關于建設項目招投標文件整理歸檔的若干思考

劉忠秀/核工業檔案館

招投標活動是建設項目進行過程中的重要環節之一，為保證建設項目依法合規地進行，按照建設項目檔案驗收和建設項目竣工驗收（以下簡稱“項目驗收”）的相關要求，在工程決算審計和項目驗收中，都需要對建設項目的招標、投標（以下合稱為招投標）活動進行全面細致的審核，而建設項目招投標文件可為項目驗收查驗招投標活動提供完整可信的證據。下面，筆者結合工作實際，對建設項目招投標文件的整理歸檔作如下思考。

1　招投標歸檔文件整理原則是“應招必招、招標必組”

在建設項目的可行性研究報告（如果屬于“立項帶可研”情況時亦同）批復中，對于該建設項目哪些內容需要招標、采取哪種招標形式等，都會有明確要求，這些招標內容就是在項目檔案驗收和工程竣工驗收中所說的“應招必招”的內容。對于項目管理部門和建設單位檔案部門，在管理招投標項目時，首先要做到的是明確哪些招投標項目屬于“應招必招”范圍，凡在“應招必招”范圍內的招投標文件，就屬于“應招必招、招標必組”的范圍，應當按照項目檔案驗收“完整、準確、系統”的要求，及時整理完畢，絕不能缺失流散。

2　按招標流程開展招投標文件整理

按照“遵照歸檔文件的形成規律、保持歸檔文件之間的有機聯系、便于建設項目檔案管理和檔案信息利用”的原則來整理建設項目招投標文件。在組織項目招標文件整理工作前，建設單位項目管理部門應當梳理招投標內容，區分不同情況下招投標文件的形成特點，按照不同的招標項目特點來組織招投標歸檔文件的整理工作。

2.1　資質預審文件的整理與組卷

我國《招標投標法》第十八條規定：“招標人可以根據招標項目本身要求，在招標公告或招標邀請書中，要求潛在投標人提供有關資質證明文件和業績情況，并對潛在投標人進行資格審查；國家對投標人的資格條件有規定的，依照其規定”；我國《招標投標法實施條例》第十五條對需要進行資質預審情況作出規定：“招標人采用資格預審辦法對潛在投標人進行資格審查的，應當發布資質預審公告，編制資格預審文件。”因此，如果招標方案提出對投標單位進行資格預審，則首先應當對形成的資格預審文件進行整理，整理順序為：資格預審招標文件、招標公告、資格預審投標文件、資格預審評標文件、資格預審入圍單位公告等。

由于資格預審投標文件的數量一般比較大，如果都歸檔保存會對檔案庫房造成壓力，因此可以考慮只把入圍的資格預審投標文件歸檔，而未入圍的資格預審投標文件不予歸檔。這樣做的原因是，如果其他投標單位對資格預審入圍的單位有異議，則會提出異議，資格預審評標小組會依法予以處理，然后再進行下一步招標工作；如果沒有單位提出異議，資格預審未中標的投標文件可以由建設單位項目管理部門保存到工程結束，按規定流程銷毀即可。資格預審文件如果數量較多，可以按投標單位組卷；如果數量較少，可以根據實際情況組為一卷。

2. 2 招標文件的整理與組卷

一是招標文件的整理、組卷。招標文件可以按照招標文件確認來往函件（文件）、招標書的順序組織案卷，可組為1卷。

二是評標過程文件的整理、組卷。評標過程文件是指在發出招標公告直至發出中標通知書的過程中相關文件，包括招標公告、購買標書的文件、開標評標過程文件（開標書、評標專家文件、評標方案、打分表、評標專家組意見、中標單位公告等。需要注意的是，由于各招標代理公司的工作方式有所差別，因此形成的評標過程文件可能會有所差異）、中標通知書。如果評標過程文件已經裝訂成冊，可以與其他評標文件組為1卷；也可以根據評標過程形成文件的實際情況，分別按照技術標評標部分、商務標評標部分、評標匯總部分分別組卷，不必過于拘泥數量多寡。如果有數量較少的澄清答疑文件，可以單獨組卷或合并在評標匯總資料中組卷；如果數量較多，則可以按投標單位進行組卷。

三是投標文件的整理、組卷。投標文件宜放在評標過程文件后進行整理、組卷、排列。如果投標文件的數量不多，可以按中標單位、未中標單位的順序進行排列，組為1卷；如果投標書是以商務標、技術標（含暗標）、報價書等多冊的形式出現時，可以按投標單位組卷，每個投標單位組為1卷或多卷。要注意的是，中標單位的投標文件保管期限宜長（項目的投標文件保管期限一般劃定為永久，設備的投標文件保管期限可以劃定為10年或30年）。

2.3　中標通知書與合同的整理與組卷

在一個建設項目中，既有需要招標的內容，也有不進行招標的內容，建議把中標通知書放在評標過程文件中整理、組卷，而把合同放在所有的單位工程（含工程項目和設備項目）卷內文件中組卷，其他的歸檔文件在合同后面排列，這樣能夠便于查找。

2.4　招標內容調整文件的組卷

在建設項目實施過程中，可能會因各種情況對項目批復文件中招標項目進行調整，由此形成的招標項目調整文件，不宜放在招投標文件中組卷，建議把調整招標項目的報告、批復與可行性研究報告批復一起組卷比較恰當。之所以這樣做，是出于兩方面考慮：一是保持批復文件的成套性，便于全面準確地掌握建設項目招標情況；二是便于在財務審計、項目驗收時相關人員了解和掌握建設項目招投標的實際情況。

2.5　比選歸檔文件的組卷

如果建設項目的相關內容不是采用招標方式而是采用比選方式，可以參考招投標歸檔文件的整理方式，但需要把建設單位確認入圍比選范圍的依據性文件歸檔。

3　建設項目招投標歸檔文件的整理標準

按照國家關于檔案管理的相關規定，建設項目文件材料整理應當按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB／T 11822）進行。也就是說，建設項目招投標歸檔文件應當按照科技檔案分類與組卷的方式進行分類與組卷。建設項目招投標歸檔文件的組卷，可以根據實際情況辦理，其原則就是要保持建設項目招投標歸檔文件與相關項目文件的成套性，具體來說就是只要有可能，就把具有有機聯系的歸檔文件組織在一起。以設計招標項目為例，可以按照設計招標文件、設計招標評標過程文件、中標通知書、中標單位投標文件、未中標單位投標文件（如未中標單位投標文件的保管期限劃定為10年，可以考慮單獨組卷）、設計合同、設計圖（設計圖可以按建筑、結構、暖通等專業排列組卷）的大致順序來組卷。設備儀器招投標文件亦可按單臺（套）的組卷方式辦理。

4　打包招標時歸檔文件的整理與組卷

在很多情況下，建設項目招標是采用打包招標的方式進行的，經過這樣的操作，再以單項工程（單臺套設備）的方式來處理組卷問題就可能存在一定困難。如果是打包招標的項目，可以考慮按發包招標的項目來整理招投標歸檔文件，按打包招標文件、投標文件、打包招標評標過程文件進行組卷，在相關案卷中，把打包招標的相關歸檔文件的檔號在卷內目錄的“文號”和“備注”中注明，這樣就體現了“遵照歸檔文件的形成規律、保持歸檔文件之間的有機聯系”的整理原則，保持了建設項目打包招標歸檔文件的整體性。

參考文獻：

[1]中華人民共和國國務院.中華人民共和國招投標法實施條例.2012-2-1.

[2]中華人民共和國住房城鄉建設部.建筑工程設計招投標管理辦法.2017-5-1.

[3]國家國防科工局.國防科技工業固定資產投資項目招投標管理暫行辦法實施細則.2012-9-29.

[4]中國核工業集團公司基本建設項目檔案管理辦法（制度通告[2012]3號）.2012-3-14.