全媒體時代檔案文獻(xiàn)編纂的優(yōu)化路徑

文 / 雍文娟

全媒體時代檔案文獻(xiàn)編纂的優(yōu)化路徑

文 / 雍文娟

在全媒體時代，檔案管理工作在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下發(fā)生了顛覆性的變化，在管理模式、運(yùn)行方式以及編纂方法等方面都有了長足發(fā)展。文章分析了全媒體時代為檔案文獻(xiàn)編纂工作帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，并從人才、制度、技術(shù)等方面提出了優(yōu)化建議。

全媒體時代；檔案文獻(xiàn)；編纂

檔案文獻(xiàn)編纂工作是檔案管理的基礎(chǔ)，對于保障檔案資源準(zhǔn)確性、優(yōu)化檔案資源應(yīng)用等起著決定性的作用。該工作涵蓋面廣，流程復(fù)雜，對方式方法有著嚴(yán)格的要求。傳統(tǒng)檔案文獻(xiàn)編纂工作以人力為主，在工作效率和工作質(zhì)量等方面都存在著較大的不足，嚴(yán)重影響了檔案服務(wù)品質(zhì)的提升。在全媒體時代，這要求針對檔案文獻(xiàn)編纂工作的實(shí)際情況，進(jìn)行針對性的改善，促進(jìn)檔案文獻(xiàn)編纂工作的信息化發(fā)展，為檔案服務(wù)品質(zhì)的提升奠定良好的基礎(chǔ)。

一、全媒體時代優(yōu)化檔案文獻(xiàn)編纂工作的重要性

首先，減少工作失誤，提升工作效率。檔案文獻(xiàn)編纂工作要求工作人員在工作過程中保持注意力的高度集中，細(xì)致認(rèn)真，確保在校對、考證過程中不出現(xiàn)任何紕漏；對檔案文獻(xiàn)編纂人員的工作狀態(tài)進(jìn)行了解。當(dāng)前，僅依靠人力還很難達(dá)到檔案信息編纂的百分之百準(zhǔn)確，信息編纂錯誤、資料缺乏考證等問題時有出現(xiàn)。在全媒體時代，人力上的不足可以通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)予以完善，在編纂速度、校對準(zhǔn)確率等方面都能得到大幅度的提升。

其次，延續(xù)檔案生命，強(qiáng)化文獻(xiàn)保護(hù)。原始檔案文獻(xiàn)主要以紙張為主，在存放過程中很容易受到各種因素的影響導(dǎo)致檔案文獻(xiàn)的損毀或者丟失，如檔案文獻(xiàn)存放時間較久而自然損毀；存放環(huán)境不佳，導(dǎo)致檔案發(fā)霉變質(zhì)；檔案在轉(zhuǎn)移過程中遺失。這些現(xiàn)象在檔案日常管理中時有出現(xiàn)，對檔案資源造成巨大損失。將檔案文獻(xiàn)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，在存放方式、應(yīng)用模式、管理手段等方面都較傳統(tǒng)方法更加簡便、安全、高效，可以使很多瀕臨損毀的檔案文獻(xiàn)永久地留存下來，延續(xù)檔案生命，強(qiáng)化文獻(xiàn)保護(hù)。

再次，便于資源利用，擴(kuò)大應(yīng)用空間。實(shí)體檔案在利用方面存在較大局限性，在靈活性上存在明顯不足，是阻礙檔案資源開發(fā)利用的重要因素。對檔案文獻(xiàn)編纂工作進(jìn)行優(yōu)化后，檔案文獻(xiàn)資料將實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換；用戶可以脫離實(shí)體檔案的限制，在任意空間、時間借助網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行資料的查詢，在查詢的過程中更具針對性，可以在眾多檔案資源中快速準(zhǔn)確地篩選出目標(biāo)檔案。

第四，適應(yīng)社會需要。檔案文獻(xiàn)編纂工作的發(fā)展應(yīng)與社會的發(fā)展趨于同步。全媒體是當(dāng)前社會的主流，傳統(tǒng)媒體與現(xiàn)代媒體的結(jié)合為檔案文獻(xiàn)編纂工作帶來了新的可能，讓其獲得更好的發(fā)展平臺，拓寬了傳統(tǒng)檔案資源的應(yīng)用渠道，使得檔案資源獲得了更加廣闊的發(fā)展前景[1]。

二、影響全媒體時代檔案文獻(xiàn)編纂工作的主要因素

（一）技術(shù)因素

實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化是全媒體時代優(yōu)化檔案文獻(xiàn)編纂工作的基礎(chǔ)。當(dāng)前檔案文獻(xiàn)非實(shí)體化形態(tài)主要分為光盤、硬盤、云空間、網(wǎng)上公共空間等。無論哪一種形態(tài)，在實(shí)際應(yīng)用過程中都存在缺點(diǎn)和不足。就光盤、硬盤等存儲設(shè)備而言，最大的問題在于如何保證存儲設(shè)備的質(zhì)量，避免在存放過程中出現(xiàn)損毀。而對于線上存儲來說，最大的問題則主要集中在病毒、黑客襲擊等方面。雖然當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)不斷升級，但是病毒襲擊、黑客攻擊與網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)之間一直存在著此消彼長的關(guān)系。最近備受關(guān)注的勒索病毒就對線上檔案資源安全帶來了極大威脅，相關(guān)單位如果不能及時予以處理，做好防范措施，就很容易引發(fā)嚴(yán)重后果。從技術(shù)層面講，與病毒、黑客的斗爭具有一定的長期性和反復(fù)性。在全媒體時代，相關(guān)單位在實(shí)現(xiàn)檔案信息化的過程中應(yīng)保持一個客觀清醒的認(rèn)知，不能忽視在實(shí)際工作中可能遇到的問題。

（二）資金因素

全媒體時代下，檔案文獻(xiàn)編纂工作需要有強(qiáng)大的硬件支持，需要相關(guān)單位投入大量的資金進(jìn)行設(shè)備的采購、軟件的引入、技術(shù)的升級等。因此，資金成為影響全媒體時代檔案文獻(xiàn)編纂工作發(fā)展的主要因素。在過去很長一段時間里，檔案管理工作本身就缺乏社會大眾的重視，檔案館的生存一直十分艱難，只有依靠國家或主管單位的扶持才能繼續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)下去。很多檔案館實(shí)體檔案存放環(huán)境都難以保障，更談不上配置現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、引入一流的檔案文獻(xiàn)編纂技術(shù)。而造成檔案館資金不足的原因主要包括[2]：政府能夠給予的財(cái)政支持十分有限，與檔案館實(shí)際需要存在差距；檔案館存在的價值沒有凸顯出來，社會大眾對檔案館認(rèn)識不足，重視度不夠，難以吸引民間資本的注意；檔案館在資金引進(jìn)方面缺乏主動性，難以挖掘新的資金來源。

（三）人才因素

為了搞好新媒體時代的檔案文獻(xiàn)編纂工作，檔案館需要新思路、新方法、新技術(shù)的支持。這就對檔案館工作人員提出了新的要求。傳統(tǒng)檔案館工作人員顯然不能適應(yīng)這些要求，如部分校對人員缺乏計(jì)算機(jī)知識；編研人員全媒體意識不足等。在這種情況下，勉強(qiáng)推進(jìn)檔案文獻(xiàn)編纂工作的優(yōu)化，只會加大工作的難度，拖慢工作的進(jìn)度。因此，相關(guān)單位對人才的培養(yǎng)工作要予以足夠的重視，為全媒體時代檔案文獻(xiàn)編纂工作的優(yōu)化創(chuàng)造條件。長期以來，檔案館人才引入意識淡薄，忽視優(yōu)秀人才的引入。外部人才的引入作為優(yōu)化檔案文獻(xiàn)編纂工作的主要途徑之一，也應(yīng)納入到檔案館人才管理工作之中。

三、全媒體時代優(yōu)化檔案文獻(xiàn)編纂工作的建議

全媒體時代檔案工作的最大特點(diǎn)是與互聯(lián)網(wǎng)融合較深，線上新下聯(lián)通緊密，工作信息程度逐漸增高，人員素質(zhì)要求不斷加大。因此，我們應(yīng)當(dāng)從以下方面提升檔案文獻(xiàn)編纂工作。

（一）找準(zhǔn)工作抓手，修正發(fā)展思路

在全媒體時代，對檔案文獻(xiàn)編纂工作進(jìn)行優(yōu)化與完善，首先要找準(zhǔn)切入點(diǎn)，按部就班地引導(dǎo)實(shí)際工作的轉(zhuǎn)變。創(chuàng)新是轉(zhuǎn)變檔案館文獻(xiàn)編纂工作的核心要點(diǎn)。首先，檔案館要推進(jìn)相關(guān)工作與社會接軌，避免檔案文獻(xiàn)編纂工作背離社會發(fā)展進(jìn)程。檔案館內(nèi)存放的資料具有一定的特殊性，部分檔案查閱條件較為嚴(yán)苛。這導(dǎo)致社會大眾對檔案館的關(guān)注度較低，很多社會大眾甚至從未與檔案館產(chǎn)生交集；檔案館在發(fā)展過程中相對閉塞，很多現(xiàn)代化的管理理念、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)都沒有引起檔案館的足夠重視。為了保證檔案文獻(xiàn)編纂工作與社會同步，檔案館一定要融入群眾之中，把握人民群眾對檔案的需求，改變?nèi)嗣袢罕妼n案館的不正確認(rèn)識。檔案館可以通過調(diào)查問卷、網(wǎng)絡(luò)留言等方式，獲取社會大眾對檔案資源的實(shí)際需要，并進(jìn)行針對性的檔案資源整合分類，創(chuàng)造特色檔案資源庫，方便社會大眾進(jìn)行應(yīng)用。例如，檔案館可以與大眾應(yīng)用頻率較高的線上平臺進(jìn)行合作，利用VR技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，將編纂成果展示給社會大眾，提升編纂成果的趣味性和直觀性，增加社會大眾對檔案文獻(xiàn)編纂工作的關(guān)注和了解。

其次，在網(wǎng)絡(luò)信息大爆炸的今天，信息的價值決定了信息是否能夠得到社會大眾的青睞，決定了其在眾多網(wǎng)絡(luò)信息中脫穎而出的幾率。檔案文獻(xiàn)編纂工作需要對檔案文獻(xiàn)的價值進(jìn)行探究，需要判斷編纂工作是否對檔案文獻(xiàn)的存在價值產(chǎn)生正面影響，是否能夠獲得更多社會大眾或特定群體的關(guān)注。在全媒體時代，檔案文獻(xiàn)編纂工作者應(yīng)理順發(fā)展思路，強(qiáng)化對工作的綜合性考慮，除了完成編纂任務(wù)外，還要保證編纂工作符合經(jīng)濟(jì)效益、社會效益、文化效益等，在多方面創(chuàng)造出令人矚目的價值。

（二）優(yōu)化資金渠道，提升技術(shù)保障

資金和技術(shù)是保障全媒體時代檔案文獻(xiàn)編纂工作的兩大基礎(chǔ)性條件。檔案館應(yīng)從兩個方面解決資金問題。首先，政府的扶持作用應(yīng)進(jìn)一步地凸顯。政府應(yīng)加大對檔案館資金上的支持，除了增加撥款數(shù)額、提高財(cái)務(wù)待遇之外，還應(yīng)幫助檔案館進(jìn)行硬件設(shè)施的配備，強(qiáng)化檔案館適應(yīng)新媒體時代的能力。其次，檔案館本身也應(yīng)化被動為主動，積極優(yōu)化資金獲取渠道。從市場經(jīng)濟(jì)的角度出發(fā)，檔案館可以獲取資金的渠道還有很多，如檔案館自主創(chuàng)收，利用自身資源開展對外服務(wù)業(yè)務(wù)；積極與企事業(yè)單位進(jìn)行合作，吸引民間資本，引入外部投資等。

檔案館需要解決檔案文獻(xiàn)編纂工作技術(shù)應(yīng)用問題。首先，要將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案編纂工作實(shí)際相結(jié)合。計(jì)算機(jī)技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件具有一定的普適性。不同行業(yè)、不同工作崗位在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件的過程中需要結(jié)合自身特點(diǎn)，進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。檔案館要突出檔案文獻(xiàn)編纂工作的特點(diǎn)，在校對、整合、溯源等方面給予保障。同時，網(wǎng)絡(luò)安全也是不容忽視的問題，檔案館要提前做好防御準(zhǔn)備，除了進(jìn)行基礎(chǔ)性安全建設(shè)外，還要根據(jù)病毒的更新、黑客技術(shù)的發(fā)展，不斷增加防護(hù)技術(shù)和防護(hù)手段，將病毒、黑客等的威脅降到最低。檔案館要保持技術(shù)的動態(tài)更新，適應(yīng)全媒體時代的變化，及時對陳舊的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)進(jìn)行更換，將現(xiàn)代先進(jìn)的文獻(xiàn)編纂技術(shù)引入到實(shí)際工作中[3]。

（三）培養(yǎng)全能員工，引入優(yōu)秀人才

首先，檔案館要改變傳統(tǒng)員工的工作模式，提升員工的綜合能力。檔案館內(nèi)部的員工培訓(xùn)應(yīng)該主要圍繞三個方面：思想、技術(shù)、規(guī)范。檔案館在思想上要大力引導(dǎo)員工樹立綜合思考的能力，打破工作中的墨守成規(guī)。檔案文獻(xiàn)編纂工作人員需要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展趨勢，以新媒體為導(dǎo)向進(jìn)行檔案文獻(xiàn)的編輯。檔案館在技術(shù)上要彌補(bǔ)原有工作人員計(jì)算機(jī)水平較低、計(jì)算機(jī)知識不足的問題。一方面，檔案館可以針對工作人員的不足進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，并設(shè)立考核，以考核的方式判斷工作人員是否具備進(jìn)行現(xiàn)代檔案文獻(xiàn)編纂工作的資質(zhì)；另一方面，檔案館可以安排專人在實(shí)際工作中進(jìn)行指導(dǎo)，對工作人員遇到的問題及時指明，增加工作人員的實(shí)踐能力；在規(guī)范上，要設(shè)置與新發(fā)展形勢相一致的管理制度，對人員的行為進(jìn)行約束，減少工作中的隨意性[4]。

其次，檔案館要引入優(yōu)秀人才。單純依靠檔案館原有工作人員很難在短期內(nèi)改善檔案文獻(xiàn)編纂工作狀況。檔案館可以從外部引入一批優(yōu)秀人才，彌補(bǔ)內(nèi)部工作人員的不足。這既可以對當(dāng)前工作進(jìn)行優(yōu)化，也能夠帶動檔案館原有檔案文獻(xiàn)編纂工作團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)對工作團(tuán)隊(duì)的重塑和升級[5]。

全媒體時代讓檔案文獻(xiàn)編纂工作獲得了新的生機(jī)，線下與線上的結(jié)合使檔案文獻(xiàn)編纂工作在內(nèi)容、形式、管理模式等方面得到了有效的改進(jìn)。值得注意的是，檔案文獻(xiàn)編纂工作的新發(fā)展與新阻礙并存，檔案館在實(shí)際工作中需要結(jié)合新的時代特點(diǎn)，增加技術(shù)創(chuàng)新、人才培養(yǎng)上的投入，實(shí)現(xiàn)全媒體時代檔案文獻(xiàn)編纂工作質(zhì)的飛躍。

[1]吳海燕.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校文書檔案管理的困境及應(yīng)對措施[J].山西檔案,2017(3).

[2]張靜華.我國檔案信息資源從“獨(dú)享”到“共享”轉(zhuǎn)型的路徑探析[J].山西檔案,2017(3).

[3]陳碩.大數(shù)據(jù)背景下數(shù)據(jù)新聞可視化傳播模式與路徑優(yōu)化[J].出版廣角,2017(6).

[4]吳培華.跨界融合,還是為了閱讀——互聯(lián)網(wǎng)時代閱讀新體驗(yàn)[J].出版廣角,2017(5).

[5]魯珊珊.試論檔案人員素質(zhì)對檔案工作的影響及對策[J].赤子(中上旬),2017(1).

G272

A

1005-9652（2017）04-0057-03

（責(zé)任編輯：虞志堅(jiān)）

雍文娟（1983-），女，寧夏銀川人，寧夏大學(xué)檔案館館員，研究方向：檔案管理。