信息社會石化企業(yè)建設項目檔案管理的改革與創(chuàng)新分析

鄧瑾 馬紅霞 徐玲(中國石油獨山子石化公司信息網(wǎng)絡公司情報檔案中心，新疆 克拉瑪依 833699)

信息社會石化企業(yè)建設項目檔案管理的改革與創(chuàng)新分析

鄧瑾 馬紅霞 徐玲(中國石油獨山子石化公司信息網(wǎng)絡公司情報檔案中心，新疆 克拉瑪依 833699)

隨著社會的不斷發(fā)展，信息技術的運用越來越廣泛。石化企業(yè)作為我國經(jīng)濟發(fā)展的重要產(chǎn)業(yè)，更要加強其信息化水平。項目檔案的管理作為石化企業(yè)發(fā)展的重要建設內(nèi)容，更需要不斷的改革和創(chuàng)新，才能夠滿足當前的社會與環(huán)境的需求。本文就石化企業(yè)建設項目檔案管理現(xiàn)狀進行分析，并探討在信息社會下，石化企業(yè)建設檔案管理的改革與創(chuàng)新策略。

信息社會；石化企業(yè)；項目檔案

石化企業(yè)即石油化工聯(lián)合企業(yè)，是化工與石油煉制工業(yè)聯(lián)合起來而建立的生產(chǎn)經(jīng)營綜合體，主要是以綜合利用石油（包括天然氣）資源為基礎，來提高生產(chǎn)的經(jīng)濟效益。在石化企業(yè)發(fā)展建設過程中，產(chǎn)生了大量的基本建設項目，推動了社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展，但與此同時，在建設項目檔案管理中也出現(xiàn)了很多的問題，對石化企業(yè)的持續(xù)性發(fā)展造成了很大的阻礙。因此，在信息社會下，石化企業(yè)建設項目檔案管理的改革與創(chuàng)新以迫在眉睫。

1 石化企業(yè)建設項目檔案管理現(xiàn)狀

（1）管理意識薄弱

（2）管理制度落實不到位

（3）建設項目檔案數(shù)字化管理不完善

在目前的石化企業(yè)建設項目檔案管理中，雖然都已經(jīng)實現(xiàn)了利用計算機進行檔案的收集、整理、保管和使用，但由于歷史原因，建設項目檔案資料庫存數(shù)量巨大，同時建設項目經(jīng)理多次維修、擴建等，陸續(xù)形成的竣工文件資料多，檔案數(shù)字化工作量不斷加大，導致在工作過程中也出現(xiàn)了一定的問題。如電子文件、電子檔案容易受到計算機病毒攻擊，導致文件被偷盜、篡改。系統(tǒng)崩潰等；很多石化企業(yè)沒有購置檔案管理的必要設備，沒有實現(xiàn)有效的信息一體化管理，這也對檔案信息管理的長期發(fā)展帶了很大的影響。等等。

2 信息社會石化企業(yè)建設檔案管理的改革與創(chuàng)新策略

2.1 加強建設項目檔案管理數(shù)字化水平

加強建設項目檔案管理數(shù)字化水平是非常重要的一項舉措。首先在檔案軟件管理的選用上，要選用真正適合用于各級歸檔單位使用的、符合國家標準、功能齊全、操作簡單、使用方便、實用性可靠性強的計算機網(wǎng)絡管理軟件，并且，要保證這款軟件是正版的，最好能包括本單位的全部檔案類型，編目規(guī)范、統(tǒng)計準確，檢索方式簡便。這樣才能夠逐步提高檔案管理數(shù)字化水平。例如，在辦公自動化或輔助設計過程中產(chǎn)生的電子文件，以及網(wǎng)絡傳輸文件，在其存儲和下載時都是保存在載體上，在歸檔前一段時期可以存在計算機硬盤上，或存在大容量可擦除光盤上，這樣做較為經(jīng)濟。但如果電子文件一旦作為電子檔案長其存儲，就必須選擇標準化程度高、性能穩(wěn)定、能長期保存的載體上。而對于大量的CAD設計圖紙、藍曬圖紙等，可以用一次寫式光盤，對于永久保存的特別珍貴的電子檔案，一定要同時保存紙質(zhì)檔案。同時要制定相應的技術方案和工作模式，確保電子檔案的安全性，除此之外，也要較強計算機系統(tǒng)的防護、殺毒，防止病毒入侵和黑客入侵，造成電子文件損失。

2.2 加強企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設

檔案信息數(shù)據(jù)庫主要包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。企業(yè)應根據(jù)實際情況的需要，按照檔案的劃分類別，建立相應的數(shù)據(jù)庫，以便信息的檢索、瀏覽和處理，如聲像檔案數(shù)據(jù)庫、人事檔案數(shù)據(jù)庫等。同時，通過對項目檔案數(shù)字化的調(diào)研和論證，確定數(shù)字化范圍，對重點工程項目以及需要保護的項目檔案有限建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并做好數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)安全管理工作，對于無涉密項目檔案實現(xiàn)電子文件上傳石化檔案系統(tǒng)。在服務上，可以把檔案信息由原來紙張上順序的、線形的結(jié)構轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C上數(shù)字的、網(wǎng)絡的結(jié)構，依賴先進的智能化信息管理技術，以人工語言或自然語言進行搜索，可以方便、快捷地為用戶提供服務。以此逐漸提高建設項目檔案的利用效率。

2.3 提高檔案工作人員的整體素質(zhì)

人才是企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設成敗的決定因素，沒有一直高素質(zhì)、高技能的管理隊伍，再好的計算機設備也難以發(fā)揮作用。而要打造一支高素質(zhì)、高技能的管理隊伍，首先企業(yè)高層要提高自身對檔案管理的意識；其次，要改變檔案管理人員的觀念，加強檔案人員的管理意識，使其重視檔案管理，樹立起以檔案信息的質(zhì)量和能力作為檔案室服務水平標志的全新理念。最后，培養(yǎng)信息素質(zhì)，即培養(yǎng)檔案人員的信息技術水平和能力，加強檔案人員的檔案管理知識，提高檔案人員的計算機操作能力及信息處理、分析、利用能力。

3 結(jié)語

總而言之，石化企業(yè)的建設項目檔案在工程項目的建設、擴建、改建中，作用越來越大，因此，推行數(shù)字化管理，提升建設項目檔案管理水平，提高項目檔案利用效率，才能夠確保建設項目檔案收集的完整、準確和系統(tǒng)，才能夠更好的為企業(yè)勘探開發(fā)建設的提高經(jīng)濟效益服務，才能夠促進社會的快速發(fā)展。

[1]馮雪,陳暉.試論企業(yè)建設項目檔案管理存在的問題與對策[J].甘肅農(nóng)業(yè),2006,11:212.

[2]韓秋蓮.石油企業(yè)基本建設項目檔案管理中存在的問題及對策[J].蘭臺世界,2015,S1:69-70.

[3]陳婉霞.石油工程建設項目檔案管理初探[J].四川檔案, 2014,02:58-59.

鄧 瑾（1968-）女，漢族，四Ill梁平縣人，館員，主要從事石油煉化行業(yè)檔案管理工作。