關于醫院照片檔案初期收集問題研究

文·程貴寶

關于醫院照片檔案初期收集問題研究

文·程貴寶

醫院照片檔案是醫院在醫療、科研、教學、管理過程中形成的真實活動記錄，是醫院檔案重要的組成部分。它既可以獨立成卷，又可以作為文書檔案的有益補充。照片檔案因其直觀、形象的特點，往往能以簡單的畫面表達出鮮明的主題，具有較強的感染力和說服力。照片檔案記載著醫院的歷史，見證醫院發展歷程，更是人們認識醫院的工具和窗口。隨著科技的快速發展，照相機、智能手機逐漸成為人們日常生活用品，照片資料變得越來越豐富，照片檔案在整個檔案中的比重不斷增加，這就要求檔案從業人員適應新形勢，創新工作思維，創造性地開展工作。照片檔案的收集是開啟照片檔案管理的第一步。如何在浩繁的照片資料中進行有意義、有價值的收集、歸檔，是每一名檔案從業人員面臨的挑戰。

一、照片檔案收集面臨新形勢

照片檔案承載著文書、圖表等檔案所不具備的內容蘊涵，拍攝主體及拍攝內容、角度越來越多元化。隨著科技的快速發展，電子信息技術突飛猛進，相機已經成為家庭普通的日常用品，特別是數碼相機的誕生，更是人類影像發展史上一次技術性的革命。它減少了膠卷相機沖洗及保存的麻煩，只需按下快門就能實現圖像的保存，這使得越來越多的人成為照片檔案的“生產者”。

（一）拍照器材生活化

數碼相機已不再是家庭奢侈品，越來越多地走進百姓日常生活。智能手機已經不再僅限于通話之用，攝像、游戲、辦公應用等功能一應俱全。手機功能越來越多，手機像素越來越高，某些廠商主打的照相手機，完全可以承擔起相機記錄影像的功能。手機從最初具備拍照功能，到現在拍照功能專業化，很多手機具備了專業相機的功能，如自動對焦、背景虛化、光學防抖等。所拍攝的影像也從“圖片”到“作品”進化。可以說目前市場上的高端智能手機所配置的拍照功能完全可以和相機想媲美。

（二）人人都是“記錄者”

在照相機稀缺的年代，照片的拍攝主要由醫院的宣傳人員或者行政管理人員完成，照片的產生路徑相對比較單一，照片檔案的收集相對簡單。在數碼相機出現之前，傳統的相機無法實現實時查看功能，無法挑選照片，而且由于購買膠卷、沖洗都需要一定的費用，所以照片產出的數量少，成本高。隨著數碼相機的普及以及智能手機拍照功能的完善，越來越多的人成為照片的“制造者”。除了負責醫院宣傳的科室之外，普通的職能科室也相繼配備了照相機，以滿足日常工作的需要。在一些醫院大型活動中，拍攝者不止是醫院宣傳科工作人員，還有新聞媒體、主辦科室以及每一個參加活動的手機持有者。照片收集的范圍已由原來的點對點擴大到點對面，拍攝群體的范圍及照片的數量變得紛繁復雜。

二、照片檔案收集凸顯工作難點

1.醫療質量始終是醫院工作的中心，一切工作都圍繞并服務于這個中心。作為醫院行政辦公室下設的二級科室，綜合檔案室處于科室管理的末端。醫療單位的特殊性，決定了檔案從業人員無法和醫療工作者一樣受到重視。

2.病歷檔案是醫院檔案的重點，由病案室專門管理，隸屬醫務科。綜合檔案室負責其余檔案的管理，相比于文書、基建、科研類檔案，照片檔案還未能引起足夠重視。更多時候是把照片檔案當做文書檔案的補充，有則錦上添花，無則無關緊要。

3.各職能科室檔案兼職人員缺乏歸檔意識，崗位職責不明確。一是對科室文件資料疏于管理，更不注重照片資料的保存。二是把自己拍攝的照片當做個人私有物品，不主動歸檔。在工作計劃之外拍攝的照片不列入科室工作。三是對于所在科室組織的活動，照片由第三方拍攝的，沒能及時收集。常常會因時間過長而出現遺漏甚至丟失的情況，導致照片檔案的嚴重缺失。

4.檔案工作細致繁瑣，鮮有機會成為醫院工作重點。而作為工作末端的輔助科室，也很難做出成績。即使醫院或科室利用現有檔案取得了成績與榮譽，人們也會把功勞歸結于領導的智慧和責任科室，很少有人關注成績背后檔案室以及檔案工作人員提供的最基礎、最扎實的照片檔案以及為此付出的努力。與此同時，檔案工作的專業性又要求檔案從業人員具備極高的業務能力，高付出、低關注的尷尬境地對檔案從業人員的職業素養是一種嚴峻考驗。

三、關口前移，走好照片檔案規范化管理第一步

（一）完善照片檔案規章制度

醫院缺少對照片檔案的管理制度，無法形成有效管理。現有的制度只有檔案保密、銷毀、借閱復制、庫房保管制度，而沒有對檔案的收集、歸檔制定相應的制度。現有的檔案收集任務完全落到檔案從業人員身上，一是增加了檔案工作人員的勞動量，二是無法對照片檔案甚至是醫院檔案提供制度性的保障。制定醫院專兼職檔案工作人員管理制度，明確照片檔案收集范圍及工作人員崗位職責。對不履行崗位職責，不按收集范圍進行照片收集、不按規定時間移交檔案的科室及個人給予處罰。

（二）加強對檔案工作人員的培訓

各科室檔案兼職人員是開展照片檔案收集的第一責任人，他們的工作能力和業務水平直接關系到照片檔案的標準程度。因此對他們進行培訓，可以從源頭上提升醫院照片檔案管理水平，對醫院檔案管理工作起到事半功倍的效果。

1.加強對檔案工作人員攝影技術的培訓。需要培訓的人員有兩類，一是對照片產生的職能科室工作人員進行培訓，二是對各科室的兼職檔案人員進行培訓。培訓內容主要圍繞攝影技術、拍攝范圍、照片保存等進行。工欲善其事，必先利其器。在對照相器材進行充分了解的基礎上，明確拍攝主題，通過照片能夠完整表達活動主題。普及相機應用及光影知識，確保拍出的照片圖像清晰，主題突出。照片的真實性是照片檔案的靈魂，不同時期的照片檔案會呈現出醫院獨具特色的歷史印記。而不同角度，不同風格的拍攝也會展現醫院多樣性的一面。需要歸檔的照片檔案必須是原始圖片，只可進行大小裁剪、明暗等簡單處理，不建議后期做大的改動。力求最大程度真實、客觀反映主題，保持照片原貌。醫院照片一般應為記錄圖片，參加攝影比賽或者不影響主體原始風貌的藝術照片也可以列為照片檔案的歸檔范圍，但要加以注明。

2.明確照片檔案的歸檔范圍。在實際工作中，有的檔案兼職人員可能會陷入一個誤區，那就是覺得只有一些大的活動、重要人物、重要事件的照片才屬于歸檔文件，其實這是片面的認識。只要拍攝主題圍繞科室活動及醫院活動，一切反映醫療、護理、黨群、公益、基建、科研、醫院風貌的題材都可以納入醫院照片檔案收集的范圍。不用的照片說明的問題不同，角度不對，傳達出的信息也不同。

3.對所收集的照片檔案及時收集，定期上交。對于反映醫院重大活動的照片則要在第一時間內整理上交，以防止出現長時間無人整理而導致照片檔案遺漏或丟失的情況。檔案兼職人員除了要對本科室產生的照片檔案進行規范整理之外，還要對以前沒有底片的老照片要進行掃描保存。隨著時間的流逝，對于一些老照片，如若當事人無法提供文字說明，則缺少了照片檔案最關鍵的因素，使得照片檔案的價值大打折扣。一些陳舊的文書檔案增大了保存的難度，也可以通過掃描的形式，以照片檔案進行保存。

4.使用計算機保存照片檔案。拍攝活動結束后，所在科室要及時整理照片資料，將照片檔案保存到計算機，并規范照片檔案編號。科室內的照片資料一般以年度命名，每個活動的文件名稱以時間+活動名稱命名。每個活動選取1-2張能反映事件主題的照片，照片以科室名稱拼音簡寫+時間+冊號+照片序號命名。除了選取可歸檔照片之外，還要提供一份文字說明，內容為活動的簡要信息，如時間、地點、人物、活動內容、拍攝人、責任科室等。如宣傳科在2016年7月20日組織了一次志愿者服務活動，則文件夾的名稱命名為20160720志愿者服務，選取的存檔照片相應命名為XCK-20160720-1-01。由于醫院所有的照片檔案保存期限都是永久，所以在編號中沒有出現保管期限的編號一項。

（三）充分挖掘照片檔案的利用價值

充分挖掘照片檔案的利用價值，推動醫院發展。照片檔案如果只是保存在檔案室，就會成為生硬、冰冷的檔案資料，要讓照片檔案活起來，生動起來，充分發揮自身價值。組織開展各類攝影活動，展示科室及醫院文化，凝聚人心，鼓舞干勁。去年，正值醫院建院五十周年，醫院制作《風雨五十年》醫院畫冊，從建院伊始，大量翔實的照片資料充分展示了醫院五十年的風雨歷程，廣大干部職工紛紛為之震撼。在宣傳醫院形象上，這本畫冊也成為社會認識醫院的一張靚麗名片。

除了傳統意義上的畫冊、院報，醫院更是積極拓寬宣傳渠道，利用網站、微博、微信等新媒體平臺，通過圖文并茂的形式，更為生動、快捷傳達醫院及科室工作動態和特色。照片檔案所創造的社會效益也促使醫院及科室充分認識到照片檔案的作用，從而在工作中也給予照片檔案工作更大的支持。

檔案管理不是孤立的，更不是工作的末端和結束。檔案為工作開展提供依據和借鑒，更是保障工作順利進行的有力工具。只有充分發揮檔案的應用價值，才會最大程度實現檔案管理的目的。

（作者單位：臨沂市精神衛生中心）