集中采購典型問題審計分析

武志翔

摘 要：2015年，基層人民銀行人員經費與工資計劃矛盾實現有效緩沖，采購業務在會計財務工作中的重要性日漸凸顯，集中采購作為政府采購的核心組成，愈發吸引各方關注。文章通過對集中采購項目認定、實施中出現的典型問題從審計視角分析，提出可行建議，達到規范集中采購業務，提高預算資金效率的目標。

關鍵詞：集中采購 審計分析 操作規程 詢價 定點采購

中圖分類號：F239

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）01-137-02

集中采購，作為會計財務工作的重要內容，是衡量各行會計財務水平的核心指標之一。隨著政府采購目錄及標準的調整，其內容日趨合理，對各核算主體業務指導的操作性加強，但實際中，對于地市中心支行，因人員構成、職責分工、觀念等因素影響，集中采購業務操作流程仍未實現標準化，這一方面是因為各行所處地域的經濟發展水平不同，另一方面，也反映出各行會計人員配備方面的差異。本文將對近年審計實踐中可能涉及的、典型的部分問題進行逐一分析。

一、集中采購、分散采購、零星采購的異同分析

集中采購、分散采購同屬政府采購范疇，組織、實施中執行政府采購程序，強調內部控制有效性、采購方式合理性，零星采購不在政府采購范疇，程序簡單，限制少；相比分散采購，集中采購有明確的采購目錄及標準，根據采購項目及標準，劃分各級機構權限，實施中注重計劃、統計分析，更利于提高資金使用效率；分散采購作為集中采購的補充，在政府集中采購目錄以外，一定限額以上，由需求機構實施，強化對其他重要項目采購資金管理、控制。

二、集中采購的內部控制有效性分析

1.單位層面。目前，大部分中心支行實現了財事權分離，由會計財務科承擔會計管理職能，辦公室、后勤服務中心、科技科、人事教育科、貨幣金銀科等部門承擔相應的事權審核職能；但實踐中，個別行財、事權部門未有效相互制約，典型表現為后勤服務中心直接擁有費用審批權，集中采購內部控制有效性難以保證。

2.職責分工層面。不相容崗位分離是集中采購內部控制環節的又一風險點。對于地市中心支行一級，因人員等因素制約，一般未設立采購中心，普遍表現為會計財務科、后勤服務中心在采購實施、評標、驗收環節職責劃分不清，流程未實行標準化，管采不分離，不利于相互制約。

三、集中采購管理

1.需求調查、統計分析。實踐中，通常需求部門在報送采購目標的核心技術規格、參數方面會出現定位不精確的情況，或直接指定某款產品，且市場調查止步于價格比對層面，不利于實現資金高效使用；同時，日常使用環節，未全面建立在用商品、服務的維護檔案，對其重要指標進行統計分析，全面反映其優缺點，供今后采購參考。需求調查、統計分析不完善易形成需求與實際背離，表面節約費用，使用周期內受維護成本高、故障多等因素影響，資金實際使用效率大打折扣。

2.采購方式選擇。審計實踐發現，多數中心支行采購中，或者在采購檔案中表現的多為詢價方式，部分標注為競爭性談判、邀請招標的項目，因其操作環節缺少成立談判小組、談判記錄、正式標書等要素，實質上也是詢價方式，這反映出一方面可能由于時間緊、競標和談判成本過高而被迫采用詢價方式實施采購；另一方面，部分會計人員對詢價方式適用的范圍尚不完全清楚，認為詢價簡便易行，進而任意使用該方式進行采購；競爭性談判的特點是因行業標準不一致或有差異等因素，不能直接取得報價，需要供應商詳細描述所售商品的性能、參數指標，在此基礎上提出報價，供采購方選擇，但實際中，會計財務人員往往忽略了這一實質特征，為滿足采購多樣的要求，將本應劃為詢價的項目定義為競爭性談判；邀請招標作為公開招標的補充形式，執行中應重點關注標書的全面性，貫徹實質重于形式的原則。

3.典型采購項目實施。（1）種類多、單價低、需求具有不可預見性商品采購方面，多數中心支行對大額支出采用詢價方式采購，面對緊急、小額需求時，選擇直接購買，該行為屬于零星采購范疇，與制度要求不符。（2）車輛加油、維修保養、保險采購方面，多數中心支行在油料采購方面，僅與謀加油站、公司簽訂一份協議，未針對具體情況就采購事宜進行例外、事前約定，實際執行中出現未在協議公司加油的現象；維修、保養方面，多數中心支行通常只與當地一家汽車維修公司簽訂定點維修協議，實際執行中，進口車在協議公司無法維修，便交由品牌授權機構維修，與機動車管理辦法相違背；定點維修并非要求僅可在一個固定公司維修，而是應將機動車分類，按照實際需要，合理選擇維修、保養機構，提高機動車養護水平；機動車保險采購中，多數中心支行對保費金額、投保項目進行推敲，通常直接選擇與知名財險公司締約，而不關注具體的條款約定、賠付標準，在極端情況下機動車事故的出現易誘發大額免賠、自擔風險的情況，如，各保險公司在三者險賠付方面，針對責任比例與賠付的約定不同。（3）2015-2016年總行集中采購項目及標準文件要求分支行下載采購目錄，實踐中，部分機構僅將該文件直接提及的項目納入集中采購計劃，對政府采購目錄中投影儀、掃描儀、計算機軟件、視頻會議系統及會議音頻系統、服務器、鈔票處理設備等未予以關注。

四、改進建議

針對上述常見、典型問題，應從如下幾個方面改進。首先，完善內部控制，全面實行財、事權分離；調整職責分工，將不相容崗位分離；根據日常采購實際，改進、完善操作規程，尤其是非招標方式流程、基本要求；其次，改進需求調查、統計分析，由需求部門綜合成交價格、使用年限、維護費用、便利程度等因素，提出備選方案，再由會計財務部門結合本年、歷年預算，兼顧項目特點，選擇合理采購方式，交后勤部門實施；同時，應追加使用周期養護情況作為統計分析的主要內容，在相似、相同采購中作為參考，從根本上實現預算資金的高效使用；再次，在采購項目認定、方式選擇上，應組織有關人員認真學習《中國人民銀行集中采購管理辦法》及分行、省會中心支行下發的集中采購文件，及時調整、修訂本行實施細則，明確項目、標準要求。

具體實施中，鑒于部分商品單價低、采購頻率不易確定的特點，定點采購應為最佳采購方式，考慮成本效益原則，應參照《中國人民銀行辦公廳關于2015-2016年集中采購項目及標準的通知》（銀辦發〔2015〕93號）中“應當從中央國家機關政府采購中心或各省市地方政府采購中心確定的協議供貨商、定點采購供應商或電子商城中選擇”的建議，從中央國家機關或所在地政府采購中心確定的協議供貨商處采購，繼而降低費用、減少舞弊；同時，通過登陸政府采購網，利于分支機構實現對節能、環保產品的認定、預留專門面向中小企業的采購目標實現。

機動車保險采購應綜合報價，賠付標準、方式以及保險公司綜合實力等多方面因素，參考車輛使用頻率、行駛范圍、整零比，選擇合適險種，固定合作關系，減少賠付環節難點；維修保養方面，應當根據現有車輛狀況，合理分配場所，做到相對固定，批量結算，提高資金效率；當然，也可選擇政府公務用車指定維修廠作為定點機構。

集中采購的實質要求是在會計財務科統籌全行資金，在期間連續、資金有限條件下對資源進行合理配置的過程，各行因所處地域的經濟發展水平、人員素質差異，所選擇的方式也不會完全一致，但都應以計劃、有效節約、連續可行為基本操作原則。以上表述是在工作中對集中采購業務的一些見解，文中典型問題以地市中心支行審計發現為主。

參考文獻：

[1] 《中國人民銀行集中采購管理辦法》（銀發〔2010〕21號）

[2] 《中國人民銀行集中采購工作規程》（銀辦發〔2007〕1號）

[3] 《中國人民銀行辦公廳關于2015-2016年集中采購項目及標準的通知》（銀辦發〔2015〕93號）

[4] 《中華人民共和國政府采購法》

[5] 《國務院辦公廳關于印發中央預算單位2015-2016年政府集中采購目錄及標準的通知》（國辦發〔2014〕53號）

（作者單位：中國人民銀行臨汾市中心支行 山西臨汾 041000）

（責編：賈偉）