基于知識管理的企業文檔管理模型研究

肖 乾

(中國船舶重工集團公司，北京 100097)

基于知識管理的企業文檔管理模型研究

肖 乾

(中國船舶重工集團公司，北京 100097)

文檔管理和知識管理有著緊密的聯系，企業文檔的管理過程中需要對知識進行獲取，然后對企業知識進行應用、共享與創新。本文針對的知識管理系統和企業實際業務聯系緊密的問題，根據企業的實際文檔需求，提出了一個基于知識管理的企業文檔管理模型，實現了對知識進行獲取和利用的功能，最后構建了一個基于知識管理的企業文檔管理的框架結構。

知識管理；文檔管理；知識獲取；知識利用

0 引 言

隨著知識已成為經濟的快速發展的強大動力，如何將企業文檔數據庫中的知識碎片有效的整理和表示出來，對于企業文檔管理，有著重要的意義。因為現實的市場經濟，企業面臨的競爭環境是瞬息萬變的，隨著市場信息的變化就會不斷產生新的企業文檔。我們需要轉換文檔管理的視角，將文檔管理應用于知識服務，快速并且正確有效地抽取相關知識數據支持企業相關決策研究。因此如何通過高效地發掘和利用包含企業文檔在內的一切知識資源，是企業管理不可忽視的關鍵環節。

1 企業管理中的知識要素

知識是信息經過加工整理、挑選、解釋和改造而形成的，是信息、經驗、價值觀與洞察力的組合。在知識管理領域，野中郁次郎先生按照知識利用取得性的不同將知識分為顯性知識與隱性知識兩種，這也是如今最常被引用的分類[1]。

顯性知識，指易于定義與存取，可用文字、邏輯程序或數字表達的知識只要其它人獲得紀錄顯性知識的媒介，便能夠看到學到，顯性知識具有系統化、規范化的特點。隱性知識，指存在于個人心中的沒有完整條理且較為抽象的主觀經驗、思考模式、信仰認知等，隱性知識無法直接傳達給其它人，必須經過觀察、模仿等方式間接學習，相對于顯性知識，隱形知識較難規范化、具體化，且不易傳遞給他人。

企業在生產經營活動中，會產生大量的知識與信息，這些知識一部分是以顯性的形式存在，然而相對于企業的所有知識來說，顯性知識只是冰山中浮出水面的一角，占企業總知識量的 10% 左右，大量的知識是以隱性知識的形式存在于企業核心員工頭腦與組織團隊的集體智慧之中。而對于 10% 的顯性知識，企業如果能夠最佳利用，也可以從中挖掘出冰山下面的隱性知識，因為企業知識的內在都是相聯系的。

2 基于知識管理的企業文檔管理的工具和技術

2.1 知識管理工具

知識管理的一些工具方法能夠解決上述問題。知識管理工具能夠為使用者提供各種信息之間的相互關系，它既面向顯性知識，同時也服務于隱性知識。知識管理工具包含的范圍很廣泛，按照知識管理概念模型，潘旭偉等學者將知識管理工具劃分為六大類[2]。

1）知識獲取工具。搜索引擎是目前最常用的知識獲取工具，但在使用搜索引擎時，時常出現海量信息過度冗余而影響了知識獲取的效率，因此提出了知識門戶與知識地圖的解決方案，它們不僅能夠檢索信息，還能顯示出知識之間的關聯。

2）知識開發工具。獲取的信息不能自動地形成新的知識，需要通過共享與整合來創造新知識。數據挖掘是一種應用較多的知識開發工具，它從大量顯性數據中發現有價值的信息與規則，其方法主要有統計分析、分類、聚類、關聯規則、神經網絡、模糊數學等。

3）知識鎖定工具。將獲取與開發得到的知識有序化地存儲下來，將不同格式的知識按照一定的規則與結構表示出來，使知識在不同軟硬件平臺之間具有可移植性與兼容性，知識倉庫是知識鎖定工具的典型代表[3]。

4）知識共享工具。知識共享是知識管理最基本的工具，準確而言，上述介紹的許多工具也都屬于知識共享的范疇，而目前知識共享的主要工具是基于 Internet 的論壇或群發電子郵件。企業的在線論壇為員工提供了虛擬的工作交流平臺，使員工交流共享知識、協同工作。

5）知識利用工具。為企業提供一個知識傳遞、交流、上傳下達的平臺，知識利用工具包括各種各樣的知識管理信息系統，例如文檔管理系統、網上培訓系統、企業在線學習網站等。

6）知識評價工具。目前對知識評價工具方法的研究相對較少，知識評價的算法研究較多，例如模糊綜合評判，此類算法的難點在于綜合評價指標的構建。

2.2 知識地圖

在知識地圖的分類上，學者們也有不同的分類方法，從知識來源的大類來劃分，可以分為顯性知識地圖與隱性知識地圖。再詳細一些，知識管理專家考德威勒將知識地圖分為四類：基于過程的知識地圖、基于概念的知識地圖、基于能力的知識地圖與基于關系的知識地圖。

過程型知識地圖是指基于業務流程創建的知識地圖，圍繞一連串活動流程組織而展開，主要包含了敘述性知識與程序性知識，顯性知識與隱性知識同樣重要，其業務流程包含了企業的任何業務操作規程，適用于工業設計、流程制造等工作。概念型知識地圖圍繞主題或概念而展開，主要涉及敘述性知識，且以顯性知識為主，常用于網站站點、知識分類或知識庫的內容管理。能力型知識地圖又稱專家知識地圖，職稱型知識地圖。這種知識地圖根據個人的技術、職位甚至個人職業生涯等情況，構建出一個企業的智力資本分布圖。關系型知識地圖也稱為社會關系型知識地圖，其顯示了企業內部不同成員之間、不同企業之間的知識聯系。

2.3 知識倉庫

知識倉庫是隨著知識經濟時代到來而提出的一個新概念，它是一個集知識的獲取、分類、流轉、整合、共享、創新于一體的人工智能系統[4]，既承載了企業的海量知識，同時又對知識進行智能分析與邏輯推理，為企業與員工提供多樣的知識服務。知識倉庫是企業文檔管理過程中起著后臺關鍵支撐的作用，它以數據冗余為特點，它是進行文檔知識挖掘的必要條件。文檔管理系統是企業實施文檔管理的主要途徑，而文檔管理系統中的后臺數據庫通常是采用單一結構的關系數據庫，其中關系數據庫建表的一個重要原則就是減少冗余、節約空間，從而提高檢索效率，由此構建的文檔管理系統多用于處理日常事務。但從知識挖掘角度考慮，進行知識挖掘的前提條件是信息冗余，因此一般采用傳統數據庫進行文檔管理系統的決策分析處理很少，對知識的挖掘不夠。而以知識倉庫作為文檔管理系統中輔助決策與知識挖掘模塊的來源庫，才能實現基于知識管理的企業文檔管理。

3 基于知識管理的企業文檔管理模型

本文基于企業文檔管理，構建了一個基于知識管理的企業文檔管理模型。按照知識的流動方向，該模型分成了 5 個層次，其中包括了知識獲取、知識集成、知識共享、知識利用和知識創新。（見圖 1）。

知識獲取層次，首先通過文檔管理的工具，將各視圖中不包含文檔視圖的隱性知識，進行知識轉換，成為可以利用的文檔視圖里的顯性知識。除此之外，將企業外的一些隱性知識，利用文檔管理過程中的工具，轉換為可以利用的文檔視圖里的顯性知識。

知識集成層次，通過自動聚類、統計分析和文本挖掘等手段，對文檔管理中的已有文檔、知識進行下一步深入挖掘，從而顯性知識會變得更加有條理，有利于形成企業知識庫，從而進行更為高層次的綜合利用。

知識共享層次和知識利用層次，用戶可以通過企業知識門戶里的人機交互平臺，例如 IM 和 SNS 等形式，以此來實現知識的有效溝通與共享。除此之外，用戶也能夠進行自主檢索其所需要的知識，然后系統可以搜索企業知識庫中與此相對應的內容，然后推送給用戶[5]。

知識創新層次，用戶可以通過已有的企業知識和實際經驗，對現有的已集成的企業模型改進，其中得到的創新內容可再一次利用知識獲取與知識集成整合添加到企業知識庫中去。這個知識管理模型從企業的具體實際業務角度考慮，從而了實現對企業知識進行迭代式管理。

4 基于知識管理的企業文檔管理模型的實例研究

基于知識管理的企業文檔管理模型，本文從實踐角度研究了基于知識管理來指導企業實施文檔管理，最終為 A 企業構建了文檔知識管理系統。系統基于 A公司內部已有的分布式網絡而構建，采用 B/S 結構，以 Microsoft Visua lSt udio.NET 2008 為開發環境，后臺數據庫采用 SQL Server 2008 與 IBM Lotus Domino/ Notes，即將關系數據庫與知識倉庫結合使用，同時用XML 語言進行存儲，系統的基本架構如圖 2 所示。

文檔知識管理系統的基本結構可以分為 4 層：知識門戶層、知識應用層、知識地圖層與數據存儲層，4層分隔在圖中以虛線表示。

知識門戶層，是公司用戶及員工與文檔知識管理系統的交互界面，它基于 Web 瀏覽器構建，能夠對知識應用層的程序進行訪問，具有文檔管理導向功能的作用。

知識應用層，它包括文檔基礎業務管理、知識地圖管理、系統管理、文檔檢索、決策支持以及創新反饋 6 個組件，其中前 3 個組件是企業文檔知識管理的日常事務性活動規則，主要負責文檔、知識地圖與系統用戶等信息的維護與授權，以及系統安全、文檔備份與恢復的管理。后 3 個組件包括文檔檢索、決策支持與創新反饋是企業進行文檔共享與傳遞、數據分析與挖掘、知識創新與輔助決策等知識性活動的重要平臺。決策支持組件可利用一些知識挖掘的方法，如神經網絡、模糊聚類、統計分析等對企業的經營數據進行分析與預測、建立模型模擬決策過程等，從而提高公司管理者的決策效率。創新反饋組件的功能是對企業員工通過交流與思考而產生的創新知識進行管理，分析其創新所屬的業務范疇、創新程度、是否被同行認可，而后將其加入到知識倉庫中并更新知識地圖的節點與結構。

知識地圖層，是知識應用層數據存儲層之間的連接橋梁。它可能是由若干個分項知識地圖與一個總索引圖構成的知識地圖集，因為根據不同部門與業務的需要，可能在系統中要建立不止一張知識地圖，如人力資源部門需要職稱型知識地圖、業務部門需要流程型的知識地圖，而項目的技術經理需要專家知識地圖。而總索引圖將各個分項知識地圖聯結到一起，是應用組件訪問知識地圖層的入口與協調者。

數據存儲層，指系統后臺數據支撐知識倉庫所在的一層，它由數個關系數據庫、知識庫、模型庫與專家庫構成。一些企業常規業務處理組件可以直接訪問關系數據庫，它是企業文檔管理系統的數據入口，在通過人工智能程序進行數據抽取、提煉、檢索、組織之后，可以轉換為元數據，并按照所需格式裝載到知識倉庫之中。提供知識型管理業務的組件其數據源為知識倉庫，系統利用其中的模型庫、文檔庫等完成統計挖掘、預測預算等功能。數據存儲層知識倉庫的構建將系統的事務處理與決策輔助兩項活動的處理環境分離開來，使系統架構與接口訪問更加清晰。

綜上所述，文檔知識管理系統通過 4 層架構，為A 公司文檔管理與知識創新提供了良好的平臺與工具，這也是公司信息化進程的重要步驟。

5 結 語

基于知識管理的企業文檔管理是企業信息化的發展方向，本文給出了基于知識管理的企業文檔管理模型，首先分析了基于知識管理的企業文檔管理模型的基本要素，然后搭建了基于知識管理的企業文檔管理系統框架，可以為實際系統的構建起到指導作用。知識作為一種獨特的資源已經成為經濟發展的核心要素，基于知識管理的企業文檔管理模式，是知識經濟時代下企業文檔管理的一種必然的表現形式。本文雖然初步構造了一種基于知識管理的企業文檔管理模型和框架，但還需要進一步進行更深層次的研究。在今后的實際工作中，要加強研究的范圍和深度，解決在現實文檔管理工作中存在的技術問題，例如在企業文檔管理系統中添加人工智能程序進行決策支持，同時能夠將文檔庫、專家庫和知識倉庫內的數據進行相互轉換。

[1]王建安, 葉德營.知識分類與知識表征——評賴爾的知識分類和圍繞它的爭論[J].自然辯證法通訊, 2010, 32(188): 13-18.

[2]潘旭偉, 顧新建, 邱進冬, 等.知識管理工具[J].中國機械工程, 2003, 14(5): 413-417.

[3]JOSEPH M.Knowledge management process methodology[J].Knowledge and Innovation: Journal of the KMCI, 2001, 1(2): 54-90..

[4]JAN D.The KM technology infrastructure[J].Information Management Journal, 2000, 34(2): 56-60.

[5]來洪波, 范玉順.基于集成化企業建模框架的知識管理系統研究[C]//全國先進制造技術高層論壇暨第九屆制造業自動化與信息化技術研討會, 2010-10.

The enterprise document management model based on knowledge management research

XIAO Qian
(China Shipbuilding Industry Corporation, Beijing 100097, China )

Document management and knowledge management are inseparable.In the process of enterprise document management, the knowledge has needed to be applied, shared and innovated.Based on the knowledge management system and the enterprise closely linked to real business problems, this paper put forward a model of enterprise document management based on knowledge, and realize the function of knowledge acquisition and knowledge utilization.And according the actual situation of document requirements in enterprises, this paper builds an enterprise document management system architecture based on knowledge management.

knowledge management；document management；knowledge acquisition；knowledge utilization

F224

：A

1672-7619(2017)01-0154-04doi：10.3404/j.issn.1672-7619.2017.01.032

2016-11-03；

: 2016-12-22

肖乾(1971-)，男，高級工程師，專業方向為計算機及應用，導航制導與控制。