做好檔案管理從基層抓起

文/岳紅艷

做好檔案管理從基層抓起

文/岳紅艷

做好直屬各水文局的檔案工作是做好我省水文系統檔案管理工作的一部分，抓好基層單位檔案管理工作對做好我省水文系統檔案管理工作起著至關重要的作用

檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作，具有憑證和參考作用。人們通過檔案了解過去的歷史，通過檔案借鑒過去的經驗和教訓，以提高自己的工作質量和工作效率。

2006年1月，省水文局機關檔案管理工作通過陜西省檔案工作目標管理認證AA級，使省水文局機關的檔案管理工作逐步走上規范化、制度化的軌道。但與其它一些單位相比，我們的檔案管理工作仍然存在一些問題，尤其是基層單位的檔案管理工作。

一、檔案管理工作存在的問題

1、檔案管理人員。檔案管理人員是管理好檔案的最基本的條件，但要做好檔案管理工作，既要有認真的工作態度，更應具備一定的檔案方面的業務知識，檔案人員利用所學的檔案業務知識，結合單位的實際，制定出符合單位實情的檔案管理模式。

基層檔案管理人員，身兼數職。由于基層局人員缺乏，一般是一人身兼數職，既要負責文件的收發，又要負責全局文件的歸檔，有的還要負責宣傳等其他工作，往往由于缺乏相應的檔案方面的知識，只能應付工作，并不能做到很好地完成檔案管理工作。

基層檔案管理人員，業務能力不強。檔案管理是一門學科，這就要求從事檔案管理的人員必須經過掌握相關的業務知識，但基層單位從事檔案管理的人員，由于業務能力不強，只能起到保管的作用，但并不能達到很好地管理及有效地利用檔案。

2、檔案裝具。檔案裝具是保障檔案延續存放時間的保障，不規范的裝具，不能最大限度地延長檔案的壽命，更不利于檔案的利用。有的基層單位目前還采用塑料盒存放檔案，有的基層單位用自行制作的科技檔案夾、還有的仍沿用“卷”組文書檔案，檔案裝具五花八門。

3、檔案庫房。檔案庫房是保障檔案保管條件的最基本的要求。檔案庫房要滿足“八防”要求，但有的基層單位是集中保管，各自管理；有的是分散保管，分散管理，往往是各自管理各自業務范圍的檔案，有的不符合永久性檔案的保存條件。

4、OA辦公自動化后，更淡化了紙質檔案的保存意識。OA辦公自動化實行后，水文系統內的文件都實行了辦公自動化，無紙化辦公，有的單位為了省事，更淡化了對紙質檔案的保存。

5、檔案統計前后矛盾。2013年水利部開始面向全國水利系統各單位的檔案工作實行統計年報制度。我局系統的基層單位的檔案管理工作也在統計之列。在統計過程中，出現了很多問題。簡單的一張報表，但對于統計人員來說，卻是一頭霧水，由于對檔案業務術語搞不懂，統計結果，前后矛盾。

二、出現問題的原因

一是基層單位與省局檔案管理脫節。省局只負責省局的檔案管理，由于基層最早只是一個科級建制，并沒有獨立，產生的材料也不多，也不被重視，但隨著領導高配，業務范圍的擴大，產生的材料也隨之增加。

二是大部分檔案管理人員沒有經過專業培訓。由于基層人員少，一般都是身兼數職。由于分擔的工作比較多，無暇顧及管理檔案，都抱著用時能找到就行，也僅能保證近幾年的文件，對于歷史檔案的管理比較混亂。

三是用于檔案管理的專業經費嚴重不足。由于檔案管理工作本身不被重視，而且也看不見實在的效益，投入檔案的業務經費也嚴重不足。

四是檔案管理劃歸不同部門。各基層單位一般都會存在文書檔案、會計檔案、科技檔案。但由于分屬不同部門，一般文書檔案都由辦公室分管，會計檔案由財務部門保存管理，科技檔案劃歸業務部門管理，都是各自管理，互不干涉。

五是認識上的誤區。0A辦公自動化實行后，大部分基層單位，都認為紙質檔案可以不用歸檔保存了。

三、解決對策

省水文局下設延安、寶雞、西安、漢中、安康、商洛6個市級水文局。擔負著全省水文勘測、水文情報預報、水資源調查評價、水文分析計算、水環境監測、水文儀器檢定、保護水文設施等職能。肩負著雨量、水位、流量、泥沙、蒸發、冰情、水溫、水質等項目的監測工作。主要是為防汛、抗旱、抗洪、搶險、救災等提供水文信息服務，為管理和合理開發利用水資源、保護水環境，解決經濟建設與社會發展中的水問題提供科學依據。為防汛抗旱、水利水資源開發利用、水資源管理與配置、國民經濟建設收集科學詳實第一手資料。

水文系統的檔案管理工作，應實行統一領導，分級管理，各基層單位應建立起符合基層工作需要的檔案管理模式，制定出符合基層工作要求，滿足基層發展，規范管理的檔案管理模式。

一是建立檔案的規范化管理工作制度。領導往往重視的都是大事，對于一些細小的工作無暇顧及，只有建立起規范化的管理模式，才能避免工作中出現紕漏。目前，我們不僅有文書檔案、會計檔案、水文業務資料方面的檔案，而且從2011年陜西省中小河流水文監測系統開始建設，大量的水文工程項目開始啟動，涉及的水文建設工程項目檔案也越來越多。怎樣做好工程檔案的管理？怎樣才能使我們的工程項目盡快投入運行？做好工程項目的驗收成了領導最頭疼的事情，按照《水利檔案工作規定》(水辦[2003]105號)、《水利工程建設項目檔案管理規定》（水辦[2005]480號）、《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》（水辦[2008]366號）中規定，工程項目驗收的標準，只有檔案符合了驗收，才能對工程項目進行驗收，這就要求基層單位必須做好工程項目檔案的收集、整理歸檔工作。因此，建立規范化的檔案管理對工程項目的驗收也是至關重要的。

各基層單位要針對不同門類的檔案，制訂符合本單位情況，利于工作需要的文件材料歸檔制度，及時制訂基層單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表；建立檔案收集、保管、利用、統計、鑒定和銷毀等檔案管理方面的規章制度；建立檔案人員崗位責任制，明確檔案人員的職責；建立工程項目檔案專人負責制，做到工程進度進行到哪一步，相應的材料收集就要做到哪一步，做到應收盡收、應歸盡歸。

二是必須配備兩名專業檔案管理人員。檔案的管理不僅體現出的是一個單位檔案管理水平，更能準確地為單位的各項管理提供建設性的意見，基層局應配備一名綜合檔案管理人員，一名業務檔案管理人員。

綜合檔案管理人員應縱觀基層局，比如文件的運轉、上報，通過檔案的管理，能發現單位文件在運轉、上報過程中存在的一些問題，通過文件材料的歸檔，防止了個性裝訂，無約束成冊現象。文字材料的厚度為20mm，文字材料與圖紙混合組成的厚度以30mm為宜，盒裝厚度不得超過50mm。可以防止文件與檔案之間的脫節，可以做到隨時辦理完畢，隨時歸檔。

業務管理管理人員，要掌握基層單位的業務內容，指導水文業務工作中產生的檔案，督促業務人員加強歸檔意識，保證水文業務成果的延續，為水文事業賴以生存的基礎，提供有力的支撐服務。

三是建立集中統一的檔案庫房。更好地保存檔案是為了以后有效地利用，因此對檔案庫房的要求是很重要的，基層局應建立集中統一的檔案庫房，由于基層局的主要業務都在水文站，留在機關的人員偏少，且相對檔案較少，集中管理有利于減少人力，也保證檔案存放的安全性。

四是OA辦公自動化不能代替紙質檔案。雖然目前水文系統已經實行了OA辦公自動化，從某種程度上方便了職工查詢，但并不能取代紙質檔案的保存，而且由于目前辦公軟件的不完善，應該在保存電子檔案的前提下保存紙質檔案。

五是不斷完善檔案管理工作。做好《中華人民共和國檔案法》、《陜西省檔案條例》等法規的宣傳，做好職工歸檔意識的宣傳，把材料的歸檔范圍、歸檔責任等知識普及到每一個職工。對于辦結完畢的文件材料，及時收集齊全，做到過手有簽字，移交有移交清單，重要材料要有相關負責人確認，做到各方面都重視，職工自覺歸檔的檔案管理工作機制，這樣才能保證歸檔材料的齊全完整，才能為我們做好檔案管理奠定基礎。

目前，水文工作越來越受到國家及省上領導的重視，我們的業務范圍也在不斷地擴大，怎樣很好地為領導決策提供服務？怎樣能引起社會的關注？就是要依靠我們保管好這些來之不易的成果，它是我們為之驕傲的至寶。加強基層檔案的管理工作對我們又是至關重要，因此做好檔案管理工作對服務水文大局起著關鍵性的作用，對水文工作為領導決策起著決策性的作用，我們有責任把水文檔案工作做的更好。

（作者單位：陜西省水文水資源勘測局）