報告審批電子化在3C檢測中的應(yīng)用

王悅+李振

摘 要：本文論述了3C檢測報告電子化審批的流程及其作用和意義，探討了審批電子化的各種優(yōu)越性能，對電子化審批系統(tǒng)的設(shè)計要點進行了分析并給出部分解決方案，對建立適合本單位的審批系統(tǒng)有一定幫助。

關(guān)鍵詞：3C檢測；計算機應(yīng)用；無紙化辦公

中圖分類號： TG394 文獻標(biāo)識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）32-157-2

1 檢測報告電子化審批的現(xiàn)狀

隨著環(huán)保意識的增強以及科技的發(fā)展，越來越多的公司、機關(guān)事業(yè)單位開始推行無紙化辦公系統(tǒng)。無紙化辦公借助計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及數(shù)字簽名技術(shù)等，在提高辦公的效率的同時，減少紙張消耗，實現(xiàn)節(jié)能減排，使得辦公更為綠色環(huán)保。

部分認(rèn)證機構(gòu)已經(jīng)不再要求各檢測機構(gòu)將出具的檢測報告打印裝訂后郵寄過去，取而代之的是以電子版報告通過網(wǎng)絡(luò)上傳、審批的電子化流程，各檢測機構(gòu)通過電子報告上報客戶端，將電子版報告打包上傳后即可完成，簡化了報告報送流程，降低了認(rèn)證工作的工作強度。但是這也意味著各檢測機構(gòu)現(xiàn)有的紙質(zhì)報告審批流程已經(jīng)無法與這些認(rèn)證機構(gòu)的電子化流程對接，各檢測機構(gòu)的報告審批流程同樣需要轉(zhuǎn)為電子化。

2 報告電子化審批的流程設(shè)計

一個報告的電子化審批流程大致設(shè)計如下：

①基礎(chǔ)報告文件，基礎(chǔ)報告文件可以包含一些任務(wù)的基本信息，例如申請編號、報告編號、產(chǎn)品信息、廠商信息等。

②任務(wù)下達(dá)到檢測工程師處，基礎(chǔ)報告文件作為任務(wù)附件一并傳遞至檢測工程師，工程師將基礎(chǔ)報告文件下載至本地，依據(jù)檢測情況填寫檢測數(shù)據(jù)、條款判定等內(nèi)容，完成報告，然后將完成的報告上傳系統(tǒng)，提交給審核工程師。

③審核工程師審核報告，不合格的報告退回給檢測工程師，檢測工程師修改后再次提交；合格的報告提交給授權(quán)簽字人，授權(quán)簽字人審批完畢后，轉(zhuǎn)給任務(wù)管理員，完成電子簽章手續(xù)后將格式轉(zhuǎn)為PDF，之后通過報告上傳客戶端，將報告上傳至CQC服務(wù)器，完成一個電子版報告的審批流程。

電子化審批流程的簡單活動圖如圖一所示。

3 電子化審批流程的設(shè)計要點

各檢測機構(gòu)現(xiàn)在多已建立起基于B/S架構(gòu)的任務(wù)信息管理系統(tǒng)或者類似的系統(tǒng)，報告的電子化審批程序可以以這些管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，在其上增加相應(yīng)的電子報告流轉(zhuǎn)功能，在傳遞任務(wù)信息的同時，將電子版本的報告文件作為附件進行傳遞。

①流程記錄

電子化審批流程取消了原有的流程卡，改為通過數(shù)據(jù)庫記錄詳細(xì)的流程信息，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)流程卡，記錄的信息可以更加詳細(xì)，由于操作記錄數(shù)據(jù)均存放于服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中，大大降低了被篡改、偽造的可能性，同時，系統(tǒng)自動完成記錄過程，也避免了由于疏忽造成的遺漏現(xiàn)象。記錄信息可以包括操作時間、操作內(nèi)容、操作人員等，甚至可以記錄操作所使用的設(shè)備編號、IP地址等信息，可靠的保證了任務(wù)流程的可追溯性。通過管理系統(tǒng)的界面將這些記錄在流程界面上顯示出來，方便檢測流程中的各個用戶查詢檢測任務(wù)的進度和狀態(tài)。

②身份驗證

傳統(tǒng)紙質(zhì)報告的審批中，報告的編制、審核、簽發(fā)均通過手寫簽名的方式完成身份驗證，在電子化流程中，身份的驗證是整個系統(tǒng)設(shè)計的重點，可以通過多種方式實現(xiàn)，例如使用用戶賬號密碼登錄系統(tǒng)，輸入正確的賬號和密碼，即可認(rèn)為身份驗證成功。賬號/密碼的方式原理很簡單，也易于實現(xiàn)，但是安全性較差，賬號和密碼容易被別人竊取導(dǎo)致身份被假冒，為了增強安全性，可以采用UKey等類似措施。

身份驗證通過后，系統(tǒng)記錄登錄者的信息、所進行的操作，作為流程操作記錄，根據(jù)流程規(guī)則將報告轉(zhuǎn)入下一道流程。對于需要在報告中簽名的人員例如檢測工程師、審核工程師、授權(quán)簽字人等，還需要將相應(yīng)的簽名圖片放入報告中指定的位置。另外需要注意的是，雖然可以采用數(shù)字簽名等技術(shù)手段保證報告文件的真實性，但是對于閱讀報告的用戶來說，手寫圖片方式的電子簽名無疑更加直觀，因此通常仍然將簽名掃描成圖片放入報告的簽名位置。

③部分報告內(nèi)容的自動完成

報告的電子化還可以自動完成報告的部分內(nèi)容，例如將申請編號、報告編號、申請人信息等固定的信息插入報告中，這一功能，可以利用書簽完成，通過替換預(yù)先定義書簽的方式插入信息的方式實現(xiàn)，任務(wù)下達(dá)時系統(tǒng)讀取這些基礎(chǔ)信息，替換報告模板中的相應(yīng)書簽，檢測工程師核實信息即可。這樣做避免了檢測工程師由于疏忽導(dǎo)致的錯誤，可以降低了出錯的概率，同時也節(jié)省了檢測工程師的時間。

④報告的流轉(zhuǎn)

報告的流轉(zhuǎn)指的是報告在整個流程中一步一步傳遞的過程，通過任務(wù)的不同階段標(biāo)記來實現(xiàn)，對于后續(xù)人員有多種選擇的情況，后續(xù)操作人員可以由當(dāng)前步驟的人員指定，例如由任務(wù)管理人員指定檢測工程師，將包含基礎(chǔ)信息的報告?zhèn)鬟f給指定的檢測工程，檢測工程師完成報告后選擇審核人員，將報告提交給對應(yīng)人員進行審核、簽發(fā)。

針對審核和簽發(fā)，也可以采用不指定的具體人員的方式實現(xiàn)，簡單地將報告標(biāo)記為“待審核”或者“待簽發(fā)”的狀態(tài)，審核工程師和授權(quán)簽字人根據(jù)各自的權(quán)限和分工，按照一定的規(guī)則選取需要審核或簽發(fā)的報告進行審核和簽發(fā)，這樣可以避免指定人員臨時缺席產(chǎn)生的問題。

4 檢測報告電子化審批的優(yōu)勢

4.1 提高檢測效率

在原有的紙質(zhì)報告流程中，檢測工程師完成檢測后需要將報告打印為紙版，簽字后送交審核工程師審核，審核通過后再送交授權(quán)簽字人處簽發(fā)后再送交任務(wù)管理員打包寄送報告。而檢測、審核、簽發(fā)人員通常并不在同一辦公地點，報告送審需要在多個樓層甚至多個辦公樓之間奔波，費時費力，遇到人員不在的情況，還要多次往返。報告的寄送通常采用快遞的方式，同樣需要花費大量時間，這樣從報告完成到CQC收到報告，至少需要數(shù)天的時間，采用電子化審批，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞報告，各相關(guān)人員只要坐在電腦前面輕點鼠標(biāo)，即可完成上述工作，流程時間可以縮短至1天甚至幾個小時。

同時，電子化審批還可以解決人員不在的問題，紙質(zhì)流程中，經(jīng)常會遇到審核工程師或授權(quán)簽字人及其補位人員出差不在的情況，這種情況下只能等待他們回來，而電子化的流程基于網(wǎng)絡(luò)，即使人員出差，通過網(wǎng)絡(luò)仍然可以及時查看需要審核、簽發(fā)的報告，完成審核、簽發(fā)工作。而隨著移動辦公的日益流行，通過適當(dāng)?shù)目蛻舳耍踔镣ㄟ^手機、平板電腦等移動通信工具都可以完成報告的審批工作，這無疑使得報告審批變得更加靈活和方便。

4.2 減少紙張用量，實現(xiàn)綠色環(huán)保

一份檢測報告通常為十幾頁到幾十頁，打印兩份或者三份，再加上流程卡、寄送記錄、發(fā)放記錄等需要保存的流程記錄資料，一份報告常常需要用紙近百頁甚至數(shù)百頁，而采用電子化的審批，節(jié)約大量的紙張以及寄送報告的消耗，促進檢測工作實現(xiàn)綠色環(huán)保。

4.3 高可靠性和可追溯性

借助數(shù)字簽名技術(shù)，電子化的報告可以獲得很高的可靠性，在妥善保管密鑰的前提下，簽名后的報告很難被篡改和偽造，而利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的熱備份技術(shù)，降低了報告、流程記錄丟失的可能性。基于數(shù)據(jù)庫的流程記錄詳實準(zhǔn)確，也為流程的追溯提供了詳細(xì)的依據(jù)。