加強重大活動基層散存檔案收集工作

王 瑾 /杭州市西湖區西溪街道檔案室

重大活動基層散存檔案，指基層在圍繞重大活動開展的一系列服務工作中形成的具有保存價值的檔案材料?！吧⒋妗钡暮x有二：一是由于檔案形成主體分散，這部分檔案往往分散保存在形成單位、形成個人手中；二是因種種原因，檔案沒有被移交到綜合檔案館實現集中統一管理。重大活動基層散存檔案，真實反映了基層服務重大活動開展的方方面面，從基層視角展現了重大活動開展情況，是對重大活動檔案資料的有益補充，具有重要的保存價值，應當收集并統一保管。

1 重大活動基層散存檔案的價值體現

一是保存價值。2016年G20杭州峰會是我國主辦的一次重要國際盛會，承辦峰會是黨中央賦予杭州的一項重大政治任務，也是杭州發展的重大歷史機遇。G20杭州峰會舉辦過程中，杭州作為承辦城市做了大量工作，城區各街道、社區圍繞峰會舉辦了志愿服務、安全保障、文明宣傳、環境保護等活動，這些活動是峰會工作的重要組成部分，期間形成的檔案資料與實物材料都屬于重大活動基層散存檔案，這些檔案雖不在國際峰會杭州市籌備工作領導小組辦公室所列的檔案歸檔范圍之中，但具有重要的保存價值。

二是宣傳價值。在籌備及舉辦峰會期間，西溪街道圍繞峰會舉辦了豐富的活動，產生了活動橫幅、宣傳標語、宣傳手冊、活動方案以及與峰會相關的書畫、手工作品等實物材料。這些實物材料既記錄了西溪街道保障峰會召開的點點滴滴、體現了杭州市民積極參與峰會的高度熱情，也從多方面和多角度對峰會的背景知識進行了宣傳、對杭州的歷史文化進行了宣傳。一項重大活動結束后，開展相關編研或展覽會大量用到基層散存檔案資料，這些檔案能夠為編研與展覽提供多樣化宣傳與展示視角，發揮著不可或缺的作用。

2 重大活動基層散存檔案的收集狀況和應對之策

第一，這部分檔案來源廣泛且分散，檔案產生于服務重大活動的不同基層單位和眾多基層群眾，檔案的內容豐富、載體多樣，收集工作涉及的范圍廣、環節多、情況復雜，開展收集工作有較大難度。第二，基層單位或個人服務工作大多是臨時性的，工作時效性較強，一般工作結束后相關人員就撤離現場，這就需要單位檔案人員主動及時地參與到工作中，對工作開展情況進行實時有效的記錄。第三，基層單位檔案人員大多是兼職的，本職工作任務繁忙，無法全心全意投入到檔案工作中，沒有更多精力提升檔案工作業務技能，對檔案收集往往只關注紙質文書檔案，對于其他載體的檔案，特別是實物材料收集不夠重視。

針對存在的問題，須采取以下有針對性的改進措施：一是加強對基層檔案人員的業務培訓。在開展重大活動之前，檔案管理部門應組織基層單位檔案人員參加專項業務培訓，了解重大活動檔案收集方法，明確工作重點與難點，培訓專業知識和技能。檔案管理部門要面向基層群眾加強檔案知識宣傳，增強群眾檔案意識，引導群眾在參與和服務重大活動時自覺形成相關資料并妥善加以保存。二是建立完善檔案收集工作制度。基層單位須根據實際制訂行之有效的檔案收集制度，在單位內做好宣傳工作，爭取單位工作人員支持檔案收集工作，特別要爭取單位領導的重視和支持，著力落實開展收集工作所需的人、財、物保障。在重大活動開展期間，單位檔案人員應當參與進來，提前對檔案收集工作提出具體明確的要求，在工作中對相關內容及時記錄，工作結束后及時收集其他工作人員形成的資料，確保檔案的齊全和完整。三是征集特定區域內個人形成的檔案?；鶎訂挝豢擅嫦蛱囟▍^域征集個人服務重大活動所形成的檔案資料，并對主動捐獻檔案資料的居民進行表彰或獎勵。四是在重大活動結束后，通過舉辦展覽的方式系統展示本單位所收集檔案資料的成效，體現檔案工作成效，擴大檔案工作影響。