智慧檔案館探析

■孫亞楠

智慧檔案館探析

■孫亞楠

物聯網、云計算、大數據背景下孕育了智慧檔案館這新一代檔案館的出現，是繼數字檔案館后的又一新形態。本文闡述了智慧檔案館的概念、特征、體系構成，論述了智慧檔案與數字檔案館之間的關系，分析了智慧檔案館的發展現狀，提出了智慧檔案館的建設措施，并展望了智慧檔案館的發展前景。

智慧檔案館

引言

2008年11月，IBM首席執行官彭明盛在美國紐約外國關系理事會上的演講報告中正式提出“智慧地球”的概念，隨之對“智慧地球”“智慧城市”“智慧圖書館”的研究逐步展開，“智慧檔案館”也應運而生，成為繼數字檔案館之后的又一檔案館新形態。

1 智慧檔案館概述

1.1 智慧檔案館的定義

智慧檔案館作為一個較新概念，目前國內尚未形成統一的定義，學者們從不同角度進行表述。筆者比較贊同“智慧檔案館是采用物聯網、云計算等新技術智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的檔案館模式。”[1]因為該定義采用的是被定義概念=種差+鄰近屬概念的組合式方法，同時突出了“智慧”的內涵。

1.2 智慧檔案館的特征

智慧檔案館具有如下特征：第一，深度感知。檔案館的感知系統，表現出的是對檔案館內、館際之間存在的物與物、物與人、人與人的相互感知及檔案館對全社會的全面和深度的感知。第二，立體互聯。全方位、立體的互聯互通，實現檔案與用戶、檔案與館舍、檔案與設備、檔案與工作人員、用戶與用戶、用戶與工作人員等的互聯互通，同時體現的是信息的深度共享。第三，無線泛在。即無時不在、無處不在，實現檔案利用功能的全方位覆蓋，檔案利用工作隨時隨處都可進行。第四，以人為本。第五，持續發展創新。

1.3 智慧檔案館的體系構成

圖1 智慧檔案館基礎體系結構圖

如圖1，構建了智慧檔案館的基礎體系結構，體現了智慧檔案館全面現代化管理的新特征。技術層通過支撐保障系統、檔案倉儲系統來保證檔案館對人、事、物的智慧感知；并將這些感知經過互聯網、物聯網、通信網傳遞到海量數據中心，實現檔案資源的集約管理和全面整合；應用層通智慧服務系統和智慧管理系統來滿足智慧城市的服務需求，提供檔案信息的集成服務和智慧啟迪。[2]

2 智慧檔案館與數字檔案館的關系

關于智慧檔案館與數字檔案館的關系，目前學術界大致存在兩種不同的觀點。一種認為數字檔案館是智慧檔案館發展的基礎，智慧檔案館是數字檔案館的升級（如圖2所示）。智慧檔案館以數字檔案館為基礎，加入館舍智能化和感知等技術，升級為智慧檔案館，使之更加智慧化、智能化、人性化。另一種觀點則認為智慧檔案館與數字檔案館是并行發展、略有交叉（如圖3所示）。以陶水龍為代表的學者提出“智慧檔案館為數字檔案館提供智慧化和感知等技術服務，數字檔案館為智慧檔案館提供基礎數據支持”。[3]即智慧檔案館的核心是感知技術，數字檔案館的核心是數據處理技術。二者核心技術不盡相同，則側重點就有所差別。

圖2 智慧檔案館是數字檔案館的升級示意圖

圖3 智慧檔案館與數字檔案館并行存在示意圖

筆者認為以上兩種觀點均具其合理性，雖然二者核心技術、內容指向有所不同，但智慧檔案館是在數字檔案館原有的基礎上增加新技術發展而來的。智慧檔案館和數字檔案館可以看作是檔案館在信息化不同發展階段的不同呈現形式，隨著新技術的不斷發展，數字檔案館逐漸呈現出其局限性，智慧檔案館在數字檔案館的功能、資源整合挖掘再生及技術等方面做了提升，但同時數字檔案館又為智慧檔案館提供了數據支持。[4]數字檔案館是智慧檔案館的基礎和前提，智慧檔案館也是數字檔案館發展的必然結果。

3 智慧檔案館的發展現狀

目前，我國檔案學界逐步開始了對智慧檔案館的研究。部分地方檔案部門對智慧檔案館建設正在進行探索和試行，提出了智慧檔案館的理念，圍繞技術、服務等領域開展了很多有益嘗試。

浙江省麗水市在智慧麗水建設的同時開始了智慧檔案館建設，實行全市檔案資源統籌建設，各級檔案館與各部門檔案室進行協同共建，將區域內所有檔案數據共享。[5]

浙江省紹興市以其豐富的數字信息資源作為強大的支撐，以全方位的人性化服務作為關鍵要素，注重檔案信息網站的檢索查閱利用綜合功能，創建了“區域公共檔案信息資源管理和服務平臺”“區域涉民檔案集成管理與服務平臺”，在建設智慧檔案的探索之路上邁出堅實的一步。[6]

山東省青島市于2010年建成檔案歷史知識庫，并于2012年開通使用金宏政務網，實現了與檔案信息網的融合。檔案歷史知識庫的目標是知識共享，試圖建立一個功能強大、結構化、模塊化的知識數據庫，通過先進的技術和統一的管理制度整合檔案館的各類資源。[7]

上海市啟動了全市18家國家級綜合性檔案館的館際聯動，實行全市通辦，可以實現就地查詢和跨館出證，為構建智慧檔案館鋪路。[8]中國移動廣東公司提出“五全實時智慧檔案管理體系”。北京量子偉業信息技術有限公司研發了國內首款智慧檔案管理軟件，即“PDE”數字檔案管理系統。[9]

這反映了國內檔案館在智慧檔案館建設領域的前瞻性，但同時智慧檔案館尚處在理念提出階段，檔案學界也僅限于對云計算、物聯網等技術領域的關注，因此，智慧檔案館無論是理論還是實踐層面都有待于進一步探索。國外檔案學界還沒有引入這一理念，但智慧檔案館所依托的物聯網、云計算等新一代信息技術是檔案行業在全球范圍內面臨的挑戰和發展機遇，國外檔案界也在加強研究并逐步探索應用。[10]

4 智慧檔案館建設的實施

4.1 智慧檔案館的建設原則

對于智慧檔案館的建設應遵循以下原則：第一，政府主導，合力推進。重視加強政府在智慧檔案建設中的主導性作用，尤其是在政策、標準規范、資源保障、組織推進等方面，并形成以檔案部門為主體，機關、企業和公眾等社會各方力量廣泛參與智慧檔案建設的推進體系。第二，重點突破，示范帶動。在社會各方面建設、管理與服務等重點領域，結合各檔案部門的優勢與特色、發展戰略方向以及人們最需要、最關心的領域為重點，優先突破，將條件較為完備的檔案部門作為試點，增強其影響和帶動作用，以示范和試點促進智慧檔案館建設的全面推進。第三，扎實基礎，分步實施。注重檔案信息工作基礎設施和智慧應用基礎的建設。通過分階段建設，采取先易后難的方法穩步推進智慧檔案館的建設計劃，逐步實現社會各部門對檔案信息的共享互聯。[11]第四，創新發展，惠民便民。智慧檔案建設不僅是物聯網、云計算等關鍵技術的應用，更是對檔案管理、利用、服務模式的創新，更為智慧化、智能化、人性化的服務將更有利于利用者對檔案信息和知識獲取與利用。

4.2 智慧檔案館建設的推進途徑

對于智慧檔案館的建設工作，可以從以下幾方面入手加以推進：

第一，提高智慧檔案館建設意識，加大宣傳力度

檔案部門要加深對智慧檔案館理念的理解，不斷增強智慧檔案館建設意識，積極推動智慧檔案館列入地區發展規劃。[12]并加大宣傳力度，使得社會各界力量對檔案工作加以重視，得到對智慧檔案館建設的認同與支持。

第二，建立完善智慧檔案館建設標準和規范

標準和規范是智慧檔案館建設的重要基礎工作之一。檔案管理系統與其它信息系統的對接，檔案信息資源的有序組織和共建共享，關鍵在于標準化的建設。[13]結合實際情況和需求，推出具有可行性的實施細則，形成本部門智慧檔案館建設的標準規范體系。

第三，建立合理的組織領導結構

加強組織領導、統籌協調發展，各檔案部門應建立合理完善的管理理念、領導管理體制、組織結構和工作機制，確定智慧檔案館建設的發展戰略、規劃和政策，對智慧檔案館建設工作中的重大問題進行研究和決策，加強各部門的聯系和溝通，協調處理相關事項；[14]建立完善的工作流程，規范化的工作流程有助于智慧檔案館建設有條不紊的進行；建立評估體系，強化目標考核。

第四，穩固科學技術支撐，加強科技創新

加強云計算、物聯網、通信與網絡等新一代核心信息技術研發，重視核心科技創新，積極推進檔案科技創新，重點突破信息網絡融合、智能分析決策等領域相關技術難題，大力推廣新技術在檔案領域的應用。[15]

第五，加強人才隊伍的培養

智慧檔案館的建設需要大量相關人才的支撐，高層次領導人才、高層次復合型人才、專業技能人才、創新型人才，加強對人才的培養，做好人才的轉型，才能為智慧檔案館的建設提供保障。

第六，增加財政投入，創新扶持機制

落實財政政策，加大政府投入，引入社會資本，拓寬融資渠道，創新各項扶持政策，鼓勵企業參與智慧檔案館建設，對智慧檔案館建設的重點項目進行政策扶持，為智慧檔案館建設提供物質保障。

第七，推進智慧檔案館主體系統的構建

智慧檔案館主體系統的構建主要包括以下幾方面：

首先，基礎設施的建設。包括感知系統的基礎建設、網絡基礎設施的建設，檔案云計算、大數據分析處理挖掘系統的建設及檔案信息安全的基礎建設。

其次，應用體系的建設。通過對物聯網、云計算、大數據等技術的應用，建立深度感知、立體互聯、無線泛在的管理與利用服務系統平臺，為管理者與利用者提供智慧化、人性化的服務體驗。同時加強檔案信息資源的開發利用，以用戶需求為向導，對智慧檔案館人文環境加以營造，增強智慧檔案數據建設和整合共享及對檔案數據的進一步分析挖掘，為利用者提供的不僅是信息服務，而是知識服務、智慧服務。

再次，反饋系統的建設。對用戶的使用體驗及時向系統作出反饋并實時調整更新，為用戶提供更滿意的服務體驗。

第八，加強交流與合作

各檔案部門應加強對智慧檔案館建設的合作與交流溝通，同時廣泛聽取社會各方對智慧檔案館建設工作的意見和建議，以用戶需求為導向，進行全方位的整合與集成，為智慧檔案館的建設及功能的發揮提供支持。

5 智慧檔案館前景展望

隨著科學技術的不斷發展，更加智慧化、智能化、人性化將成為檔案館發展的趨勢，“以人為本”成為智慧檔案館建設的核心思想，智慧檔案館將實現從檔案管理到知識、智慧管理，從單一利用到多維協同交互，從人工控制到深度感知，從實體存在到虛擬泛在，從存檔重地到文化休閑。智慧檔案館將朝著更迅速互聯、更智慧化、更個性化、更主動的方向繼續發展前進。

[1]楊來青，徐明君，鄒杰.檔案館未來發展的新前景:智慧檔案館[J].中國檔案，2013，(02):68-70.

[2]薛四新，衛化昱，楊艷.智慧檔案館研究思考[J].北京檔案，2014，(05):28-30.

[3]陶水龍.智慧檔案館建設思路研究[J].中國檔案，2014，(06):67-69.

[4]傅榮校，施蕊.論智慧城市背景下的智慧檔案館建設[J].浙江檔案，2015，(05):14-17.

[5]朱悅華，王正媛.服務至上:科技撐起智慧檔案[J].中國檔案，2014(09):27-28.

[6]陳慧瑛.智慧檔案數字先行——紹興市檔案信息化建設轉型升級的探索實踐[J].浙江檔案，2013(12):14-15.

[7]檀竹茂，智慧城市背景下檔案管理范式的轉換——以青島市智慧檔案館為例[J].檔案，2014(03):15-17.

[8]老姜.智慧城市需要智慧檔案[J].上海檔案，2012(10):37.

[9]郝偉斌.面向智慧城市的檔案信息化[J].檔案管理，2013(04):21-123.

[10][12]許桂清.對智慧檔案館的認識與探析[J].中國檔案，2014，(06):70-71.

[11][14][15]吳加琪.智慧城市背景下智慧檔案建設原則、頂層設計及推進路徑研究[J].檔案與建設，2015，(01):30-33+53.

[13]畢娟.智慧城市環境下智慧型檔案館建設初探[J].北京檔案，2013，(02):13-16.

作者單位：云南大學歷史與檔案學院