論紙質檔案與電子檔案的并存管理

文·呂旭明

論紙質檔案與電子檔案的并存管理

文·呂旭明

隨著社會信息化的不斷發展，電子檔案逐漸出現在辦公自動化和計算機技術廣泛應用的大環境下，檔案管理工作電子化和信息化水平得到很大程度上的提升，傳統的紙質檔案管理工作模式發生著深刻的變化。如何促進紙質檔案和電子檔案有機結合、使兩者優勢互補，對檔案管理工作的長遠發展具有重要的現實意義。

一、紙質檔案與電子檔案的特征比較

紙質檔案是以紙張為載體記錄的檔案。電子檔案則是依托計算機技術，采用電子編碼的形式存儲于特定介質（包括磁盤、光盤等）上的檔案。二者既有共性又有區別，在實際工作中各有利弊，共同為使用者提供服務。

（一）紙質檔案與電子檔案的共性

1.檔案管理的信息記錄完整性一致。無論是紙質檔案還是電子檔案，都是人們以實踐活動為依據，對信息進行收集、整理而形成，本質上都具有檔案的特點，對檔案信息的記錄要求是一致的。紙質檔案資料的分類、整理、編碼、儲存，需要完整的信息。電子檔案資料則是以紙質檔案為基礎，在不改變檔案所記錄信息的前提下，將紙質媒介的信息載體轉化為電子媒介，其完整性需要與紙質檔案保持一致。

2.檔案管理的管理理論一致。紙質檔案管理和電子檔案管理的管理理論是相通的，電子檔案管理僅是利用信息和互聯網技術，將傳統的紙質檔案信息數字化和虛擬化，其本質和精神內核并未改變。《檔案法》對紙質檔案和電子檔案同時適用，二者所依據的管理原則和工作原理是一致的。

3.檔案管理的服務性一致。檔案管理工作所要實現的價值就是為檔案使用者提供可查閱和借鑒的原始信息資源，從而滿足使用者對檔案信息資源的使用需求。紙質檔案和電子檔案的作用均在于此，二者所服務對象的社會性和層次性是相同的，在實現信息資源共享和促進社會發展方面發揮著同樣的作用。

（二）紙質檔案與電子檔案的區別

1.歸檔方式不同。紙質檔案從收集到組卷，要經過人工對文件的分類、排列、編號、編目等環節，歸檔流程環環相扣、相對繁瑣。電子檔案則是依托計算機技術，利用已有的檔案管理軟硬件設施及數據庫，省略了紙質檔案的立卷、歸檔、分類等環節。

2.保管方式不同。紙質檔案以紙張為存儲介質，以實物形式為存在方式。它的物理性質決定了其保管需要占用較大的存儲空間，同時需要投入大量的人力、財力、物力。電子檔案則是通過對信息的數字化和編碼后存儲于電子介質，以虛擬的形式存在。它的檔案信息容量大、體積小，其保管可以有效地節約檔案的占用空間，簡化檔案管理的環節和流程。

3.查詢方式不同。紙質檔案在查詢時需要人工查找，且只能在特定的時間、地點提供給特定的使用者閱讀，對同一檔案原件的查詢可能會影響到其他人員的利用。電子檔案錄入后便與原信息載體無任何關系，一個終端的電子文件可同時發送至多個終端，其查詢和利用通過簡單的計算機操作就可以實現，不會因一方對檔案的查詢而影響其他人員的使用。

（三）紙質檔案與電子檔案的優缺點

紙質檔案與電子檔案同樣作為檔案管理的一種方式，都是檔案形成者實踐活動的真實記錄，但因它們的載體不同，所以存在著各自的優劣勢。分析二者的區別與共性，可分別得出其優缺點。

1.紙質檔案的優點

（1）穩定、安全。紙質檔案以紙張為信息記錄的載體，是由最初使用的文件直接轉化而來，相對于電子檔案而言，更具有穩定性。比如，因載體與信息統一，紙質檔案能夠客觀地記錄歷史情況，其記錄的信息是原始的；原始資料一旦形成信息就很難更改，這就決定了紙質檔案被變更的風險小、安全系數高。

（2）完整、真實。紙質檔案的制作過程雖然復雜，但依據《歸檔文件整理規則》，檔案整理的各個環節缺一不可，其制作是由特定的責任者、在特定的條件下完成的。從編制完成的材料，到檔案的各種標注，如文字、圖片、簽字、印章等，都體現于檔案之中，檔案信息記錄真實而完整。

2.電子檔案的優點

（1）共享性強。電子檔案以數字化形態存在，突破了時間和空間的限制，極大地擴展了資源共享范圍，改變了過去人們只能去檔案室查閱資料的方式，使異地使用成為現實，提高了檔案的利用率。

（2）操作便捷。電子檔案所依托的電子介質，具有儲存密度大、記錄速度快等特點。檔案管理人員可通過簡單的計算機操作進行查詢和利用，不管是檔案移交還是復制、修改，電子檔案都較紙質檔案操作方便。

二、紙質檔案和電子檔案并存管理

紙質檔案與電子檔案各有優勢，在實際應用中可以將二者有效結合，使二者相互融合，互相利用。

（一）建立兩套管理系統

由于電子檔案在收集時間和方式，以及存儲、保護、利用等方面完全不同于傳統的紙質檔案，在紙質檔案與電子檔案并存期，應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統之間建立必要的通道，使之很容易地實現從一種文件找到相同內容的另一種文件，以便在有關業務處理上協調一致，方便利用。比如，在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性和權益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

（二）實行電子檔案集中管理

由檔案部門統一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲到保護整個環節嚴格按照檔案管理程序進行，有效避免非專業人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還可以建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機聯系，并對電子檔案進行專業性開發，使之發揮最大的作用。

（三）建立科學合理的管理制度

由于電子文件的可復制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護應貫串于電子文件的整個生命周期。在這個過程中，檔案管理的重點是過程而不是檔案本身。因此，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態下的信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生變化，便難以確認它的原始性和完整性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況.

隨著信息化的快速發展，電子檔案管理是實現信息系統化管理的重要手段。由于電子檔案操作便捷，系統內的信息容易進行更改和傳遞，在實際的工作中會有一定的安全隱患，所以在工作中還需要進行輔助管理。紙質檔案管理就是對電子檔案管理的監督，只有兩者結合，才能保證檔案管理工作順利進行。也許在未來的某一時段紙質檔案會消失，但在當下紙質檔案還有著它的中要作用，還需要加強管理。

（作者單位：威海市城市管理調度指揮中心）