新形勢下企業(yè)檔案保密工作的問題與對策

文/趙昕

新形勢下企業(yè)檔案保密工作的問題與對策

文/趙昕

新形勢下，檔案保密管理工作既要確保檔案使用時的安全，又要最大程度地利用檔案文件。檔案管理人員必須加強(qiáng)保密管理，防范泄密，要努力提高綜合素質(zhì)，恪守職業(yè)道德，遵守規(guī)章制度，保證各項檔案資料的安全和完整，確保檔案利用工作的順利展開

在科學(xué)技術(shù)日新月異和各類業(yè)務(wù)快速發(fā)展的新形勢下，檔案的數(shù)量和種類顯著增加，檔案的作用越來越重要，檔案保密工作也出現(xiàn)了新情況、新問題，檔案的保密管理工作已經(jīng)超出了傳統(tǒng)的保管好文件的概念。面臨更加嚴(yán)峻和復(fù)雜的形勢，企業(yè)檔案工作需要與時俱進(jìn)，使檔案事業(yè)不斷健康發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)的發(fā)展保駕護(hù)航。

一、檔案保密工作的意義

企業(yè)檔案中含有大量的科技資源和知識信息等內(nèi)容，尤其是涉密檔案，涉及企業(yè)的商業(yè)秘密，甚至包含國家的核心秘密信息和數(shù)據(jù)，直接關(guān)系到國家和企業(yè)的安全和利益，稍有不慎就會造成無法彌補(bǔ)的損失，應(yīng)該充分認(rèn)識檔案保密工作的重要性。做好檔案保密管理工作，容不得半點(diǎn)疏忽大意，要求檔案部門不斷增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，高度重視和重新審視檔案保密工作，切實加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，對檔案從業(yè)人員素質(zhì)和保密管理水平提出更高的要求。

二、現(xiàn)狀與問題

1、檔案保密規(guī)章制度不健全

很多企業(yè)的檔案日常管理措施不夠全面嚴(yán)密，沒有融合和充實保密工作的內(nèi)容，在檔案閱覽、外借、復(fù)制等工作中未對不同層次的利用人員采取不同的利用方式，涉密檔案的利用工作無章可循。在實際工作中，檔案部門大力開展檔案的開發(fā)利用工作，挖掘檔案價值，而同時保密部門關(guān)注涉密檔案的安全性，確保在保密期限內(nèi)不發(fā)生失泄密，在做好保密與利用工作的緊密銜接方面無專門的規(guī)章制度，容易忽略涉密檔案的時效和范圍，對涉密檔案保而不用，致使其失去檔案的價值。

2、檔案人員綜合素質(zhì)欠缺

檔案人員保密意識淡薄，疏于防范，或違反有關(guān)保密規(guī)定行事，工作中有失泄密的隱患和漏洞。把涉密和非密文件混合組卷、存放、提供，未做分類管理，容易造成檔案泄密。缺乏保密專業(yè)知識，難以準(zhǔn)確區(qū)分保管期限與保密期限兩個不同的概念。涉密檔案的借閱缺乏審批程序，對知悉范圍控制不夠嚴(yán)格。當(dāng)涉密檔案保密期限已滿或定密機(jī)關(guān)解密后，未及時進(jìn)行密級調(diào)整或解密，按照公開檔案進(jìn)行管理和開放利用。在信息化快速發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用越來越廣泛的新形勢下，部分檔案人員缺乏計算機(jī)知識，電腦中存在各種安全漏洞，容易讓不法分子有可乘之機(jī)，造成檔案信息泄露。

3、檔案庫房硬件設(shè)施不完善

檔案庫房的科學(xué)管理，是維護(hù)檔案安全保密的基本保障，直接影響檔案的安全性與完整性。在實際工作中，許多企業(yè)對檔案庫房的選址不重視，不科學(xué)，隨意安排一間辦公室用作檔案庫房，無法做到庫房、辦公室、閱覽室三分開。有的企業(yè)將檔案庫房設(shè)置在人員密集的場所或一樓大廳出入口處，前來辦事人員和非檔案管理人員進(jìn)出檔案庫房未實行登記制度，有很大的安全隱患。還有的企業(yè)認(rèn)為檔案工作不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，片面地認(rèn)為檔案工作可有可無，對檔案的保密工作也缺乏足夠的認(rèn)識，檔案安全意識淡薄，投入資金不足，導(dǎo)致檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施不完善，如未按照保密要求安裝鐵門、鐵窗、保險柜、電子監(jiān)控等設(shè)備，防盜措施不嚴(yán)密，涉密檔案未在保密文件柜中隔離存放，未實行專人管理，這樣的保管條件狀況將直接影響到檔案實體的安全與檔案信息的保密。

三、對策與措施

1、完善檔案保密管理制度

加強(qiáng)日常保密管理，實行崗位責(zé)任制，對保密責(zé)任進(jìn)行細(xì)化和分解，把保密要素滲透到檔案管理的立卷歸檔、分類保管、開發(fā)利用等各個環(huán)節(jié)。落實保密措施，對涉密文件資料實行單獨(dú)立卷歸檔、專人管理、專柜保存。規(guī)范涉密檔案借閱程序，認(rèn)真履行登記、審批、簽字等手續(xù)，及時與制發(fā)機(jī)關(guān)和保密部門會商，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱范圍嚴(yán)格控制在文件材料原知悉范圍內(nèi)，做到傳閱范圍不擴(kuò)大、對象不擴(kuò)散。

嚴(yán)格控制復(fù)制涉密檔案，檔案資料的復(fù)印必須在企業(yè)涉密復(fù)印機(jī)或有保密資質(zhì)的印刷廠定點(diǎn)復(fù)印，不在企業(yè)外隨意復(fù)制，復(fù)印件視同原件管理。對密級發(fā)生變化或秘密期限屆滿的檔案文件，應(yīng)及時調(diào)整密級，按公開文件進(jìn)行管理。

2、提高檔案人員保密素質(zhì)

檔案人員保守秘密責(zé)任重大，必須有較強(qiáng)的責(zé)任心和高度的保密意識，在工作中養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，防止在不知不覺中泄密。通過開展保密培訓(xùn)、觀看保密宣傳片、訂閱保密宣傳教育書籍、雜志等方式，使檔案人員了解保密工作的基本知識，認(rèn)識保密形勢的嚴(yán)峻性和保密任務(wù)的艱巨性，不斷提高檔案人員保密意識。同時加大檔案保密工作宣傳力度，通過保密手冊、知識競賽、宣傳欄等多種宣傳方式，增強(qiáng)廣大員工的檔案保密觀念。加強(qiáng)檔案人員對保密和計算機(jī)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，學(xué)會基本密級調(diào)整方法，會對計算機(jī)采取加密措施，提升檔案工作綜合業(yè)務(wù)水平。

3、加強(qiáng)檔案庫房安全管理

檔案庫房是存放檔案的重要場所，要遵循安全保密、功能合理、因地制宜的建筑設(shè)計原則。一般來說，要按照國家規(guī)定單獨(dú)興建，對于不具備條件或規(guī)模較小的企業(yè)，根據(jù)實際情況將庫房設(shè)置在較高樓層，選址要符合防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜、防水、防有害氣體等“十防”措施要求，遠(yuǎn)離易燃、易爆、潮濕、有污染的場所。涉密檔案要采取保密安全措施，加強(qiáng)保密設(shè)施建設(shè)，配備防盜門窗、防盜報警器、密碼文件柜、保險柜、碎紙機(jī)和消防器材等，從保管條件上確保檔案的安全。存儲涉密檔案的箱柜實行定人、定崗、定責(zé)管理。外來辦事人員因工作需要確需進(jìn)出檔案室的實行登記管理，提高安全性。

檔案保密管理工作任重而道遠(yuǎn)，在革命戰(zhàn)爭年代，保密就是保生命，而在和平建設(shè)年代，保密就是保發(fā)展。檔案保密是現(xiàn)行文件資料保密的延伸和拓展，不能因為涉密文件資料已經(jīng)立卷歸檔，進(jìn)了檔案室保管，就如同進(jìn)入了保險柜，可以高枕無憂。新形勢下，檔案保密管理工作也變得更加復(fù)雜，在檔案的保密管理中既要確保檔案在使用時的安全性，又要最大程度地利用檔案文件，保密工作責(zé)任重大，任務(wù)艱巨，必須加強(qiáng)保密管理，防范泄密。檔案管理人員要努力提高綜合素質(zhì)，恪守職業(yè)道德，遵守規(guī)章制度，保證各項資料的安全和完整，確保檔案工作的順利展開，同時進(jìn)一步提高檔案保密意識，投入必需的人力、物力和財力，切實加強(qiáng)檔案庫房的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立一個堅固、安全的檔案保管場所，不給不法份子提供竊取檔案信息的機(jī)會，更好地維護(hù)國家和個人利益。

（作者單位：陜西省地方電力（集團(tuán)）有限公司）