運用Excel優化設計料賬管理工作

陳紅濤(勝利油田物資供應處，山東 東營 257000)

運用Excel優化設計料賬管理工作

陳紅濤(勝利油田物資供應處，山東 東營 257000)

本文根據Excel在料賬管理中的應用現狀，提出了優化設計的思路，詳細的設計方案。有利于提高料帳管理工作的準確率和效率。通過實例詳細介紹設計系統工作簿的方法，通過[選擇性粘貼]實現各工作表間的數據同步，運用各種函數和公式取代計算過程，提高運算效率，最終達到只操作基礎數據的目標。應用這些方法，不需要專門學習復雜的數據庫知識，根據實際工作需要即可在Excel界面設計和開發簡單的數據庫系統，根據需要隨時擴展系統功能，創造性的高效完成數據處理工作。

數據處理；料帳；函數；公式；鏈接

近年來，Excel軟件以其強大的數據處理功能和簡便易用的特點在辦公領域得到普遍應用，逐漸成為倉儲人員日常工作的得力助手[1]。運用Excel可以在一定程度上減輕倉儲人員的工作量，提高倉儲管理的效率。現在我們使用Excel的水平一般比較低，不能充分發揮Excel的潛力，因此有必要對Excel在倉儲管理上的應用作出一個總結，使Excel強大的數據處理功能得到充分發揮。

1 應用現狀

(1)由于套管規格多，發放量非常大，只能累計一周結一次帳,導致許多套管收結不及時，因此月結比較復雜。

(2)月結沿用手工方法，單據多而且易出差錯，有時因為一個數字敲錯，需要反復查幾遍。

(3)套管每月收發量在3萬噸左右，產生巨額勞務費，在卸車、倒運和裝車三種情況下，首先要單井核對，然后累積計算工作量，最后依據勞務費率計算實際費用。

2 優化設計月結系統

2.1 新建“月結管理系統”工作簿

2.2 在系統工作簿內建立“上年結轉”表格。

(1)根據需要建列，選取70行作為數據區域，以應變1年內的物資增減。

(2)手工鍵入物碼、規格、單價和庫存數量。

(3)“序號”列A3位置輸入1，其余向下用拖動柄填充，實現了快速輸入數字序列。

(4)“庫存金額”列F3位置插入公式“=D3*E3”（單價*數量）自動計算庫存金額，其余用拖動柄快速填充。

(5)設計總計行。E1位置插入公式“=SUM（E3：E72）”計算總庫存數量，將E1公式拖入F1自動計算總庫存金額。

(6)“庫存項數”運用統計函數COUNTIF計算區域內符合給定條件的單元格的數量，在圖中G1位置輸入“=COUNTIF(F3: F72,"＜＞0")”自動計算，顯示當月庫存項數。

COUNTIF是一個統計函數，用于統計滿足某個條件的單元格的數量；例如，統計特定城市在客戶列表中出現的次數。COUNTIF(range,criteria)，其中range指明要統計數量的單元格的組，可以包含數字、數組或包含數字的引用，將忽略空白和文本值。criteria用于決定要統計哪些單元格的數量的數字、表達式、單元格引用或文本字符串。COUNTIF僅使用一個條件。如果要使用多個條件，請使用COUNTIFS。

2.3 復制生成“1月”月結表格

(1)選擇“上年結轉”表格中“序號、物碼、規格、單價”數據區塊，[復制]→[選擇性粘貼]→[粘貼鏈接]至“1月”中的對應單元格。

(2)“庫存數量”K3位置輸入公式“=上年結轉!E3+E3-H3”（期初+收入-發出）自動生成庫存數量，核對此列與ERP是否一致。如果“庫存數量”不一致，需要檢查收發數量是否準確；如果“庫存數量”一致，“庫存金額”不一致時，可以判定有調價，需要手工輸入新單價。

(3)“庫存金額”N3位置輸入公式“=L3+J3-G3-上年結轉! G3”自動計算價差。收發金額列里輸入相應公式“=E3+O3”“= P3+J3”自動生成調價后金額。

(4)設月計行，E1位置插入公式“=SUM（E3：E72）”自動生成當月“收入數量”，將E1公式向右拖至L1自動完成月計。

2.4 復制“1月”生成“2月”。

調整“庫存數量”和“調價”公式，鏈接到“1月”對應數據。增設累計收發列，Q3位置輸入公式“=E3+'1月'!E3”自動生成累計收發數量。其余公式使用填充柄拖動，迅速填充。

2.5 復制“2月”依次生成“3～12月”，圖4所示。表中鏈接對應調整，依次鏈接。

2.6 軟件調試

在“1月”表格輸入數據，“2～12月”同步更新。大大降低了勞動強度，避免手工計算的差錯，提高月結的工作效率，準確率100%。

3 優化設計勞務費結算

(1)新建“勞務費結算系統”工作簿。

(2)建“單重”和“費率”表格。手工輸入規格、噸/米列。

(3)建“1月六隊”表格。

①選擇“單重”的“規格型號”列區域[復制]→[選擇性粘貼]→[粘貼鏈接]將“1月六隊”表格的規格鏈接到“單重”表格，便于維護。

②在“噸位”列E2位置輸入公式“=C2*單重!C2”（數量*單重）自動生成噸位，其余拖動填充柄向下填充。

③在“分類總計”G2位置輸入公式“=(ROUND(SUM(E2: E12),0))”將合計噸位四舍五入到整數。

ROUND用來返回某個數字按指定位數取整后的數字。ROUND(number,num_digits)，其中Number指明需要進行四舍五入的數字。Num_digits指明指定的位數，按此位數進行四舍五入。

ROUND函數和SUM函數聯合使用時節省統計求和的步驟直接得到需要的結果。便于檢查。

④應用費率鏈接到“費率”表，便于維護。

⑤“金額”列K12位置輸入公式“=G12*I12”（總價=噸位*費率）自動生成總價。

⑥復制“1月六隊”生成“1月五隊”表格。

⑦依次建立2～12月計費表格。至此“勞務費結算系統”完成。

4 結語

改進后效果顯著，原來結賬需要4小時，現在對賬以后僅用1小時就可以完成結賬，提速75%。

應用上述方法，不需要專門學習復雜的數據庫知識，根據實際工作需要即可在Excel界面設計和開發簡單的數據庫系統，根據需要隨時擴展系統功能，創造性的高效完成數據處理工作[1]。

[1]《利用Excel軟件實現簡單數據庫系統的設計與開發》，薛轉花，《中國科技信息》，2010年21期.