(fù)制品的利用僅限于學(xué)習(xí)和學(xué)術(shù)研究目的，一旦超出“合理使用”原則，利用者就需對(duì)侵權(quán)負(fù)法律責(zé)任。本特利還在其官網(wǎng)上列出了信件、日記、照片、縮微復(fù)制品等7種館藏類型的引用格式，充分顯示出該館對(duì)著作權(quán)人的尊重和權(quán)益保護(hù)的重視。

2.4 完善透明的資金捐助體系

同美國(guó)大多數(shù)高校一樣，密歇根大學(xué)的檔案管理經(jīng)費(fèi)主要靠政府補(bǔ)貼和社會(huì)捐助。本特利除了依托密歇根大學(xué)歷屆校友捐贈(zèng)外，還因其保管了許多著名人物的私人檔案，這些檔案形成者為了創(chuàng)造更好的檔案保管條件，大多愿意慷慨解囊，本特利隨之將這些資金用于館藏檔案數(shù)字化、檔案管理設(shè)備更新、檔案工作場(chǎng)館擴(kuò)充、珍貴歷史資料購(gòu)置等。1973年本特利新館建成，新館主體建筑、館內(nèi)大量檔案管理設(shè)備和辦公設(shè)備等都源自社會(huì)捐贈(zèng)。

本特利的捐贈(zèng)體系十分完善且透明，捐贈(zèng)者可選擇在線捐贈(zèng)、支票捐贈(zèng)和電話捐贈(zèng)等多種方式。以在線捐贈(zèng)為例，本特利會(huì)首先告知其尋求捐贈(zèng)的原因如用于檔案數(shù)字化、用以豐富學(xué)生經(jīng)驗(yàn)、支持未來一代等，而后捐贈(zèng)者可選擇在線直接捐贈(zèng)（Give Directly Online）、對(duì)應(yīng)愿望清單（Wish List）捐贈(zèng)和其他途徑捐贈(zèng)（Other Ways to Give），如密歇根大學(xué)員工可通過縮減工資而將差額部分捐出。在線直接捐贈(zèng)是捐贈(zèng)者直接將資金捐助給某項(xiàng)基金，如戰(zhàn)略基金（資助本特利的核心業(yè)務(wù)包括數(shù)字化、文件保存等）、學(xué)生雇傭基金（為學(xué)生利用館藏做研究提供資助）、戴洛梅迪基金（支持保管和挖掘本特利建筑學(xué)相關(guān)史料）等；對(duì)應(yīng)愿望清單捐贈(zèng)則是通過支持檔案工作的某一項(xiàng)具體業(yè)務(wù)而進(jìn)行資金捐贈(zèng)，愿望清單從最低100美元的“保存一個(gè)歷史文件或照片”到最高5萬美元的數(shù)字化設(shè)備購(gòu)置。

本特利通常會(huì)給予資金捐贈(zèng)者一定的回報(bào)或獎(jiǎng)勵(lì)，當(dāng)?shù)卣矔?huì)對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)亩愂諆?yōu)惠，例如以捐贈(zèng)者的名義命名某一基金會(huì)，定期召開捐贈(zèng)者座談會(huì)以征求他們對(duì)于檔案工作的意見，給捐贈(zèng)工資的教工以一定的稅收減免等。

2.5 強(qiáng)有力的思想保障

本特利是一個(gè)典型的研究型圖書館，密歇根大學(xué)作為國(guó)際信息學(xué)院聯(lián)盟（information school，簡(jiǎn)稱ischool）的成員學(xué)校，其本身就倡導(dǎo)以跨學(xué)科的角度來理解信息及信息管理，多名本特利的員工同時(shí)是該校信息學(xué)院的全職教授，這也是本特利資源建設(shè)中表現(xiàn)出對(duì)檔案進(jìn)行泛化理解的原因之一。此外，本特利在館藏資源建設(shè)中充分表現(xiàn)出以人為本的理念，關(guān)注對(duì)人的記錄、對(duì)人的服務(wù)——接受捐贈(zèng)并妥善保管普通大眾的信件、日記、照片、錄音、錄像等；鼓勵(lì)捐贈(zèng)者轉(zhuǎn)讓知識(shí)產(chǎn)權(quán)以供研究者利用；重金購(gòu)置具有史料價(jià)值的材料；接受信息學(xué)院、歷史系等的教師到館內(nèi)進(jìn)行教學(xué)，以增強(qiáng)學(xué)生的實(shí)踐操作能力，并為學(xué)生提供原始直觀的史料，等等。本特利創(chuàng)造一切條件進(jìn)行檔案信息和檔案文化傳播，利用者在頻繁接觸檔案的過程中，對(duì)檔案的看法受到潛移默化的影響，社會(huì)濃厚的檔案意識(shí)又為檔案捐贈(zèng)等提供了條件。

3 本特利歷史圖書館資源建設(shè)的啟示

由于中美在檔案工作管理體制、社會(huì)群體檔案意識(shí)等多方面存在巨大差異，國(guó)內(nèi)高校不可能完全照搬本特利資源建設(shè)的方式方法，而應(yīng)予以參考，并立足本校實(shí)際開展相關(guān)工作。

3.1 調(diào)整和擴(kuò)大檔案收集范圍

《高等學(xué)校檔案管理辦法》是各高校確定文件材料歸檔范圍的主要依據(jù)，該辦法規(guī)定的黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)等十一大類檔案主要是在公務(wù)活動(dòng)中形成的材料，各高校還可收集學(xué)生生活、社團(tuán)活動(dòng)、校園風(fēng)貌等全方位反映學(xué)校歷史面貌的史料，以及根據(jù)自身辦學(xué)特點(diǎn)調(diào)整檔案收集范圍，如藝術(shù)類高校可收集學(xué)生繪畫、編曲、舞蹈等作品。由于法律沒有規(guī)定公務(wù)人員私人檔案的管理權(quán)屬，可征集學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、知名學(xué)者和歷屆校友的私人檔案，收集學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在半公半私活動(dòng)中產(chǎn)生的文件如演講稿、備忘錄等。當(dāng)前很多高校都啟動(dòng)了名人檔案建檔項(xiàng)目，爭(zhēng)相保存曾在學(xué)校任教或?qū)W習(xí)過的教師和校友的個(gè)人檔案。復(fù)旦大學(xué)還在全國(guó)范圍內(nèi)征集著名人物手札，手札作者不僅包括曾在復(fù)旦任教的教育家、科學(xué)家、作家等，還擴(kuò)展到上海籍或曾活躍在上海地區(qū)的文化名人。

3.2 鼓勵(lì)檔案捐贈(zèng)和資金捐助

現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)高校檔案館很少收到社會(huì)資金捐助，檔案捐贈(zèng)多是向檔案形成者“求”來的，檔案部門在檔案和資金捐贈(zèng)方面處于被動(dòng)地位。為改變這一現(xiàn)狀，首先，檔案部門要提升公民檔案意識(shí)，促進(jìn)檔案和資金捐贈(zèng)成為自發(fā)行為。例如，做好檔案利用工作，提升利用者對(duì)檔案服務(wù)的滿意度；深入挖掘館藏信息，主動(dòng)進(jìn)行檔案信息推送和檔案文化產(chǎn)品傳播。其次，必須尊重和保護(hù)檔案形成者的隱私權(quán)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)，解決捐贈(zèng)者的后顧之憂。此外還可對(duì)捐贈(zèng)者進(jìn)行一定的精神獎(jiǎng)勵(lì)或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以提高其捐贈(zèng)的積極性。

4 結(jié)語

檔案機(jī)構(gòu)屬于典型的文化機(jī)構(gòu)，檔案資源是進(jìn)行檔案文化產(chǎn)品開發(fā)不可或缺的源泉，國(guó)外高校檔案資源建設(shè)理念和管理技術(shù)走在了前面，我們可取其精華，適當(dāng)擴(kuò)展檔案接收范圍，大力拓展資源建設(shè)途徑，為檔案利用及更深層次的文化產(chǎn)品開發(fā)積累豐富且立體的史料資源。

注釋與參考文獻(xiàn)：

[1]Bentley Historical Library [EB/OL].[2016-09-01].http://Bentley umich.edu/.

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[5]李鵬達(dá).美國(guó)多家大學(xué)檔案館啟用在線利用新服務(wù)——本特利歷史圖書館檔案工作流程自動(dòng)化系統(tǒng)闡釋[N].中國(guó)檔案報(bào),2015-7-13.