加強(qiáng)檔案開放鑒定工作的若干思考

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，檔案生成方式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成電子檔案，由此引發(fā)了檔案管理和利用模式的變革。新形勢下檔案部門需要打破思維定勢，以全新的理念推進(jìn)檔案開放鑒定工作。

1　檔案開放鑒定工作現(xiàn)狀分析

一是理念滯后，工作成效不明顯。檔案工作人員的檔案開放意識未能跟上時(shí)代發(fā)展步伐，固有的“重保管輕利用，重保密輕開放”思想普遍存在，同時(shí)多年形成的檔案開放鑒定工作機(jī)制，側(cè)重以館藏檔案為開放鑒定對象，檔案館作為檔案開放鑒定工作責(zé)任主體，一直飽受檔案開放鑒定力量薄弱、制約因素眾多的困擾，各級綜合檔案館的檔案開放鑒定工作明顯滯后于其他業(yè)務(wù)工作。

二是針對性差，開放程度低下。受各種因素制約，許多綜合檔案館在進(jìn)行檔案開放鑒定時(shí)，較多采取間接鑒定法，即對檔案目錄進(jìn)行鑒定，且如果一卷檔案中有一件不宜開放，則常常整卷不開放。近年來，雖然檔案管理技術(shù)和數(shù)字化程度不斷提升，但一些檔案館仍通過查看文件電子目錄進(jìn)行開放鑒定，一卷檔案中有一件存疑則整卷不開放。

三是開放鑒定類型單一，利用成效有待提高。檔案館早期保存的檔案絕大部分是文書檔案，隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，檔案門類和載體不斷增多，大量民生檔案進(jìn)入檔案館，但對于不同種類和載體的檔案，檔案館主動而為的開放鑒定力度有限，很大程度上影響了檔案的利用成效。

四是檔案開放鑒定與政務(wù)信息公開工作要求不相銜接的問題亟待解決。自《政府信息公開條例》頒布以來，政務(wù)信息公開已成為各級政府部門的常態(tài)化工作，社會各界和公眾對政府信息公開的要求越來越高，各級綜合檔案館也成為法定的政府信息公開機(jī)構(gòu)。實(shí)踐顯示，目前《檔案法》中有關(guān)檔案開放鑒定工作的規(guī)定和《政府信息公開條例》的要求存在銜接不暢的問題，已經(jīng)公開的政務(wù)信息歸檔后反而成為非公開信息的矛盾凸顯，這對信息公開的時(shí)效造成了不利影響。

2　以“新理念、新機(jī)制”引領(lǐng)檔案開放鑒定工作

一要樹立以服務(wù)為主導(dǎo)的新理念，打破各種束縛，堅(jiān)持“開放是常態(tài)，不開放是例外”，以需求為導(dǎo)向，研究社會公眾對檔案服務(wù)的需求和關(guān)注的重點(diǎn)、熱點(diǎn)，優(yōu)先鑒定開放社會和群眾急需的檔案

二要館室聯(lián)動推進(jìn)工作。檔案開放鑒定工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”體制下，根據(jù)統(tǒng)一、高效、安全的原則，制定區(qū)域檔案開放鑒定工作規(guī)劃。檔案室工作是檔案館工作的基礎(chǔ)，室藏檔案是館藏檔案的主要來源，兩者密不可分，必須建立以檔案館為主、各機(jī)關(guān)綜合檔案室為輔、其他相關(guān)單位協(xié)同參與的檔案開放鑒定工作新機(jī)制。

首先，建立機(jī)構(gòu)和制度。建立區(qū)域檔案開放鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案局負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)人和機(jī)關(guān)協(xié)作組長組成，負(fù)責(zé)制定區(qū)域檔案開放鑒定總體規(guī)劃，把區(qū)域內(nèi)檔案館、檔案室作為工作主體，形成統(tǒng)一部署、分級管理、各負(fù)其責(zé)的聯(lián)動工作機(jī)制。同時(shí)根據(jù)不同檔案類別和內(nèi)容，分別制定可操作性強(qiáng)的檔案開放實(shí)施細(xì)則及工作流程，為檔案開放鑒定工作提供制度依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和解決工作中的疑難問題，并對開放信息進(jìn)行復(fù)審。下設(shè)地域（或?qū)I(yè)）鑒定工作小組，人員可由檔案局主要業(yè)務(wù)人員和檔案室工作人員組成，負(fù)責(zé)日常檔案的開放鑒定工作。如遇涉密檔案鑒定，可設(shè)降解密工作小組，由檔案局主要業(yè)務(wù)人員和相關(guān)行業(yè)人員及保密部門人員組成，對涉密檔案進(jìn)行開放鑒定。其次，加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)管。檔案開放鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對本區(qū)域檔案開放鑒定工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。檔案開放鑒定工作專業(yè)性強(qiáng)、范圍廣、難度大，為確保檔案開放信息的安全有效，必須加強(qiáng)對相關(guān)人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，建立開放鑒定人員網(wǎng)絡(luò)，開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)與交流，不斷提高業(yè)務(wù)工作水平。同時(shí)加強(qiáng)日常監(jiān)管，將檔案開放鑒定工作實(shí)行“三納入”，即納入年檢評查范圍、納入規(guī)范化檔案室創(chuàng)建要求、納入檔案法執(zhí)法檢查內(nèi)容，每年通報(bào)鑒定工作進(jìn)展情況。第三，積極推動館藏檔案開放鑒定工作，加快檔案開放速度。檔案館開放鑒定工作包括增量與存量檔案的開放鑒定。其一，把控增量檔案的開放鑒定工作，要把住檔案進(jìn)館關(guān)，結(jié)合政務(wù)信息公開，把檔案開放鑒定工作前移，將開放鑒定工作列入檔案接收標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。其二，把控存量檔案的開放鑒定工作，要對館藏存量檔案進(jìn)行分析，根據(jù)檔案的門類、內(nèi)容和社會需求情況，結(jié)合有關(guān)檔案開放鑒定工作法律法規(guī)及政府信息公開條例，制定相應(yīng)的開放鑒定工作細(xì)則，先易后難、分期分批開展。如，可優(yōu)先對照片、實(shí)物、音視頻等特種載體檔案及館藏資料進(jìn)行鑒定開放；探索開展民生檔案開放鑒定工作；針對涉密檔案，根據(jù)“誰定密誰解密”的原則，由立檔單位鑒定，如無立檔單位則制定降解密鑒定細(xì)則，由專門小組成員進(jìn)行開放鑒定。

3　以“現(xiàn)代技術(shù)+人工智能”方式提高檔案開放鑒定水平

一要借助技術(shù)超前管控。依托電子文件歸檔和接收系統(tǒng)、OA系統(tǒng)，把檔案開放鑒定工作前移，即在文件歸檔時(shí)將“是否公開”字段設(shè)置為必選項(xiàng)目或在文件起草時(shí)將“是否公開”設(shè)置為必選項(xiàng)目。二要進(jìn)行電子全文鑒定。為確保開放檔案安全，根據(jù)國家檔案局有關(guān)要求，利用館（室）藏檔案數(shù)字化成果進(jìn)行逐件逐頁鑒定，在有效保護(hù)檔案原件的同時(shí)，還可充分利用電子檔案的可復(fù)制性，突破時(shí)空限制，對一些疑難文件進(jìn)行聯(lián)合鑒定或復(fù)審。三要人技融合輔助鑒定。檔案館（室）工作人員可根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和政府信息條例提煉敏感詞、關(guān)鍵詞進(jìn)行全文搜索，進(jìn)行批量劃控和標(biāo)注，并對照片、音視頻、實(shí)物資料及館（室）藏檔案進(jìn)行批量鑒定標(biāo)注。

4　通過“開放信息+網(wǎng)絡(luò)平臺”滿足社會利用需求

一要多形式公布檔案開放信息。檔案館要在法律框架下，針對不同檔案采取不同的公布方式。如針對婚姻檔案，可以進(jìn)行權(quán)限設(shè)置、分離信息關(guān)聯(lián)因素、減少內(nèi)容指向等處理后再公布；照片檔案、視頻檔案涉及著作權(quán)、肖像權(quán)等，要對圖像進(jìn)行處理后公布。二要優(yōu)化檔案數(shù)字化成果。開展檔案開放鑒定工作對檔案數(shù)字化工作提出了更高要求。如檔案信息公布主要是公布正式文件或正稿內(nèi)容，然而不少檔案館（室）檔案數(shù)字化成果正文與底稿沒有分離，這就造成了利用上的不便。對此，建議用不同的命名方法分別命名正稿和底稿并分開打包，但需掛接在同一目錄下。三要建立區(qū)域開放檔案利用平臺。為滿足社會和公眾對檔案信息的利用需求，檔案部門應(yīng)盡快建立區(qū)域開放檔案利用平臺，實(shí)現(xiàn)館室、館際、跨區(qū)域、跨層級的信息資源共享。整合區(qū)域開放檔案信息，優(yōu)先建立區(qū)域性開放檔案目錄中心和全文專題數(shù)據(jù)庫，提供信息導(dǎo)航和全文查詢，強(qiáng)化現(xiàn)有檔案信息網(wǎng)的檢索服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)多途徑、多渠道、多層次查詢。

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