論多部門協作共促干部人事檔案規范性

張 英

（重慶市酉陽縣衛生計生委愛國衛生運動委員會辦公室，重慶 409800）

論多部門協作共促干部人事檔案規范性

張 英

（重慶市酉陽縣衛生計生委愛國衛生運動委員會辦公室，重慶 409800）

干部人事檔案具有一定的分散性，其形成過程是一個資料逐漸積累的過程，在這個過程中需要對各部分共同協作完成，造成干部人事檔案的規范性相對較差。為了解決這一問題，人事部門、學生工作管理部門與人事檔案管理部門等主要部門必須提高自身的檔案管理水平，實現多部門協作，對干部人事檔案進行妥善的保管，并在人員流動時進行細致的整理，及時的移交給下一單位，共同努力，有效的提高干部人事檔案的規范性。

多部門協作；干部人事檔案；規范性

干部人事檔案記錄的是個人經歷，能夠反映一個人的思想道德素養、工作能力以及個人狀態。在單位選拔干部的過程中，人事檔案是一項重要的參考依據，并且能夠維護干部的一部分合法權益。干部人事檔案的規范性主要包括材料填寫規范、材料真實性、材料完整性以及檔案的分類、編碼、目錄等方面的統一。在一些干部人事檔案中，經常會出現材料不全、造假以及分類錯亂等不規范現象，影響了檔案的規范性，造成檔案無法發揮真正的作用。為了提高干部人事檔案的公信力，必須多部門協作，共同保證干部人事檔案的規范性。

1 人事部門

人事部門是形成干部人事檔案的主體，需要從多個方面入手保證干部人事檔案規范性：

1.1 《干部履歷表》的填寫

《干部履歷表》是干部人事檔案中的關鍵資料之一，其主要內容有干部的出生日期、學歷、黨團關系、工作經歷以及受到的獎懲情況等。由于《干部履歷表》需要經過組織審核，因此其可信度較高。但是，隨著干部數量不斷增加，一些單位的人事部門在進行《干部履歷表》的審核工作時沒有細致認真，一些出生日期、工作經歷等重要信息出現與其他材料不一致的情況，所以，人事部門必須認真執行審核職責，保證《干部履歷表》的真實性。

1.2 工資的變動

在工資發生變動時，填寫相關的表格時人事部門的重要工作之一，在填寫時必須保證嚴謹認真。大學生的畢業轉正考核是證明學生工作時間與干部身份的主要證據，而在目前的干部方案審核中，一些干部檔案中沒有這方面的證明，造成工齡確定存在一定的困難。完善的工資變動需要從不同的方面反映出工作時間以及待遇的變化情況，能夠有效的維護個人的合法權益。因此，人事部門必須制作好工資表格，對工資的變化做好記錄，并做好歸檔工作。

1.3 個人經歷記錄

個人經歷記錄的主要內容有招工登記表、聘用合同以及轉干審批表等，可以通過這些記錄確定干部的工作時間、內容以及干部身份，一旦這些記錄中出現不完整的情況，就無法準確的反映干部的個人履歷，為了準確的證明這些履歷，必須經過大量的工作。

2 學生工作管理部門

在干部人事檔案中，學籍檔案是重要的組成部分，其中包括報考登記表、畢業生登記表、學位授予表等資料，能夠證明干部人員在學生階段的真實信息，如果其中有資料缺失，就會對干部的學歷完整性造成一定的影響。因此，高校中的學生工作管理部門必須對學籍材料進行規范的整理，做好檔案的歸檔工作。高校的學生工作管理部門保管的學生檔案實際是干部人事檔案的前身，因此，高校學生工作管理部門不僅要借鑒先進的管理經驗，對學籍材料進行合理的設計，提高學籍檔案的規范性，保證其能夠完整的記錄學籍信息。與此同時，在學生畢業時，必須將學生在校期間的所有材料歸納到檔案中，根據傳遞地址及時郵寄。保證高校學生工作管理部門的規范化管理，是提高干部人事檔案規范化的良好基礎。

3 人事檔案管理部門

3.1 接收檔案時必須嚴格把關

人事檔案管理部門在接收檔案時，必須對檔案目錄與檔案中的材料進行全面的核對，如果發現檔案中出現材料與目錄不符的情況，需要及時的與檔案發送部門聯系，查明缺失原因，防止時間過長增加材料查找難度。與此同時，人事檔案管理部門需要安排專門的人員發函補充材料，如果接收到的檔案材料能夠與目錄相對應，但仍然存在材料缺失的情況，不允許對采取對缺失材料放任不管的現象，需要提高工作積極性，保證檔案在自己單位的規劃管理，及時發函要去檔案發送單位補充缺失的材料，確保所有的認識檔案中材料的完整性。

3.2 接收檔案時必須做好登記

干部人事檔案材料是在一個動態過程中生成的，個人的社會活動不斷發生變化，其人事檔案也會隨之發生變化，檔案中會不斷加入新材料。干部人事檔案材料的這種特性造成了檔案材料的收集也是一個動態的過程，為了明確檔案材料的接收與歸檔時間，接收單位必須在接收到檔案時做好登記工作，并要求檔案的接收人與歸檔人簽字確認，通知注明登記日期。只有這樣，才能夠保證有據可查，一旦檔案材料丟失，能夠查明具體的責任人，避免出現互相推諉的情況。此外，還要提高檔案管理人員的責任心，保證檔案材料得到妥善的保管。

3.3 整理檔案時必須做到規范化

在對干部人事檔案材料進行整理時，必須認真做好所有環節的工作。（1）對材料的真實性進行鑒定，如果材料中有復制件，必須查看其復制件中原出處的公章，如果出現不符合歸檔要求的材料，必須及時的補辦，而檔案中不需要的材料必須抽出。（2）根據干部人事檔案的不同類型進行嚴格的材料分類，并為所有材料編碼，在材料的右上角填寫序號，要求字跡工整。（3）在整理過程中，如果需要在檔案材料上打孔，必須翻看材料的頁邊距是否足夠，防止打孔影響材料內容。

[1] 劉春暉.高校干部人事檔案專項審核工作探討[J].管理觀察.2017(05).

[2] 鐘啟超.新時期干部人事檔案專項審核工作中存在的問題及其對策[J].云南檔案.2017(03).

R197.32

A

ISSN.2095-8242.2017.056.11075.02

本文編輯：趙小龍