企業(yè)電子檔案管理

王立國

(黑龍江省航道局，黑龍江 哈爾濱 150090)

企業(yè)電子檔案管理

王立國

(黑龍江省航道局，黑龍江 哈爾濱 150090)

電子檔案是新時(shí)期檔案管理的新型模式，是時(shí)代發(fā)展進(jìn)步的具體表現(xiàn)。電子檔案有別于過去的紙質(zhì)檔案，具有信息數(shù)字化、機(jī)讀性和信息存儲高密度性等特點(diǎn)，這也從某一方面對檔案存儲載體提出了更高的挑戰(zhàn)，同時(shí)也為檔案管理工作注入了新時(shí)代元素，為檔案管理指明了方向。

檔案管理；信息載體；辦公模式

1 電子檔案管理中存在的幾大問題

1.1 檔案安全性問題

由于電子檔案載體的特殊性，其安全性主要分為傳輸安全性和信息載體安全性。通常電子檔案是以光盤和磁盤為存儲載體的，其成分較為復(fù)雜，其性能相對而言并不穩(wěn)定，檔案失真問題也可能發(fā)生。電子檔案對周圍環(huán)境的濕度、溫度以及防機(jī)械損傷、防磁等條件有著較高的要求，而且電子檔案存儲介質(zhì)極易損壞，保存年限遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案。這就是我們要說的載體安全性，它指的是存儲介質(zhì)對信息安全因素產(chǎn)生的影響。

一般在電子檔案管理中傳輸安全性就是指網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)為電子檔案提供了更大的便捷，且實(shí)現(xiàn)了較大范圍的共享，與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)黑客和難以防范的計(jì)算機(jī)病毒也增添的電子檔案管理安全隱患。此外，電子檔案可以刪改，且不留下任何刪改痕跡。利用計(jì)算機(jī)制作的文件材料時(shí)，擬稿者無法在文檔上留下自己的筆跡，審閱檢查人也不可能在其電子稿件上簽發(fā)，后期也難以該份電子材料的真實(shí)性及權(quán)威性，甚至有人對磁盤內(nèi)容私自進(jìn)行刪改也不容易被發(fā)現(xiàn)，安全性問題是電子檔案管理中亟待考量的問題之一。

1.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的銜接問題

紙質(zhì)檔案是檔案管理中歷時(shí)最長、最真實(shí)、最具權(quán)威的寶貴的檔案資源，雖然電子檔案的出現(xiàn)對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生了一定的沖擊，但這并不代表電子檔案與紙質(zhì)檔案是對立的、不可共存的。即使是電子檔案盛行的當(dāng)今社會，傳統(tǒng)檔案作用仍是不可替代的，我們應(yīng)重視對傳統(tǒng)檔案統(tǒng)籌工作安排，不斷提升紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的快速接軌。

1.3 電子檔案管理中辦公自動化應(yīng)用問題

全新辦公模式下，辦公自動化逐漸占據(jù)了主導(dǎo)地位，每天的文檔處理任務(wù)不斷增加，即使在電子文件逐漸替代紙質(zhì)文件的形勢下，文件歸檔仍是以紙質(zhì)文件為主，電子文件仍不能作為歸檔的最佳選擇。由于開發(fā)和設(shè)計(jì)人員采用手段不同，造成電子檔案系統(tǒng)同辦公自動化系統(tǒng)無縫結(jié)合困難，電子文件歸檔難，勉強(qiáng)歸檔的也難以確定文件的準(zhǔn)確性。

2 電子檔案管理問題相應(yīng)的解決措施

2.1 加強(qiáng)電子檔案管理和保管

由于電子檔案存儲介質(zhì)的特殊性，極易受周圍環(huán)境濕度、溫度、磁場等方面因素的影響，存貯內(nèi)容極為不穩(wěn)定，而且我國目前對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全保障尚不完全的今天，電腦黑客和計(jì)算機(jī)病毒也為電子文件保管增加了一定的難度。因此，建立電子檔案專用檔案柜、庫房來存放電子檔案是十分必要且必須的，我們還應(yīng)為其配備安全性較高的專業(yè)電子檔案和電腦設(shè)備。一次性寫入光盤是電子檔案存儲目前最好的選擇，相較于硬盤、磁帶和磁盤等一次性寫入光盤穩(wěn)定性好，且具有只讀性不易被刪改。其僅對周期環(huán)境濕度和穩(wěn)定、光線和防塵、防蟲等條件有要求，是目前為止，電子檔案中保管要求較少的存儲介質(zhì)。

2.2 做好電子檔案的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作

電子檔案備份是出于對其不穩(wěn)定性考量采取的一種安全策略，是重要的檔案信息安全保障手段。電子檔案備份主要針對照片音頻、文書和視頻等，建議采取雙備份制度，一份用于借閱，一份用戶封存?zhèn)浒浮Ｍ瑫r(shí)，針對網(wǎng)絡(luò)不安全性考慮，建議檔案管理部門建立完善的電子數(shù)據(jù)備份及回復(fù)系統(tǒng)，以此來保障計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)災(zāi)難后關(guān)鍵信息的恢復(fù)和正常使用。

2.3 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理

首先，建立電子檔案使用權(quán)限，實(shí)行用戶信息驗(yàn)證，設(shè)置用戶訪問權(quán)限，對電子檔案信息加以保護(hù)。為檔案系統(tǒng)安裝先進(jìn)的殺毒防毒軟件，利用計(jì)算機(jī)防火墻來防止黑客和計(jì)算機(jī)病毒對檔案信息的篡改和破壞。采用數(shù)字式簽名及密匙管理等先進(jìn)技術(shù)手段，為電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建良好的運(yùn)行環(huán)境。檔案內(nèi)部人員也應(yīng)分別設(shè)置權(quán)限，對電子檔案實(shí)行全程監(jiān)控和自動記錄。

2.4 實(shí)行電子文件安全監(jiān)控

通常，我們所使用的電腦系統(tǒng)并不有文件更改變動記錄，文件更改不留任何痕跡。因此，在文件發(fā)生變動后毫無線索，無機(jī)可查。這樣電子文件的真實(shí)性難移得到保證，采用電子文件安全監(jiān)控是對文件真實(shí)性的一種保障，能夠及時(shí)在電子文件變動存取時(shí)留下異動記錄。

2.5 做好檔案管理投入問題管理

電子檔案是現(xiàn)代化的產(chǎn)物，是新時(shí)代信息發(fā)展的最新要求。但與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案需要有現(xiàn)代化先進(jìn)設(shè)備，建立全新的檔案工作管理模式，同時(shí)為滿足電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)辦公信息利用、存儲和接受的要求，檔案管理部門勢必要增加必要的設(shè)備投入。這部分投入是傳統(tǒng)檔案管理的數(shù)倍，我們應(yīng)當(dāng)最好檔案管理投入，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理投入的合理化、經(jīng)濟(jì)化。

2.6 實(shí)現(xiàn)對檔案工作人員自身素質(zhì)和能力的提高

檔案信息管理水平提高的同時(shí)，也要求檔案工作人員不斷提升自身能力和素質(zhì)。電子檔案操作中隨意性較大，失誤也是在所難免的。因此，檔案工作人員應(yīng)樹立風(fēng)險(xiǎn)意識，不斷實(shí)現(xiàn)對自身綜合素質(zhì)的提升、增強(qiáng)自身保密意識、提高職業(yè)操守、加強(qiáng)機(jī)房管理、增強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用軟件管理維護(hù)工作，熟練掌握檔案現(xiàn)代化管理知識，實(shí)現(xiàn)知識結(jié)構(gòu)優(yōu)化，順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，滿足檔案管理行業(yè)發(fā)展要求。電子檔案是新生事物，是無先例可循的，它的發(fā)展需要檔案工作人員在實(shí)際工作中不斷摸索和研究的，檔案工作人員要以勇于創(chuàng)新和探索的精神，為我國電子檔案管理事業(yè)開創(chuàng)出一條全新的發(fā)展道路。

3 結(jié)束語

經(jīng)上述分析可知，電子檔案既是檔案工作發(fā)展的新時(shí)機(jī)，也是對傳統(tǒng)檔案工作的挑戰(zhàn)，我們應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，不斷提升我國檔案管理水平，對電子檔案管理問題展開深入的分析和研究，快速掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)和手段，開創(chuàng)我國檔案管理新局面。

[1] 李海燕.淺談企業(yè)電子檔案管理策略初探[J].科技與企業(yè)，2013，(20).

[2] 楊旭瑞,李衛(wèi).新形勢下企業(yè)電子檔案管理策略初探[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2012，(7).

[3] 董勇燕.大理市檔案局電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].電子科技大學(xué)，2011.

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