電子檔案管理現(xiàn)狀及管理方法

文/劉東

電子檔案管理現(xiàn)狀及管理方法

文/劉東

隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)被廣泛地應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，在各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中也產(chǎn)生了大量的電子檔案，電子檔案作為信息社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，已成為檔案必不可少的重要組成部分。加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的研究，是目前檔案工作者的一項(xiàng)緊迫任務(wù)

一、電子檔案的特點(diǎn)

1、依賴性和不可識(shí)別性

電子檔案要依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，和傳統(tǒng)的檔案在載體質(zhì)量上是根本不同的。紙質(zhì)檔案都是采用人工可識(shí)讀的記錄符號(hào)，人可以直接讀出；而使用磁介質(zhì)和光介質(zhì)的電子檔案采用的是數(shù)字代碼，只有借助計(jì)算機(jī)解碼，才能轉(zhuǎn)換成人可識(shí)讀記錄。

2、信息存儲(chǔ)的高密度性

無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲(chǔ)量大大高于過去的各種信息介質(zhì)，特別是光盤，有“海量存儲(chǔ)”之稱，這種信息存儲(chǔ)的高密度性可減少檔案的存儲(chǔ)空間，便于存放。

3、載體的多樣性

傳統(tǒng)的檔案，記錄信息的載體是紙，變化的是紙張規(guī)格的大小，但電子檔案載體有磁盤、磁帶、光盤等，呈現(xiàn)多樣性。

4、信息共享性

傳統(tǒng)檔案由于受原件的約束，在同一時(shí)間只能有一個(gè)用戶利用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場(chǎng)；但電子檔案可以人在異地，在同一時(shí)間，多人不受空間的限制，同時(shí)共享同一信息，在實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)和上了因特網(wǎng)后，人們?cè)谵k公室、家中就可以利用檔案信息了。

二、電子檔案管理的現(xiàn)狀

1、電子檔案管理失控

通過了解，現(xiàn)今大部分的檔案館對(duì)凡是屬于國(guó)家所有的、具有保存價(jià)值的實(shí)體檔案都進(jìn)行了歸檔、保存。但對(duì)于大量的電子文件產(chǎn)生的電子檔案，卻很少有檔案部門將之列入工作議程。（部分檔案館在嘗試收存一些電子檔案，但沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)的依據(jù)）另外，各個(gè)電子檔案產(chǎn)生單位沒有相應(yīng)的電子檔案管理制度。

正所謂，沒有規(guī)矩，不成方圓。因?yàn)闆]有相關(guān)制度，各單位的電子檔案要么沒人管理，要么處于不科學(xué)、無序、混亂的管理狀態(tài)，甚至于因?yàn)楦鞣N原因，導(dǎo)致大量珍貴的電子檔案損毀、丟失而造成無法彌補(bǔ)的遺憾。可見電子檔案管理已經(jīng)失控。

2、電子文件法律體系欠缺

在許多國(guó)家，電子文件的證據(jù)效力已得到法律認(rèn)可，而且法律強(qiáng)制政府機(jī)構(gòu)和公司有效管理電子文件，以保留業(yè)務(wù)活動(dòng)證據(jù)。在1998～1999年美國(guó)司法部針對(duì)微軟公司的訴訟案件中，訴訟雙方向法庭呈送的大約3000份證據(jù)大多數(shù)是電子郵件，美國(guó)司法部一位高級(jí)官員說，電子郵件正是這次訴訟的一場(chǎng)革命。我國(guó)在2004年通過了《中華人民共和國(guó)電子簽名法》，確認(rèn)了部分電子文件的法律效力，但在一些方面還存在局限性和不適應(yīng)性。電子文件法律體系亟待進(jìn)一步完善。

3、電子檔案歸檔率很低

我國(guó)目前電子文件的利用率很低，電子檔案的利用率就更低了，這造成了大量紙張的浪費(fèi)。在國(guó)家積極倡導(dǎo)綠色環(huán)保的今天，僅從保護(hù)環(huán)境，推行綠色辦公的方面講，電子文件代替紙質(zhì)文件都是應(yīng)當(dāng)被加快推廣；科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，相比電子文件及電子檔案的應(yīng)用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子檔案在利用方面效率十分低下，改變這一影響工作效率的局面刻不容緩。

4、檔案人才匱乏

所有的工作都是圍繞人開展的，尤其是具有一定才能的人。目前，在我國(guó)電子文件管理沒有相應(yīng)的職業(yè)，其中大多數(shù)是非計(jì)算機(jī)專業(yè)的人員兼職收集檔案，即使是專業(yè)的檔案員也很少在具備檔案管理知識(shí)的同時(shí)具備較好的計(jì)算機(jī)技術(shù)，由此不難看出，在信息化的大背景下，檔案界缺乏一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。電子文件及電子檔案管理人才的匱乏，極大制約著我國(guó)電子檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

三、電子檔案管理創(chuàng)新

1、管理理念創(chuàng)新

面對(duì)新生的事物，人們往往會(huì)有抵觸或戒備的心理。電子文件的出現(xiàn)，甚至于趨向替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，這一形勢(shì)必將成為歷史的必然。面對(duì)這一必然趨勢(shì)，電子文件的締造者，即電子文件生成者與電子文件成為電子檔案的管理者應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)觀念，正確地認(rèn)識(shí)這一變化，以迎難而上的積極姿態(tài)迎接新生事物挑戰(zhàn)。

2、領(lǐng)導(dǎo)組織創(chuàng)新

信息化發(fā)展到今天，在電子文件逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的過渡期這一關(guān)鍵歷史階段，需要充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)者的組織創(chuàng)新管理能力，縱觀歷史，優(yōu)秀的人才在歷史的某個(gè)階段產(chǎn)生的歷史的推動(dòng)力往往是難以估量的。這就要求各級(jí)檔案領(lǐng)導(dǎo)干部要樂于學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)等信息化技術(shù)，只有領(lǐng)導(dǎo)干部了解了信息化技術(shù)，才能更好的領(lǐng)導(dǎo)檔案隊(duì)伍，更好地開展信息化建設(shè)，而只有領(lǐng)導(dǎo)干部帶頭組織開展信息化建設(shè)工作，才能有更有效地管理信息化工作產(chǎn)生的巨量電子文件，也才能為檔案管理者提供高品質(zhì)的電子檔案材料，為形成高質(zhì)量的電子檔案和方便高效的保存、利用電子檔案奠定基礎(chǔ)。

3、管理機(jī)制創(chuàng)新

檔案的管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性、系統(tǒng)性的工作，電子檔案的管理更是一項(xiàng)需要著眼當(dāng)前、放眼未來的偉大工作。這項(xiàng)工作的有效開展不僅僅需要今天的領(lǐng)導(dǎo)干部具備開拓創(chuàng)新的思路和巨大的智慧與勇氣，更需要一項(xiàng)完整的機(jī)制來保障電子文件有效歸檔，成為電子檔案。如此才可以避免領(lǐng)導(dǎo)干部換屆導(dǎo)致工作政策的反復(fù)。在國(guó)家?guī)ь^起草一系列的電子檔案歸檔辦法及制度后，各級(jí)各類檔案管理部門也應(yīng)結(jié)合本行業(yè)、本單位實(shí)際，制定行之有效的電子文件材料歸檔制度，為電子檔案的建設(shè)保駕護(hù)航。

4、人才管理創(chuàng)新

任何事業(yè)的發(fā)展，都離不開人才的培養(yǎng)，電子文件的有效管理，更是需要一只思想素質(zhì)較高，專業(yè)素養(yǎng)較好的管理隊(duì)伍。目前，因?yàn)楦鞣N原因，例如：檔案工作者待遇偏低、社會(huì)地位不夠高、人們認(rèn)知度偏低等原因，導(dǎo)致檔案管理部門很難吸引到高學(xué)歷、高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才，現(xiàn)有的檔案管理人員往往是其他部門臨時(shí)調(diào)入檔案機(jī)構(gòu)的。因而，應(yīng)該從國(guó)家層面上制定相關(guān)鼓勵(lì)政策，比如落實(shí)對(duì)檔案工作者有毒有害物質(zhì)保護(hù)的待遇，加大對(duì)檔案工作者學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，尤其是從政策和資金上鼓勵(lì)涉及到電子文件及電子檔案信息化技術(shù)研究與開發(fā)方面的研究，在各類大專院校開設(shè)檔案學(xué)專業(yè)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步設(shè)立檔案信息類的公共選修課，培養(yǎng)年輕一代對(duì)檔案、電子檔案的認(rèn)知，從而逐漸提高全社會(huì)對(duì)檔案工作的了解。

總之，電子文件到電子檔案的有效管理和利用，看似簡(jiǎn)單，實(shí)則還有相當(dāng)長(zhǎng)的路要走，既需要具備好的外部環(huán)境條件，即人們對(duì)電子文件及電子檔案的正確認(rèn)識(shí)，國(guó)家的各項(xiàng)支持；還需要檔案管理者對(duì)信息化技術(shù)的知識(shí)儲(chǔ)備，需要人們對(duì)信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)等條件。電子文件的劇增和電子檔案的劇增會(huì)越來越快速，這就需要檔案管理者以大無畏的姿態(tài)迎接這場(chǎng)革命式的挑戰(zhàn)，從而更好的保護(hù)好由電子文件產(chǎn)生的電子檔案，傳承好人類歷史的文明與記憶。

（作者單位：榆林市環(huán)境咨詢服務(wù)部）