“一網查檔、百館聯動”的制度保障
——《浙江檔案服務網查檔工作規則（試行）》解讀

在11月16日全省檔案公共服務推進會上，省檔案局（館）長劉蕓宣布浙江檔案服務網正式啟用，標志著浙江檔案服務網在全省正式開始上線運行。浙江檔案服務網是一個以功能服務為主的全省聯動平臺，分成對內、對外兩個部分：對內通過省電子政務外網面向檔案系統工作人員提供一個協同工作平臺，對外通過互聯網向廣大社會用戶提供檔案公共服務，其中最核心、最重要的服務是檔案查閱服務。這項服務也列入了全省“最多跑一次”改革的群眾和企業到檔案部門辦事事項指導目錄。

為規范各檔案局（館）通過浙江檔案服務網對外提供的查檔服務工作，實現開放檔案查閱“最多跑一次”的改革要求，共同打造“一網查檔、百館聯動”的浙江檔案服務品牌，在廣泛征求意見的基礎上，11月初省檔案局制定了《浙江檔案服務網查檔工作規則（試行）》（以下簡稱《試行規則》）并印發全省檔案系統執行，以確保查檔服務的制度流程和標準規范實現全省統一。本文對其中一些重點內容作一解讀，以便于各檔案局（館）在具體工作實踐中能更好地理解和把握《試行規則》。

一、查檔方式

浙江檔案服務網提供的查檔方式有兩種：一是跨館查檔，這是在總結2013年以來我省多地開展的各種模式“異地查檔、跨館服務”成功經驗基礎上的遠程查檔服務升級版，查檔用戶可以在全省范圍內到就近檔案館由工作人員協助向省內任何一家國家綜合檔案館申請查檔；二是網上查檔，用戶通過互聯網入口（網站域名：www.zjdafw.gov.cn）以真實身份向省內任何一家國家綜合檔案館自行提交查檔申請。

二、查檔用戶實名制

根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》，中華人民共和國公民和組織利用國家檔案館已開放的檔案，須持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明。因此，無論跨館查檔還是網上查檔，都需要實名制登記。

跨館查檔的身份核驗由受理檔案館負責。查檔申請人提供符合檔案查閱規定的合法證明，向就近受理檔案館工作人員提出查檔申請，工作人員須認真查驗查檔申請人證件或證明材料，并對其真實有效性負責，然后將填寫完整的《跨館查檔申請單》通過內部協同工作平臺發送給受查檔案館。技術校驗上，目前浙江檔案服務網內部協同工作平臺的跨館查檔登記模塊已經和我省公安人口庫聯網，浙江省內用戶的身份證號和姓名可進行實時比對，省外用戶的身份證核驗尚須人工完成。檔案利用資格的審核責任，從單一案例來看是受查檔案館和受理檔案館之間一種單向委托關系，但從總體上看，應該是一種全省國家綜合檔案館之間的對等合作關系。

網上查檔的身份核驗依托浙江政務服務網的實名認證用戶庫。浙江政務服務網是省政府統一的政務辦理平臺，其實名認證用戶可以在政務服務網上辦理全省各地各部門的行政許可、行政確認、行政強制、行政獎勵、公共服務等各類事項，自然也包括檔案部門的檔案查閱等公共服務事項。因此，凡是在浙江政務服務網通過實名認證的用戶，均可在浙江檔案服務網申請網上查檔。

三、查檔范圍

《試行規則》中規定的查檔范圍是“全省國家綜合檔案館已接收進館的婚姻登記檔案、移民檔案、知青檔案、企業職工檔案、土地承包登記檔案、山林承包登記檔案等涉民檔案，以及各類列入開放范圍的館藏檔案資料”。顯然，查檔范圍主要是館藏中的開放檔案，這與我省今年11月份“最多跑一次”事項“八統一”標準化梳理形成的“檔案查閱服務”事項的適用范圍相一致。

另外，浙江檔案服務網平臺本身不限定查閱檔案的門類和類型，推廣應用時可以根據全省的適應程度和進展情況進行調整。實際把握中可以將查檔受理范圍按照先涉民檔案再其他檔案的順序穩步推進。

四、申請查檔資格和證明材料

關于申請查檔資格，《試行規則》中沒有規定檔案查閱是否必須是當事人本人。關于查檔申請證明材料，《試行規則》中也沒有具體規定查閱各類檔案分別需要提交哪些證明材料，只是規定“須提供符合檔案查閱規定的合法證明”。原因有二：一是檔案類型和類別眾多，不勝枚舉；二是同一檔案在不同時期的查檔要求也可能會經常改變。因此，政法部門工作人員、律師、委托代理人、親屬、其他相關人等能否查閱某一檔案，查閱該檔案需要提供哪些具體材料，都應由檔案保管利用部門根據有關法律法規和業務規定具體把握。

為減少群眾查檔的盲目性，提高查檔成功率，目前平臺上在填寫《查檔申請單》時，給出了查閱婚姻、職稱、勞模、出生醫學證明、二輪土地承包等檔案分別應滿足哪些條件和提交哪些材料的描述，這只是給各檔案館和查檔用戶一個參考，并且這些描述是可以根據實際變化而調整的。

五、查檔響應方式

浙江檔案服務網的查檔響應方式是線上線下結合（O2O，Online To Offline）模式。這是因為浙江檔案服務網部署在互聯網和政務外網，而根據國家有關規定，檔案館藏系統須部署在物理隔離的局域網，兩者必然是不聯通的。查檔申請和結果反饋在浙江檔案服務網線上完成，后臺工作人員根據查檔內容到本館館藏系統或檔案庫房中查詢檢索，對于浙江檔案服務網來說是線下完成。

這種線上與線下相結合的查檔響應方式至少有兩個明顯優點，一是能避免將全部檔案數據資源與互聯網連接所帶來的信息安全風險，二是能適應各地檔案館館藏數字化進度不一致但又要統一提供查檔服務的實際需要。

六、反饋時限

《試行規則》規定，無論是跨館查檔還是網上查檔，受查檔案館原則上須在收到查檔請求后的2個工作日內反饋查檔結果；在規定期限內不能作出答復的，經受查檔案館館長批準，可以適當延長期限，但最長不超過7個工作日。這里的時限要求是根據2007年4月1日起施行的《浙江省國家檔案館管理辦法》來規定的。

作為規范性文件來講，《試行規則》規定的最長時限必須符合省政府規章《浙江省國家檔案館管理辦法》的要求，但是也不宜太短。由于檔案管理中實際存在復雜因素，若直接規定了過短的時限，容易使檔案服務工作陷于被動局面。當然，從以用戶為中心、提高用戶滿意度的角度出發，各地檔案局（館）在實際工作中可以按照更高的內部要求來把握。

七、利用方式確定

《試行規則》規定，浙江檔案服務網上提供電子郵件發送、寄掛號信、快遞送達、通知查檔人到受理檔案館或受查檔案館現場領取等多種檔案利用方式。查檔申請人在提交查檔案申請時可以提出其所期望的檔案利用獲取方式。但這只是申請人的意愿，最終的審核決定權在于檔案所在的受查檔案館。受查檔案館工作人員查到所需檔案后，應根據本館查閱利用規定，同時參考查檔申請人的請求獲取方式，來最終決定既符合管理要求又方便查檔用戶的檔案利用提供方式。

上述利用方式中，電子郵件發送的利用方式無疑最快最便捷，但只適用于無保密性、敏感性低，并且沒有憑證性要求的內容；到館領取的方式對用戶來說最不方便，但是能滿足最高的安全保密性和可靠性；對于具有一定保密性或敏感性、不適宜網上傳輸，或者必須要檔案館出具蓋章證明的查檔申請，可以考慮采取寄掛號信或快遞送達的利用方式。需要注意的是，寄掛號信或快遞送達存在一個費用承擔的問題?？爝f送達費用較高，但可選擇寄件收費或收件收費；寄掛號信費用較低，但必須是寄件收費。根據省政府辦公廳《關于進一步推進“互聯網+政務服務”證照寄遞服務的通知》要求，目前郵政EMS和順豐速遞已和平臺實現了快遞送達的無縫對接。各檔案館在平臺的系統配置模塊中完成快遞合作配置后，查檔服務工作人員只要在平臺中選取確定快遞送達的利用方式，平臺會實時發送訂單信息給寄遞單位，寄遞單位工作人員就會上門攬件并寄遞到位。

八、關于遠程出證

目前，我省各地檔案部門探索和嘗試的遠程出證方式主要有電子出證、協議蓋章出證等方式。電子出證的做法是在檔案數字化掃描件或電子文件上附加水印或檔案館印章圖片，以表示該文件為某館館藏，一般都沒有使用電子簽名或加蓋真正意義上的具有法律效力的電子印章。協議蓋章出證的方式其實就是在有政策文件支持的前提下，各地檔案館之間根據協議互相使用代章。這些方式都具有立等可取的優點。但是在全省的層面上，由于電子簽名、電子印章、電子證照的應用尚未完善，并且也缺少支持檔案館間互相代章的政策依據，因此《試行規則》中沒有直接表述如何遠程出證的條款。

盡管沒有正面表述，《試行規則》對于遠程出證也是有所考慮的。對滿足條件的開放檔案采用掛號信或快遞送達的方式提供利用，寄遞出證從某種意義上說也是遠程出證的一種實現方式。雖然這種實體送達的方式不能做到立等可取，但在現有法律框架下具有較高的實際效用并且較為穩妥。

寄遞送達的遠程出證方式和到館領取的現場出證方式在“最多跑一次”改革的目標定位下，基本上滿足“讓數據多跑腿，讓群眾少跑路”的改革需求，主要解決了群眾專程來檔案館查檔案期望很高、成本很高、成功率卻不確定的痛點問題。

實踐檢驗一段時間后，如發現浙江檔案服務網查檔工作存在需要完善和改進的地方，省檔案局將適時修訂《試行規則》，修改和補充有關內容，如條件成熟時增加合適的遠程出證方式等，以更好地落實黨的十九大提出的堅持以人民為中心的發展思想，為建設好全省共同的“網上查檔聯合大廳”、打造“一網查檔、百館聯動”的浙江檔案服務品牌保駕護航。