探索數(shù)碼聲像檔案管理新模式
——以昆明醫(yī)科大學數(shù)碼聲像檔案管理方法為例

■王 媛 周 璐

探索數(shù)碼聲像檔案管理新模式
——以昆明醫(yī)科大學數(shù)碼聲像檔案管理方法為例

■王 媛 周 璐

隨著科技的進步，計算機與網絡技術的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的以膠片、磁帶為載體的照片、錄音、錄像等聲像檔案逐漸數(shù)碼化。這些數(shù)碼聲像檔案從拍攝錄制形成之初的格式要求到整理移交、保管存放、檢索利用至鑒定銷毀都與傳統(tǒng)的聲像檔案管理方法大相徑庭。為了探索和研究出一條規(guī)范、科學、實用、易行的數(shù)碼聲像檔案歸檔制度和技術方法，2015年昆明醫(yī)科大學申報了云南省檔案局科研項目《數(shù)碼聲像檔案歸檔制度及技術方法研究》并獲得立項。經過兩年多的理論研究、方法設計、軟件開發(fā)、測試使用、流程編訂、征求意見和頒布制度，昆明醫(yī)科大學校內44個歸檔部門形成的數(shù)碼圖片、數(shù)碼音頻、數(shù)碼視頻聲像檔案實現(xiàn)了遠程即時網絡歸檔、數(shù)據集中統(tǒng)一管理、平臺共享檢索利用，多方式安全備份存儲，探索出了一條數(shù)碼聲像檔案管理的新方法、新路徑。

一、昆明醫(yī)科大學數(shù)碼聲像檔案管理方法的研究背景

昆明醫(yī)科大學是云南省最大的集教學、科研、醫(yī)療為一體的醫(yī)學院校。建校于1933年，從云南省省立東陸大學醫(yī)學專修科開始至2012年更名為昆明醫(yī)科大學，至今已有84年的辦學歷史。目前，共有44個歸檔單位和部門，每個單位和部門每當有重大活動和重要工作時都會進行拍照、錄音或錄像，已經全部使用數(shù)字化設備，所產生的圖片、音頻、視頻資料大都存儲在拍攝者的電腦里或移動硬盤中。根據以往的管理辦法在聲像檔案形成2個月后刻成光盤移交到學校校辦檔案科進行保管和存儲。但因為工作繁忙、人員變更、設備更換等因素，往往很多數(shù)碼聲像檔案遺落在拍攝者手中，未能實現(xiàn)歸檔。而且以光盤為存儲介質的數(shù)碼聲像檔案也存在較大的風險，一旦光盤損壞，就存在聲像檔案損毀，無法修復的巨大風險。基于以上原因，學校2015年起開始了數(shù)碼聲像檔案管理方法研究，旨在探索出一條規(guī)范、科學、實用、易行的數(shù)碼圖片、音頻、視頻檔案的技術方法和歸檔制度，更好地管理學校聲像檔案。

二、昆明醫(yī)科大學數(shù)碼聲像檔案的定義和管理職責

依據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《云南省檔案條例》與《云南省數(shù)碼照片檔案管理辦法（試行）》及國家相關規(guī)范標準，結合學校實際，定義數(shù)碼聲像檔案是指以數(shù)碼形式存儲于磁盤、光盤、硬盤等依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的圖片、音頻和視頻文件。

昆明醫(yī)科大學數(shù)碼聲像檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。數(shù)碼聲像檔案的形成部門負責對數(shù)碼聲像檔案進行初步整理和歸檔；校長辦公室檔案科負責組織、監(jiān)督和指導數(shù)碼聲像檔案歸檔工作，并集中統(tǒng)一管理學校的數(shù)碼聲像檔案；現(xiàn)代教育技術中心負責為數(shù)碼聲像檔案管理提供技術支持。

三、昆明醫(yī)科大學數(shù)碼聲像檔案的歸檔范圍

根據教學、科研、社會服務和文化傳承的需要，學校數(shù)碼聲像檔案的歸檔范圍是：

1.學校領導在任職期間的工作照、標準照，學校領導出訪、接待、參加重要會議等活動形成的聲像材料。

2.中央、省、市及有關黨政領導來校參加活動的聲像材料。

3.學校黨代會、教代會、工代會、團代會及黨政重大會議，包括開幕式、閉幕式、會議代表發(fā)言、會議的各個重要環(huán)節(jié)的聲像材料。

4.校慶等重大活動的聲像材料。

5.國、內外有影響的科學家、教授、專家等來校訪問、講學等活動的聲像材料。

6.學校授予校外人員名譽職務的聲像材料。

7.省級以上代表團、慰問團，兄弟院校代表團來校活動的聲像材料。

8.其他社會活動家、知名人士來校活動的聲像材料。

9.學生重要活動及會議（包括學代會、表彰會及其他重要社團活動）的聲像材料。

10.有特殊意義的開學典禮、畢業(yè)典禮的聲像材料。

11.各類學生畢業(yè)照。

12.學術造詣較深的教授、專家的教學、科研活動的聲像材料。

13.學生社會實踐、社會調查、論文答辯、實習操作以及有重要意義的生活、學習等的聲像材料。

14.學生參加校級及其以上各種競賽活動的聲像材料。

15.學校組織的有重要意義的學術活動、學術會議和重點、大型的科研課題評審、鑒定會的聲像材料。

16.能反映學校學術水平的各種科研成果及樣品的聲像材料。

17.外國領導人，外籍、港、澳、臺學者及著名友好人士、各類代表團來校參觀、訪問、交流及講學活動的聲像材料。

18.與國內、外建立校際交流關系，進行互訪以及簽訂合同、協(xié)議等的聲像材料。

19.在學校召開的國際會議的聲像材料。

20.外籍學生、工作人員在學校學習、工作及生活的聲像材料。

21.反映學校風貌和基本建設的聲像材料。

22.重大建設項目開工、奠基、落成典禮和建造前舊址、正在建造中和工程完成后建筑物的聲像材料。

23.學校運動會開幕式、閉幕式、破記錄等場面的聲像材料。

24.學校運動隊參加國內外運動會競賽情況、合影、獲獎情況的聲像材料。

25.全校性文藝匯演、比賽、表演等的聲像材料。

26.參加市級以上文藝調演、兄弟院校來訪表演、比賽等的聲像材料。

27.共產黨及各民主黨派重大活動的聲像材料。

28.校友、校友會舉行重要活動的聲像材料。

29.博士生導師的標準照、工作照片。

30.烈士照片。

31.全國及省級以上勞動模范的工作照、獲獎證書和獎章照等聲像材料。

32.教師獲教學成果獎勵的聲像材料。

33.教師獲科研項目成果獎的聲像材料。

34.學校各單位、部門在各類重要活動中形成的聲像材料。

四、昆明醫(yī)科大學數(shù)碼聲像檔案保管期限

參照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》數(shù)碼聲像檔案保管期限劃分為永久和定期30年。

五、昆明醫(yī)科大學數(shù)碼聲像檔案歸檔方法

數(shù)碼聲像檔案實行單套制歸檔方法，即使用“昆明醫(yī)科大學聲像檔案管理系統(tǒng)”軟件歸檔；以膠片、磁帶、錄像帶、唱片、幻燈片等為載體的聲像檔案實行雙套制歸檔，除照片、底板、錄音帶、錄像帶、唱片、幻燈片等實體編號歸檔外，通過掃描、轉換等方式同期在“昆明醫(yī)科大學數(shù)碼聲像檔案管理系統(tǒng)”軟件上歸檔此類檔案的數(shù)碼文件。

六、昆明醫(yī)科大學數(shù)碼聲像檔案歸檔時間

數(shù)碼聲像檔案，公務活動結束后隨辦隨歸；膠片類聲像檔案產生一件，發(fā)現(xiàn)一件，編號一件，掃描、轉換一件，辦完即歸。

七、昆明醫(yī)科大學數(shù)碼聲像檔案歸檔要求

1.歸檔的數(shù)碼聲像檔案應是用數(shù)字成像設備直接形成，除調整亮度、對比度、飽和度等處理外，未經過添加、合成、挖補、剪裁等修改。

2.反映同一活動的系列數(shù)碼照片，應選擇一定數(shù)量的能夠反映該項活動全貌、主題鮮明、影像清晰的歸檔，反映同一場景的一般只歸檔一張；歸檔的數(shù)碼音頻應保證錄音清晰、完整；歸檔的數(shù)碼視頻應能夠反映活動情況、影像清晰。

3.歸檔的數(shù)碼聲像檔案，應經檢測為可讀取、無病毒。

4.數(shù)碼聲像檔案在歸檔時，要詳細著錄題名、年度、歸檔部門、主要被拍攝人物、拍攝時間、拍攝地點、拍攝人、張數(shù)、檔號等基礎信息，重大活動和事件必要時進行備注說明。

5.數(shù)碼照片歸檔格式要求：BMP/JPEG/PNG/TIFF/GIF。數(shù)碼音頻歸檔格式要求：WAV/MP3/WMA。數(shù)碼視頻歸檔格式要求：AVI/MPG/RM/RMVB/WMV/MP4/FLV/MKV。

八、昆明醫(yī)科大學數(shù)碼聲像檔案的移交與接收

數(shù)碼聲像檔案采用網絡在線即時移交方式，各部門產生之日起即時錄入“昆明醫(yī)科大學聲像檔案管理系統(tǒng)”軟件實現(xiàn)歸檔移交。對歸檔部門實時錄入的聲像檔案歸檔信息，經學校檔案科審查合格、接收歸檔后，由歸檔部門在年度移交文書檔案時一并填寫《部門檔案移交清單》并附數(shù)碼聲像檔案歸檔目錄，經雙方簽章確認后一式兩份分別保存。

九、昆明醫(yī)科大學數(shù)碼聲像檔案的存儲和利用

1、數(shù)碼聲像檔案按照“昆明醫(yī)科大學聲像檔案管理系統(tǒng)”用戶分類編號，以學校部門為歸檔錄入單位進行歸檔存儲。

2、數(shù)碼聲像檔案數(shù)據存放于學校現(xiàn)代教育技術中心服務器，校長辦公室檔案科同時備份存儲，每年與學校其它檔案數(shù)據一同集中再備份存放于云南省重要檔案和電子檔案異地備份庫，實現(xiàn)異質異地存放。

3、數(shù)碼聲像檔案審查、接收、日常管理、備份、維護、查閱、利用由校長辦公室檔案科負責。各歸檔部門可以網絡檢索利用本部門歸檔的數(shù)碼聲像檔案，需要利用其他部門或學校的數(shù)碼聲像檔案須按照學校檔案借閱利用制度和相關保密制度執(zhí)行。

十、通過昆明醫(yī)科大學數(shù)碼聲像檔案管理模式，探索數(shù)碼聲像檔案管理新模式

1、隨著科技的進步，互聯(lián)網的廣泛應用和普及，可以通過歸檔軟件的研發(fā)和應用，實現(xiàn)數(shù)碼圖片、數(shù)碼音頻、數(shù)碼視頻的遠程即時網絡歸檔，實現(xiàn)了聲像檔案及時、快速、準確、規(guī)范歸檔，不受時間、地點限制，節(jié)約了時間、空間和運輸移交成本。

2、軟件數(shù)據庫即可實現(xiàn)數(shù)碼聲像檔案集中統(tǒng)一管理，分層使用。明確了歸檔流程、歸檔方法和歸檔要求即明確了各部門職責任務和利用權限，避免了各自為政、職責不清、保管不善、數(shù)據遺失的現(xiàn)象發(fā)生。

3、“昆明醫(yī)科大學聲像檔案歸檔系統(tǒng)”在數(shù)碼聲像檔案歸檔著錄環(huán)節(jié)要求嚴格，不僅要詳細著錄題名、年度、歸檔部門、主要被拍攝人物、拍攝時間、拍攝地點、拍攝人、張數(shù)、檔號等基礎信息，對于重大活動和事件還要進行備注說明，這對后期的平臺共享檢索利用提供了基礎條件，在數(shù)據檢索平臺，各歸檔部門輸入關鍵字，或主要被拍攝人、或拍攝地點、或拍攝時間即可檢索出本部門所有歸檔過的聲像信息進行使用。管理員賬戶平臺則可以檢索出所有部門歸檔的聲像檔案信息進行使用，快捷準確，利用方便。

4、多方式安全備份存儲是昆明醫(yī)科大學聲像檔案管理的特色之一。數(shù)碼聲像檔案數(shù)據存放于學校現(xiàn)代教育技術中心服務器，校長辦公室檔案科服務器和移動硬盤同時備份存儲，每年數(shù)碼聲像檔案數(shù)據還與學校其它檔案數(shù)據一同集中再備份存放于云南省重要檔案和電子檔案異地備份庫，實現(xiàn)異質異地存放，三層保護措施可謂萬無一失。

作者單位：昆明醫(yī)科大學