房地產企業檔案信息資源建設與整合策略
——以陜西金泰恒業房地產有限公司為例

文/魏絨芳

房地產企業檔案信息資源建設與整合策略
——以陜西金泰恒業房地產有限公司為例

文/魏絨芳

日前，陜西省出臺了《陜西省檔案事業發展“十三五”規劃》，提出了“創新、協調、綠色、開放、共享”五個發展理念，確立了檔案事業信息化的發展目標和指導思想，確立了企事業單位建設數字檔案室的要求,為房地產企業建設數字檔案室指明了方向。互聯網、大數據已成為社會發展的大趨勢，企業檔案工作應創新思路，積極推進檔案信息化建設，創新服務機制，實現企業內部信息資源的共享

房地產企業檔案是房地產企業生產經營活動的真實記錄，是房地產企業寶貴的信息資源。它承擔著“記錄歷史、服務現實”的使命。隨著公司的發展和集團化管理運營模式的加強，本地和異地員工對檔案信息的需求量日益增長。如何開發檔案信息資源，更好地為公司及子公司項目建設、運營管理服務，最大限度地實現公司及分、子公司之間檔案信息資源的共享和有效利用，是近幾年公司檔案工作者思考和著手在做的一項重要工作。

一、當前企業檔案資源管理中的問題

（一）分散的檔案管理模式不利于利用

陜西金泰恒業房地產有限公司為大型集團化房地產公司，下設三個項目公司、三個全資子公司、一個分公司、三個控投公司。集團總部、全資子公司、控投公司、分子公司各自建有自己的檔案室，檔案資料采用相對集中的管理模式，但從整個集團系統的檔案管理來看，是分散管理，不利于檔案信息資源的統一管理。另一方面，檔案查詢利用審批流程復雜。房地產企業總部、分、子公司檔案交互利用主要為審批報建及部分生產技術人員和管理人員，這部分員工借閱利用多為機密重要文件，而重要文件的利用審批程序繁雜。目前通過數據庫進行網上查閱電子檔案的權限僅限于公司內部員工，不對外部員工開放，包括分、子公司之間，分、子公司員工如需利用公司總部檔案（包括紙質檔案和電子檔案），需要經過分、子公司二層審批，總部領導三級審批簽字同意，審批程序繁雜。有些利用者嫌麻煩便放棄了，來利用的員工也是抱怨不已，同時利用地點也限制在檔案室查閱，復印、利用數量有限，導致利用率低下，不利于工作。

（二）檔案資源管理模式與集團化管控不相匹配

目前集團化的管控模式是項目前期可行性論證、土地的獲取、報批報建、勘察設計、招投標、合同會簽、工程監管等絕大部分職責在公司總部。這些階段性工作完成后，形成的與各分、子公司相關的檔案資料要按時移交給各分、子公司檔案室，各分子公司自行保管。這種分散的檔案管理模式已不適應集團化管控需求，不利于集團公司的長遠發展；同時，檔案人員分散在各分子公司，不利于集團總部統一管理和指導；分散的檔案管理模式不利于公司檔案管理系統的集成使用，會造成系統資源的重復投資。因此，迫切需要集團公司整合檔案信息資源，統一部署集團系統內檔案工作。

二、整合檔案信息資源帶來的優勢

（一）集成檔案管理軟硬件設施，節省人員和資金

檔案實體和檔案信息資源整合后，一方面壓縮了檔案管理人員，有利于近距離指導檔案人員，能快速提高檔案人員業務素質和工作技能；一方面能有效利用公司總部已使用的檔案管理系統、電子文件歸檔管理系統和數字化設施及公司目前正在運行的各管理系統，在集團公司建立數字檔案室，各分公司可以充分利用局域網平臺、通過VPN加密訪問集團公司數字檔室，完成網絡歸檔、查詢等應用，節省了各分子公司建立數字檔案室購買軟件、服務器成本及數字檔案室的維護成本。避免在信息化建設中重復投資，節省資金。對公司目前正在運行的OA辦公系統、銷售管理系統、財務管理系統等，應與本單位數字檔案管理系統之間建立接口；正在規劃、尚未實施的業務系統在規劃設計時，檔案部門應提前介入，將檔案工作要求納入流程管理。使后續的業務系統更加合理、高效。

（二）有效提高工作效率和利用效率

整合檔案實體和檔案信息資源，建立數字檔案室，統一管理集團系統內檔案信息資源，實現文檔一體化管理，建立共同的用戶群（集團系統內員工），建立集團系統內一站式的檔案利用服務平臺，集團與分、子公司之間互相兼容，通過網絡平臺、遠程存取、在線傳遞，快速獲取信息，節省了時間，提高了工作效率和利用效率。同時減少對原始檔案的磨損，從而產生經濟效益和社會效益，充分發揮檔案的價值。

（三）有利于檔案規范化管理，檔案安全更有保障

集團總部通過了陜西省檔案工作目標管理AAA認證，管理規范，檔案保管條件好，檔案管理設施配置齊全，檔案庫房面積充足，檔案人員業務素質高。而分、子公司多為臨時租賃房，檔案保管條件差，檔案人員多為兼職，業務能力較差。檔案信息資源整合后，檔案實體和檔案信息安全有了保障，有利于檔案規范化管理。

三、檔案信息資源建設的途徑

加強檔案信息資源的建設與整合，應從以下幾個方面入手。

（一）加強檔案收集過程控制，加強檔案規范化管理，擴大室藏，為檔案信息資源的建設與整合奠定基礎

檔案工作規范化管理是檔案信息資源共享的基礎。分、子公司檔案信息資源是大數據庫信息資源的重要來源。房地產企業集團總部應制定規范的適應整個系統的企業檔案移交歸檔整理辦法、分類編號方案及檔案收集控制措施。保證檔案資料的齊全完整。規范準確，特別是規范檔號、題名、卷內信息，保證輸入數據庫的信息準確無誤，便于查詢。為實現資源共享奠定數據基礎。特別是加強會計檔案、電子檔案、聲像檔案、建設項目檔案的管理，確保這些涉及部門職能工作、涉及項目建設的檔案保質保量移交檔案室。依據國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規范》等業務規范來指導電子檔案的整理和移交工作，在日常做好備份、轉存等工作，在備份時，注意保存和利用分開，確保電子檔案提前于紙制檔案及時移交檔案室，保證公司檔案信息資源的實體安全和信息安全。

目前，室藏檔案絕大部分為紙制文書檔案、會計檔案和項目建設檔案，其它門類、載體的檔案數量較少。為了保留公司歷史，為利用者提供更為豐富、翔實的檔案資料，集團系統內檔案室及各部門應加強電子檔案的收集工作力度，力爭使不同門類、不同載體的反映公司歷史、文化、項目建設信息的檔案資料進入檔案室，使檔案室成為公司的“博物館”和“信息庫”。

應從以下幾個方面加強收集工作：

（1）注重收集上級及省市領導人的題字、題詞，視察、檢查工作時形成的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等；

（2）注重收集反映公司重大活動、重大項目、重大事件的電子及紙質檔案資料；

（3）本著檔案工作服務“生產經營第一線”的指導思想，注重指導整理并收集與項目有關的前期資料及重要的竣工驗收資料。

（二）加強室藏檔案的開發利用及編研工作

開發利用室藏檔案信息資源，是實現檔案資源建設與整合的最終目的。應加強檔案的編研工作。打破傳統的提供利用模式，通過網上論壇、編研資料、結合重大節慶活動拍攝專題片、QQ群、以及區域網設立檔案專題欄目等形式，向各分、子公司提供方便、快捷的全方位的利用服務，以利用服務來推動檔案信息資源的建設與整合。

（三）培訓一支高素質的檔案管理人員隊伍

檔案管理人員既要精通檔案管理業務，也要熟悉計算機信息專業知識，這是實現房地產檔案管理信息化建設的關鍵。公司系統應加大人才的培訓力度，制訂詳實的培訓計劃，結合工作實際進行培訓，注重檔案人員網絡計算機及信息技術的學習和應用，注重檔案人員之間的學習和交流，注重學習和實踐相結合，注重檔案管理規范更新方面知識的學習。

（四）整合檔案資源，加強室藏檔案信息資源的信息化、數字化建設，共建共享數據庫

在集團系統內積極宣傳“大檔案”意識及資源共享意識。大檔案就是整個集團系統的檔案資料，不僅僅限制在一個分、子公司，而是通過檔案部門和信息部門合作，通過硬件和軟件建設，在確保安全的前提下，共享大數據庫信息。建立共同的用戶群，合作共建數據庫，提高檔案信息檢索服務速度和檢出準確率，加強檔案資源的深層次開發，從而實現檔案的價值。

通過數字化建設與整合，努力構建內容豐富、門類齊全、結構合理、特色鮮明的檔案資源結構體系。建立適應企業發展的“數字檔案室”，按照統一標準和要求，實施紙制檔案數字化。逐步實施室藏檔案資源的“兩網四庫”建設。“兩網”即局域網、因特網；“四庫”即室藏檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫、照片檔案數據庫和多媒體數據庫。

1、統籌規劃，分步實施

大數據建設是一項系統工程，各分、子公司應互相配合，做好人力、財力、物力方面的支持。在規劃總體架構、技術方案時要一步到位，在系統開發、整合方面應為以后留有發展空間，避免后期出現系統集成和到互不兼容問題。

由集團公司辦公室建立統一機構負責檔案信息資源整合事項，建立由集團總部、各分、子公司檔案人員、信息人員、相關技術人員參與的信息資源整合小組，統一規劃、統一協調，有計劃、分步驟地進行。制定信息化規劃及實施方案；制定統一的數據庫建設標準及相關制度，建立數據上傳與共享機制，使用統一的管理軟件，統一的數據庫及存儲、描述格式、管理模式等。建立一站式的數據建設服務平臺，平臺設在公司總部。

2、整合方案

首先，是檔案實體、人力和設備的整合，檔案實體和信息資源同步整合。撤銷西安周邊分、子公司檔案全宗，撤銷后的分、子公司組合成一個新的檔案全宗。新形成的檔案全宗由集團公司進行管理。原檔案全宗不變，原各分、子公司檔案由集團總部進行接收保管整合，檔案實體進行集中統一管理。異地公司（山東、海南、漢中公司）實體不整合，只對數據信息資源進行整合。實體自行保管。

山東、海南、漢中公司各自完善自己的檔案管理系統，建立以本單位檔案室為中心的信息庫，有計劃地進行檔案數字化工作，整理保存相配套的電子文件目錄和紙質目錄，重要檔案電子文件和紙質文件同時歸檔保存，為實現室蔵檔案信息資源共享打好數據資源基礎。

建立數字檔案室，定期上傳數據到集團總部，實現共享和數據更新。在建立數字檔案室的過程中，應優先對使用頻率高、利用效果明顯的重要文件進行數字化，保證利用需求。同時，有計劃地進行專題數據庫的建設，比如：領導任職專題數據庫、中層干部任職專題數據庫、董事會、股東會專題數據庫、榮譽專題數據庫；建設項目專題數據庫等發揮數字檔案資源價值。

3、注重安全保密工作

集團和各分子公司應通過硬件和軟件建設，保證信息資源的安全，做好防病毒和網絡安全保護工作。做到環境、設備和介質等物理安全，嚴格遵守國家及行業安全保密制度，保證信息的安全，在數字檔案資源的接收、整理、傳遞及利用過程中，保證其運行的安全。

員工通過互聯網站和集團內部局域網實現數字檔案、實體檔案的查詢閱讀、在線預約、多級審核和查詢接待管理，現場利用等；管理員通過身份認證，上網審批、授權管理、數據庫設置權限等措施，充分保證數據庫數據的安全及針對不同利用對象，通過不同渠道，實現檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。

檔案信息資源建設的最終目的是實現檔案信息的集團共享、有效利用。為此，集團總部應統一規劃，各分、子公司應采取有效措施，積極配合。加強檔案信息資源整合，充分利用已建立的"二網四庫"和已建立的文件檔案信息共享系統，實現非機密文件檔案資源集團內部共享、檔案室開放檔案信息集團共享，機密檔案實行網上審核授權的方式，實現檔案信息的最大限度的融合和利用。

（作者單位：陜西金泰恒業房地產有限公司）