如何加強(qiáng)城市河道養(yǎng)護(hù)檔案管理

城市河道管理部門承擔(dān)著城市河道養(yǎng)護(hù)管理與城市河道整治工作，其中在河道養(yǎng)護(hù)管理時(shí)形成的具有保存價(jià)值的各種資料，就是城市河道養(yǎng)護(hù)檔案。一直以來(lái)，養(yǎng)護(hù)檔案管理沒(méi)有得到足夠重視，工作規(guī)范化水平亟待提升。筆者以所在單位杭州市蕭山區(qū)城市河道管理處為例，分析當(dāng)前工作現(xiàn)狀并提出改進(jìn)建議。

1　檔案管理的現(xiàn)狀

一是對(duì)養(yǎng)護(hù)檔案重要性認(rèn)識(shí)不夠。一般來(lái)說(shuō)，負(fù)責(zé)河道整治的單位在后期資料管理上，容易出現(xiàn)重工程資料、輕養(yǎng)護(hù)資料的傾向，加之養(yǎng)護(hù)檔案管理不能當(dāng)下就產(chǎn)生效益，單位領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)對(duì)養(yǎng)護(hù)檔案管理予以較多關(guān)注。就筆者所在單位來(lái)說(shuō)，單位在工程檔案管理上投入大量精力，如逐年對(duì)完工河道的河道整治項(xiàng)目檔案進(jìn)行規(guī)范化整理，已經(jīng)形成了比較完善的工程檔案體系，但是對(duì)養(yǎng)護(hù)資料的收集整理卻沒(méi)有引起足夠重視。截至目前，養(yǎng)護(hù)文件材料保存在養(yǎng)護(hù)科，還有不少資料由具體承擔(dān)工作的人員自行保管，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。

二是外包小組工作責(zé)任沒(méi)有落實(shí)。筆者所在單位通過(guò)公開招投標(biāo)的方式，將河道養(yǎng)護(hù)工作外包給四個(gè)班組。在與班組簽訂的合同中，沒(méi)有對(duì)養(yǎng)護(hù)文件材料的收集、整理與移交等工作做出明確的、具體的要求，沒(méi)有對(duì)班組資料員的工作提出明確要求，更沒(méi)有對(duì)養(yǎng)護(hù)文件材料管理工作的考核提出相應(yīng)要求。班組的工作涉及河面保潔、截污納管、信訪回復(fù)、防汛抗旱、泵站管理、綠地養(yǎng)護(hù)、路燈維護(hù)、保安巡查等8個(gè)方面，產(chǎn)生了河道保潔日志、污水管網(wǎng)清理日志、信訪回復(fù)臺(tái)賬、泵站管理日志、綠地保潔日志、路燈巡查日志、公園廁所維護(hù)日志等養(yǎng)護(hù)文件材料，囿于沒(méi)有落實(shí)工作制度，班組缺乏做好文件資料管理工作的意識(shí)，檔案完整性與安全性得不到保障。

2　加強(qiáng)工作的舉措

2.1　加強(qiáng)養(yǎng)護(hù)文件材料的收集

養(yǎng)護(hù)工作不僅僅是養(yǎng)護(hù)科室內(nèi)部的單獨(dú)工作，工作中需要與第三方班組發(fā)生業(yè)務(wù)聯(lián)系，且大部分的原始文件材料、日志來(lái)源于一線班組。所以在簽訂中標(biāo)合同時(shí)，就要明確班組必須做好文件材料的收集工作，在合同期滿時(shí)上交養(yǎng)護(hù)科，確保文件材料的完整。

2.2　完善檔案歸檔制度

城市河道養(yǎng)護(hù)單位應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及養(yǎng)護(hù)合同的要求，對(duì)城市河道進(jìn)行定期觀測(cè)、檢查、養(yǎng)護(hù)，建立完整的養(yǎng)護(hù)檔案并及時(shí)移交歸檔。要做好養(yǎng)護(hù)檔案歸檔工作，必須完善歸檔制度。首先是制定出合理的歸檔制度。要健全業(yè)務(wù)流程，明確歸檔時(shí)間和要求，確保養(yǎng)護(hù)檔案的完整性；還要明確具體操作標(biāo)準(zhǔn)，制定通過(guò)同級(jí)檔案行政管理部門審核的歸檔范圍和保管期限表。其次是明確歸檔內(nèi)容。要明確歸檔內(nèi)容，必須進(jìn)行檔案分類。要依據(jù)養(yǎng)護(hù)科的職能，結(jié)合檔案的內(nèi)容及其形成特點(diǎn)進(jìn)行分類，以保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用。可將養(yǎng)護(hù)檔案分為河道基礎(chǔ)信息、河道保潔情況、沿河綠地養(yǎng)護(hù)情況、泵站管理情況、設(shè)備管理情況5個(gè)類目。再次是細(xì)化檔案類目。可將上述5個(gè)類目細(xì)化為16項(xiàng)內(nèi)容：河道基礎(chǔ)信息類包括河道信息、排放口信息、截污納管信息；河道保潔情況類包括水面保潔信息、水生植物保潔信息；沿河綠地養(yǎng)護(hù)情況信息類包括沿河綠地信息、綠地附屬設(shè)施信息、綠地保潔信息；泵站管理情況類包括泵站信息、泵站設(shè)施維護(hù)信息、水位實(shí)時(shí)監(jiān)控記錄信息、閘門管理信息；設(shè)備管理情況類包括設(shè)備資料信息、設(shè)備使用記錄、設(shè)備更新改造信息、設(shè)備維修記錄。

2.3　建立城市河道養(yǎng)護(hù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)

一是建立河道基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)。如蕭山可通過(guò)今年新搭建的城市防洪排澇控制指揮系統(tǒng)平臺(tái)，利用納管范圍內(nèi)的所有城市河道名錄、基本信息、基礎(chǔ)臺(tái)賬（包括泵站、公園、河面）等基礎(chǔ)信息，建立城市河道養(yǎng)護(hù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)。一方面能便于管理，能在第一時(shí)間了解各泵站、班組運(yùn)行情況；另一方面可實(shí)時(shí)監(jiān)控，可隨時(shí)掌握河道的基本信息，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)處置。二是建立河道養(yǎng)護(hù)檔案庫(kù)。將河道養(yǎng)護(hù)管理過(guò)程中形成的文件材料經(jīng)移交歸檔、數(shù)字化等程序進(jìn)入單位數(shù)字檔案室平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，并把平臺(tái)與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)聯(lián)，提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。