房地產企業(yè)檔案信息資源建設與整合策略
——以陜西金泰恒業(yè)房地產有限公司為例

文/魏絨芳

房地產企業(yè)檔案信息資源建設與整合策略
——以陜西金泰恒業(yè)房地產有限公司為例

文/魏絨芳

日前，陜西省出臺了《陜西省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》，提出了“創(chuàng)新、協(xié)調、綠色、開放、共享”五個發(fā)展理念，確立了檔案事業(yè)信息化的發(fā)展目標和指導思想，確立了企事業(yè)單位建設數(shù)字檔案室的要求,為房地產企業(yè)建設數(shù)字檔案室指明了方向。互聯(lián)網、大數(shù)據(jù)已成為社會發(fā)展的大趨勢，企業(yè)檔案工作應創(chuàng)新思路，積極推進檔案信息化建設，創(chuàng)新服務機制，實現(xiàn)企業(yè)內部信息資源的共享

房地產企業(yè)檔案是房地產企業(yè)生產經營活動的真實記錄，是房地產企業(yè)寶貴的信息資源。它承擔著“記錄歷史、服務現(xiàn)實”的使命。隨著公司的發(fā)展和集團化管理運營模式的加強，本地和異地員工對檔案信息的需求量日益增長。如何開發(fā)檔案信息資源，更好地為公司及子公司項目建設、運營管理服務，最大限度地實現(xiàn)公司及分、子公司之間檔案信息資源的共享和有效利用，是近幾年公司檔案工作者思考和著手在做的一項重要工作。

一、當前企業(yè)檔案資源管理中的問題

（一）分散的檔案管理模式不利于利用

陜西金泰恒業(yè)房地產有限公司為大型集團化房地產公司，下設三個項目公司、三個全資子公司、一個分公司、三個控投公司。集團總部、全資子公司、控投公司、分子公司各自建有自己的檔案室，檔案資料采用相對集中的管理模式，但從整個集團系統(tǒng)的檔案管理來看，是分散管理，不利于檔案信息資源的統(tǒng)一管理。另一方面，檔案查詢利用審批流程復雜。房地產企業(yè)總部、分、子公司檔案交互利用主要為審批報建及部分生產技術人員和管理人員，這部分員工借閱利用多為機密重要文件，而重要文件的利用審批程序繁雜。目前通過數(shù)據(jù)庫進行網上查閱電子檔案的權限僅限于公司內部員工，不對外部員工開放，包括分、子公司之間，分、子公司員工如需利用公司總部檔案（包括紙質檔案和電子檔案），需要經過分、子公司二層審批，總部領導三級審批簽字同意，審批程序繁雜。有些利用者嫌麻煩便放棄了，來利用的員工也是抱怨不已，同時利用地點也限制在檔案室查閱，復印、利用數(shù)量有限，導致利用率低下，不利于工作。

（二）檔案資源管理模式與集團化管控不相匹配

目前集團化的管控模式是項目前期可行性論證、土地的獲取、報批報建、勘察設計、招投標、合同會簽、工程監(jiān)管等絕大部分職責在公司總部。這些階段性工作完成后，形成的與各分、子公司相關的檔案資料要按時移交給各分、子公司檔案室，各分子公司自行保管。這種分散的檔案管理模式已不適應集團化管控需求，不利于集團公司的長遠發(fā)展；同時，檔案人員分散在各分子公司，不利于集團總部統(tǒng)一管理和指導；分散的檔案管理模式不利于公司檔案管理系統(tǒng)的集成使用，會造成系統(tǒng)資源的重復投資。因此，迫切需要集團公司整合檔案信息資源，統(tǒng)一部署集團系統(tǒng)內檔案工作。

二、整合檔案信息資源帶來的優(yōu)勢

（一）集成檔案管理軟硬件設施，節(jié)省人員和資金

檔案實體和檔案信息資源整合后，一方面壓縮了檔案管理人員，有利于近距離指導檔案人員，能快速提高檔案人員業(yè)務素質和工作技能；一方面能有效利用公司總部已使用的檔案管理系統(tǒng)、電子文件歸檔管理系統(tǒng)和數(shù)字化設施及公司目前正在運行的各管理系統(tǒng)，在集團公司建立數(shù)字檔案室，各分公司可以充分利用局域網平臺、通過VPN加密訪問集團公司數(shù)字檔室，完成網絡歸檔、查詢等應用，節(jié)省了各分子公司建立數(shù)字檔案室購買軟件、服務器成本及數(shù)字檔案室的維護成本。避免在信息化建設中重復投資，節(jié)省資金。對公司目前正在運行的OA辦公系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)等，應與本單位數(shù)字檔案管理系統(tǒng)之間建立接口；正在規(guī)劃、尚未實施的業(yè)務系統(tǒng)在規(guī)劃設計時，檔案部門應提前介入，將檔案工作要求納入流程管理。使后續(xù)的業(yè)務系統(tǒng)更加合理、高效。

（二）有效提高工作效率和利用效率

整合檔案實體和檔案信息資源，建立數(shù)字檔案室，統(tǒng)一管理集團系統(tǒng)內檔案信息資源，實現(xiàn)文檔一體化管理，建立共同的用戶群（集團系統(tǒng)內員工），建立集團系統(tǒng)內一站式的檔案利用服務平臺，集團與分、子公司之間互相兼容，通過網絡平臺、遠程存取、在線傳遞，快速獲取信息，節(jié)省了時間，提高了工作效率和利用效率。同時減少對原始檔案的磨損，從而產生經濟效益和社會效益，充分發(fā)揮檔案的價值。

（三）有利于檔案規(guī)范化管理，檔案安全更有保障

集團總部通過了陜西省檔案工作目標管理AAA認證，管理規(guī)范，檔案保管條件好，檔案管理設施配置齊全，檔案庫房面積充足，檔案人員業(yè)務素質高。而分、子公司多為臨時租賃房，檔案保管條件差，檔案人員多為兼職，業(yè)務能力較差。檔案信息資源整合后，檔案實體和檔案信息安全有了保障，有利于檔案規(guī)范化管理。

三、檔案信息資源建設的途徑

加強檔案信息資源的建設與整合，應從以下幾個方面入手。

（一）加強檔案收集過程控制，加強檔案規(guī)范化管理，擴大室藏，為檔案信息資源的建設與整合奠定基礎

檔案工作規(guī)范化管理是檔案信息資源共享的基礎。分、子公司檔案信息資源是大數(shù)據(jù)庫信息資源的重要來源。房地產企業(yè)集團總部應制定規(guī)范的適應整個系統(tǒng)的企業(yè)檔案移交歸檔整理辦法、分類編號方案及檔案收集控制措施。保證檔案資料的齊全完整。規(guī)范準確，特別是規(guī)范檔號、題名、卷內信息，保證輸入數(shù)據(jù)庫的信息準確無誤，便于查詢。為實現(xiàn)資源共享奠定數(shù)據(jù)基礎。特別是加強會計檔案、電子檔案、聲像檔案、建設項目檔案的管理，確保這些涉及部門職能工作、涉及項目建設的檔案保質保量移交檔案室。依據(jù)國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等業(yè)務規(guī)范來指導電子檔案的整理和移交工作，在日常做好備份、轉存等工作，在備份時，注意保存和利用分開，確保電子檔案提前于紙制檔案及時移交檔案室，保證公司檔案信息資源的實體安全和信息安全。

目前，室藏檔案絕大部分為紙制文書檔案、會計檔案和項目建設檔案，其它門類、載體的檔案數(shù)量較少。為了保留公司歷史，為利用者提供更為豐富、翔實的檔案資料，集團系統(tǒng)內檔案室及各部門應加強電子檔案的收集工作力度，力爭使不同門類、不同載體的反映公司歷史、文化、項目建設信息的檔案資料進入檔案室，使檔案室成為公司的“博物館”和“信息庫”。

應從以下幾個方面加強收集工作：

（1）注重收集上級及省市領導人的題字、題詞，視察、檢查工作時形成的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等；

（2）注重收集反映公司重大活動、重大項目、重大事件的電子及紙質檔案資料；

（3）本著檔案工作服務“生產經營第一線”的指導思想，注重指導整理并收集與項目有關的前期資料及重要的竣工驗收資料。

（二）加強室藏檔案的開發(fā)利用及編研工作

開發(fā)利用室藏檔案信息資源，是實現(xiàn)檔案資源建設與整合的最終目的。應加強檔案的編研工作。打破傳統(tǒng)的提供利用模式，通過網上論壇、編研資料、結合重大節(jié)慶活動拍攝專題片、QQ群、以及區(qū)域網設立檔案專題欄目等形式，向各分、子公司提供方便、快捷的全方位的利用服務，以利用服務來推動檔案信息資源的建設與整合。

（三）培訓一支高素質的檔案管理人員隊伍

檔案管理人員既要精通檔案管理業(yè)務，也要熟悉計算機信息專業(yè)知識，這是實現(xiàn)房地產檔案管理信息化建設的關鍵。公司系統(tǒng)應加大人才的培訓力度，制訂詳實的培訓計劃，結合工作實際進行培訓，注重檔案人員網絡計算機及信息技術的學習和應用，注重檔案人員之間的學習和交流，注重學習和實踐相結合，注重檔案管理規(guī)范更新方面知識的學習。

（四）整合檔案資源，加強室藏檔案信息資源的信息化、數(shù)字化建設，共建共享數(shù)據(jù)庫

在集團系統(tǒng)內積極宣傳“大檔案”意識及資源共享意識。大檔案就是整個集團系統(tǒng)的檔案資料，不僅僅限制在一個分、子公司，而是通過檔案部門和信息部門合作，通過硬件和軟件建設，在確保安全的前提下，共享大數(shù)據(jù)庫信息。建立共同的用戶群，合作共建數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息檢索服務速度和檢出準確率，加強檔案資源的深層次開發(fā)，從而實現(xiàn)檔案的價值。

通過數(shù)字化建設與整合，努力構建內容豐富、門類齊全、結構合理、特色鮮明的檔案資源結構體系。建立適應企業(yè)發(fā)展的“數(shù)字檔案室”，按照統(tǒng)一標準和要求，實施紙制檔案數(shù)字化。逐步實施室藏檔案資源的“兩網四庫”建設。“兩網”即局域網、因特網；“四庫”即室藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。

1、統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施

大數(shù)據(jù)建設是一項系統(tǒng)工程，各分、子公司應互相配合，做好人力、財力、物力方面的支持。在規(guī)劃總體架構、技術方案時要一步到位，在系統(tǒng)開發(fā)、整合方面應為以后留有發(fā)展空間，避免后期出現(xiàn)系統(tǒng)集成和到互不兼容問題。

由集團公司辦公室建立統(tǒng)一機構負責檔案信息資源整合事項，建立由集團總部、各分、子公司檔案人員、信息人員、相關技術人員參與的信息資源整合小組，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調，有計劃、分步驟地進行。制定信息化規(guī)劃及實施方案；制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫建設標準及相關制度，建立數(shù)據(jù)上傳與共享機制，使用統(tǒng)一的管理軟件，統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫及存儲、描述格式、管理模式等。建立一站式的數(shù)據(jù)建設服務平臺，平臺設在公司總部。

2、整合方案

首先，是檔案實體、人力和設備的整合，檔案實體和信息資源同步整合。撤銷西安周邊分、子公司檔案全宗，撤銷后的分、子公司組合成一個新的檔案全宗。新形成的檔案全宗由集團公司進行管理。原檔案全宗不變，原各分、子公司檔案由集團總部進行接收保管整合，檔案實體進行集中統(tǒng)一管理。異地公司（山東、海南、漢中公司）實體不整合，只對數(shù)據(jù)信息資源進行整合。實體自行保管。

山東、海南、漢中公司各自完善自己的檔案管理系統(tǒng)，建立以本單位檔案室為中心的信息庫，有計劃地進行檔案數(shù)字化工作，整理保存相配套的電子文件目錄和紙質目錄，重要檔案電子文件和紙質文件同時歸檔保存，為實現(xiàn)室蔵檔案信息資源共享打好數(shù)據(jù)資源基礎。

建立數(shù)字檔案室，定期上傳數(shù)據(jù)到集團總部，實現(xiàn)共享和數(shù)據(jù)更新。在建立數(shù)字檔案室的過程中，應優(yōu)先對使用頻率高、利用效果明顯的重要文件進行數(shù)字化，保證利用需求。同時，有計劃地進行專題數(shù)據(jù)庫的建設，比如：領導任職專題數(shù)據(jù)庫、中層干部任職專題數(shù)據(jù)庫、董事會、股東會專題數(shù)據(jù)庫、榮譽專題數(shù)據(jù)庫；建設項目專題數(shù)據(jù)庫等發(fā)揮數(shù)字檔案資源價值。

3、注重安全保密工作

集團和各分子公司應通過硬件和軟件建設，保證信息資源的安全，做好防病毒和網絡安全保護工作。做到環(huán)境、設備和介質等物理安全，嚴格遵守國家及行業(yè)安全保密制度，保證信息的安全，在數(shù)字檔案資源的接收、整理、傳遞及利用過程中，保證其運行的安全。

員工通過互聯(lián)網站和集團內部局域網實現(xiàn)數(shù)字檔案、實體檔案的查詢閱讀、在線預約、多級審核和查詢接待管理，現(xiàn)場利用等；管理員通過身份認證，上網審批、授權管理、數(shù)據(jù)庫設置權限等措施，充分保證數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的安全及針對不同利用對象，通過不同渠道，實現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。

檔案信息資源建設的最終目的是實現(xiàn)檔案信息的集團共享、有效利用。為此，集團總部應統(tǒng)一規(guī)劃，各分、子公司應采取有效措施，積極配合。加強檔案信息資源整合，充分利用已建立的"二網四庫"和已建立的文件檔案信息共享系統(tǒng)，實現(xiàn)非機密文件檔案資源集團內部共享、檔案室開放檔案信息集團共享，機密檔案實行網上審核授權的方式，實現(xiàn)檔案信息的最大限度的融合和利用。

（作者單位：陜西金泰恒業(yè)房地產有限公司）