區級檔案館利用服務工作初探

付永革

摘要：本文以平谷區檔案館為例，就區級檔案館利用工作中存在跨區檔案館之間同類檔案利用制度不統一、檔案館（室）之間的檔案利用不同步以及跨部門之間檔案利用不共享等問題，提出制訂統一的檔案利用制度、推動基礎檔案室檔案數字化進程、構建檔案利用平臺等措施。

關鍵詞：綜合檔案館檔案利用檔案數字化

檔案利用工作，是檔案部門通過一定方式使檔案資料直接為社會組織和公民服務的工作，是檔案管理工作的重要環節，也是實現檔案價值、發揮檔案作用的途徑。為進一步強化檔案利用工作，更好地適應新形勢的變化，滿足各級政府和社會各界的需求，筆者對平谷區檔案館近五年來（2011～2015年）檔案利用服務情況進行了具體分析，并對目前存在的問題，提出相應的解決對策。

一、平谷區檔案館利用服務情況分析

近五年來，平谷區檔案館全力推進館藏檔案數字化進程，不斷提高檔案提供利用服務水平，創新檔案利用服務方式。在這種情況下，檔案利用數量逐年增多，個人利用占全年總利用人數的95%；檔案利用內容不斷拓展，民生檔案利用占總利用率的84%；檔案利用效果在各行業、各部門逐漸凸顯，檔案惠民、利民成效顯著。具體如下：

（一）個人成為檔案利用的主體，民生檔案利用占主導地位

2011至2015年，平谷區檔案館接待查檔利用人員共計83954人次，提供利用檔案共計105493卷次。其中，社會個人利用79598人次，占總利用人數的95%；利用68340卷次，占總利用卷次的65%，個人利用檔案人數高于單位利用人數的現象較為突出。在此基礎上，民生檔案利用占主導地位，房產、婚姻、招工、知青等檔案利用占重中之重。近五年來，民生檔案利用占全年總利用人次的84%，卷次的54%。如表1所示。

（二）檔案服務社會功能逐步提升

近五年來，隨著社會各界對檔案內容需求的日益多樣化，檔案服務社會的功能也在逐步提升。平谷區檔案館圍繞區域建設，緊抓重點工作、專項工作、特色活動，主動提供各項檔案利用服務。如針對夏各莊村、韓莊村拆遷、分房等重點工作，黨費專項檢查、土地房產確權、干部檔案核實、單位公車改革等專項工作，以及紀念中國共產黨成立95周年、中國人民抗日戰爭暨世界反法西斯戰爭勝利70周年、紀念中國工農紅軍長征勝利80周年專題展覽等特色活動，平谷區檔案館主動與相關部門聯系，提前謀劃，將檔案利用服務工作前置，為相關部門查閱提供翔實、準確的檔案資料，極大地滿足了各方利用檔案的需求。

（三）檔案數字化成果有效發揮，快捷查檔成為常態

近五年來，平谷區檔案館加大館（室）藏檔案數字化的轉化力度。截至2016年9月底，平谷區檔案館已數字化161839卷/件，占館藏檔案的60.4%，未轉化78981卷/件，占29.5%，不需要轉化的占10.1%。并在此基礎上，形成了知青、招工、婚姻、房產、二胎、革命歷史、教學、收養等16個專題數據庫。目前，據筆者了解，檔案數字化副本在查檔利用中占比達90%以上，查檔時間也由原來的20分鐘縮短至少于5分鐘，調閱檔案卷數比2011年減少了1.3倍。

二、檔案利用服務工作中存在的問題

信息化時代，規范查檔、便捷查檔、高效查檔與信息共建共享利用已經成為一種趨勢。然而，目前區級檔案館在利用工作中存在跨區檔案館之間同類檔案利用制度不統一、檔案館（室）之間檔案利用不同步以及跨部門之間檔案利用不共享等亟待解決的問題。

（一）缺乏統一的檔案利用制度

目前，區級檔案利用工作制度均由各區檔案館根據《中華人民共和國檔案法》、北京市實施《中華人民共和國檔案法》辦法等法規規定，結合本區檔案利用情況制定。由于全市范圍內缺乏統一的檔案利用規范性文件，導致各區檔案館查閱同類檔案所需的手續不盡相同。這種情況在民生檔案的利用中最為明顯。據筆者了解，目前除了婚姻檔案查閱有《婚姻登記檔案管理辦法》以外，其他像房產、招工、知青、獨生子女、兵役檔案等民生檔案查閱都沒有較為詳細的檔案利用規范性文件。例如，北京市共有10個區級檔案館藏涉及房產檔案，由于各區查閱房產檔案所需手續并不一致，導致利用者十分困惑，進而給查檔利用工作帶來了較大不便。

（二）信息環境下館（室）藏檔案利用不同步

雖然很多區級檔案館館藏檔案數字化程度較高，檔案利用便捷高效，但是基層檔案室室藏檔案數字轉化程度相對緩慢甚至沒有開展，這種館（室）藏檔案信息不同步的現象，致使數字化檔案資源不能有效共享，極大地影響了各機關檔案信息和館藏檔案的綜合開發利用。

（三）缺乏各部門檔案資源共建共享平臺

數字化時代，在最短的時間內找到全面準確的檔案信息，需要建立高效的檔案查詢系統及資源平臺。然而目前，各區缺乏區域檔案資源共建共享平臺，檔案館與同區的戶籍、民政、計生、武裝、鄉鎮、村等部門存在一定的信息壁壘，戶籍、婚姻、房產、兵役、獨生子女等民生檔案資源信息并不能共享，導致老百姓查閱同類民生檔案往往需要多次往返于不同部門，無形中增加了老百姓的查檔負擔。

三、優化檔案利用服務工作的對策

（一）制定統一的檔案利用制度

為使檔案利用服務工作更加規范，出臺統一的檔案利用制度標準，賦予其強制性與約束力，為檔案利用服務工作健康發展提供保障。一是在全市范圍內制定統一的檔案利用規范性文件，解決全市跨區檔案館同類檔案利用手續不一致的問題。二是實現檔案館（室）之間檔案利用制度的統一和有效銜接，解決館（室）之間檔案利用手續不一致的問題。三是結合行業部門的專業要求，制定統一的專業檔案特別是民生檔案利用制度，解決同類檔案利用手續不一致的問題。這樣，通過制定統一的檔案利用制度，可以有效減少查檔糾紛，進而實現便捷查檔、規范查檔、高效查檔。

（二）推動基層檔案數字轉化

1.實現館（室）藏檔案數字化協同發展。統籌部署室藏檔案數字化與館藏檔案數字化工作，平谷區檔案館將基層單位室藏檔案數字轉化工作列入區檔案事業“十三五”發展規劃，提出“十三五”發展目標；下發《北京市平谷區檔案局關于印發〈平谷區2017-2020年室藏檔案數字轉化工作計劃〉的通知》，有計劃地開展基層數字轉化工作；制訂每年基層數字轉化工作方案，確定每年數字化轉化工作重點，確保基層數字轉化的同步完成；制訂《平谷區基層檔案室數字轉化技術標準》，規范開展基層檔案室數字轉化工作。

2.以“點”帶“面”，逐步推動，用實際效果提高對室藏檔案數字化的認識。2014年底，平谷區檔案館將劉家店鎮和金海湖鎮檔案室作為創新工作的突破點，開展基層檔案數字轉化工作。2015年6月，上述兩個鄉鎮已基本完成檔案室藏需進館檔案的數字化掃描工作，實現不進庫房即可查閱檔案目錄及原文，并在村委換屆，村干部補貼發放和黨員管理等實際工作中實現了檔案快速查閱服務。2016年，平谷區檔案館將全部鎮街室藏檔案數字轉化工作作為首要任務，列入工作計劃。同時，平谷區檔案館預計在“十三五”期間將完成50%的一、二級立檔單位室藏檔案數字轉化工作，并遵循“館室銜接”“先后有序”“確保重點”的原則，將基層檔案數字化推向深入，實現館（室）藏數字化的有效銜接。

（三）實現區域內民生檔案資源共享

1.構建信息資源共享體系。平谷區檔案館積極調整檔案資源結構與布局，特別是將各類民生檔案資源全部整合進區綜合檔案館。與此同時，聯合區發改委、衛計委、住建委、教委、區人力社保局、民政局、國土資源分局、規劃分局、工商分局、地稅局等涉民部門，充分利用網絡媒體資源和現代化信息手段，實現館內外民生檔案資源的有效整合，以便在更大范圍內實現資源的共建共享。比如對于公路局、工商分局、海關等不在檔案接收進館范圍內的市屬單位的檔案，考慮到其中大部分都是涉及群眾利益的民生檔案，建議采用“實體分散保存，資源集中共享”的管理模式，即檔案原件暫由本單位保管，區檔案局指導建立民生檔案專柜，并將專門目錄報送檔案館備查，以便百姓查閱。

2.建立行業目錄檢索體系。通過網絡平臺整合相關行業或者公共服務重點部門的民生檔案資源，分行業、分種類建立統一的網絡目錄檢索系統。利用者可以通過網絡迅速獲取民生檔案所需目錄信息，避免利用者因無法確定所需檔案保存地而到處奔波的現象，最大限度地方便他們對民生檔案的利用。為了更好地服務群眾，平谷區檔案館還開發了“農村檔案管理發布平臺”，通過在網絡平臺上進行目錄檢索，將村級房產檔案信息納入檔案館民生檔案資源的范圍，對相關的檔案實現信息資源共享，極大地方便了群眾查閱。