檔案庫房管理工作法新探

文·王曉華

檔案庫房管理工作法新探

文·王曉華

檔案庫房管理是檔案館工作的一項重要職能。安全、科學地保管好館藏檔案，是檔案館開展一切工作的基礎保障。長期以來，青島市檔案館檔案管理處工作人員秉承“慎思、慎密、慎微、慎行”的工作理念，堅持制度一應俱全、賬目一清二楚、調卷一呼即應、整理一絲不茍、衛生一塵不染、安全萬無一失的“六個一”工作標準，在庫房精細化管理上狠下功夫，積極研究探索工作新思路新方法，不斷強化和規范檔案庫房管理工作。

2006年，通過工作實踐，摸索總結出“左抽右取調卷法”“盒裝檔案倒置法”“保密檔案兩步審核法”“預排歸卷法”“檔案排列取齊法”“三指清點法”等十個簡單實用的工作技能小竅門，在青島市檔案系統業務技能競賽中，被命名為“檔案庫房管理工作法”，并受到國家檔案局、省檔案局領導及各地檔案同行的肯定。隨著工作的不斷深入，又經過十年來的不斷探索實踐，檔案管理處工作人員針對實際工作中開展的檔案接收數據審查、檔案登記、檔案借閱、檔案保護、職責意識等業務環節進行研究歸納，創新總結出“檔案庫房管理工作新十法”，進一步提升檔案庫房管理科學化、規范化水平。

一、接收檔案實體及數據審核法

接收檔案實體及數據審核法，即檔案管理處、數據資源處分別對接收進館的實體檔案和相對應的電子檔案數量、條目進行認真審查核實，確認無誤后，辦理移交接收手續。由于實行了進館檔案質量檢查驗收與檔案業務監督指導職能合一、標準一致的做法，將檔案質量問題解決在進館之前。所以在檔案接收進館時，檔案管理處、數據資源處只根據全宗指南及歸檔文件目錄，逐卷（件）清點核對實體檔案數量，核對相應的電子數據。進館實體檔案數量少時，由分管相關庫房的人員清點；數量多時，檔案管理處組織全體人員集中清點。檔案經清點核對，確認準確無誤后，與移交單位辦理交接手續。檔案管理處組織實體檔案上架保管，數據資源處接收上傳電子數據。這樣既保證了進館檔案質量，簡化了接收工作程序，又提高了工作效率。

二、檔案總登記編制法

檔案總登記編制法，即一是對舊式檔案總登記簿形式內容進行改進完善，在保留全宗號、全宗名稱、收入時間、所屬年度、保管期限、備注等項目基礎上，增加“文據編號”“入出庫性質”“登記人”等項目。二是每個庫房配備相應的簿式總登記簿，各庫房專人負責，以流水帳形式隨時記錄新接收進館的各類檔案情況。隨著檔案數量的不斷增加，實施檔案分類分庫、專人管理，形成多庫、多人分頭登記統計的管理模式，因為計算機管理系統雖然解決了通過簿式登記的疊加計算、數據庫可自動統計問題，但依然做不到對各庫房館藏檔案的實時掌控。同時為保持統計記錄的原始性，手工記錄總登記簿還應繼續保留，因為這既是館藏檔案統計方式的一種延續，又可確保統計數據的原始性準確性。

三、借調檔案催還法

借調檔案催還法，即無論是內部借閱利用，還是外部調閱利用，一旦超過規定的借調期限，庫房管理人員即通過電話、辦公網絡、上門等形式進行催還。若繼續借調利用，需持借調的檔案資料與相關庫房管理人員重新辦理借調手續，確保檔案安全保管。今后，將在智慧檔案館系統“利用管理——調歸卷管理”模塊中，設置智能催還檔案資料功能，通過技術手段提醒、警示、處置逾期未還且未辦理續借手續的借閱者。

四、檔案封存法

檔案封存法，即在檔案原件已經實現縮微、數字化掃描處理，并對外利用提供檔案計算機全文閱讀的情況下，采用封存方式對檔案原件實施保護。封存前，制定好封存計劃，全面檢查檔案原件保管情況，以及數字化信息與原件內容是否一致等。我們已對部分重要檔案實行了封存。采取封存，有利于原件保護，簡化清點檔案等工作量，便于庫房管理。

五、庫房溫濕度校驗法

庫房溫濕度校驗法，即檔案庫房管理人員與溫濕度控制系統（總控室）管理人員，根據各自所配備檢測設備，定點定時對庫房溫濕度數據進行校驗，并采取相應措施確保庫房溫濕度控制在規定范圍之內。因為在只有溫濕度控制系統管理人員單一方面進行監控情況下，庫房管理人員無法實時監控到溫濕度是否超標，且隨著控制系統設備的老化，很難保證檢測數據的準確性和設備的應時啟動。在各庫房中配備簡易實用的溫濕度測量儀器，庫房管理人員定時巡查，如果發現溫濕度異常，可立即與溫濕度控制系統管理人員相互校驗數據，及時采取措施，保證庫房正常溫濕度，有效延長檔案壽命。

六、庫房空氣質量保持法

庫房空氣質量保持法，即通過做好新進館檔案消毒、保持庫房衛生整潔、定時開啟庫房空氣凈化器、定期檢測空調換風設備等措施，保持庫房空氣質量，避免或減少病蟲害發生，這也是對庫房管理人員自身的一種保護辦法。全封閉庫房無窗設計容易造成庫房通風不暢，各種有害氣體會集聚在庫房內不易擴散。所以，一方面要采取相應措施，保持庫房空氣質量；另一方面工作人員長時間在庫房內工作時，也要佩戴口罩、手套等，做好自身防護。

七、檔案庫房巡查法

檔案庫房巡查法，即檔案庫房管理人員按照規定的時間和內容要求，巡查各自分管的庫房情況。巡查內容主要包括門禁、鎖具、除濕機、送新風、空氣凈化器、照明、密集架等設施設備是否正常啟動、運轉使用；密集架資料架上檔案資料、桌面上物品、墻上制度、理念牌等擺放懸掛是否整齊；溫濕度是否在規定范圍內；房頂、墻體、地面有無滲水、剝落、裂縫；衛生是否整潔；門窗是否適時關閉，以及其他事項。如發現問題，應及時處理。建立《檔案庫房巡查記錄登記表》，記錄巡查及問題處理等情況，責任人員簽字、留存備查。

八、ABC崗位職責法

ABC崗位職責法，即各個庫房管理崗位無缺位制。每個庫房明確由三人分別擔任A、B、C角，A角對分管庫房負主要責任，B角協助A角做好分管庫房相關工作，C角是在A、B角遇有特殊情況均臨時不在崗時，協助A角做好分管庫房相關工作。當A角離崗時，A角須向B角做好工作交接，B角應切實履行責任，及時處理工作事項，待A角返崗后主動說明代行職責的情況；A、B角一般不得同時外出，確需離崗的，須與C角做好工作交接。處室負責人負責A、B、C角制度落實情況的監督，確保庫房管理每項工作都有人承擔、有人完成，做到管理無縫隙、服務無邊界。

九、檔案庫房管理流程圖解法

檔案庫房管理流程圖解法，即通過圖解流程將檔案庫房管理工作的各個環節進行標識解讀，直觀地反映檔案庫房管理的各項工作和要求，讓工作人員特別是新從事庫房管理崗位的工作人員，能夠全面詳細地了解和掌握工作流程，熟悉各個工作環節，避免工作上的疏漏，以更好地開展和完成各項任務。

十、工作責任“意識”法

工作責任“意識”法，即庫房管理人員在每天工作之前，給自己的工作加一個“意義”，給自己一個暗示，簡單地講就是隨意設個儀式，比如在收拾一下辦公桌或喝上一口水時，提醒自己管理著全市最珍貴、最重要的檔案資源，責任重大，使命光榮，暗示自己接下來的時間需要保持高度專注和全身心投入。在有些人看來，檔案庫房管理沒有多少科技含量，只是一種簡單體力勞動的重復運作，默默無聞，枯燥乏味。天長日久，有的人也會產生一種懈怠迷茫，感覺不到工作的輝煌。而這個“意識”的存在，就是幫助庫房管理人員在心中給自己的工作賦予一個神圣的意義！意識到認真完成工作可以給自己帶來的快樂和收獲，充分調動自己的主觀能動性和工作積極性，以高昂的工作狀態，認真履行崗位職責，化平凡為非凡。

（作者單位：青島市檔案館）