物聯網環境下高校檔案館智能化管理服務模式的創新

文 / 左婷婷

物聯網環境下高校檔案館智能化管理服務模式的創新

文 / 左婷婷

文章從當前高校檔案館智能化管理服務模式的發展現狀出發，分析了實現智能化管理服務模式的必要性和存在的問題，提出智能化管理的服務模式創新路徑：強化線上職能，關注個性需求；優化線下服務，擴大自助范圍；加快引入法治觀念，重視人員的培養；強化信息安全，提升安全意識。

物聯網；高校檔案館；智能化管理；服務模式

傳統檔案管理服務模式在實用性、靈活性、發展性等方面存在明顯不足，高校需要將現代物聯網技術引入檔案館中，提升檔案館管理服務水平，優化檔案館資源利用效率。物聯網技術雖然能夠促進高校檔案館智能化管理的實現，但是對技術、資金、人力等都有著較高的要求，在實際操作過程中由于缺乏應用經驗，技術更新過快，經常會出現一些無法預料的問題。這要求高校創新管理觀念，結合物聯網發展實際，不斷優化檔案智能化管理服務模式。

一、物聯網環境下高校檔案館創新智能化管理服務模式的必要性

（一）實現線上線下有效對接

互聯網的出現實現了檔案的數字化轉換，將檔案信息成功轉移到網絡空間，提升了檔案管理的效率，擴大了檔案資源的應用范圍。而物聯網的出現，在現有數字化管理的基礎上進行了又一次升級，實現了線上與線下的有效對接，能夠通過線上操作對線下進行管理，利用網絡技術對實體服務產生影響，有效地打破了線上與線下的界限，縮短了實體服務與網絡服務間的距離，讓高校師生在管理、查詢、應用檔案資源的過程中能夠更加方便、快捷。

（二）減少人力投入，實現智能管理

物聯網的出現為高校檔案館實現智能化管理奠定了基礎，國外先進的管理服務系統已經能夠實現人機對話，由人提出訴求，管理平臺基于訴求迅速做出反應，并給出答案。我國部分高校已經著手構建高校檔案智能化管理服務模式，希望基于物聯網的支持，實現智能化卷宗管理、智能化卷宗查詢、智能化風險預警、智能化風險處理。這一方面能夠減少高校檔案館人力投入，提高服務效率；另一方面，也能夠減少人為失誤，提升高校檔案管理工作的規范性、安全性及靈活性。

（三）提升查詢能力，融入人本思想

傳統檔案查詢工作主要以關鍵詞為線索，用戶通過關鍵詞輸入實現對檔案信息的檢索。而基于物聯網構建的高校檔案館智能管理服務模式則在此基礎上進行了優化，提升了查詢能力，融入了人本思想。用戶在查詢過程中，系統不僅能夠從多個分類中篩選出符合條件的資料，為用戶提供綜合全面的信息，同時系統能夠根據存入的用戶信息及用戶的搜索歷史，為用戶整理并提供其可能需要的各項信息，減少用戶查找的困難，避免信息搜索中出現遺漏。

二、物聯網環境下高校檔案館智能化管理服務模式創新面臨的問題

（一）資金支持不足，管理成本增加

RFID電子標簽是物聯網環境下實現高校檔案館智能化管理的基礎。在進行智能化管理之前，高校首先應完成RFID電子標簽的更換，并配置符合要求的閱讀器、計算機等硬件設施。經費不足是高校檔案館長期存在的問題。在這種情況下，要求它們將智能化管理進一步升級，存在一定的困難。由于高校檔案資源眾多，更換RFID電子標簽的過程中需要投入大量的人力和時間。這實際上也增加了高校檔案館的管理成本。同時，在實際使用過程中RFID電子標簽的耗損也是不容忽視的問題，標簽更換也是檔案館需要考慮的成本之一。

（二）兼容性能不足，缺乏統一標準

RFID行業處于自由生長狀態，當前雖然較發展初期在規范性、統一性方面有所改善，但是在兼容性上仍舊存在較大的問題。這主要是因為，對于RFID這一新興行業，國際上還沒有形成共識，國家與國家間存在差異，現階段還難以實現標準的統一。我國政府一直致力于推動RFID統一標準的設立，并出臺了部分具有實際應用價值的管理標準，但當前也沒有一個能夠廣泛應用的強制性標準。因此，在實際操作過程中，高校圖書館智能化管理可能因校際差別而僅能在校內實現，無法擴大應用范圍而與其它學?；騿挝粯嫿ê献麝P系。

（三）隱私存在威脅，安全性能偏低

與互聯網一樣，物聯網同樣存在無法回避的安全隱患，由于RFID的特殊性，物聯網最大的安全隱患在于用戶隱私保護問題。高校檔案館的目標用戶相對單純，安全隱患較低。因此，很多高校在進行檔案智能化管理的過程中忽視了用戶隱私的保護及物聯網安全的維護。與物聯網技術的發展一樣，信息竊取技術也在不斷發展，通過RFID或第三方軟件漏洞對用戶隱私進行竊取，對數據進行更改等現象層出不窮。這已經成為阻礙高校智能化管理服務模式發展的主要因素，極需高校予以重視[1]。

（四）人員能力不足，素質有待提升

物聯網環境下高校檔案館實現智能化管理服務模式創新，最主要的問題仍是在人力資源上。其一，隨著物聯網的出現和智能化管理模式的應用，高校檔案館對人員的需求量逐漸縮小，檔案館內部容易出現工作人員過剩、人員無法安置等問題；其二，高校檔案館內部工作人員多為傳統型管理人員，整體年齡偏大，多為即將退休的高校教職工，他們在管理服務理念上較為傳統守舊，很難接受現代物聯網思維，在技術應用、實際操作等方面都存在較多問題，嚴重影響了高校檔案館智能化管理服務模式的開展[2]。

三、物聯網環境下高校檔案館智能化管理服務模式創新的有效路徑

（一）強化線上職能，關注個性需求

線上與線下的有效配合成就了物聯網環境下高校智能化管理服務模式的運行。在對該模式進行創新的過程中，我們既要關注二者的銜接，也要對線上線下進行針對性發展。這要求注重對線上職能的進一步強化，融入個性化的思考，以個性化的視角提高智能化管理的水平。首先，要實現差異性服務，即考慮用戶需求，根據不同用戶提供差異性的服務內容；其次，要實現智能化推送，即針對用戶訂閱內容、用戶高頻搜索內容、與用戶相關內容、熱點內容，向用戶提供推送服務，并滿足多客戶端的需要，除了PC端外，還應開發移動端，滿足各種系統的需求[3]；再次，要實現精確化檢索，這要求高校對檢索功能進一步升級，在檢索的基礎上增加引導功能和傳送功能，在操作過程中系統會根據用戶輸入的內容，幫助用戶優化搜索詞匯，便于更好地搜索，并根據用戶個人定制要求，將檢索到的內容數據傳送到用戶郵箱或手機移動端等；第四，要設置一鍵分享功能，即讓用戶能夠將自己獲取的資源，在一定范圍內進行分享和發布，滿足用戶交流討論的需要；第五，要實現自我管理，讓用戶通過登錄賬戶，了解自己的借閱情況、賬號信息、書籍位置等，通過自我管理的方式，獲得更大自助權限。

（二）優化線下服務，擴大自助范圍

線上服務雖然具有諸多優點，但仍舊不能取代線下服務。高校需要結合物聯網的優勢對線下服務進行優化。首先，要升級借閱卡功能。當前檔案館應用的借閱卡融入了RFID技術，能夠滿足智能化管理的基礎需求，但是在功能性上還稍顯狹隘，僅具有借閱功能，為了方便管理，應對借閱卡功能進行升級，實現多卡合一，方便用戶利用該卡進行充值、認證、借閱等多項操作。其次，要實現人性化導讀。檔案館資料眾多、門類繁雜，為了幫助用戶高效快捷地找到目標檔案，檔案館應開發智能導讀服務，通過讀取借閱證上的信息，根據讀者身份、借閱目標進行針對性的導讀；需要應用現代GPS技術，在RFID技術的基礎上，構建智能導圖，對檔案館內部資源進行立體化展示，便于用戶對目標檔案進行精確定位。再次，擴大自助范圍。自助已經成為提升效率、減少人工的重要手段。當前高校檔案館在自助服務方面還存在局限，僅提供自助查詢、自助充值服務，高校檔案館應進一步擴大自助服務的范圍，將借閱、歸還、復印等工作也納入到自助的范圍中，給用戶創造更多的自由和便利[4]。

（三）引入法治觀念，重視人員培養

除了搞好線上線下服務外，制度和人員也是高校檔案館實現智能化管理服務模式創新不可忽略的兩大要素。在智能化發展的過程中，檔案信息資源不斷優化、推廣，如果忽視了檔案信息的法律保護，就極易導致信息侵權問題。因此，高校檔案館需要引入法治理念，嚴格遵守我國相關法律法規，并在檔案智能化管理過程中設置隱私保護功能，嚴禁不符合權限的用戶調取特定檔案信息。我國當前這方面的立法還處于初步發展階段，立法與實際工作之間還存在差距。高校應發揮自身能動性，在制定管理制度的過程中納入權益保護方面的內容。

在人員培養方面，高校檔案館需要對現有人員的素質進行考核，再根據考核情況，確定符合智能化管理需求的工作人員；對不符合要求及過剩的工作人員進行調崗；組織已考核通過的工作人員進行培訓，樹立智能化管理理念，并對員工技術上的不足進行針對性培養。

（四）強化信息安全，提升安全意識

杜絕信息泄密，保障用戶隱私是物聯網環境下信息安全首先要解決的問題，高校檔案館在進行智能化管理服務模式創新的過程中應予以重視，并積極應對。首先，高校要引入互聯網安全防范措施，構建安全系統?；ヂ摼W與物聯網有著密切的聯系，前者是后者的基礎。在實際操作過程中應以互聯網為基礎，強化信息安全防護的規范性；做好物理防護，注重檔案信息存檔。其次，高校要落實安全防護意識，針對隨時可能發生的安全問題進行提前預設，提升工作人員臨時應變的能力；及時關注RFID技術的更新升級，通過加密技術、混淆信息技術的應用實現信息的防護。最后，高校要重視信息備份的重要性。任何安全技術在應用過程中都存在局限性，都會有被攻擊的風險。為了保證檔案信息安全，避免檔案信息數據出現損毀、篡改等問題，高校檔案館應在信息備份方面下功夫，采取分散存儲的方式，確保任何一臺設備如果出現問題，都有備份數據可以繼續應用，在支持系統服務不受影響的同時，保障數據信息的完整性、安全性[5]。

綜上所述，當前我國絕大多數高校建立了檔案館智能化管理服務模式，這對高校檔案管理工作的發展起到了重要的推動作用。RFID技術的不斷發展和智能化管理要求的不斷提升，對高校檔案館智能化管理服務模式提出了新的要求。這需要高校檔案館站在用戶視角，從服務職能、安全保護等方面入手，不斷完善該模式，促進物聯網環境下高校檔案館智能化管理服務模式創新的早日實現。

[1]張麗娜.大數據時代高校人事檔案信息化建設的問題與對策[J].山西檔案,2017(3).

[2]劉露.“互聯網+”時代公共圖書館智慧服務體系的構建[J].山西檔案,2017(3).

[3]邢士民.基于云數據資源驅動下圖書館信息化管理模式的升級[J].出版廣角,2017(2).

[4]韓晗.“互聯網+”語境下北京地區公共圖書館借閱情況的研究報告——以首都圖書館與國家圖書館2015年借閱排行榜為例[J].出版廣角,2017(2).

[5]沈沛.物聯網關鍵技術及在高校中的應用[J].企業技術開發,2014(1).

G270.7；G647

A

1005-9652（2017）04-0054-03

本文系2016年江蘇省高校檔案研究會檔案科研立項課題 “教育‘新常態’下高校檔案的服務功能拓展研究”（編號：jsgdf2016-10）階段性成果。

（責任編輯：虞志堅）

左婷婷（1983-），女，江蘇鹽城人，鹽城工學院檔案館館員，研究方向：高校檔案管理。