繪制“國有檔案資源網(wǎng)絡(luò)圖”
——用“大檔案館”的思維管理國有檔案資源

文·張培軍 梁輝

繪制“國有檔案資源網(wǎng)絡(luò)圖”
——用“大檔案館”的思維管理國有檔案資源

文·張培軍 梁輝

檔案館是檔案事業(yè)的主體，建立起一個(gè)資源豐富、高度共享、服務(wù)便捷的國家綜合檔案館系統(tǒng)，一直是各級(jí)國家綜合檔案館的工作目標(biāo)。國家檔案局頒布的9號(hào)令《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》，重點(diǎn)對(duì)綜合檔案館的收集范圍進(jìn)行重新界定，是各級(jí)國家綜合檔案館目前和今后需要認(rèn)真貫徹執(zhí)行的部門規(guī)章。9號(hào)令中對(duì)綜合檔案館與專業(yè)（專門）檔案館的接收范圍作了比較原則的規(guī)定，引發(fā)了筆者的思考。筆者認(rèn)為這其中蘊(yùn)含著一個(gè)重要命題，即如何行之有效地管理國有檔案資源。換言之，就是我們必須建立起一個(gè)科學(xué)有序的國有檔案資源管理體系。對(duì)國有檔案資源實(shí)行統(tǒng)一管理是必須的，這是由我們國家的公有制性質(zhì)決定的，同時(shí)也是十分有意義的。國家綜合檔案館是代表國家永久保管國有檔案的機(jī)構(gòu)，但要把國家綜合檔案館建成包羅萬象、應(yīng)有盡有的“超級(jí)檔案館”，從理論上和實(shí)踐上，卻未必是可行的。所以，筆者認(rèn)為，要樹立“大檔案館”思維，科學(xué)地處理好綜合館與專業(yè)（專門）館之間的關(guān)系，運(yùn)用“大檔案館”概念和模式，對(duì)國有檔案資源進(jìn)行行之有效地管理和利用。

一、對(duì)國有檔案資源的統(tǒng)一管理是必要的

1.對(duì)國有檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，是我國的公有制性質(zhì)決定的。“在社會(huì)主義國家，社會(huì)主義公有制和無產(chǎn)階級(jí)專政，為檔案的國有化提供了必要的政治基礎(chǔ)。同時(shí)也是它的必然結(jié)果”（陳兆祦主編《檔案管理學(xué)》）。1956年國務(wù)院《關(guān)于加強(qiáng)國家檔案工作的意見》明確宣布了檔案的國家所有制。《檔案法》也明確了“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的檔案管理原則。對(duì)國有檔案資源，必須有代表國家意志的機(jī)構(gòu)——國家檔案行政管理部門，進(jìn)行統(tǒng)一管理。

2.對(duì)國有檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，能最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。完整而系統(tǒng)的檔案才能反映歷史的真實(shí)，才能為研究提供真實(shí)的憑證，為決策提高科學(xué)系統(tǒng)的依據(jù)。統(tǒng)一管理為檔案資源共享提供了必要條件，也為深度開發(fā)檔案信息資源提供了充分條件。

3.對(duì)國有檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，能為群眾提供更加完善的服務(wù)。機(jī)關(guān)與社會(huì)一直是檔案利用的主體，其中公民個(gè)人利用檔案所占比例逐年增高。群眾利用檔案維護(hù)權(quán)益，進(jìn)行文化休閑已經(jīng)漸成趨勢。為群眾提供更為便捷的服務(wù)是檔案管理部門的職責(zé)所在，“一站式”服務(wù)是檔案部門追求的最佳服務(wù)方式，其前提就是檔案統(tǒng)一管理模式下所形成的資源共享。

4.對(duì)國有檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，有利于檔案資源的保管保護(hù)。分散式管理需要重復(fù)建設(shè)庫房，重復(fù)配備設(shè)備，重復(fù)配置人員，增加管理運(yùn)行成本。集約化管理的優(yōu)勢在于節(jié)約人力，節(jié)省投入，提高設(shè)備使用效率，減少管理成本。統(tǒng)一管理檔案資源，可以較少的成本實(shí)現(xiàn)較優(yōu)的保管保護(hù)效能。

所以，統(tǒng)一管理國有檔案資源既是可能的，也是可行的。各級(jí)檔案行政管理部門代表黨和國家管理國有檔案資源，其體制和機(jī)制是科學(xué)的，應(yīng)該長期堅(jiān)持并不斷強(qiáng)化其職能、地位。

二、建立包羅萬象的“超級(jí)檔案館”是不切實(shí)際的

集約化管理模式盡管極具優(yōu)勢，但是，建立一個(gè)試圖包羅萬象、應(yīng)有盡有的“超級(jí)檔案館”卻是不切實(shí)際的。

1.必須充分考慮部門與專業(yè)的特殊訴求。在黨的一元化領(lǐng)導(dǎo)下，國家各級(jí)行政機(jī)構(gòu)體現(xiàn)著人民群眾的共同利益。但是不可否認(rèn)，由于職能與分工不同，不同機(jī)關(guān)存在不同的工作訴求和特殊需要。而單位的職能與檔案的行政效能密不可分，單位需要長期利用檔案履行職能。因此，要尊重部門間存在的不同職能訴求，允許特殊部門長期管理相關(guān)檔案。這是個(gè)不想交的問題。

2.必須充分考慮專業(yè)檔案、專門檔案的動(dòng)態(tài)特性。很多專業(yè)檔案、專門檔案都具有動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。在履職過程中，不斷產(chǎn)生材料、整理材料、歸檔材料，循環(huán)往復(fù)，如社保檔案、駕駛員及車管檔案等，且產(chǎn)生-整理-歸檔-利用檔案的周期較長。這類檔案一般采用“前廠后店”的管理方式最為便捷，即前臺(tái)辦理業(yè)務(wù)，后臺(tái)整理、保管檔案，不適宜向綜合檔案館移交。這是個(gè)不能交的問題。

3.必須充分考慮檔案利用的時(shí)效性限制，即價(jià)值限制。接收專業(yè)檔案、專門檔案進(jìn)館的時(shí)限，通常的做法有兩種，即延長或縮短進(jìn)館時(shí)限。對(duì)于動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)的檔案一般是延長進(jìn)館時(shí)限，如上述社保檔案、還有訴訟檔案；對(duì)于動(dòng)態(tài)性不明顯，乃至“一次成型”的檔案，即一旦歸檔便不再出現(xiàn)變化的專業(yè)檔案，一般是縮短進(jìn)館時(shí)限，如婚姻登記檔案等。但無論是延長或縮短，都必須實(shí)事求是地考慮其價(jià)值周期及利用時(shí)效性限制，如果進(jìn)館時(shí)限超過了檔案的價(jià)值周期，檔案失去了利用價(jià)值，進(jìn)館即變得毫無意義。這是個(gè)不必交的問題。

4.必須充分考慮檔案管理的費(fèi)效比。檔案工作的目的是利用，提供利用的最高要求是便捷，綜合管理也要以服務(wù)便捷為前提條件，忽略利用的便捷度而一味追求大綜合是沒有實(shí)際意義的，是形而上的要求。無論綜合管理，還是適度分散保管必須首先考慮檔案利用的便捷與成本，即費(fèi)效比，如房產(chǎn)檔案、訴訟檔案等，一旦管理場所與利用場所分離，必然造成利用不便，行政成本增加。這是個(gè)不可交的問題。

三、探索國有檔案資源的有效管理模式

目前國家檔案館體系已經(jīng)全面構(gòu)成，對(duì)檔案館的設(shè)置，國家也已出臺(tái)相關(guān)原則。在這種條件下，對(duì)檔案館體系的改革不是不可以，一些地方所做的探索也應(yīng)該充分肯定，先行先試應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)。但在沒有全面改革的情況下，妥善處理好綜合檔案館與專業(yè)（專門）檔案館乃至部門檔案館之間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，又充分考慮部門、專業(yè)利益，是首先應(yīng)該考慮的問題。那么如何才能達(dá)到這一目的呢？筆者的觀點(diǎn)是，通過繪制國有檔案資源網(wǎng)絡(luò)圖，全面掌控國有檔案資源家底，應(yīng)用大檔案館思維，建立起密切聯(lián)系的檔案館工作協(xié)同機(jī)制，通過采用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享與聯(lián)合開發(fā)，實(shí)現(xiàn)集約優(yōu)勢效應(yīng)。

1.進(jìn)一步發(fā)揮各級(jí)檔案局的行政管理與執(zhí)法職能，對(duì)國有檔案資源進(jìn)行管理。各級(jí)檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，這是法律賦予檔案局的職責(zé)。各級(jí)檔案局要敢于擔(dān)當(dāng)，責(zé)無旁貸承擔(dān)起對(duì)國有檔案資源的管理，在制定行業(yè)和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范時(shí)，充分考慮專業(yè)檔案、專門檔案的統(tǒng)一管理要求，不能各自為政。要加強(qiáng)與行業(yè)主管部門的協(xié)調(diào)，共同開展專業(yè)檔案、專門檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。要加強(qiáng)統(tǒng)一的檔案執(zhí)法檢查，對(duì)在國有檔案資源管理中出現(xiàn)的違法案件進(jìn)行查處，保證國有檔案資源的有效管理，改變現(xiàn)在的政出多門、利益分割、甚至爭奪資源的現(xiàn)象。

2.繪制國有檔案資源網(wǎng)絡(luò)圖，全面掌控國有檔案資源。各級(jí)檔案行政管理部門要對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)的國有檔案資源進(jìn)行調(diào)查摸底，凡屬國有檔案資源的范疇，均列入調(diào)查范圍，然后繪制出詳細(xì)的國有檔案資源網(wǎng)絡(luò)圖，包括主管單位、檔案門類、檔案數(shù)量、保管條件、利用情況、組織架構(gòu)等情況，對(duì)其進(jìn)行全面掌控。

3.將所有國有檔案資源納入檔案年度統(tǒng)計(jì)范疇，把握其增減變量。完善現(xiàn)有的檔案年度統(tǒng)計(jì)制度，明確更為具體的檔案統(tǒng)計(jì)范圍，將國有檔案資源納入統(tǒng)計(jì)內(nèi)容，按年度統(tǒng)計(jì)其增減變量，為完善管理體制、提高管理水平提供量的參考。

4.將檔案館聯(lián)席會(huì)議形成定制，加強(qiáng)館際協(xié)同。這里強(qiáng)調(diào)的不是協(xié)作，而是協(xié)同。協(xié)作的基本特征是各個(gè)獨(dú)立勞動(dòng)組合搭配，協(xié)同的主要特征是利用相聯(lián)的要素和環(huán)境條件，造就系統(tǒng)的整體趨勢從而形成系統(tǒng)性質(zhì)的飛躍變化（參考潘開靈《從協(xié)作、協(xié)調(diào)到協(xié)同的管理發(fā)展》）。定期召開綜合檔案館-專業(yè)（專門）檔案館（室）聯(lián)席會(huì)議，并形成固定的機(jī)制，建立起協(xié)同一致的業(yè)務(wù)工作機(jī)制，即保管協(xié)同、信息系統(tǒng)、指揮系統(tǒng)和利用協(xié)同。如婚姻檔案與房產(chǎn)檔案關(guān)聯(lián)度極大，如果實(shí)現(xiàn)了檔案、民政、住房三家單位的協(xié)同，即可以讓利用者享受“一站式”服務(wù)。

5.應(yīng)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)國有檔案資源共享與開發(fā)、服務(wù)。現(xiàn)代信息化技術(shù)給檔案形成方式、檔案流轉(zhuǎn)途徑、檔案管理模式、檔案用戶體驗(yàn)、檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)帶來了質(zhì)的變化，模糊了管理空間，壓短了利用時(shí)間，使檔案實(shí)體的管理和利用越來越變得不再具有“唯一性”。充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)和大數(shù)據(jù)分析挖掘?qū)崿F(xiàn)檔案信息的共享和開發(fā)、服務(wù)，成為檔案館發(fā)展、加強(qiáng)館際交流的必然趨勢和技術(shù)前提。這也成為了我們管理國有檔案資源，實(shí)現(xiàn)國有檔案資源共享與開發(fā)、服務(wù)的技術(shù)條件和手段。

（作者單位：金鄉(xiāng)縣檔案局 / 濟(jì)寧市檔案局）