改變傳統檔案管理模式 普及信息化管理技術

王志梅

（伊通滿族自治縣園藝蔬菜特產服務站，吉林四平130700）

改變傳統檔案管理模式 普及信息化管理技術

王志梅

（伊通滿族自治縣園藝蔬菜特產服務站，吉林四平130700）

隨著科學技術的不斷發展，電子計算機的不斷普及，信息化技術開始應用到各行各業中，檔案管理工作也進入了信息化時代。近年來，農業發展進入了新的歷史發展階段，城鄉一體化進程不斷推進，農業事業單位檔案管理工作也開始信息化建設和普及。

農業事業單位；檔案；信息化；建設

近年來，隨著農業行業的快速發展，檔案管理工作量逐漸加大且越來越繁瑣，采取常規的檔案管理工作方式已經不能適應當前農業事業單位的需求，國家檔案管理局也提出了檔案事業的信息化技術普及，因此信息化已經成為檔案管理的必然趨勢。農業事業單位應當改變傳統的檔案管理模式，積極普及信息化管理，才能跟得上現代農業的發展節奏。

1 檔案管理的信息化

檔案管理的信息化是指在當前數據時代，通過數據庫、電子數據處理等技術，將傳統紙質檔案管理轉化為數據化的電子檔案管理，使檔案管理更加系統化、結構化。簡化檔案管理工作的程序，減輕工作人員的工作負擔。

傳統的檔案管理多是由專職檔案管理人員對紙質檔案材料進行人工的管理，這種管理模式的工作程序相對較繁瑣，工作人員的工作量大，加之過去的檔案多數是以紙質的形式保存，在保存的過程中會隨著時間的推移出現損壞或遺失現象。隨著信息化技術的普及，檔案管理工作也步入了信息化階段，實現了檔案管理的數字化和信息化。

2 做好檔案管理信息化的意義

2.1 優化存儲環境，提高工作效率

由于傳統的檔案都是以紙質形式存在，時間和環境變化都容易造成損壞或遺失，很難長期保持檔案資料的完整性。同時傳統檔案的管理工作相當繁瑣，需要工作人員專職管理，對人力也是很大的浪費。推行檔案管理的信息化，可以將檔案信息直接錄入到計算機或進行網絡備份，這大大提高了工作效率，精簡了檔案材料的存儲空間，也在很大程度上保證了檔案材料的完整性和安全性。

2.2 優化查詢服務

傳統的檔案保存后，信息查詢相對繁瑣，需要各種手續和各個程序的審核。同時，信息查詢需要不斷地翻閱材料，容易造成紙質材料的損壞和遺失。實施檔案管理信息化不僅簡化了查詢程序，提高了工作效率，而且讓檔案信息的查詢更具優勢，也不再受時間和空間的限制，隨時都可以通過網絡完成。

3 檔案管理信息化的影響因素

3.1 檔案管理的信息化平臺不能及時更新

當前，許多農業事業單位已經逐步開始建立檔案管理信息系統，但由于對檔案管理工作的重視程度不夠，信息化平臺系統不能得到及時的更新，這在很大程度上影響了檔案管理工作的開展與實施。

3.2 檔案信息化平臺的使用率不高

許多農業事業單位雖然都設立了檔案管理信息平臺系統，但是工作過程中的利用率卻很低，并不能充分發揮檔案材料的功效。信息系統需要專業人員進行管理維護，這也是對人力物力的浪費。

3.3 檔案管理人員的素質有待提高

由于農業事業單位檔案信息化普及還處于初級階段，很多檔案管理人員無論是在職業道德素養，還是專業技術水平都存在一定的不足，不能達到一定的標準，這在很大程度上限制了檔案管理工作的推進，限制了農業事業單位檔案信息化管理的發展。

4 做好檔案管理信息化的對策

4.1 強化信息化管理理念，加大管理隊伍建設力度

農業事業單位檔案管理信息化的不斷普及，需要不斷樹立和強化檔案信息化管理意識，加強主管部門對此項工作的重視程度。農業事業單位要定期組織檔案管理工作人員培訓學習，提高其專業技術水平和職業素養。同時，人事部門還可以制定有效的激勵機制來調動員工的工作積極性，從而不斷提高檔案資料的利用率和檔案管理工作的效率。

4.2 加速檔案管理工作的硬件建設

檔案管理需要一定的硬件支撐，主管部門需要給予一定的資金支持，以保證檔案信息化管理工作的順利開展。由于檔案信息化管理需要虛擬空間，隨著信息量的不斷增加，需要不斷擴充設備的存儲空間和系統運行速度，這樣可以保證檔案材料的穩定性和安全性，為農業發展提供及時、準確、可靠的信息資料。

4.3 加強信息化管理的軟件開發

檔案管理信息化對于軟件方面的需求比硬件更加重要，隨著網絡信息化的不斷發展，信息數據的不斷增加，檔案管理的軟件也要不斷更新。農業事業單位相關部門應不斷加大軟件的開發和更新，并提供技術和資金方面的支持，以保證檔案信息化管理工作的順利發展。

4.4 制定科學、合理的總體規劃

農業事業單位的檔案信息化管理要注重信息平臺系統的可擴展性，使系統的更新升級有足夠的空間，農業事業單位要根據實際情況制定科學、合理的總體規劃，建立一個實用的檔案信息系統，能夠為農業發展提供完善的電子檔案整理、網絡查詢、瀏覽和下載等服務。要對檔案信息系統進行不斷的更新，以期為事業單位發展提供更可靠的信息技術保障。

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G270.7

A

10.14025/j.cnki.jlny.2017.24.069

王志梅，中專學歷，檔案管理員，研究方向：農業檔案管理。