智慧檔案館建設主體協同模式研究

莫家莉 周小平/攀枝花學院檔案館

史仕新/內江師范學院

目前，國內多個城市已著手開展智慧檔案館的建設實踐，但對如何有效促進多元建設主體間充分發揮協同效應的理論研究或尚未進行，或未取得明顯成效。基于檔案工作的公共事業性質以及國內現階段發展的實際情況，政府主導型的實施模式成為智慧檔案館建設初期的必然選擇。公共利益代言人和公共權力執行者的身份決定了政府及其職能部門是智慧檔案館建設的主導力量，是建設項目實施的決策者、組織者、協調者、監督者和主要的投資者。檔案部門是智慧檔案館建設的執行力量，是建設項目的主要執行者，其在政府智慧建設理念的引導和頂層設計的約束下，根據自身特點，結合部門定位，進一步完善規劃設計，制定分步實施綱要與行動計劃。各類社會組織是智慧檔案館建設的輔助力量，應依據自身優勢和特色，發揮建設項目的執行者、監督者、協調者和投資者作用。社會公眾是智慧檔案館建設的驅動力量，他們作為智慧檔案館服務的最終對象和建設運營的推動主體，應參與到建設的全生命周期中，成為建設的決策參與者、監督參與者和執行參與者。

本文基于“互補性——差異性”和“成本——效益”動態均衡的綜合考慮，提出構建戰略協同、制度協同、管理協同、技術協同“四位一體”協同模式，推進多主體、多要素和多層次的戰略合作。

1 以文化價值協同為核心，優化協同關系

文化價值觀的協同是協同模式的核心。文化價值觀是潛在的信仰和原則，具有強大的凝聚力、向心力和滲透力，建設主體在文化價值觀上的認同感越高，就越容易形成互贏的心理預期，越容易建立持久而穩定的合作關系[1]。政府、檔案部門、社會組織和社會公眾等利益相關者在智慧檔案館建設實施過程中的定位、資源、能力、發展目標等存在差異，形成了不同甚至對立的文化價值觀和行為準則。文化價值觀的分歧影響各方對合作價值和利益的評價，以及合作范圍和合作模式的選擇，易導致建設過程中各行其是。因此實現文化價值的協同是智慧檔案館建設的首要任務。具體而言，就是要明確智慧檔案館的發展理念。發展理念作為智慧檔案館建設發展模式所尊崇的觀念和原則，是智慧檔案館的靈魂和文化硬核，塑造以“創新、協同、開放、共享、綠色”為核心的價值理念[2]，決定了智慧檔案館建設發展模式的合理性、沿承性和凝聚性。此外，要建立基于信任和交流的愿景協同。愿景是各主體對智慧檔案館的共同理想追求，在強調智慧技術構建和鋪設的同時，還要強調對教育、文化、人力資源的重視，實現匯聚人的智慧、賦予物以智能，并通過二者的互補互促、互存互動，真正實現智慧檔案館的智慧發展。再就是要確定協同目標，目標是發展理念及愿景的細化和展開，各地檔案館應結合地理區位、資源稟賦、歷史文化等自身特色和優勢，確定發展的戰略目標和工作目標，并注重目標的指標化，實現與智慧城市、信息化建設等相關建設戰略目標和各部門具體工作任務的銜接和適應。

2 以制度協同為保障，規范協同行為

制度協同是協同模式的保障。智慧檔案館建設主體協同系統的本質是一種多利益需求協調優化的合作性博弈或共贏博弈，這決定了建設主體在以不同的行為方式追求自身利益最大化的同時，還必須兼顧共同利益，在協商無效的情況下，需要適當的法律制度保障建設實施。制度的協同包括：一是政策和法律法規的協同。科學定位建設主體的作用和功能，規定主體間的行為方式和關聯方式，明確對建設中失信行為（違約）的處罰和對守信行為（履約）的激勵，通過制約性制度與激勵性制度相結合的動態調整模式，規避機會主義行為的發生；政策的制定需保持一定的穩定性、連續性和可預見性，從而抑制因機構和組織調整帶來不穩定影響。二是規劃、計劃的協同。在國家戰略層面制定智慧檔案館規劃和建設整體方案，發揮導向作用，并在積極探索標準化建設的同時兼顧彈性化、具體化的地方規劃，鼓勵創新、凸顯特色。三是契約的協同。具體項目的參與主體間訂立風險共擔和相互合作的伙伴式管理協議，以合同形式確定建設過程與成果的權責利分擔形式，內容涉及各方的期望和要求、懲獎機制、沖突處理機制及溝通機制等[3]。

3 以管理協同為基礎，提升協同效率

管理協同是協同模式的基礎。智慧檔案館建設主體協同系統是一個開放系統，單純依靠制度和權威實現協同的傳統方式必須轉變，需構建和優化協同機制，推動協同系統“升級”。一是優化權責機制。權責分配是主體協同的核心，基于政府主導型的智慧檔案館建設需構建以政府為中心的權責分配機制，即政府對建設要素進行權威分配，并在共同的全局建設目標導向下，整合建設利益相關者，強化其整體行動能力；同時合理分解決策權，賦予參與主體一定的決策、管理和協調職能，形成自主決策機制，推動其在自身優勢范圍內做出積極響應和主動配合。二是設計合理的利益分配機制。利益訴求是建設主體協同的原動力和關鍵。要厘清利益相關者的需求，著眼于引導和促進各建設微觀主體形成共同利益，通過合同形式、項目合伙、基地合作、基金合作等方式[4]，創造共同需求和利益交集；做好協同評估，對各方付出價值和承擔風險進行權衡，找到利益分配的契合點，減少短期性、形式化和松散型的“一錘子買賣”，推動長期伙伴關系的建立。三是建立信息溝通機制。實現信息共享，消除信息不對稱現象，有效緩解和制約建設中的機會主義行為。采用舉辦官方和非官方會議、搭建信息平臺等方式，推動專家、公眾等的知情權和表達權的無障礙反映，促進對協同方的比較優勢和角色定位進行合理評估，實現閑置資源和智力資源的分享，精準助力供給側。

4 以技術協同為支撐，構建協同載體

技術協同是協同模式的支撐。技術的集成創新是智慧檔案館建設的原發動力，是多路徑、多回路、各環節并行的過程。基于參與技術主體的不同，可采用不同的協同模式，如針對資源集合性條件的戰略性聯盟模式即區域協同，適用技術整合型發展的專利合作模式，應用于思維和技術兩者協同的研發外包型模式即產學研等[5]。二是實現行業標準、建設標準和評估標準等的統一與規范。建立一套與國際標準兼容、與國家標準相統一的標準規范體系，涉及信息技術基礎標準、信息安全標準、應用標準、網絡基礎設施標準、信息資源標準、平臺標準、管理標準和運維標準等相關標準規范；從整體架構出發，建立統一的信息化架構標準，實現跨系統的技術集成與信息共享；構建科學合理的評價指標體系，指標設置要可操作，以定量指標為主、定性指標為輔。三是注重前期頂層設計，協同技術主體設計。在統籌建設的基礎上，從實際出發，從重點領域、關鍵環節入手，實現智慧檔案系統與智慧城市系統的相互銜接和集成、逐步整合；處理好現有系統與新建系統的關系，對已建系統進行升級、改造并充分利用。

5 結語

本文基于智慧檔案館建設主體資源和能力上的互補性與異質性，提出構建由文化價值協同、制度協同、管理協同、技術協同共同作用的協同模式，希望通過文化價值協同，加強各方的戰略協同，提升戰略伙伴關系；實施管理協同，提升主體合作建設的速度和效率；加快制度協同，提高主體協同行為的規范性；開展技術協同，構建主體協同的載體。智慧檔案館的建設不是依靠單一主體的單打獨斗能應對的，而單純依靠制度和權威推動主體的被動參與方式也難以激發建設活力，如何調動多元主體參與智慧檔案館的建設并形成最大合力，將是一個長期而持續的過程。

注釋與參考文獻：

[1]Eliezer Geisler.Industry-university technology cooperation：a theory of inter-organizational relationships[J].Technology Analysis & Strategic Management,1995,7(2):217-229.

[2]莫家莉,史仕新,周小平.智慧檔案館頂層設計基本思路探析[J].檔案與建設,2016(09):17-20.

[3]盛峰,戚安邦,王進同.政府投資項目利益相關者博弈與合作伙伴關系管理模式研究[J].生產力研究,2008(07):86-88.

[4]葉一軍,顧新,李暉,等.跨行政區域創新體系下創新主體間協同創新模式研究[J].科技進步與對策,2014(16):29-33.

[5]汪婷婷.動態環境技術協同創新關鍵要素研究[J].科學管理研究,2016(04):1-4.