大數據時代檔案管理模式的創新研究

文 / 弓順芳

大數據時代檔案管理模式的創新研究

文 / 弓順芳

文章從技術瓶頸、檔案部門的職能義務、相關法律規范三個方面詳細研究大數據時代下檔案管理中存在的問題。針對大數據時代檔案管理模式中出現的問題，從管理體系、數據資源體系、利用服務體系、安全保密等方面進行了詳細管理模式的創新研究，對于新形勢下檔案資源管理效率和管理水平的提高都具有重要的意義。

大數據時代；檔案管理模式；變革

大數據時代的到來沖擊著整個世界，變革著人們的生活、工作和思維方式，同時，對檔案管理工作也產生了很大的影響，對檔案部門的檔案管理能力和水平來說，也是一個全新的考驗。大數據時代下檔案管理模式的變化，有利于保護各類檔案文化資源，優化檔案業務流程，挖掘檔案增值信息，加強檔案管理機構的職能建設，以期達到促進檔案事業發展的目的。為了科學應對大數據時代檔案管理模式的變化，尋求大數據時代檔案管理的有效路徑，需要從拓寬檔案資源的收集類別、改變檔案資源采集方式和建立健全法律規范等方面進行完善，從而建立一種覆蓋人民群眾的檔案數據資源體系。

一、檔案管理時代的大數據觀分析

大數據時代具有諸多特點，其中最為顯著的一點就是數據在短時間內出現海量級的增加，以至利用普通的技術無法對其進行有效處理[1]。著名學者維克托指出：大數據的本質是利用所有的數據對問題進行描述與研究，即大數據時代利用的數據不再使用傳統的抽樣方法來獲得，而是使用所有已知數據。在大數據時代，力求每一個數據對所研究的問題都具有一定的作用。目前，由于大數據的出現時間較短，多數人對其理解還存在偏差，對其所能研究的問題也存在一定的困惑，主要表現在以下幾個方面：（1）具有龐大的數據量。大數據所描述的不僅僅是數據量的大小，它還要從速度和時間的維度上進行相應的描述。（2）數據的量越大解決問題越容易。利用大數據來解決問題，所需要的數據量可以用一個閾值來描述，當獲得的數據小于這個閾值的時候，所要研究的問題不能夠解決；當數據量達到這個值時就能很快地將問題解決；當超過這個值時，問題解決的難易程度并沒有相應的提升。所以數據量的大小要根據所要研究的問題適可而止[2]，數據量過大反而增加了系統的存儲難度。（3）大數據定義明確。作為新興的概念，大數據至今并沒有一個嚴格的定義，大數據也是根據當今已存在的思維、方法和技術而定義的。隨著信息技術的不斷發展，數據的存儲技術、計算機處理能力和互聯網的快速性發展，大數據的定義也會相應地發生改變[3]。

本文所要研究的內容為大數據時代下的檔案管理，在對檔案進行整理時，希望能將所有的檔案信息進行歸檔。然而，由于部門存在各種人、財、時間等方面的壓力，在對檔案進行歸檔時普遍使用的是去粗取精法，即從館中所有的數據信息中找出最有用的信息進行歸檔，其余檔案信息將被丟棄。采取此種處理方式，雖然省時省力，但是從長遠來看，此處理方式將會丟棄很多有用信息。在當下大數據時代，每一個數據都是一份檔案，可以將零碎信息進行整合，從而使看似無用的信息產生巨大的宏觀效應，因此，檔案部門在當今時代下應該利用好大數據的優點，盡快建立大數據觀[4]。

二、數據資源體系的變化性分析

檔案部門運行的前提是掌握龐大的數據量和資源。擁有的數據量越大，此部門在檔案管理領域所處的地位也就越高，就能夠擁有開展檔案服務的資本。在大數據時代，檔案部門保留數據呈現指數級增加，不再缺乏數據量的積累，檔案部門獲取數據的途徑越來越多，獲得內容越來越大，數據的采集方式也相應地發生了巨大變化[5]。

檔案館是一個用來長時間保存國家相關機構檔案的事業單位，所保存的數據主要用作科學研究和供社會各界查閱檔案史料。在過去，檔案的功能主要是用來傳承黨和國家的記憶，檔案來源受到諸多限制，其大多是機關、事業單位經過多年的精挑細選而得到的成品。而在當今大數據時代，獲取的途徑逐漸傾向于網絡、社會和普通平民，檔案部門越來越關注民生和民意，說明其獲取來源發生了較大變化。近年來，在國家相關政策規定下[6]，檔案部門獲取信息的內容逐漸傾向于普通民眾的利益。從國際檔案日所宣傳的主題由“檔案在你身邊”到“走近檔案”可以看出，增強普通民眾檔案意識，引導民眾關注檔案是目前非常重要的目標。在日常生活中，每天的日記、旅游照片、獲獎獲優證書、就診記錄等等都跟自己存在著密切的關系。從信息的內容來看，此類對他人毫無意義，但它是個人生活的一部分，記錄著自己一生的點點滴滴，因此對自己具有非常重要的意義。在國家倡導每個家庭甚至個人都要建立相應檔案的號召下，“全民皆檔”變的越來越普遍化[7]。

三、檔案管理新問題研究

（一）技術瓶頸有待解決

雖然大數據能夠在一定程度上解決檔案管理存在的問題，但是，其在應用上依然存在諸多挑戰。例如：庫房的資源管理是檔案存儲的瓶頸，怎樣利用大數據的方案來與傳統檔案資源、存儲和應用進行無縫對接是一個極大的挑戰。所以說，研究一個合理的分層、分級方法是對數據進行管理、服務的關鍵技術。

（二）職能義務需落實

檔案部門所要承擔的責任不僅是保存完整的檔案資料，更要承擔著各種資源的有效利用、產出更多社會效益的重任。面對大數據時代給檔案部門帶來的各種挑戰和機遇，檔案部門目前正向著知識管理、信息服務等多維度進行發展，利用大數據帶來的便利，在確保國家信息安全、商業機密、個人隱私等前提下，全面對信息進行處理，使信息為全社會所擁有，進而發揮出檔案部門的主要作用，是目前亟待解決的問題。

（三）法律規范需完備

目前各種有利的條件，使得每一個使用大數據進行檔案管理的部門都能夠進行信息的共享。虛擬世界信息的交互也相應地帶來了數據的安全、隱私以及傳輸可靠性等一系列問題。從現有的大數據使用實例來看，相應的法律法規存在明顯的滯后性，在準入的信息是否安全方面也沒有很好的管理制度。

四、檔案管理模式創新策略研究

（一）加強資源聚集

作為檔案工作的基礎，檔案資源是檔案事業能夠持續發展的關鍵。增強檔案資源的建設力度是完善館藏結構、服務經濟社會發展和保障人民群眾利益的最根本途徑。在虛擬化的大數據時代下，每時每刻都會產生結構化、半結構化和非結構化的海量數據。對于檔案資源的快速建設，除了檔案部門進行資源的獲取和整理外，還要倡導社會組織、家庭和個人也能夠參與其中，將獲取的信息以某種合理的方式存放到檔案館、數據庫以及各種云端。

（二）創新服務內容

對于檔案管理來說，目前所存儲的數據還未明確顯示出其價值，必須建立健全服務體系、創新服務內容。檔案部門只有加快檔案資源的開放進程、健全其知識服務框架、改善服務方式，才能體現出檔案資源的大價值。在大數據時代下，檔案部門主要有兩方面的壓力：一是與社會其它機構進行競爭，二是伴隨著政府相關規章制度的實施，政府的一些信息逐步對公民、法人和相關組織公開，此種權利的獲得使知情人士對信息的知情要求變得越來越高，都想通過此種途徑獲得更多有用的信息，進而檔案的更新與開放也成了不可避免的趨勢。對于信息的公開，工作人員要堅持保密期外信息及時公開，保密期內的信息堅決不公開原則[8]。

大數據時代下要達到資源盡可能被大量使用，充分展現其價值，就必須要求對其包含的內容進行最大限度利用，做成完整的知識庫體系。當然，對于檔案的使用者來說，也會隨著時代的發展相應地提高對檔案服務的要求，檔案部門也會根據客戶需求實時改善單位的服務態度，并對服務途徑進行調整，即利用新的思維方法來提高服務的水平。針對使用者對于服務提出的諸多需求，檔案部門需要針對性地完善三種服務理念，即人性化服務、個性化服務和智能化服務。

（三）建立檔案安全體系

安全對于檔案資源來說是檔案管理中最為重要的一環，其與黨、國家和人民的利益息息相關。在大數據時代下，錯綜復雜的環境嚴重侵害著檔案資源的安全，為此，檔案部門應該努力做好防范工作，最大限度地保證數據安全。

（四）完善檔案行政管理體系

根據不同行業的需求，檔案行政管理對所有的檔案工作實施了統一規劃、組織，監督指導，這是行政工作最為重要的組成部分之一。為了精簡機構，減少資金支出，我國實行“局館合一”的模式。雖然這個模式能夠對機構進行簡化，在一定程度上降低財政支出，但是也顯現出了其本身所存在的一些缺點，即事務性強、行政性弱。當與其他類似機構比較時，會顯得價值性明顯不足。形成檔案管理體制的優劣直接決定了檔案事業能否安全穩定的向前發展。在當今大數據時代，也是我國深化體制改革，加快各類建設的時代，這兩種發展趨勢的碰撞為我國檔案的管理體制改革帶來前所未有的契機，因此，相關機構應該適時轉變相應職能、增強與對應機構合作，努力建設一個為民務實的檔案管理體系。

當檔案部門的性質明確后，館主和相關工作人員的職能也就變得更加清晰，避免了工作人員在過去要針對每一項工作進行處理的狀況。當某一管理人員離職后，對應的服務就需要其他工作人員或單位來完成，這時社會中介就開始發揮作用。社會力量融入檔案管理事務是當今社會發展的需求，因此相關部門應該適應當今社會發展的需求及時轉變自己的職能，努力配合并引導社會人員加入，最大限度地發揮好檔案館的作用，并對檔案相關行業進行最大限度的扶持；另外，檔案部門也需要對其他一些機構進行規范和宣傳，以保證這些機構能以最好的方式加入檔案管理工作中，這樣不僅可以利用其他一些機構的專業團隊對檔案進行整理，并且能夠提高檔案行政所具有的權威性。

五、結論

大數據時代的出現，給檔案管理帶來了不可小覷的影響，為此，本文對大數據時代下檔案管理模式變化以及應對策略進行了深入的分析與研究，相應地得出了如下結論：（1）檔案管理的變化主要表現為五個方面，即管理體系、數據資源體系、利用服務體系、安全保密以及行政管理體制；（2）采取合理的方式應對大數據時代下檔案管理模式的改變，進而獲得檔案管理最為有效的途徑，需要從四個方面來增強檔案資源的聚集，即拓寬其類比、完善其建設主體、改變其采集方式以及對其進行科學的整合；（3）在大數據時代下，由于管理工作存在許多變數，檔案部門很難在短時間內對其適應，切實建立確保檔案安全保密的檔案安全體系，從轉變行政職能、強化行政執法水平、提高業務指導水平、加強與社會合作來強化檔案行政機構的能力，以建立為民務實高效的檔案行政管理體系。

[1]馮有輝.大數據理念下高校檔案管理服務體系研究[J].山西檔案,2016,(6):27-30.

[2]韓昌選,樂璐.大數據時代下信息數據安全的探討[J].電子技術與軟件工程,2013,(24):227-228.

[3]付雙雙.大數據時代高校檔案建設轉型思考[J].山西檔案,2015,(6):57-60.

[4]李瓊嚴.“互聯網+”時代的高校基建檔案管理模式研究[J].山西檔案,2015,(6):100-102.

[5]耿斌.“互聯網+”時代檔案信息資源建設新轉變[J].山西檔案,2016,(6):43-44.

[6]陳明潔.大數據時代對檔案現代化影響和要求[J].檔案管理,2013,(6):48-49.

[7]高茂科.對檔案大數據關鍵環節的認識[J].中國檔案,2013,(10):72-73.

[8]蘭祝剛,惠英,李剛.大數據時代下的檔案工作[J].中國檔案,2013,(9):74-75.

G270.7

A

1005-9652（2017）01-0064-03

2016年度河南省政府決策研究招標課題“河南省創新發展理念下河南人才支撐問題研究 ”的階段性研究成果，項目編號：2016B251。

（責任編輯：魏登云）

弓順芳（1980-），女，河南鄭州人，中共鄭州市委黨校公共管理教研部，碩士，講師，研究方向：檔案與行政管理。