基于OpenKM的高校校院二級教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用

文 / 余舒萍 熊越強

隨著全國范圍內(nèi)教育教學(xué)管理信息化趨勢日益顯著，數(shù)字化教學(xué)檔案管理模式和電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建成為高校教學(xué)管理改革的迫切要求。特別是在不斷升級的校院二級管理體制中，高校教學(xué)檔案的多樣化、復(fù)雜化，為教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計和完善增加了難度。

一、高校教學(xué)檔案二級管理的主要問題

首先，檔案資料數(shù)量龐大、種類繁多。隨著高校教學(xué)管理環(huán)節(jié)的逐漸規(guī)范化、標準化、公開化以及學(xué)分制、彈性學(xué)制的推進與調(diào)整，人才培養(yǎng)方案、課程資源、學(xué)生成績、實習(xí)實踐、畢業(yè)材料等教學(xué)活動原始材料數(shù)量不斷增加，種類不斷細化，積累日益豐厚。校院二級管理中，院系一級對于課程專業(yè)建設(shè)，學(xué)科方向調(diào)整、增設(shè)，教學(xué)質(zhì)量評估、建設(shè)，教師教研成果集聚等教學(xué)實踐工作的管理離不開教學(xué)檔案的積累。學(xué)校一級對于教學(xué)院系業(yè)績考核、學(xué)生工作、人員編制、財務(wù)資產(chǎn)等方面的規(guī)劃和管控，也與教學(xué)檔案息息相關(guān)。種類繁多、數(shù)量龐大的教學(xué)檔案對教學(xué)管理系統(tǒng)提出了更高要求[1]。

其次，資源浪費與重復(fù)加工。當前，高校教學(xué)檔案二級管理主要是學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，職能部門、院系設(shè)置檔案專員和檔案館（室）分級管理。第一手教學(xué)資料主要存放于院系一級，教學(xué)活動中形成的亮點與特色也通過院系工作管理與內(nèi)容提煉凸顯價值。而學(xué)校層面教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)水平的評估與改進，辦學(xué)條件、辦學(xué)效益的評價與分析，又需要通過院系一級的大量教學(xué)活動資料提供支撐和依據(jù)[2]。如果沒有統(tǒng)籌管理、分類細致、高效便捷的信息處理工具，將造成大量信息重復(fù)加工，加重人力負荷和資源浪費。

再次，優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源共享率低。知識經(jīng)濟和大數(shù)據(jù)時代，優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源的獲取與應(yīng)用是提升教學(xué)質(zhì)量的重要手段。二級教學(xué)管理模式下，以院系一級教學(xué)檔案，特別是優(yōu)質(zhì)課程資源為基礎(chǔ)，在學(xué)校職能部門的策劃和引導(dǎo)下，初步形成了一定范圍的資源共享平臺，但平臺中人力、招生、專業(yè)設(shè)置、實驗環(huán)節(jié)等信息化內(nèi)容仍然十分缺乏，使資源共享一直處于被動狀態(tài)，較難提升到學(xué)校發(fā)展的高度，存在院系間科研、教學(xué)、人員、設(shè)備等方面協(xié)調(diào)配合不足的情況[3]。校際優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源的吸收與消化，優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源的互聯(lián)互通、無縫對接，也有待資源共享平臺的建設(shè)和深入。

二、校院二級教學(xué)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計思路與特點

（一）設(shè)計思路

校院二級教學(xué)檔案管理系統(tǒng)依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，以分類數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，利用OpenKM電子文檔管理系統(tǒng)的跨平臺、跨數(shù)據(jù)庫的J2EE結(jié)構(gòu)體系，提供教學(xué)檔案的上傳、搜集、管理、記錄、分享等基本功能[4]；通過用戶空間定制和具體需求分析，實現(xiàn)分級用戶管理、協(xié)調(diào)與工作程序自動化處理；并通過合作共享功能，實現(xiàn)學(xué)校、職能部門、院系間無障礙溝通與合作。系統(tǒng)設(shè)計為用戶提供簡捷便利的操作方式，從用戶及權(quán)限管理、檔案管理、檔案利用、過程管理、教學(xué)資源共享、日志與消息管理等6個模塊提供服務(wù)。

（二）特點

OpenKM是開放源代碼的文檔管理系統(tǒng)（通過http://www.openkm.com/下載源代碼安裝），使用B/S（Browser/Server）結(jié)構(gòu)實現(xiàn)分布式計算和架構(gòu)設(shè)計，利用Web Service技術(shù)上連接教務(wù)管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等相關(guān)系統(tǒng)，以便于檔案信息導(dǎo)入互聯(lián)。運行系統(tǒng)為windows操作系統(tǒng)，具有較高的適應(yīng)性和靈活性，通過信息加工，提供易于操作、成本較低的電子文檔處理和記錄管理應(yīng)用模式。它作為辦公自動化軟件，主要運用在教學(xué)檔案管理系統(tǒng)中，且具有以下特點：區(qū)分權(quán)限的搜集、存儲功能；提供高質(zhì)量的共享內(nèi)容；文檔查找、排序、審批、歸檔等功能，自動跟進工作流程；用戶審核（跟蹤日志）確保檔案安全性。

三、系統(tǒng)需求分析

（一）基本功能概述

本教學(xué)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計目標是為了提高優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源共享和教學(xué)檔案二級管理效率，形成完整規(guī)范、科學(xué)嚴謹?shù)淖詣踊瘷n案管理程序，節(jié)省人力和資源成本，促進校院二級管理體制建設(shè)。系統(tǒng)在滿足文件及文檔搜集、歸檔、分類、整理、銷毀、查詢、統(tǒng)計等檔案管理基本功能的同時，還包含分布式檔案存儲、借閱、編目、鑒定、提供利用、設(shè)置權(quán)限的資源共享等子系統(tǒng)功能。

（二）功能需求

1.分布式數(shù)據(jù)庫及管理員。二級檔案管理系統(tǒng)需要在物理上分布于不同地點，如各院系或職能部門，在邏輯上既能容納各院系教學(xué)檔案中具有差異性的子數(shù)據(jù)庫，具有分布“自治”功能，又能集中于一個系統(tǒng)，實現(xiàn)互聯(lián)互通、互幫互助的數(shù)據(jù)處理方式[5]。系統(tǒng)管理員或職能部門管理員能夠設(shè)置、指定子數(shù)據(jù)庫管理者或院系管理員的權(quán)限，分配子數(shù)據(jù)庫教學(xué)檔案管理范圍和分類目錄，同時能夠添加、刪除用戶賬號。子數(shù)據(jù)庫管理者擁有教學(xué)檔案整理、歸檔及資源共享的權(quán)限。

2.文件及文檔添加、刪除、更新、歸檔。管理員能夠在系統(tǒng)中對各種電子數(shù)據(jù)形式的文件、文檔進行添加、刪除、更新，包括辦公文件、數(shù)據(jù)文件、音頻文件、視頻文件及掃描圖片的處理，同時指定文件、文檔的基本類型；能夠?qū)⒍ǜ宓奈募⑽臋n進行分年度、分類目、分保管期限、分部門（院系部）的歸檔處理。

3.文件及文檔的分類及權(quán)限控制。根據(jù)院系一級日常業(yè)務(wù)和職能分配，制定院系檔案分類方案，管理員能夠?qū)崿F(xiàn)相對應(yīng)的文件、文檔分類管理并對分類方案進行適當修改。院系一級的管理員能夠存取授權(quán)范圍內(nèi)的文件、文檔，并將達到保管期限的電子檔案提交指定人員鑒定審批，獲得批復(fù)后，管理員能夠按照規(guī)定進行相應(yīng)檔案的處置。

4.文件及文檔查詢檢索。支持多層次查詢檢索，包括教學(xué)檔案類目、文件、文檔、全文內(nèi)容等；查詢檢索的條件包含題名、編號、歸檔年度、保管期限、關(guān)鍵詞等。且各級管理員的查詢檢索及文件存取必須在預(yù)先設(shè)置的權(quán)限范圍內(nèi)。

四、主要模塊及應(yīng)用

（一）用戶及權(quán)限管理模塊

1.用戶登錄。進入系統(tǒng)前，要求用戶登錄，登錄時需要驗證用戶名和密碼是否匹配，驗證通過后即進入系統(tǒng)操作。用戶密碼進行加密算法，且登錄密碼加密保存在數(shù)據(jù)庫中。系統(tǒng)管理員擁有重新設(shè)置用戶密碼的權(quán)限。用戶每次登錄均記入系統(tǒng)日志。

2.修改注冊信息。用戶登錄后，添加或修改自己的注冊信息，包括用戶密碼、顯示字體大小、顯示行數(shù)多少等信息。用戶名、姓名和部門等信息的修改權(quán)限歸屬于系統(tǒng)管理員。

3.權(quán)限設(shè)置。本模塊為系統(tǒng)管理員操作；可以增加系統(tǒng)用戶、刪除系統(tǒng)用戶、修改用戶的相關(guān)屬性和用戶權(quán)限。

圖1 系統(tǒng)主要模塊結(jié)構(gòu)圖

（二）檔案管理模塊

1.檔案收集。用戶錄入新的教學(xué)檔案信息或文件案卷信息。支持手工錄入，同時支持辦公自動化系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等系統(tǒng)應(yīng)用過程中產(chǎn)生的檔案文件或數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入，錄入數(shù)據(jù)時如出現(xiàn)重復(fù)錄入的情況，可以顯示記錄復(fù)制數(shù)據(jù)及最新記錄該文檔的時間。

2.檔案整理。將新錄入或?qū)氲慕虒W(xué)檔案信息按規(guī)范標準進行分類、歸檔、建立目錄等，包括教學(xué)檔案組卷管理、類目管理及文件添加、刪除、賦予屬性等編輯操作，如將某專題文件的保管期限設(shè)置為“長期”。

3.數(shù)據(jù)審核。本部分由系統(tǒng)管理員或具有“數(shù)據(jù)審核”權(quán)限的用戶操作。對“已刪除”或標記刪除的檔案做最后審核和判定，通過審核則徹底刪除，否則恢復(fù)；可將數(shù)據(jù)庫中所有符合條件的文件或案卷記錄選定，按要求批量修改或作出標記；對關(guān)鍵數(shù)據(jù)進行備份和恢復(fù)，可批量操作。

4.信息收發(fā)。傳達上級指示或教學(xué)管理工作重要通知文件或信息，發(fā)布前可設(shè)置閱讀權(quán)限；收發(fā)文件信息及閱讀簽收均計入系統(tǒng)日志。

5.報表打印。打印各類教學(xué)檔案目錄表、統(tǒng)計表。可由系統(tǒng)管理員或授權(quán)用戶設(shè)計報表的自動生成。

（三）檔案利用模塊

1.檔案借閱。本部分包括借閱登記、歸還登記、借閱申請?zhí)幚淼葍?nèi)容，擁有“借閱”權(quán)限的用戶可操作。系統(tǒng)管理員或獲得管理授權(quán)的用戶可以處理“借閱”申請，申請通過后，歸于可借閱范圍內(nèi)的教學(xué)檔案文件將被發(fā)送給申請人。

2.檔案查詢。用戶可輸入特定條件搜索相應(yīng)信息，查詢相關(guān)教學(xué)檔案文件。查詢結(jié)果可以設(shè)置顯示列表目錄形式或卡片形式。有檔案處理權(quán)限的用戶可保存、編輯查詢結(jié)果，也可對查詢結(jié)果或查詢記錄作“刪除”處理。

（四）過程管理模塊

本模塊主要記錄、顯示教學(xué)檔案立卷歸檔、查詢借閱、收集、交接、整理、統(tǒng)計及鑒定銷毀的過程。系統(tǒng)管理員和具有該教學(xué)檔案文件管理權(quán)限的用戶可查閱、追蹤相關(guān)檔案的過程管理信息。對于尚未完成預(yù)定進程的教學(xué)檔案信息，用戶可查看信息處于哪個管理階段。

（五）教學(xué)資源共享模塊

本模塊為獨立設(shè)置的教學(xué)資源共享區(qū)域。通過網(wǎng)絡(luò)化檢索系統(tǒng)實現(xiàn)遠距離檔案數(shù)據(jù)管理，同時支持外網(wǎng)優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源交流共享。例如，上傳到教學(xué)資源共享模塊的檔案信息，可以在校園局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及開放的互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)借閱、查詢、利用等功能。

（六）日志與消息管理模塊

本模塊對系統(tǒng)運行日志操作，用戶可以查看日志記錄，接受系統(tǒng)消息。系統(tǒng)管理員或有“日志操作”權(quán)限的用戶可以操作消息管理功能發(fā)送特定的系統(tǒng)消息。

五、結(jié)語

高校校院二級教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計對于改變傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理費時費力、人力不足、標準化程度不高等現(xiàn)象具有顯著意義。面對廣大高校教學(xué)二級管理的普遍趨勢，本文提供了物理上分布、資源上集合的教學(xué)檔案管理方案，值得進一步推廣應(yīng)用。筆者在提出利用OpenKM的開放性設(shè)計管理系統(tǒng)并分析需求的同時，根據(jù)教學(xué)檔案管理實際情況推出了系統(tǒng)各模塊的應(yīng)用操作，并根據(jù)現(xiàn)有問題修正改進。從系統(tǒng)模塊的功能性和操作性上看，該系統(tǒng)對于解決傳統(tǒng)管理信息孤島、教學(xué)檔案重復(fù)加工、優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源共享率低等問題，具有實際意義。它有利于推進教學(xué)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。它對于緊跟互聯(lián)網(wǎng)潮流、與時俱進的高校而言，在提升教學(xué)管理質(zhì)量和水平，促進教學(xué)資源互聯(lián)化、辦公自動化等方面，將發(fā)揮有效作用。

[1]羅春雨.高校檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)路徑探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2015(16).

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[3]吳亞男.高校教學(xué)檔案管理中ISO質(zhì)量管理應(yīng)用研究——以山東建筑大學(xué)為例[J].山東建筑大學(xué)學(xué)報,2014(8):4.

[4]高青斌,張衛(wèi),馬修強,賀佳.基于OpenKM的高校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建及應(yīng)用[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用,2014(1):44.

[5]左凡凡.中小型檔案管理信息系統(tǒng)通用需求分析[D].安徽大學(xué),2012:19-32.