檔案部門應用OFD格式的若干思考

梁 凱/杭州市檔案局

2016年10月13日，國家標準委員會發布《電子文件管理裝備規范》《電子文件存儲與交換格式版式文件》，后者因確立OFD格式作為我國電子文件的版式文件格式，引起檔案工作者的高度關注。確立OFD格式作為國家標準，意味著OFD格式與PDF格式的競爭由幕后轉為臺前，且競爭更為復雜化，即這種競爭不僅是技術上的競爭，更是產業布局和生態系統的競爭，甚至是國家意志的競爭。筆者分析OFD格式的優勢與存在的“短板”，并就檔案部門應用OFD格式談一點思考。

1 OFD格式的優勢

首先，OFD文件完全采用XML進行描述并采用ZIP壓縮，而PDF采用衍生自PostScript這種文本和二進制代碼相結合的描述方式，相比之下OFD更容易被辨認和理解，也更容易被利用，這非常有利于電子文件的長久保存。在這一點上OFD與微軟的OOXML格式、OpenOffice產業聯盟的ODF格式的技術特征相一致，也符合技術發展趨勢，可以說OFD比PDF起點更高、底子更好。

其次，在存儲結構上，OFD采用了“容器+文檔”的方式描述和存儲數據。一份OFD文件由文檔入口信息、正文內容、資源等組成，并以樹形結構的方式組織起來，以XML為單位存儲數據。OFD對于圖形、圖像、文字和附加內容采取了分離保存的方式，這樣不但不會破壞文件的原始內容，還能提升文件自身的安全性。

第三，在安全性方面，OFD獲得國家保密局的加密算法支持，這對政府敏感信息的保護極具意義。由此可見，OFD推出的另一個重要意義是，我國第一次擁有了國家層級的自主版式格式和相應的技術。OFD將幫助國家實現電子文件自主可控的戰略需求，而且有助于將國內的版式產業進行整合。

2 OFD格式存在的“短板”

其一是使用成本方面。PDF經過了二十多年的發展演進，并且獲得了ISO、 ANSI、AIIM等國際組織的大力支持，已經成為全球認可的標準。標準化、國際化使得PDF文件在進行溝通和格式轉換時的成本變得非常低。我國檔案部門已大量使用PDF，出于降低技術風險、減少成本投入等方面的考慮，短期內沒有將大量的PDF文件轉換為OFD的意向。此外，將增量電子文件大規模轉換為OFD格式需要前端應用的支持，而前端應用對OFD的支持程度則取決于外部環境對OFD的支持程度。也就是說，OFD將不可避免地面臨與PDF直接的成本競爭，這種成本由使用成本、溝通成本、管理成本和風險成本共同構成，同時也包括其他用戶的轉嫁成本。如果OFD無法快速吸引技術廠商并積累用戶，必定在成本上處于劣勢，直接影響用戶的選擇。

其二是生態環境方面。無論是PDF還是微軟Office，憑借著龐大的用戶群體和IT巨頭的支持，大量的用戶已經無法離開這樣的應用環境，突然使用其他格式會面臨高昂的轉換成本。同時，大量的軟件開發者與設備制造商會依附于這個環境之中，不斷推出更新、更好的產品來進一步吸引用戶，由此構成生態系統的良性循環。即便是第三方的編輯軟件，也必須支持Office文檔和PDF。不但辦公應用軟件如此，連操作系統也加入到這一生態環境中，進一步擴大了PFD和Office的生態圈。而目前OFD顯然還無法構建自身產業生態，未得到Office、OpenOffice、WPS等主流的編輯軟件的支持，且與操作系統、瀏覽器的無縫鏈接存在缺失，難以引起開發者的共鳴。

其三是持續推動方面。雖然OFD格式已經成為國家版式文件格式，但一直以來PDF/A既是國家標準也是國際標準，包括Adobe公司、微軟公司在內的技術廠商在拓展市場時會更多地從商業利益角度進行考慮與選擇，會主導并推動與PDF相關的技術升級。從OFD產業聯盟的只言片語當中，我們很難得知OFD的技術主導方是誰，而這個主導方或者說領軍者是不可能也不應該是政府。對于OFD陣營是否能保證推動OFD的持續發展以適應多方需要，需持謹慎的態度。

3 檔案部門的應對之策

從競爭的角度而言，如果僅從格式本身與PDF硬拼，我們會發現最終面臨的是一場不對稱的戰爭，格式之爭本質是整個產業鏈的競爭，所以應當更多地從整個產業的生態環境去思考和布局，思考內容包括了如何與國內外產業巨頭和標準化組織進行“合縱連橫”、如何鼓勵更多的開發者為OFD開發應用、如何鼓勵軟件企業去推廣、如何鼓勵用戶去使用等諸多環節。依托政府機關的全面推廣是做大做強OFD的切入點，但是如果OFD只能在政府機關中“偏安一隅”，那么這將意味著檔案管理全面轉向OFD的風險成本會增加。對于檔案部門而言，采用大一統的文檔標準并不現實，同時和多種文件格式打交道是必然的，并且檔案部門應用OFD格式需要格外謹慎。