電子檔案管理現狀及管理方法

文/劉東

電子檔案管理現狀及管理方法

文/劉東

隨著全球化、信息化和網絡化的發展，計算機被廣泛地應用到各個領域，在各種社會實踐活動中也產生了大量的電子檔案，電子檔案作為信息社會發展的產物，已成為檔案必不可少的重要組成部分。加強對電子檔案管理的研究，是目前檔案工作者的一項緊迫任務

一、電子檔案的特點

1、依賴性和不可識別性

電子檔案要依賴于計算機軟、硬件和數據庫與網絡系統，和傳統的檔案在載體質量上是根本不同的。紙質檔案都是采用人工可識讀的記錄符號，人可以直接讀出；而使用磁介質和光介質的電子檔案采用的是數字代碼，只有借助計算機解碼，才能轉換成人可識讀記錄。

2、信息存儲的高密度性

無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲量大大高于過去的各種信息介質，特別是光盤，有“海量存儲”之稱，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。

3、載體的多樣性

傳統的檔案，記錄信息的載體是紙，變化的是紙張規格的大小，但電子檔案載體有磁盤、磁帶、光盤等，呈現多樣性。

4、信息共享性

傳統檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現場；但電子檔案可以人在異地，在同一時間，多人不受空間的限制，同時共享同一信息，在實現了局域網和上了因特網后，人們在辦公室、家中就可以利用檔案信息了。

二、電子檔案管理的現狀

1、電子檔案管理失控

通過了解，現今大部分的檔案館對凡是屬于國家所有的、具有保存價值的實體檔案都進行了歸檔、保存。但對于大量的電子文件產生的電子檔案，卻很少有檔案部門將之列入工作議程。（部分檔案館在嘗試收存一些電子檔案，但沒有一個標準、科學的依據）另外，各個電子檔案產生單位沒有相應的電子檔案管理制度。

正所謂，沒有規矩，不成方圓。因為沒有相關制度，各單位的電子檔案要么沒人管理，要么處于不科學、無序、混亂的管理狀態，甚至于因為各種原因，導致大量珍貴的電子檔案損毀、丟失而造成無法彌補的遺憾?？梢婋娮訖n案管理已經失控。

2、電子文件法律體系欠缺

在許多國家，電子文件的證據效力已得到法律認可，而且法律強制政府機構和公司有效管理電子文件，以保留業務活動證據。在1998～1999年美國司法部針對微軟公司的訴訟案件中，訴訟雙方向法庭呈送的大約3000份證據大多數是電子郵件，美國司法部一位高級官員說，電子郵件正是這次訴訟的一場革命。我國在2004年通過了《中華人民共和國電子簽名法》，確認了部分電子文件的法律效力，但在一些方面還存在局限性和不適應性。電子文件法律體系亟待進一步完善。

3、電子檔案歸檔率很低

我國目前電子文件的利用率很低，電子檔案的利用率就更低了，這造成了大量紙張的浪費。在國家積極倡導綠色環保的今天，僅從保護環境，推行綠色辦公的方面講，電子文件代替紙質文件都是應當被加快推廣；科學技術是第一生產力，相比電子文件及電子檔案的應用，傳統的紙質文件和電子檔案在利用方面效率十分低下，改變這一影響工作效率的局面刻不容緩。

4、檔案人才匱乏

所有的工作都是圍繞人開展的，尤其是具有一定才能的人。目前，在我國電子文件管理沒有相應的職業，其中大多數是非計算機專業的人員兼職收集檔案，即使是專業的檔案員也很少在具備檔案管理知識的同時具備較好的計算機技術，由此不難看出，在信息化的大背景下，檔案界缺乏一支高素質的管理隊伍。電子文件及電子檔案管理人才的匱乏，極大制約著我國電子檔案管理的可持續發展。

三、電子檔案管理創新

1、管理理念創新

面對新生的事物，人們往往會有抵觸或戒備的心理。電子文件的出現，甚至于趨向替代傳統的紙質文件，這一形勢必將成為歷史的必然。面對這一必然趨勢，電子文件的締造者，即電子文件生成者與電子文件成為電子檔案的管理者應當改變傳統觀念，正確地認識這一變化，以迎難而上的積極姿態迎接新生事物挑戰。

2、領導組織創新

信息化發展到今天，在電子文件逐漸取代傳統紙質文件的過渡期這一關鍵歷史階段，需要充分發揮領導者的組織創新管理能力，縱觀歷史，優秀的人才在歷史的某個階段產生的歷史的推動力往往是難以估量的。這就要求各級檔案領導干部要樂于學習計算機等信息化技術，只有領導干部了解了信息化技術，才能更好的領導檔案隊伍，更好地開展信息化建設，而只有領導干部帶頭組織開展信息化建設工作，才能有更有效地管理信息化工作產生的巨量電子文件，也才能為檔案管理者提供高品質的電子檔案材料，為形成高質量的電子檔案和方便高效的保存、利用電子檔案奠定基礎。

3、管理機制創新

檔案的管理是一項長期性、系統性的工作，電子檔案的管理更是一項需要著眼當前、放眼未來的偉大工作。這項工作的有效開展不僅僅需要今天的領導干部具備開拓創新的思路和巨大的智慧與勇氣，更需要一項完整的機制來保障電子文件有效歸檔，成為電子檔案。如此才可以避免領導干部換屆導致工作政策的反復。在國家帶頭起草一系列的電子檔案歸檔辦法及制度后，各級各類檔案管理部門也應結合本行業、本單位實際，制定行之有效的電子文件材料歸檔制度，為電子檔案的建設保駕護航。

4、人才管理創新

任何事業的發展，都離不開人才的培養，電子文件的有效管理，更是需要一只思想素質較高，專業素養較好的管理隊伍。目前，因為各種原因，例如：檔案工作者待遇偏低、社會地位不夠高、人們認知度偏低等原因，導致檔案管理部門很難吸引到高學歷、高素質的專業技術人才，現有的檔案管理人員往往是其他部門臨時調入檔案機構的。因而，應該從國家層面上制定相關鼓勵政策，比如落實對檔案工作者有毒有害物質保護的待遇，加大對檔案工作者學習與培訓，尤其是從政策和資金上鼓勵涉及到電子文件及電子檔案信息化技術研究與開發方面的研究，在各類大專院校開設檔案學專業的基礎上，進一步設立檔案信息類的公共選修課，培養年輕一代對檔案、電子檔案的認知，從而逐漸提高全社會對檔案工作的了解。

總之，電子文件到電子檔案的有效管理和利用，看似簡單，實則還有相當長的路要走，既需要具備好的外部環境條件，即人們對電子文件及電子檔案的正確認識，國家的各項支持；還需要檔案管理者對信息化技術的知識儲備，需要人們對信息化人才隊伍的建設等條件。電子文件的劇增和電子檔案的劇增會越來越快速，這就需要檔案管理者以大無畏的姿態迎接這場革命式的挑戰，從而更好的保護好由電子文件產生的電子檔案，傳承好人類歷史的文明與記憶。

（作者單位：榆林市環境咨詢服務部）