五問離校系統(tǒng)

文/李凌

五問離校系統(tǒng)

文/李凌

離校系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)常態(tài)化。一個(gè)學(xué)生一旦成功進(jìn)入學(xué)校，就應(yīng)當(dāng)將其數(shù)據(jù)自動(dòng)同步到離校系統(tǒng)中。

過去，每一個(gè)學(xué)生離開學(xué)校前，需要領(lǐng)一張轉(zhuǎn)單，學(xué)生拿著轉(zhuǎn)單到每一個(gè)部門蓋章，之后，便可以領(lǐng)畢業(yè)證辦理離校手續(xù)。這個(gè)步驟的目的是為了確保學(xué)生在領(lǐng)證離開學(xué)校前，學(xué)校和學(xué)生兩不相欠。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，學(xué)校希望借助信息系統(tǒng)完成離校工作，因而“數(shù)字離校系統(tǒng)”應(yīng)運(yùn)而生。但是理想的離校系統(tǒng)真的并不多。如北京理工大學(xué)之前所用的系統(tǒng)，除了界面不美觀外，各種業(yè)務(wù)的設(shè)計(jì)也很不合理。

之后，我們開始重新思考離校系統(tǒng)應(yīng)該怎么做，并自主研發(fā)了新的數(shù)字離校系統(tǒng)。系統(tǒng)運(yùn)行幾年來，順利地支撐了學(xué)校的工作。那么，離校系統(tǒng)的核心是什么？離校系統(tǒng)涉及到哪些問題？這是我們能否設(shè)計(jì)一個(gè)好用的離校系統(tǒng)的理念支撐。

Q1離校系統(tǒng)要解決的首要問題是什么？

這個(gè)問題的答案是簡化流程。在過去，學(xué)生之所以要拿著轉(zhuǎn)單去很多部門，是因?yàn)楫?dāng)時(shí)的信息系統(tǒng)還不普及，學(xué)校還僅僅把學(xué)生當(dāng)成管理的對(duì)象而缺乏服務(wù)的意識(shí)。當(dāng)信息系統(tǒng)普及后，我們?cè)倩仡^看，首先應(yīng)該想到的是，轉(zhuǎn)單上很多部門實(shí)際上根本沒有必要存在于高校的離校環(huán)節(jié)中。這些環(huán)節(jié)可以分為兩種：思路轉(zhuǎn)變后可以取消的環(huán)節(jié)以及可以后臺(tái)批量辦理的環(huán)節(jié)。

思路轉(zhuǎn)變后可以取消的環(huán)節(jié)，指的是這個(gè)環(huán)節(jié)在信息化時(shí)代已經(jīng)失去了過去管理上的意義，比如，收回學(xué)校醫(yī)療本，醫(yī)療信息化快速發(fā)展，學(xué)生完全可以用一卡通看病，根本沒有必要收回醫(yī)療本。

可以后臺(tái)批量辦理的環(huán)節(jié)，是過去需要面向個(gè)人辦理的業(yè)務(wù)，現(xiàn)在完全可以通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)一辦理，比較典型的有：

1.網(wǎng)絡(luò)賬號(hào)注銷：讓用戶逐一注銷是件很麻煩的事，把該退回的費(fèi)用統(tǒng)一退回到銀行，然后以一個(gè)命令瞬間注銷。

2.一卡通注銷：同樣的道理，將資金退回即可。

同時(shí)，保留下來的環(huán)節(jié)也不要設(shè)置復(fù)雜的先后順序，除了發(fā)畢業(yè)證學(xué)位證的環(huán)節(jié)必須是最后的環(huán)節(jié)以外，其他環(huán)節(jié)完全可以并行辦理。

離校環(huán)節(jié)的簡化，并非系統(tǒng)之功，而是一批極具服務(wù)意識(shí)兼?zhèn)涔芾碇腔鄣墓芾砣藛T長期努力的結(jié)果。而數(shù)字離校系統(tǒng)的建設(shè)，恰恰為他們實(shí)踐自己的管理理念提供了一個(gè)契機(jī)。

Q2離校系統(tǒng)還能解決哪些問題？

學(xué)生是否獲得了畢業(yè)資格，是否應(yīng)該由離校系統(tǒng)判斷呢？學(xué)生是否欠費(fèi)，是否應(yīng)該由離校系統(tǒng)判斷呢？表面上看，這些業(yè)務(wù)都跟離校工作有一定的關(guān)系，但仔細(xì)分析，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)，這些業(yè)務(wù)跟離校系統(tǒng)幾乎是沒有一點(diǎn)關(guān)系，因?yàn)檫@些結(jié)果原本應(yīng)該由教務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)得出。

跟很多信息系統(tǒng)一樣，離校系統(tǒng)本質(zhì)上解決的是信息及時(shí)共享問題。通過將學(xué)生辦理情況的數(shù)據(jù)在業(yè)務(wù)部門、學(xué)院和學(xué)生之間共享，使得學(xué)生可以少跑路，業(yè)務(wù)部門可以少接待，而學(xué)院可以及時(shí)了解學(xué)生的手續(xù)進(jìn)展情況。

Q3離校應(yīng)該做成常態(tài)化的嗎？

傳統(tǒng)上將離校當(dāng)成一項(xiàng)在特定時(shí)間內(nèi)的特定工作，這是因?yàn)樵诓僮髦袑W(xué)校在畢業(yè)季才開始把離校當(dāng)成一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)對(duì)待。但實(shí)際上，隨著高校人才培養(yǎng)工作的不斷發(fā)展，并非所有的學(xué)生都在七月畢業(yè)。譬如，有不少碩士研究生是在當(dāng)年的三月份畢業(yè)，而博士研究生的畢業(yè)是隨著論文和答辯的進(jìn)行，每年可能有好幾批學(xué)生畢業(yè)。

在這樣的情況下，把離校系統(tǒng)做成一種可以支持常態(tài)化工作的系統(tǒng)是很有必要的。要讓系統(tǒng)的工作常態(tài)化，最重要的就是避免人工干預(yù)和配置。

也就是說，一個(gè)學(xué)生一旦成功進(jìn)入學(xué)校，就應(yīng)當(dāng)將其數(shù)據(jù)自動(dòng)同步到離校系統(tǒng)中。

Q4離校必須得有名單嗎？

很多離校系統(tǒng)公司提供的離校系統(tǒng)在使用時(shí)必須配置離校名單，而且離校名單不能隨便修改，一個(gè)學(xué)生不能多次進(jìn)入離校名單，這些都是對(duì)學(xué)校的實(shí)際工作不了解導(dǎo)致的。

過去，在使用這樣的系統(tǒng)時(shí)，我們向研究生管理部門要準(zhǔn)確的離校名單，會(huì)聽到類似的答復(fù)：“我怎么知道這些博士能不能畢業(yè)？他們能不能畢業(yè)要根據(jù)答辯結(jié)果確定。”

系統(tǒng)需要離校名單，往往是希望通過此標(biāo)識(shí)出學(xué)生是不是可以離校，名單內(nèi)的必須離校，名單外的不能離校。但從高校實(shí)際管理的現(xiàn)狀來看，在管理沒有達(dá)到一定的水平前，希望通過系統(tǒng)來判斷學(xué)生能不能離校并不現(xiàn)實(shí)。真正最了解學(xué)生相關(guān)情況的，恰恰是辦理離校業(yè)務(wù)的學(xué)院輔導(dǎo)員、副書記，與其在系統(tǒng)里要一份并不準(zhǔn)確的名單，不如把決定權(quán)留給最熟悉此項(xiàng)工作的人。

但離校名單就沒有用嗎？當(dāng)然不是，提供一份離校名單可以對(duì)工作人員起到提醒的作用，批量辦理也需要通過名單完成，同時(shí)也可以作為生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表的依據(jù)，只要不將其作為可否辦理的依據(jù)和系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的必要條件即可。

那么，離校名單應(yīng)當(dāng)如何表示？一種最為簡單的表示方法是在每條學(xué)生數(shù)據(jù)上增加離校起始和終止時(shí)間兩個(gè)屬性。

Q5辦理狀態(tài)如何表示？

如果離校是一個(gè)常態(tài)化的系統(tǒng)，那么在離校系統(tǒng)中的一個(gè)部門的狀態(tài)項(xiàng)就不僅僅是是否辦理完成狀態(tài)，而是有可能在多種狀態(tài)之間多次轉(zhuǎn)換。可能的狀態(tài)包括：

待核準(zhǔn)：當(dāng)學(xué)生進(jìn)入學(xué)校時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)為其初始化的狀態(tài)。

需辦理：表示學(xué)生真的需要辦理這項(xiàng)手續(xù)。

無需辦理：表示學(xué)生不需要辦理這項(xiàng)手續(xù)。

已辦理：表示學(xué)生已經(jīng)將手續(xù)辦理完畢。

可辦理：表示學(xué)生可辦理也可不辦理，由本人決定。

如果一個(gè)項(xiàng)目處于待核準(zhǔn)和需辦理狀態(tài)，學(xué)生是需要去辦理相關(guān)手續(xù)的，顯示為紅色；而如果處于無需辦理、已辦理、可辦理狀態(tài)，則顯示為綠色。

離校系統(tǒng)中的其他要點(diǎn)

系統(tǒng)的整合

在系統(tǒng)沒有整合前，為了實(shí)現(xiàn)學(xué)生少跑路，業(yè)務(wù)部門少接待的任務(wù)，就必須要進(jìn)行需辦理狀態(tài)預(yù)置和批量辦理，這背后是工作人員對(duì)名單的手工處理。不僅耗時(shí)費(fèi)力，而且容易出錯(cuò)。

一旦做好系統(tǒng)整合，每一個(gè)狀態(tài)的變化隨著業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)變化而自動(dòng)變化，十到十五分鐘左右的延遲也都是可以接受的，只要數(shù)據(jù)的到達(dá)比學(xué)生稍微快一點(diǎn)就可以。

在我們的實(shí)際工作中，已經(jīng)完成了三個(gè)環(huán)節(jié)中兩個(gè)環(huán)節(jié)的整合：

圖書館：圖書館工作人員完成必要的工作后，將讀者信息注銷，此時(shí)離校系統(tǒng)自動(dòng)將用戶置為已辦理狀態(tài)。

財(cái)務(wù)處：通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)的學(xué)生欠費(fèi)信息視圖，將欠費(fèi)學(xué)生標(biāo)記為需辦理，其余標(biāo)記為已辦理。

移動(dòng)端的支持

通過將離校系統(tǒng)與微信企業(yè)號(hào)整合，可以方便地為學(xué)生提供狀態(tài)查詢和狀態(tài)變化通知，讓學(xué)生走在路上也能及時(shí)了解自己的情況。

離校是一個(gè)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)高度整合的系統(tǒng)，但現(xiàn)實(shí)的情況是，整合未必一開始就能成功。而對(duì)于沒有整合的環(huán)節(jié)，在設(shè)計(jì)時(shí)需考慮手工辦理可能帶來的問題。

對(duì)于一個(gè)沒有做系統(tǒng)整合的環(huán)節(jié)，“已辦理”這個(gè)狀態(tài)是有一定風(fēng)險(xiǎn)的。譬如一個(gè)博士生進(jìn)入了離校名單，財(cái)務(wù)處核查其并不拖欠費(fèi)用，就通過批量辦理功能將其置為已辦理。碰巧該博士生并未通過答辯延期一年，期間住宿舍卻并未繳費(fèi)。當(dāng)該博士生再次辦理離校時(shí)，如果宿管中心與財(cái)務(wù)處已核查其是否存在拖欠費(fèi)用，就不會(huì)有問題。但畢竟人工操作難以保證時(shí)效性，就很有可能出現(xiàn)一個(gè)空檔期。這時(shí)實(shí)際上學(xué)生欠費(fèi)，可因?yàn)闋顟B(tài)未能及時(shí)改變，會(huì)顯示錯(cuò)誤結(jié)果。

為了避免這種情況，對(duì)于“已辦理”這一狀態(tài)應(yīng)該設(shè)置一個(gè)有效期，譬如辦理之后三個(gè)月，當(dāng)有效期過去了，則已辦理狀態(tài)就無效了。

對(duì)于沒有整合的環(huán)節(jié)，導(dǎo)入需辦理名單和批量辦理就是非常有用的功能了。前者將名單內(nèi)的學(xué)生設(shè)置為需要辦理，同時(shí)可以將名單外但卻在離校名單內(nèi)的學(xué)生設(shè)置為已辦理。后者則直接將大批學(xué)生置為已辦理。

系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)各個(gè)部門的工作

在離校期間，與離校系統(tǒng)相關(guān)的各個(gè)部門的工作如下:

教務(wù)處、研究生培養(yǎng)處：在離校開始前提供一份大致準(zhǔn)確的名單。

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)中心：將名單導(dǎo)入離校系統(tǒng)，設(shè)置學(xué)生的離校大致時(shí)間。之后若宿管中心能夠提供住宿名單，則導(dǎo)入系統(tǒng)將相關(guān)學(xué)生置為需辦理。

后勤宿管中心：根據(jù)離校名單整理學(xué)生住宿情況，提供給網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中心和財(cái)務(wù)處。

財(cái)務(wù)處：根據(jù)宿管中心名單計(jì)算住宿費(fèi)，難度較小。學(xué)生補(bǔ)交費(fèi)用后更新財(cái)務(wù)系統(tǒng)中學(xué)生的欠費(fèi)情況。

圖書館：自學(xué)生答辯后便開始收取電子版論文和紙質(zhì)論文，收紙質(zhì)論文時(shí)如無借書則注銷學(xué)生讀者信息。

各學(xué)院：使用離校系統(tǒng)查詢學(xué)生手續(xù)辦理情況，并在所有前置環(huán)節(jié)辦理完畢后將學(xué)生置為已離校狀態(tài)。

總之，數(shù)字離校系統(tǒng)相比于數(shù)字迎新系統(tǒng)而言更復(fù)雜一些，但系統(tǒng)之間的關(guān)系理清楚，其實(shí)也并不難。

信息化的目的是把事情變簡單，而且也只有事情簡單了，才能讓系統(tǒng)好用。在信息化的建設(shè)中，做加法很容易、做減法很難，可很多時(shí)候恰恰是減法才有意義。

（責(zé)編：王左利）

（作者單位為北京理工大學(xué)）