檔案管理在新時期醫院中的問題和改進措施

王晶周潔

檔案管理在新時期醫院中的問題和改進措施

王晶1周潔2

近年來，我國醫療體制不斷改革與發展，醫院的內部和外部環境發生了巨大變化，但在市場經濟體制的抑制下，醫院相互間的競爭也非常激烈，而醫院的檔案管理在醫院管理工作中占有重要地位，應及時完善檔案管理中的不足。由于檔案管理的信息資源非常重要也是醫院的財富，更是醫院進行宣教的生動資料，因此，對檔案管理提出更高的要求，讓檔案管理跟隨時代的發展，更好地為醫院的發展做好服務工作，把新時期的檔案管理工作做好，必須知道醫院在檔案管理中的現在發展狀態和問題，并制定相應的緊急措施，為醫院的發展奠定良好的基礎。

新時期醫院；檔案管理；問題和改進措施

由于醫院對檔案管理的不重視導致很多資料丟失，隨著科技的發展，醫院準備把先進的技術引進到檔案管理中，以期提高檔案管理工作人員的效率和準確度，因此，本文對檔案管理在新時期醫院中存在的問題以及改進措施進行探討。

1 檔案管理在新時期醫院中出現的問題

1.1 檔案管理工作人員專業性較差

在醫院的檔案管理工作人員中基本都是非專業對口的，多數人員對檔案管理方面的知識了解很少，一般都是在進行檔案管理的時候一邊學習一邊應用，很多人覺得檔案管理是一種形式，都是以往的資料，與現在的工作無關，不會在以后用到，所以不需要用心去管理，而且醫院的領導也不重視，也不過問醫院檔案管理的情況，多種因素讓醫院的檔案管理工作人員積極性較低，毫無責任感，處于消極怠慢的狀態，很多重要的資料丟失都渾然不知。

1.2 檔案管理不完善

醫院對患者的病例檔案極為重視，保管也相對完善，能做到及時的收集-整理-歸檔，安排專人整理。對于不同的文書檔案、業務檔案、設備檔案以及會計檔案等不夠完善，無法精準的反應出歷史問題。

1.3 觀念過于陳舊，沒有創新意識

由于很多檔案管理的工作人員沒有受過系統的培訓，對檔案管理工作的具體性質和認為了解很少，更不知道檔案管理的發展應有一定的社會化和系統化以及相關專業化等特點[1]。而且思維想法和觀念都非常落后，享受著坐等代收的工作方法，以至于遇到問題和困難時不知所措。工作人員也不會進行信息進行捕捉，如果管理水平無法滿足時代發展的需求，推行檔案管理工作在新時期醫院是非常困難的。

1.4 對新時期醫院的檔案管理專業技術相對匱乏

部分醫院由于地方范圍有限，病房緊張，設立檔案管理的時候地方比較狹小，設備也相對落后，影響檔案事業發展的重要因素。現代的科學技術突飛猛進，在醫院的管理中網絡技術與計算機受到廣泛應用，但由于檔案管理的工作人員沒有接受過相關專業的培訓，完全不了解計算機病毒的防護技術以及信息保護技術，對文件資料的整理排序無從下手，毫無應對能力，因此導致很多檔案還處于最初始階段。多種因素都嚴重影響醫院發展，如果想加速提高檔案管理走入比較科技化、合理化的道路上，跟隨現代化的腳步，就必須要增加培訓力度，讓檔案管理工作人員定期去接受培訓，實施考核制度[2]，從而達到提高工作人員專業技能的目的。

2 檔案管理在新時期醫院中的改進措施

2.1 改善檔案管理制度的合理化

檔案室如果有相對完善的規章制度，可有效地促進檔案管理工作合理、健康地發展。醫院的領導也應重視對檔案管理在醫院的重要性，要知道醫院把資料進行歸類分檔，按序號進行保存，有助于工作的連貫性、更便于對以往資料的取證，更可以反應出醫院的政績。對檔案管理的工作人員實行獎勵制度[3]，對檔案管理工作人員進行年度考核，以在檔案管理工作中的業績作為加分，達到激發管理員的工作熱情，提高主動積極性的目的，從而也可以推動檔案管理事業的發展。檔案管理工作人員要認真對日常的資料進行整理和排序，提高其對檔案管理的意識，把檔案管理的相關工作與醫院的管理工作聯系起來。

2.2 提高檔案管理工作人員的責任心和職業道德素養

檔案管理工作人員要定期參加關于檔案管理的相關培訓，對檔案管理的作用有一定的認知，提高自身的理論修養，在工作中保持積極樂觀的態度，有不亂、不壞、不丟以及不散的精神狀態，可以把檔案管理的整齊有序、有目可查、保證檔案的完整性，在檔案管理工作人員的道德素養方法以及責任心方面一定要有所提高。

2.3 增強創新意識，提高服務理念

成立檔案管理的最終目標就是為了能更好的利用資源，檔案管理的工作人員對檔案進行一系列的加工整理，提高了不同檔案的排序和調研工作，產生了一個強大檔案超市。檔案管理工作人員的敬業精神是對檔案管理事業發展的重要工作基礎。只要認真負責、愛崗敬業、提高專業技能、踏實肯干就一定可以把檔案管理的相關工作落實好[4]。檔案管理工作人員要在培訓后進行總結，并運用到自己的工作當中去，跟隨時代的發展腳步，跟著新時期的發展一步一步前行，提高自身求實創新的精神態度是非常有助于推動檔案管理事業的開展。

2.4 完善機構

檔案管理部門的相關制度可直接反映出醫院的管理工作的能力和水平。為達到資源共享的目的，醫院可設立綜合檔案室，每個科室用相關專業的檔案管理工作人員，并且建立醫院檔案管理小組以及監督小組[5]，有助于檔案管理的綜合運用。對一些較為特殊的檔案醫院成立相對規范的檔案庫房，安排相關人員進行管理，例如設備檔案以及病案等。不同科室的檔案管理工作人員對本科室檔案進行收集和整理，并向綜合檔案室進行移交。

2.5 提高計算機技能，實現檔案現代化管理

信息技術發展迅速，而且簡單方便，成立現代化網絡檔案管理是非常有必要的。要增大資金的投入，購買先進的設備，引進最新的技術是實現現代化檔案管理的重要條件。最好在對檔案室的保護設備進行改善，比如滅火、滅蟲、去濕的設備，引進最新的計算機管理技術，并通過計算機把醫院的業務進行存儲，有助于節省時間、人力、物力和財力[6]，達到高速度的工作效率，同時也提高了保密程度。但是新時期的檔案管理工作人員是一定要熟悉計算機的基礎知識，掌握成立不同檔案的數據庫的方法。根據檔案的內容進行分類，再輸入到數據庫中，可以有效的節省檔案室的空間，而且提高效率，方法快捷，搜索比較方便，呈現出來的效果比較立體、直觀和真實。在計算機技術和錄放機以及監視器的輔助下，提高了檔案信息的處理和傳輸[7]，效果令人滿意。現代化的醫院檔案管理方法已經是整體醫院管理的重要支柱。運用計算機的管理和網絡化辦公，實現了檔案管理的現代化和自動化。

2.6 設立醫院檔案的網絡管理模式

成立網絡管理為檔案的合理利用提供了重要依據。由院長或者是副院長進行分管，辦公室主任或者是副主任進行相應的負責，科室的負責人和檔案管理的工作人員是成員，形成三級網絡的管理模式，這樣有助于明確上級領導的任務并且貫徹上級的精神，便于監督各部門的檔案工作[8-9]，為檔案管理的完整和安全提供了重要依據。對每個科室的檔案進行統一的管理，達到共同發展的目的。

3 討論

社會的進步、科技的不斷發展，在檔案管理中傳統的手工檔案管理模式逐漸被取代，也與新時期醫院的檔案管理理念不符。所以，跟進新時期的發展和變化是非常重要的，有利于促進更改醫院的檔案管理的方式方法，從而達到提高檔案管理工作人員的工作效率，改善醫院整體的管理水平。檔案管理的相關工作比較復雜，整理過程漫長，不是短時間可以完成的。所以要提高檔案管理的工作人員素養、職業道德和專業性知識，相關工作人員要定期去參加培訓，在提高新時期醫院中檔案管理的同時也是增強相關人員的管理工作能力。

[1] 劉茵. 新時期醫院檔案管理存在的問題及發展思路探討[J]. 辦公室業務，2013（11）：171.

[2] 何薇. 新時期醫院檔案管理存在的問題及改進措施[J]. 中國外資，2012（18）：242.

[3] 趙靖. 淺議新時期醫院檔案管理工作的現狀與對策[J]. 黑龍江檔案，2015（4）：111.

[4] 劉振宇. 關于醫院檔案管理網絡化的思考[J]. 中醫藥管理雜志，2011，19（4）：389-390.

[5] 黃衛東. 新時期醫院檔案管理工作的新思路探究[J]. 中國管理信息化，2015，5（7）：181-182.

[6] 李雷. 新時期醫院檔案管理中存在的問題與對策研究[J]. 中國外資，2013（6）：247.

[7] 鄒海峰，張常強. 談新時期醫院檔案管理中的問題及改進措施[J].醫學信息（中旬刊），2010，5（2）：373-374.

[8] 何姝婧. 新醫改下醫院檔案管理中存在的問題及改進策略[J]. 中國醫藥科學，2012，2（15）：163-164.

[9] 董新剛. 醫院檔案管理工作中存在的問題及對策[J]. 中國繼續醫學教育，2015，7（1）：33-34.

Problems and Improvement Measures of Archives Management in New Period Hospital

WANG Jing1ZHOU Jie21 Science and Education Division, Tengzhou Central People's Hospital, Tengzhou Shandong 277599, China; 2 Human Resource

Ⅰn recent years, Chinese medical reform and continuous development, great changes have taken place in the hospital's internal and external environment, but in the suppression of market economy, the competition between hospitals is very fierce, and the archives management of hospital in the hospital management work is occupying an important position, so we should consummate problems in archives management. Due to the very important information resources of archives management is the hospital's wealth, is the hospital vivid data, so education, put forward higher requirements for file management, file management to follow the development of the times, the better for the development of the hospital to do service work, the new period of the archives management work, the hospital must know in the file management now development status and problems, and formulate corresponding measures quickly, lay a good foundation for the development of the hospital.

new era hospital; file management; problems and improvement measures

R197.3

A

1674-9308（2017）03-0032-03

10.3969/j.issn.1674-9308.2017.03.016

1山東省滕州市中心人民醫院科教科，山東 滕州 277599；2 人力資源部