知識經濟時代檔案館信息服務方式的創新

文 / 陳立香 思維

知識經濟時代檔案館信息服務方式的創新

文 / 陳立香 思維

檔案館的信息服務質量直接影響著查閱人員的切身體驗。傳統的檔案信息服務古板、老套、創新方式缺乏。隨著知識經濟時代的到來，檔案信息服務的方式出現了轉變。文章分析了檔案館信息服務方式現狀，闡述了知識經濟下檔案館信息服務特征及要求，提出了檔案信息服務方式創新的對策。

檔案館；信息服務方式；創新

檔案信息既具有真實性，又具有極高的使用價值。各領域的檔案館是知識庫，是各個行業優秀工作者的真實記錄，更是廣大學者研究社會生活與自然生活的重要資料來源地，對于檔案利用者來說必不可少。檔案館提供怎樣的檔案信息服務直接影響著查閱人員的切身體驗。傳統的檔案信息服務古板、老套、創新方式缺乏。知識經濟以知識為重要組成部分，知識經濟產業是社會經濟可持續發展的產業。然而，檔案作為人類社會生活與思想的真實記錄，不僅反映出人們的智慧，而且對社會各方面工作都有一定的借鑒價值。這呼喚檔案信息服務方式的轉變。檔案館應充分把握好時機，促進檔案信息服務管理水平實現質的飛躍。

一、檔案館信息服務方式的發展現狀

檔案信息分為多種類型，如政治類、經濟類、數據類等。不同類型的檔案信息管理方式的差異性非常明顯。當前多數檔案管理人員習慣采用傳統的管理方式。檔案信息不僅僅是信息，而且是促進社會發展的知識源動力。檔案工作者需要在實踐中發現問題，不斷創新，使檔案信息成為最有效的信息檔案。

隨著網絡信息技術的發展，我國知識經濟產業日益壯大，社會各領域均受到了一定的影響。檔案館信息服務方式的創新發展仍處于初始階段，整個過程中不可避免地出現了一些問題。

第一，檔案館信息服務人員不足及專業素質偏低。在檔案信息管理過程當中，經常出現檔案信息整理不及時導致用戶不能正常使用的情況。當管理人員把檔案信息整理出來時，相關信息對于用戶而言早已失去時效。更糟糕的是，檔案信息整理過程中出現錯亂，導致檔案缺乏完整性與有序性，引發用戶的嚴重不滿。

第二，檔案信息的分類沿用傳統的整理方式，沒有根據時代的需求進行創新。古板的信息分類方式不僅影響了檔案管理人員的工作效率，而且導致用戶不能及時找到自己所需的檔案信息。檔案信息管理者并非專業性的工作人員，他們對檔案信息的編碼掌握不足，在查找或者整理時引發一系列的問題；在無法解決問題時，選擇自行跳過。這使檔案管理系統成為管理員個人隨意控制的系統。

第三，網絡信息技術不斷發展盡管對改善檔案信息管理工作起到了一定的促進作用，解決了檔案難以保存及易丟失的問題，但網絡信息技術的運用并沒有解決傳統模式存在的收集與整理問題，檔案館把重點放在了檔案的保存與查閱上，忽略了檔案信息收集與整理工作的重要性。

二、知識經濟時代檔案館信息服務的特征及要求

（一）服務內容知識化

知識經濟背景下，知識是促進知識經濟產業發展的重要力量，檔案信息知識化開始受到社會各領域的重視。隨著知識經濟產業的發展，檔案信息內容逐漸向知識化形式轉變。檔案館應重視對檔案信息內容的收集、整合與存儲，不斷探究檔案信息的內涵與意義[1]，對檔案服務內容進行創新。檔案館需要創建以用戶檢索需求為主的知識化服務內容，以便更好地應對網絡信息技術發展帶來的挑戰。

（二）服務手段技術化

檔案信息服務需要運用多種技術。其中，網絡信息技術的使用尤為重要。它為檔案信息有序服務提供了相應保障。網絡信息技術的運用，打破了傳統的時間與空間限制，可以隨時隨地傳播與交流檔案信息；網絡信息技術的使用，大大提升了用戶的信息搜索效率；網絡信息技術的運用，可確保檔案信息存儲的安全性；網絡信息技術的使用可以減少因管理人員不足或者管理人員經驗缺乏導致的檔案信息更新不及時、檔案信息不完整、檔案信息無序性等情況，能夠減少檔案信息人工管理的費用，切實提高檔案整理與服務的效率。

（三）服務形式多樣化

檔案是記錄人們社會生活的一種工具，具有實用性和服務性。網絡信息技術的發展及應用，為用戶帶來了多樣化的服務形式。它可幫助人們查看各種形式的信息，如圖像、短視頻、音樂、文字、聲音等。通過網絡信息技術，上述檔案信息可流傳到世界各地的網絡平臺。用戶可以通過檢索，直接找到自己需要的檔案信息，滿足自己的信息需求。用戶還可通過微信或者微博公眾平臺了解檔案信息運用知識，由此提高檔案的使用價值。通過反饋平臺，用戶可提出對于檔案的意見與想法，有利于檔案館改善管理工作。多樣性的檔案信息服務形式，體現了檔案管理部門為廣大人民群眾服務的理念。

（四）服務管理規范化

知識經濟時代的來臨，對檔案信息管理的安全性、規范性、準確性、時效性提出了更高的要求。我們為了提高檔案館的服務水平，應不斷規范檔案信息服務管理，統一檔案館的規章制度，并要求管理人員嚴格按照規章制度辦事，使檔案館信息更好地服務于廣大用戶。規范信息服務管理是知識經濟產業發展的需要。規范化信息服務管理形式可以給用戶留下良好的印象，并樹立檔案管理部門的權威性。當今，檔案信息的開發與利用日漸受到社會各領域的重視，檔案館也越來越主動地服務于社會。

（五）交流方式直接化

在知識經濟時代，用戶與傳播者之間不再需要面對面交流，也不需要用戶到檔案館查閱資料。他們通過網絡平臺可以直接交流。這打破了傳統的交流方式。運用網絡服務器傳遞給用戶各種類型的檔案信息，如數據檔案信息、文本檔案信息、生態研究檔案信息、歷史研究檔案信息等。此外，網絡平臺還可以向用戶發送各種格式的資料，如超文本、壓縮包、超鏈接等。用戶可以通過檔案信息管理的網絡服務器來觀察整體信息形勢變化，以便更好地查閱資料。各組織、政府機構和個人傳播者等，可借助網絡信息技術傳播檔案信息和反饋檔案信息，根據用戶提供的有效反饋信息及時更新與充實檔案信息[2]。隨時隨地提供用戶所需要信息，讓用戶工作效率及生活質量獲得全面提升。

（六）服務時效快捷化

檔案館信息化的提升，為用戶帶來極為便捷的服務。人們通過網絡平臺就可以隨時隨地檢索到所需要的形式多樣的信息，如音樂、視頻、電影、圖片等。這既豐富了用戶資源的內容，又給用戶帶來了不一樣的體驗。檔案館信息化的提升，不僅促使其擁有的檔案信息數量增多，而且使信息的更新速度加快，打破了以往用戶無法及時查閱所需信息的局限性。用戶能夠通過各種網絡平臺查閱到豐富的信息，適應了知識經濟發展的需求，反映了檔案信息服務方式的自動化發展。

三、知識經濟時代檔案信息服務方式創新的對策

（一）提高管理人員的素質

檔案館管理人員是檔案工作的主體。提高檔案信息管理人員的素質和水平，有利于提高整個檔案管理部門服務質量。因此，我們應要求檔案管理人員嚴格遵守相關的工作原則。這具體包括：始終堅持勤懇扎實的工作態度，樹立良好的工作風范；愛崗敬業，嚴格遵守部門的管理制度，保障各類檔案的安全；掌握檔案管理的相關知識，做到不因個人而影響到整體；在管理的過程中虛心向他人學習，定期參加職業培訓，并不斷總結自己的工作經驗，通過自身努力不斷提升業務水平；及時整理和上傳檔案信息；仔細對檔案進行歸納與分類，保障檔案信息的完整性與有序性[3]。

（二）更新服務觀念

檔案信息服務方式的創新，最重要的是服務觀念的更新。網絡信息技術的發展和知識經濟時代的到來，為檔案信息服務方式創新提供了巨大機遇。檔案信息管理人員應充分利用好這個機遇，深入了解和學習網絡信息技術，創立一個新型的檔案信息管理系統，提供多種運用檔案信息的途徑，為用戶帶來快捷、實時的服務。創建網絡服務平臺后，用戶可通過留言的方式來發表自己的想法及建議，這將極大提升檔案信息服務質量。此外，檔案工作者還需要及時與用戶實現溝通，在了解客戶需求的基礎上提供相對應的信息服務，切實提高檔案信息服務效率。

（三）創新服務機制

建立健全的服務機制是提升檔案信息服務的關鍵。在知識經濟時代，完善服務機制很有必要。各級檔案管理部門必須順應時代發展的需求，及時創新服務機制，以便為用戶提供更優的服務。創新服務機制的內容具體包括：要明確各個管理人員的職責，做到各司其職；確立檔案管理部門的規章制度，依法管理內部管理工作人員；要采取公平公正的考試制度錄取檔案管理人才，并建立相關培訓機構，定期對管理人員進行培訓，不斷提高管理人員的專業素質；構建健全的評價機制，對每個管理人員的工作情況進行評價，以激發管理人員的工作激情，最終提高工作效率；要利用網絡信息技術創建用戶反饋平臺，用戶可以反饋關于檔案館的各種建議，管理人員可根據用戶反饋的信息調整工作計劃。

（四）豐富服務方式

知識經濟時代要求檔案管理人員運用網絡平臺，主動為用戶提供多樣化的服務方式，滿足用戶所需。豐富檔案信息服務方式的途徑有：充分利用網絡服務器，將檔案信息及時上傳到檔案服務器上，以便用戶能夠在第一時間找到所需的檔案信息；運用當代流行的社交軟件與用戶進行交流，如微信、微博、郵箱等，構建多類型交流平臺，提高檔案信息的使用率和檔案信息服務水平；變單一的檢索方式為多樣的檢索方式，如超文本檢索、數據檢索、關鍵詞檢索等；建立微信或微博公眾平臺，宣傳檔案管理和檔案檢索的相關知識。這有利于客戶充分掌握和運用檔案信息，真正發揮出檔案的有效價值[4]。

（五）變更服務制度

檔案館應加強服務制度的建設，變更傳統服務制度，使自己的服務制度標準化，建立檔案信息傳輸標準、檔案檢索標準、檔案引用標準等；提高服務質量，優先整理首要的檔案信息，使其數據化、技術化，使用戶能夠快速找到完整無誤的檔案信息；與高校構建合作關系，鼓勵檔案學者把各方面的研究成果投放到學校檔案信息中心，為廣大學者提供豐厚的學術資源。只有針對傳統檔案信息服務方式變更服務制度，才能真正實現服務方式的創新。

[1]閉線林.高校民生檔案信息服務面臨的問題及其對策[J].山西檔案,2015(6).

[2]史向云.論圖書出版檔案管理的功能及強化[J].出版廣角,2015(11).

[3]戴廣珠.知識服務:省級公共圖書館信息資源建設新走向[J].圖書館,2016(2).

[4]趙躍,周耀林.知識管理視閾下的檔案信息資源合作開發模式探析[J].檔案學研究,2015(5).

G273.5

A

1005-9652（2017）04-0066-03

本文系2015年度湖南省檔案局科技項目“企業檔案信息系統安全防護等級策略研究”（編號：2015-H-19）的階段性成果。

（責任編輯：虞志堅）

陳立香（1985-），女，湖南常德人，中聯重科股份有限公司檔案館館員，研究方向：檔案信息化、企業檔案管理。

思維（1980-），男，陜西榆林人，湖南涉外經濟學院副教授，研究方向：公共管理。