基于管理溝通視角的檔案館組織文化研究

周林興 劉 星 李 莎/南昌大學人文學院歷史系

溝通能夠使得管理更加順暢有效，它是組織為了達到管理目標而進行的信息與情感交流。但目前有關管理溝通的研究大多是針對企業等營利性組織的，對非營利性組織則鮮有關注，針對檔案館的管理溝通研究更是鮮有涉及。檔案館不僅是法律規范范疇的文化事業機構，更是一種事實上的文化組織，有其自身的管理目標。因此，檔案館在管理過程中應強調對各種信息、情感的交流與溝通，并借此推動檔案館組織文化的形成與發展。筆者以公共檔案館為例，對這一問題進行研究。

1 管理溝通對檔案館組織文化建設的價值分析

管理溝通是在一定的組織文化背景下進行的思想意識的雙向傳遞[1]，有效的管理溝通對組織文化的建設起著舉足輕重的作用。檔案館組織文化的建設是期望通過統一館員的人生觀、價值觀并對其進行規范和約束，使其在工作實踐中自覺地將個人目標納入到檔案館的管理目標[2]。因此，從管理溝通視域來研究檔案館組織文化具有重要價值。

1.1 緩和檔案館內部人際關系

檔案館職員中女性占大多數，2011年我國檔案館女性職員已經占到總人數的59.49%[3]，且從近年檔案專業招生情況來看，該比例仍會居高不下。檔案館作為一個女性員工占多數的社會組織，可能更容易受到資源配置、激勵機制、任務分派等因素的影響，以及由于價值觀、文化背景、成長環境等不同帶來的個體認知差異而產生的情感沖突，而且會有由于女性員工較多可能帶來的一些特殊人際關系問題。檔案館中的這種組織沖突是檔案館建設和諧組織文化氛圍過程中亟待解決的問題，而有效的管理溝通不僅可以緩解檔案館的內部沖突，在很大程度上消解感情傷害、積極性打擊、甚至人身攻擊等關系緊張現象，同時也可以避免不良人際關系環境的形成。有效的管理溝通還可以使各部門協調運作、提高組織效率，從而活躍檔案館文化氛圍，建立“和而不同”的文化環境，實現檔案館的和諧管理，形成良好的人際關系。

1.2 提升檔案館領導力

組織行為學專家麥克沙恩認為，領導者所要做的唯一的重要事情就是創造和管理組織文化[4]，而良好的組織文化又有利于提升領導者的領導力，可以說這是一個互為因果的關系。檔案館館長等領導大多從其他行業調動而來，缺乏對檔案行業的感性認知與直觀感受，以及對檔案館事業管理的專門經驗和情感歸屬。有效的管理溝通將有利于彌補這種行業缺陷：一方面，有效的管理溝通有助于檔案館領導者掌握更全面的專業信息，進而進行全面科學的判斷，做出科學的決策，提高對檔案館事務的決策能力；另一方面，有效的管理溝通可以進一步促進檔案館組織文化的不斷完善，使館員在心理和行為上做出積極反應。良好的檔案館組織文化將使領導與員工之間建立起相互信任、相互欣賞的良性關系，有利于提高領導力、培養合作關系、調解矛盾、增進信任、加強凝聚力等，從而使館員心悅誠服地按照要求完成任務，形成一種具有領導魅力的檔案館組織文化。

1.3 增強檔案館凝聚力

文化具有凝聚功能[5]，其蘊含的價值觀一旦被館員認可并接受，就會產生強大的向心力和凝聚力，使館員齊心協力地實現檔案館組織建設目標，積極參與館內的組織活動，從而更好地為公眾服務。溝通力作為凝聚力的主要測度指標[6]，必然會增強組織的凝聚力，并促使檔案館形成一種良性組織文化。一方面，有效的溝通可以提升館員的工作滿意度。檔案館長民主式的管理溝通風格可以使館員合理地獲取相關信息，在心靈上找到一種自我價值感與存在感，不斷提高工作環境中的適應力，使得館內關系更為融洽，進而有利于形成自由活躍的文化氛圍。另一方面，有效的管理溝通可以減少檔案館由于組織分工和專業化的不同而產生的信息不對稱現象，消除信息鴻溝導致的館員之間的不信任感，并且形成一種良性的信息交流和共享環境，提升館員內心的平衡感，增強組織的向心力。

2 檔案館組織文化建設中管理溝通障礙的成因分析

我國檔案館工作人員或多或少地在溝通渠道、溝通媒介等方面存在溝通障礙，導致溝通的延遲、信息的失真、水平方向溝通的缺乏等。為了培育有效的溝通，并最終形成科學的檔案館組織文化，有必要對溝通障礙進行合理分析。

2.1 檔案館內部溝通意識較薄弱

我國檔案館雖然是文化事業機構，但是在用人方面屬于“參公”制度，再加上“局館合一”的體制，檔案館內部的“行政”氛圍比其他文化事業機構更加濃厚，“領導意志”以及“服從意識”比較突出。大多數情況下館內溝通基本以“會議”布置以及“文件”下發的形式進行，很少有面對面的情感交流與業務溝通。久而久之，下屬會認為領導的決策自有道理，館內制度也很合理，養成不思考領導決策的惰性，使得檔案館的管理活動變成了一個強制性的執行過程，缺少必需的人文關懷以及良好的交流互動，溝通反饋渠道的不理想也在一定程度上影響了檔案館內部溝通意識的形成與發展。我國很多檔案館館長，可能兼任局長、各種委員、各種小組主任、各種組織理事長以及各種組長等職務，導致事務眾多、分身乏術，無法專心致力于檔案館的管理。而且據調查多數館長任職是聽從組織安排的做法，而非完全出于對檔案事業的熱愛，再加上檔案館位于權力系統的邊緣地帶，館長工作熱情以及創新力都受到一定程度的影響，進而也影響了檔案館管理的溝通互動。

2.2 檔案館機構設置有待優化

內部機構設置決定了信息的流向和方式，與組織溝通網絡有密切關系。從當前情況來看，我國檔案館機構設置主要有兩種：一種按業務流程設置，另一種按檔案館類型設置[7]，形成金字塔形的層級制機構設置。這種結構經過多年發展，雖然具有一定的穩定性和高度的集中性，利于檔案館的決策形成以及政策貫徹，但是從管理溝通的角度來看，這種結構又存在一定的缺陷。一方面導致管理層次多、信息交流有障礙，如從館長、處長、科長、科員到普通工作人員等，信息經過多層過濾會流失，信息噪音越來越多，信息越來越失真。另一方面，該結構下的檔案館內部各職能部門之間相對較獨立，各部門人員大多只關心本部門發展，部門之間很少就共同發展問題進行交流和協調，缺乏橫向合作與溝通。此外，檔案館內部“行政”屬性的強化使得基層館員對工作中的問題沒有決策權，“民主”意識的淡薄在一定程度上也限制了基層館員交流與溝通的積極性與主動性，影響了溝通效能。

2.3 檔案館館務信息公開有待提升

工作人員有了解組織內部各類信息的意愿，并通過這一方式來尋找在組織環境中的舒適感和歸屬感。然而從當前情況來看，我國檔案館的內部館務信息公開并沒有呈現出常態的透明化與科學化，據調查的幾個發達地區（如江浙一帶）的檔案信息網站，網站內容多是檔案政務、政策法規、查閱服務、檔案展覽、檔案論壇等等，缺少與館員切身利益相關的信息。訪談的檔案館工作人員也大都反映其所關注的檔案館財務預決算方案、重大基建和固定資產設備的添置、激勵制度等信息較少通過正式的溝通渠道有效公開。信息獲取不及時帶來的溝通延遲問題會使得小道消息流傳，而小道消息可能是不完整甚至是錯誤的，從而增加猜疑；另一方面，館務信息公開不到位還涉及館員的知情權保護問題，知情權是公民作為民事主體所必須享有的人格權的一部分，基本的權益得不到滿足，館員在組織內的工作滿意感就會降低，進而影響檔案館的服務水平和理念。

3 管理溝通視域下優化檔案館組織文化建設的對策與建議

檔案館組織文化的建設離不開有效的管理溝通，其精神文化決定了員工的溝通理念和溝通積極性，制度文化決定了溝通方式和溝通風格，物質文化決定了溝通媒介和溝通渠道。同時，有效的管理溝通又反過來促進檔案館組織文化的建設。針對當前檔案館在管理溝通方面存在的問題，可以從以下幾個方面來進行完善以達到建立科學檔案館組織文化的目的。

3.1 檔案館主體樹立良好的溝通意識

檔案館領導者要樹立正確的溝通意識，意識到管理溝通應貫穿于檔案館的整個管理過程，時時刻刻樹立溝通理念，鼓勵工作人員開誠布公地交流。通過積極主動溝通，樹立親民性，淡化領導權威，用欣賞、關懷等情感因素做到情感留人、事業留人等來提升員工的工作熱情與積極性。在交流溝通中注意表達方式，注意選擇恰當的溝通渠道以及把握溝通時機，同時還要注重收集反饋信息以及學會換位思考。另一方面，也要鼓勵工作人員養成必要的溝通意識和溝通習慣，給予工作人員積極回應的渠道以及反饋方式。通過檔案館主體之間樹立良好的溝通意識，實現提高檔案館工作人員歸屬感、責任感與使命感的目標，提高其職業的忠誠度，為組織營造自由和諧的文化氛圍，賦予組織更深的內涵。

3.2 檔案館組織結構設置的科學化

檔案館組織結構要與管理結構相結合，使館員及時獲得準確無誤的訊息，為此，檔案館應該采用矩陣型[8]的二維組織結構。首先，橫向上檔案館根據專業分工設置綜合辦公室、收集指導部門、管理利用部門、技術編研室、信息自動化等職能部門，各部門各司其職。盡量不要依據檔案管理流程來設置職能部門，因為檔案管理中有八大流程，環節太繁雜，流程太多，會使信息噪音不斷地累積與增加，不利于信息的保真；同時也可能由于工作人員專業不對口、業務不熟悉等情況影響到正常工作的順利開展。其次，縱向上依照工作任務設置項目組。依據不同階段的不同工作重點、工作項目設置跨部門的工作小組，如資料收集工作組、網上資源整合工作組、數字化工作組、信息服務工作組等，統籌利用各部門的專業優勢更好地完成工作任務。這種組織結構一方面便于領導管理，各部門各司其職，領導的決策和目標可以準確下達到各部門；另一方面，縱向上的部門交叉加強了部門間的協作，實現了檔案館人力資源的充分利用，增加了館員的組織歸屬感和參與感，有效解決部門之間的溝通協調問題。在這點上可以借鑒其他類型檔案館所取得的成功經驗，如安徽大學檔案館采用了矩陣式的組織結構，取得了不錯的效果，專職檔案人員在擔任科室任務的同時也負責特定的工作項目，員工的自我價值得以實現，工作滿意度得到提升，對待工作的態度越來越嚴謹，檔案館組織文化也越來越和諧。

3.3 檔案館館務信息公開的透明化

檔案館館務信息公開的透明化離不開溝通渠道的科學安排。一方面，檔案館應該不斷地拓寬正式溝通渠道，在傳統的文件層層傳達、召開會議、電話、電子郵件的基礎上引進辦公自動化系統，并嵌入意見反饋系統；并且充分運用Web2.0技術，采用即時溝通工具，如QQ、微信以及主題論壇，搭建新型的內部溝通渠道，提高信息的及時性。另一方面，合理運用非正式溝通渠道，在一些工會所開展的集體活動中采取個別談話等方式，在輕松自由的氛圍中進行溝通。在此基礎之上，檔案館館務公開內容還必須做到務實，公開內容要從實際出發，著眼于館員比較關注的規章制度、財務、人事等信息，如可以在檔案館大廳設置“館務公開”專欄，及時全面的公布大家所關注的熱點。而且，館務公開要盡量做到民主，在注重館員知情權的同時也要保護館員民主參與的權利，公開措施要從深度上保障館員的民主權利。如可以建立會議制度，會議成員由領導班子和各部門代表人員組成，來決定涉及檔案館內部機構設置、發展規劃、臨時聘任人員的選擇等； 涉及館員切身利益的職務晉升、評優、福利、崗位津貼分配等；涉及館藏建設、資源開發等相關問題。組織內部良好的溝通機制和暢通的溝通渠道，一方面保證了館員的知情權和民主參與權，另一方面也避免了小道消息的流傳，端正檔案館的組織文化氛圍。

3.4 檔案館建立溝通審計機制

溝通審計在檔案館中的運用可以幫助管理者了解溝通現狀、融洽溝通氛圍，是檔案館組織文化建設的必由之路。首先，通過調查問卷了解檔案館人員的溝通意識、溝通理念、溝通意愿，對當前的溝通渠道、溝通方式、現有信息公開的滿意程度等相關內容進行數據分析，了解溝通現狀。其次，聘請外部專業的溝通顧問對溝通現狀進行定性評估，借助于他們豐富的專業知識和經驗對檔案館溝通現狀進行審計，再加上他們獨立的身份有利于保持客觀中立的態度，可以保證結論的真實性。最后，成立專門的討論小組進行討論，根據專家顧問給出的定性分析，結合本館實際情況，制定改進溝通質量的策略，并最終形成溝通審計報告。此外，要注重審計工作的宣傳，在進行溝通審計之前，要通過海報、文件、網絡平臺甚至是小范圍的針對性溝通等形式進行宣傳[9]，使得館員對調查問卷事先有清楚的認知，自愿參與調查，從而提高調查問卷的參與率和問卷答案的真實性。溝通審計既是檔案館管理溝通的測評手段，也是整個檔案館組織文化良性發展的根本保障。

總之，檔案館內部的管理溝通對其檔案館組織文化的建設具有重要作用，完善的溝通體制需要館領導和館員相互配合來掃除管理溝通中的障礙，從而營造和諧、民主、自由、活躍的組織文化環境，形成科學且和諧的檔案館組織文化。

注釋與參考文獻：

[1][6]胡冰．檔案館組織文化構筑之我見[J]．機電兵船檔案 ,2006,(01)：31-32．

[2]李筑寧．試論“組織文化”與檔案館文化建設 [J]．貴州檔案 ,2003,(03)：8-10．

[3]數據來源：2012年中國檔案年鑒，北京：中國文史出版社，2015年1月。因為中國檔案年鑒出版滯后性，這是所能找到的最新官方數據。

[4]胡翔,李燕萍,李泓錦．新生代女性員工的人際和諧需求與工作滿意度[J]．武漢大學學報(哲學社會科學版 ),2015,(03)：121-129．

[5]崔佳穎．組織的管理溝通研究[D]．北京：首都經濟貿易大學,2006．117-124

[7]楊文士,焦叔斌,張雁,等．管理學(第三版)[M]．北京 ：人民大學出版社 ,2010．137．

[8]曾萍．論現代企業的管理溝通技巧[J]．企業經濟 ,2008,(10)：80-82．

[9]麻思蓓,武夷山．溝通審計的興起與發展[J]．科學學與科學技術管理 ,2008,(01)：21-25．