關于博物館業務檔案建設的幾點思考

■鹿繼敏

關于博物館業務檔案建設的幾點思考

■鹿繼敏

博物館業務檔案是博物館在開展藏品保管、陳列展覽和研究等活動中最原始、最完整的歷史記錄，它在博物館的業務活動中發揮著極其重要的作用。本文簡要介紹了業務檔案的分類和內容，闡述了業務檔案的重要意義，提出了加強業務檔案的建設策略，以此來促進博物館的全面建設和發展。

博物館 業務檔案 發展 建設

隨著博物館的不斷發展，在舉辦宣傳教育、陳列展覽和開展科學研究等各種業務活動中，形成了許多具有保存價值的歷史檔案。這些業務檔案為博物館事業的發展，以及博物館學和相關學科的研究起到憑證、參考、借鑒等作用。因此，加強業務檔案建設是博物館發展的重要一環。

1 博物館業務檔案的分類和內容

博物館業務檔案大體上可分為藏品檔案、陳列展覽檔案、科研檔案、文物保護檔案和接待服務檔案等五大類。

1.1 藏品檔案

博物館藏品檔案具有重要的歷史和藝術的特點，在陳列和研究時具有原件（文物藏品）的替代作用，是科學管理、保護、展覽和研究館藏文物的重要依據。藏品檔案種類繁多,形式多種多樣，其內容包括以下幾個方面：1、文物藏品的歷史資料。如出土文物的考古發掘記錄、藏品的收購單據、捐贈文物的憑證、館際交換文物藏品清冊等文物藏品的來源資料，以及與所征集藏品有關的人物、情節、事件等附件資料。2、文物的鑒定資料。文物藏品的鑒定意見、定級評價記錄和文物藏品鑒定的檢測、分析、化驗報告。3、文物藏品的特征記述資料。包括藏品的錄像、拓片、幻燈片、照片、錄音和繪圖等形像資料，以及藏品名稱、數量、大小、重量、產地、時代、色澤、材質、完好情況和特征描述等文字記錄。4、文物藏品的注銷憑證，因無保存價值或殘損過甚而淘汰的文物藏品注銷憑證。

1.2 陳列展覽檔案

陳列展覽檔案也是業務檔案的重要組成部分，歸檔內容包括七個方面，1、陳列展覽的規章制度、計劃、方案、大綱、要求和總結；2、陳列選題的論證資料，陳列選題的過程材料由陳列草案、修改意見、專題會議紀要、專家意見、可行性報告等；3、宣傳材料，陳列展覽的成功與否對外宣傳至關重要，所以通過媒體、展板、報紙等方式對外宣傳的內容需要留檔；4、講解內容，講解是實現陳列展覽最佳效果的重要手段，講解詞文稿的存檔，更能體現展覽的價值和意義；5、現場布展資料，如展品的圖片、文字說明、展室展廳的布局、拆展的原因等，都由陳列部門歸納圖文資料，整理留檔；6、觀眾留言材料，觀眾留言、領導名人題詞或題字，以及觀眾發表的觀感文章都是重要的檔案資料，應及時收集歸檔。

1.3 藏品保管檔案

藏品保管檔案是藏品入館時狀況、保管和使用、定期檢查、展出保護、特別處理、化學處理和藏品損壞情況等管理過程的真實記錄。藏品入館時的初始狀況材料記錄著藏品的形狀、尺寸、質地、完好程度或殘損等信息，藏品保管和使用過程中記錄藏品借出使用時間、地點、有無損壞等內容的信息，以及藏品穩定性、藏品定期檢查記錄、庫房設施對藏品的影響信息；藏品展出保護情況記錄藏品展出前后的情況和展出時所處的環境情況；藏品特別處理過程記錄對藏品進行修復、托裱、清潔整理情況；藏品化學處理記錄對申請報告、領導批件、操作過程、使用的藥品配方、操作人姓名、操作日期、處理前后的彩色照片及處理后一段時間的觀察記錄等；藏品損壞記錄，破損情況和處理記錄等材料。

1.4 科研檔案

科研檔案主要由科研課題項目檔案、科研文書檔案和科研成果檔案三大部分組成。科研課題項目檔案是科研活動的原始記錄，其內容包括博物館學術研究會、考古發掘、課題項目申請書、立項審批表、項目計劃書、專家鑒定和可行性報告等組成；科研文書檔案是科研工作開展的指南，包括有關的規定、政策和規劃等科研工作的依據；科研成果檔案是衡量博物館科研實力的依據，主要包括科研成果年度統計、獲獎證書、學術著作和學術論文等。

1.5 接待服務檔案

展廳接待服務是博物館對外服務的“窗口”，它不僅是一個為社會大眾提供公共文化服務“窗口”，而且更是展示文博人形象的“窗口”。接待服務檔案包括參觀的人數統計、參觀者的心理調研、滿意度調查、陳列展覽的意見和建議，還包括參觀者流量和參觀者結構分析等。這些信息都是反映日常工作、接待活動的原始資料，是業務檔案不可缺少的組成部分，是改進陳列服務工作的重要參考。

2 加強建設博物館業務檔案的意義和作用

2.1 推進博物館工作創新發展

博物館業務檔案為今后各項工作的開展提供指導和借鑒，是過去成功經驗的累積，更是指導業務開展的寶貴資源。通過業務檔案對以往的工作進行分析與比較，找出工作中存在的問題和差距，分析原因，提出工作的改進措施。借鑒工作中的成功經驗，既減少了今后工作中的失誤，也提高工作質量和辦事效率，從中還可以提出博物館業務建設的新觀點、新思路，使博物館的業務工作穩步有序地向前發展。

2.2 促進檔案信息的共享利用

積極做好博物館業務檔案信息資源的開發和利用，做好館刊的編輯出版、檔案資料和信息的集中編目、學術研究的成果匯編，促進博物館與檔案館、博物館與圖書館、博物館與館之間，在文物藏品、陳列展覽、學術方面進行廣泛交流，互通有無，促進博物館業務的交流與共享，推動公共文化事業的發展。

2.3 為科學研究提供可靠信息

隨著信息時代的迅速發展，人們對公共文化的發展也越來越關注，社會各界對博物館的需求也隨之擴大。很多學者為了編著教材、撰寫地方志和地方史等學術研究，需要到博物館查閱資料和借鑒藏品，而系統完整的博物館業務檔案，即可為他們提供原始的、真實可靠的第一手資料，又能為許多學科的研究提供極為寶貴的參考信息，滿足他們的需求，從而將歷代的文化信息傳遞于當今社會。

3 科學合理建立和保管博物館業務檔案的策略

當前，現代化的博物館業務檔案管理模式，是提高博物館為社會教育、公共文化服務、科研服務水平的重要手段。當務之急是增強管理意識、改進管理模式，改善博物館業務檔案的管理方式，充分發揮業務檔案的優勢和潛能，使業務檔案建設和管理走上規范化、標準化、信息化的軌道。具體措施如下：

3.1 建立健全業務檔案管理的制度

完善制度是業務檔案管理的基礎。只有建立完善業務檔案規章制度，博物館業務檔案工作的建設和發展才能做到有章可循，有規可遵，因此，結合本館實際，制定一套全面、系統的業務檔案管理制度。從檔案的收集整理、鑒定分級、分類定名、入庫排架、建檔編目、保存管理、統計檢索、利用編研、調撥注銷等各個業務環節都建立嚴格的規章制度，同時在制度中還要明確藏品檔案的歸檔時間、范圍和手續等，還應制定獎懲制度，提高檔案工作人員的積極性。真正做到制度健全、編目詳明、保管妥善的總體要求。

3.2 加強業務檔案建設投入力度

加強投入是業務檔案建設的根本保障。業務檔案建設是一項系統復雜的工作，它需要一定的人力、物力做保障，更需要專業人員的不懈努力。一是要加大硬件設施投入。任何檔案建設和管理都離不開先進的技術設備，業務檔案涉及點多面廣，管理難度較大，實現現代化管理，更離不開先進的技術設備和高科技手段，因此加大對計算機、照相機、錄像機、掃描儀、高清打印機等數字化設施的配備，為博物館業務檔案管理模式的變革提供良好的物質基礎和根本保障。二是要開展業務培訓。使廣大業務檔案從業人員成為既具備文物藏品管理和檔案管理專業知識，又熟練掌握現代計算機信息管理技能、網絡管理技術的高素質復合型人才，適應互聯網時代業務檔案管理工作的發展要求，逐步實現博物館業務檔案管理的數字化、網絡化管理目標。

3.3 實現業務檔案規范化和標準化管理

制定標準是實現業務檔案科學管理的前提。目前博物館業務檔案管理工作中存在建檔標準、管理要求的不統一，業務檔案的分類、卷名、歸檔范圍等沒有形成統一的標準，也就導致了業務檔案管理的不規范。因此，制定出業務檔案管理工作的標準、統一業務檔案的組織建設是非常必要的，為業務檔案所涉及到的全部數據制定一套統一的檔案信息數據標準和格式規范，以便建立博物館檔案管理工作的最佳秩序。只有這樣，才能保證業務檔案信息的準確性、真實性和完整性，才能充分發揮計算機管理對于業務檔案工作的積極作用。

3.4 更新業務檔案管理手段

更新管理手段是提高建檔速度和利用效果的有效途徑。以現有的業務檔案為基礎，借鑒國家檔案館檔案數據庫系統的成功經驗，結合業務檔案種類繁雜、形式各異等特點，利用計算機建立“博物館業務檔案信息管理系統”，便可以把業務檔案的建設與利用工作有機地結合起來，該系統可以替代傳統的人工錄入、檢索，運用該系統可通過業務檔案的任一屬性進行快速查詢、復制，這樣既能減少工作量，提高建檔速度，也能使業務檔案的利用更加便利，有助于對業務檔案的科學管理和廣泛利用。一旦某件文物藏品因自然災害、人為損壞、盜竊等極端情況遭到破壞或丟失，還可以通過這一全國聯網系統，迅速檢索到最為詳實準確的第一手相關信息，為文物的修復和追索提供依據。

3.5 大力拓展和深化博物館信息服務工作

利用和開發業務檔案信息，有針對性地開展參觀者喜聞樂見的公共文化服務活動，滿足公眾對文物藏品信息的需求。編輯出版各類館藏文物精品集和文物鑒賞叢書，公開一些文物照片和碑文拓片，不僅可以為公眾提供信息查尋服務，還可以為編史修志提供信息服務，滿足廣大文物愛好者和游客等多方面的需求。利用業務檔案信息資源，定期舉辦面向社會的文博知識培訓班或講座，提高社會公眾的欣賞趣味和文物鑒賞能力，從根本上加大博物館信息服務的深度和力度，最大限度地滿足了公眾的文物藏品信息需求，另一方面又使博物館業務檔案信息資源在內容、載體及信息開發上達到特色化、新穎化和多樣化。

總之，業務檔案在博物館有著舉足輕重的作用，它是博物館必不可少的組成部分。建好業務檔案，不僅能為博物館的社會文化服務工作的發展研究提供可靠的信息保障，也為擴大博物館的社會影響和提高社會效益發揮著重要的作用。因此，搞好博物館業務檔案的建設，對博物館的創新發展和長期建設有著重要意義。

[1]楊曙紅.高校圖書館業務檔案建設與管理研究[J].信息系統工程，2010（7）：45.

[2]吳蔚.博物館業務檔案管理工作初探[J].文物春秋，1997（2）：40-41.

[3]劉振陸.博物館業務檔案芻議[J].博物館研究，2010(1):28.

作者單位：河南博物院