企業檔案風險管理存在的不足及應采取的措施

文/劉小艷

企業檔案風險管理存在的不足及應采取的措施

文/劉小艷

檔案管理作為企業日常生產經營的重要內容，對企業的運營效率和經營水平具有舉足輕重的作用。檔案管理人員必須要牢固樹立科學的風險意識，未雨綢繆，不斷加強檔案風險管理，構建檔案風險管控體系，以新的發展理念、新的發展舉措推進檔案事業不斷邁向新的臺階

檔案管理作為企業日常生產經營的重要內容，對企業的運營效率和經營水平具有舉足輕重的作用。隨著社會的進步和現代科技的迅猛發展，企業檔案工作已經實現了管理信息化、載體多元化、服務社會化。安全管理環境的復雜多變決定了檔案部門必須從傳統的經驗管理轉向更加科學的風險管理，在更高層面上，強化安全意識，提升安全理念，優化工作思路，改進工作方式，建立科學、合理和可行的檔案風險管控體系。

一、存在的不足

按照《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的工作要求，重新審視企業的檔案工作，發現檔案管理存在的問題和隱患依然不少，風險管理基礎薄弱的狀況還沒有從根本上得到解決，突出反映在檔案管理人員安全風險意識淡薄、安全管理基礎薄弱、考核評估機制還有待完善等諸多方面。

1、職工風險意識淡薄，檔案風險管理理念還需進一步培育

2006年6月，《中央企業全面風險管理指引》文件的頒布實施，標志著我國風險理論的研究與應用進入了一個新階段。但是，多年來，由于企業對檔案管理工作中存在的風險認識不到位、重視力度不夠，企業職工普遍沒有正確把握安全風險管理的本質和內涵，部分職工甚至對檔案風險管理的認識還沒有完全到位，很多人在思想上還存在一些偏差和誤解，沒有真正把安全風險理念融入到檔案管理的全過程，尤其是在對現場“八防”工作進行危險源辨識、風險評估時，只能憑傳統的經驗主義來判斷，而不會用風險管理的方法和相應的評價工具去分析各種安全問題，預控各種風險，安全風險管控水平不能滿足現場實踐工作需要。

2、檔案風險管理基礎工作薄弱，保障機制還需進一步完善

首先，有些企業安全風險管理運作機制還不夠健全，部門間缺乏協調，在具體工作規范、檔案管理制度和運行程序間缺乏銜接，導致檔案工作推進乏力，資料收集不全面；其次，規章制度體系缺乏系統性，沒有根據國家層面的《檔案法》和《檔案管理辦法》等有關法規對本單位的相關規章制度進行梳理和修訂，不符合安全風險管理的要求及現場實踐的需要；第三，檔案管理人員不懂得如何運用風險理論，只會背誦危險源辨識卡片內容，而不能將風險知識與本崗位實際工作結合；第四，硬件設施不足，軟件建設滯后，難以滿足新時期檔案管理工作的需要。

3、檔案風險管理工作未實現閉環管控，考核評估機制還有待進一步健全

目前，從安全風險全過程閉環卡控的效果來看，檔案安全風險管理在考核評估方面有幾個誤區值得注意：首先，檢查人員以發現問題代替風險控制，忽視了管理工作，沒有從管理這一風險源頭去研判檔案管理風險；其次，風險管理與崗位實際工作結合不緊密，職工對危險源的卡控多數還停留在背誦危險源卡片內容，對危險源只清楚、不明白，只能背、不會用，對風險點、自身和響應的控制措施間的關系思考較少，風險防控措施尚未與作業流程、崗位標準相結合；第三，管理層對安全風險的重視度不夠，風險研判能力低，再加上日常管理粗放，不能抓好具體措施的落實，導致安全生產責任制不能層層落實，考核力度逐級弱化，最終致使基層職工的風險預控存在著嚴重的形式主義、兩張皮現象。

二、應采取的措施

企業檔案管理工作深入推行安全風險管理，就是要結合檔案工作實際，以夯實安全基礎為前提，以規范安全管理和落實作業標準為重點，通過危險源辨識、評價、控制等系列活動，努力做到超前防范、過程控制、持續改進，打造全面的檔案風險閉環管控網絡，從而達到防范和降低安全風險的目的。

1、統一思想認識，加強工作組織落實

檔案風險管控體系建設是一項綜合性的系統工程，絕非一朝一夕之功，也絕非哪一個部室的事情，需要企業上下統一思想認識，上下一心，通力合作，才能取得成效。為此，企業應成立由檔案主管領導牽頭、相關部室負責人為成員的工作推進小組，以更高的視野、更廣闊的思路、更務實的舉措，全面部署、統一協調，加強各部室間的橫縱向溝通協調，確保全員參與，努力推動各項措施落實。

2、夯實檔案風險管理基礎

第一，科學界定職責，明確工作標準與工作流程，完善規章制度體系。各級檔案部門和檔案工作者要牢固樹立風險意識，明晰職責權限，理順管理職責交叉等結合部問題，針對新情況、新問題，修訂完善相關規則；第二，提升職工的業務素養。檔案部門要創造良好的氛圍，通過對內培訓與對外引進的模式，加強職工隊伍的安全風險理論知識培訓，使其掌握了解安全風險的特點、檔案風險的注意事項，全面提升職工的安全意識與業務能力。第三，創新技術手段實現載體多元化，加大資金投入實現設施現代化，努力降低安全風險。第四，建立檔案安全風險管控體系。加強頂層設計，明確考核標準，構建考核指標，做好風險識別與評估工作，強化整改力度。

3、強化風險過程卡控

一方面，要教育檔案管理人員嚴格落實崗位職責、規章制度、標準化作業要求，提高作業自控能力；要補足聯控短板，強化協作機制，及時糾正違章行為，消除安全隱患；另一方面，定期組織開展安全風險管理考核評估工作，深入分析檔案風險隱患因素，明確把握檔案風險的種類、特點及其演變規律，及時掌握本單位檔案管理工作安全發展趨勢，從源頭上采取防范措施，確保檔案安全。

4、搞好安全風險應急處置

首先，企業要從解決應急處置過程中的實際問題出發，提升應急預案的可操作性，做好救援物資的準備，確保非正常情況下各項安全措施能夠得到有效落實，實現檔案資料的優先搶救和妥善處置；其次，企業要有針對性地開展應急處置演練，無論是管理人員還是作業人員，都應該分層次、分崗位定期演練，做到熟知預案內容、熟練救援處置措施，做到突發狀況時能夠應急有備、招之即來、處置高效，把損失降到最低限度。

綜上所述，隨著大數據時代的到來，檔案管理面臨的安全風險隱患將不斷增加，安全管理環境將更加復雜多變。檔案管理人員必須要牢固樹立科學的風險意識，未雨綢繆，不斷加強檔案風險管理，構建檔案風險管控體系，以新的發展理念、新的發展舉措推進檔案事業不斷邁向新的臺階！

(作者單位：神木匯森涼水井礦業有限責任公司)