淺談施工階段監理資料管理

趙軻

鄭州市工程質量監督站（450001）

淺談施工階段監理資料管理

趙軻

鄭州市工程質量監督站（450001）

完善施工階段監理資料有利于規避風險,營造文明和安全的工程建設環境。因此,建立完善的施工階段監理資料系統非常重要。只有掌握監理資料的編制要點，了解監理資料管理中存在的問題，不斷提高監理資料的管理水平，充分利用信息化管理軟件，才能規避風險。

施工階段；監理資料；管理

0 引言

監理資料是工程建設過程的紀實資料，是參加工程建設的業主、勘察、設計、監理單位，建筑材料構配件、設備生產供應單位間解決糾紛的重要依據，是評定工程質量、合理支付工程款的必備資料。施工階段監理資料是評價監理質量的重要依據，編制好監理資料亦是監理單位保護自我、贏得業主信任的必然需要。因此，做好施工階段監理資料的編制與管理，是每一位監理人員應盡的職責，是向社會、向業主負責的體現。

1 監理資料的編制要點

1.1 監理資料的編制依據

施工階段監理資料的編制依據是《建設工程監理規范》、《建設工程文件歸檔整理規范》《城市建設檔案管理規定》等法律法規文件。編制的原則是首先要涵蓋監理規范規定的28項內容，同時要兼顧其他相關法律法規文件的規定。特別提出的是，現在監理單位的安全監理責任越來越大，編制和保存好監理資料也是一項必不可少的工作。

1.2 監理資料的分類

1.2.1 需要長期保存的監理資料

需要長期保存的監理資料是指保存期限等于該工程的正常使用壽命的有關監理文件，包括工程開工及復工報審表、暫停令、監理工程師通知單、監理工作聯系單、監理會議紀要、監理月報、監理工作總結、工程質量評估報告、工程質量驗收文件、委托監理合同等。

1.2.2 需要短期保存的監理資料

需要短期保存的監理資料是指保存期限在20年以下的有關監理文件，包括監理規劃、監理實施細則、旁站監理記錄、監理日志、安全監理資料等。

1.3 監理資料的編目

施工階段監理資料可統一編目為五類：合同文件、設計文件、監理資料、承包商申報資料和參建各方商洽資料。

2 目前監理資料管理存在的問題

2.1 管理混亂

目前很多項目監理部資料管理混亂，部分監理人員未經過監理資料管理方面的培訓，在平常工作中，不知道哪些監理資料應該長期保存，哪些不需要保存，不分類別的要求施工單位提供資料，造成不必要的浪費。《建筑工程資料管理規程》明確規定了工程資料填寫、編制、審核、審批，編號、收集、整理、組卷、移交與歸檔，是《建設工程監理規范》中監理文件資料管理的進一步細化。

2.2 收集滯后

現場記錄滯后，首先是施工資料滯后。部分施工單位出于對成本的考慮，現場沒有設置固定的或專業的資料員，施工資料的填寫與項目進展不同步。其次，沒有養成良好的記錄習慣，當天事情沒有當天記錄，部分人員習慣性拖沓，經常將及時記錄變為寫“備忘錄”，使記錄與實際情況出現差異。

2.3 質量不高

目前監理行業受到收費和社會偏見的影響，部分監理工程師學歷不高，責任心不強，導致部分員工編制的監理資料質量不高。

在監理旁站記錄和監理日志的編寫上存在以下問題：書寫不規范，書寫字體很難辨認；記錄內容過于簡單，千篇一律，該記的沒有記；發現的問題較少，總認為問題已經處理了，沒必要記那么多，忽視了記錄對工程質量的追溯性；對部分現場發現的質量安全問題沒有在后面的記錄中進行閉合，導致難以追溯。

3 監理資料管理的建議

3.1 明確職責，加強重視

鑒于監理資料管理的重要性，只有在項目組建前就明確分工，落實責任，加強重視，才能避免出現資料管理缺失，確保到達預期效果。總監是監理單位在該項目的全權代表，行使監理合同賦予的所有權利和職責，所以項目監理資料的管理職責應由總監負責。

3.2 加強及時性和真實性

《建設工程監理規范》第7章提出，監理機構應及時整理、分類匯總監理文件資料，并應按規定組卷，形成監理檔案。該規范明確了監理資料的及時性和真實性。只有及時有效的真實監理資料才能反映項目的實際情況，資料才具有可追溯性。

3.3 爭取各參建方的支持

對工程影響最大的建設單位注意的是工程建設進度、工程質量和安全，而忽視工程資料的重要性。因此，只有不斷加強與參建方的交流溝通，爭取參建方的理解和支持,才能做好監理資料的管理，否則監理資料管理很難得到落實。

3.4 加強對旁站記錄的監管

《建設工程監理規范》規定：“旁站監理是項目監理機構對工程關鍵部位或關鍵工序的施工質量進行的監督活動。”是對工程施工過程的記錄。然而，在實施工程旁站監理時，旁站監理只停留在形式上,旁站監理記錄也成了日常敷衍的流水賬，填寫內容既不認真也不規范，不能真實反映工程施工的實際過程，更談不上工程資料的可追溯性。為了做好旁站監理，應重點記錄以下內容：施工準備情況，包含施工人員、施工方案、工程材料、施工機械、施工環境、隱蔽驗收等；施工過程情況，包含施工人員、工程材料、施工機械、施工環境、施工方法等；存在問題及處理情況等。

3.5 編寫旁站記錄須注意的問題

旁站記錄作為旁站監理工作的真實記載，內容不能空泛籠統、單一片面，不具專業性。要重點記錄旁站時的施工情況，如施工是否正常，是否有影響工程質量的情況發生,發生情況時的處理措施，不能將旁站記錄寫成流水賬式。

4 信息化管理軟件對監理資料管理的作用

首先，信息化管理軟件能使公司及時了解項目情況，督促、提示、提醒監理工程師及時全面進行記錄。其次，信息化管理軟件還方便監理公司進行各項目部資料的收集整理，對今后不需紙質版歸檔資料的項目，可以采用電子版歸檔，既減少了紙質版歸檔帶來的麻煩，也避免了資料的丟失。信息化管理軟件還能提供文檔模板、文件上傳、文檔分類管理、文檔快速查詢與檢索、文檔權限管理等功能，可大大提升文檔處理的效率和利用率。

[1]鄭玉寬.加強監理資料管理提高監理工作水平[J].建設監理,2002(3)：58-59.

[2]曹永忠,郭立明.建設監理檔案編制與管理[J].建設監理, 2002(2)：59-60.