精細(xì)化管理在提高醫(yī)院辦公室行政效能中的應(yīng)用價(jià)值

張靈機(jī)

（淮安市洪澤區(qū)婦幼保健院，江蘇 淮安 223100）

現(xiàn)代的醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭很激烈，而隨著時(shí)代的快速發(fā)展更是如此，因此各個(gè)醫(yī)院都面臨著挑戰(zhàn)與機(jī)遇，如何把握顯得尤為重要，這也就要求各個(gè)醫(yī)院采取相應(yīng)的措施來提高行政辦公室的行政效能，特別是這個(gè)和諧的社會(huì)形式，對(duì)此國家衛(wèi)生部還提出了“三好一滿意”的要求，需要醫(yī)院做到醫(yī)德好、質(zhì)量好、服務(wù)好、群眾滿意[1]。為了提高醫(yī)院的綜合競(jìng)爭力，提高人民群眾對(duì)醫(yī)院工作的滿意度，醫(yī)院的行政辦公室必須采取部分措施來改進(jìn)工作方式，提高醫(yī)院的行政辦公室服務(wù)效能，因此提高醫(yī)院行政辦公室服務(wù)效能是醫(yī)院當(dāng)前需要解決的主要問題[2]。精細(xì)化管理可以通過科學(xué)有效的管理方法來提高醫(yī)院行政辦公室管理水平，使醫(yī)院行政辦公室充分發(fā)揮其崗位職責(zé)，提高行政效能。

1 醫(yī)院行政辦公室的作用

醫(yī)院的行政辦公室同其他辦公形式有些相似，主要起著協(xié)調(diào)左右和承上啟下作用，是行政工作方面中的重要組成部分。具體作用有以下幾個(gè)方面。

1.1 服務(wù)患者的職能

信訪是醫(yī)院行政辦公室擔(dān)負(fù)的一個(gè)重要職能，是醫(yī)院直接面對(duì)就診患者以及廣大群眾的重要窗口，因此醫(yī)院行政辦公室必須要有很好的接待流程、信訪制度，工作人員需要有良好的溝通技巧，具有高度的責(zé)任心，以熱情的態(tài)度來構(gòu)建醫(yī)患和諧平臺(tái)。

1.2 督促檢查工作職能

醫(yī)院行政辦公室擔(dān)負(fù)著督促檢查工作職能，這就需要行政辦公室要注意督促檢查醫(yī)院各項(xiàng)工作，確保各項(xiàng)工作的有效實(shí)施、落實(shí)，推動(dòng)每一個(gè)部門的服務(wù)效能，促進(jìn)醫(yī)院更好的發(fā)展。

1.3 傳達(dá)與落實(shí)各項(xiàng)管理制度及決策的職能

制定和決策各項(xiàng)管理制度是醫(yī)院行政辦公室的職能之一，同時(shí)還要將管理制度傳達(dá)到每一個(gè)部門，并監(jiān)督、落實(shí)，以提高醫(yī)院的工作有效性，另外醫(yī)院行政辦公室在傳達(dá)管理制度的同時(shí)，還需解決每一個(gè)部門所遇到的問題和意見，同時(shí)對(duì)這些問題還要加以處理，并反饋上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)制度的落實(shí)情況，確保各項(xiàng)工作透明[3]。

1.4 協(xié)調(diào)工作職能

醫(yī)院行政辦公室在思考、處理和安排各項(xiàng)事務(wù)時(shí)需要從醫(yī)院的全局出發(fā)，并嚴(yán)格按規(guī)章辦事，積極協(xié)調(diào)好每個(gè)部門間的工作，以提升醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。在醫(yī)院籌備開展一些大型活動(dòng)時(shí)，需要合理安排時(shí)間，并積極協(xié)調(diào)其他部門做好應(yīng)對(duì)。

1.5 調(diào)研參謀職能

醫(yī)院行政辦公室同時(shí)也是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策的輔助機(jī)構(gòu)，它可以為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供信息，并提出相關(guān)建議，這樣就能使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)做重大決策時(shí)，可以抓住重點(diǎn)信息、抓住關(guān)鍵點(diǎn)，提升了信息篩選水平。醫(yī)院行政辦公室能調(diào)查研究各項(xiàng)部門，并將真實(shí)信息反饋給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，確保領(lǐng)導(dǎo)掌握一手資料，可有效避免決策失誤[4]。

2 醫(yī)院行政辦公室工作面臨的新問題

隨著醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭的不斷加大，醫(yī)療體制的改革也在不斷加速，但就目前而言醫(yī)院行政辦公室在工作中還面臨較多問題，如下。

2.1 工作的現(xiàn)代化

現(xiàn)代科技發(fā)展飛速，可以說醫(yī)院行政辦公室應(yīng)用現(xiàn)代科技知識(shí)的應(yīng)用率很廣，特別是計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，將以往的紙張辦公轉(zhuǎn)為無紙，極大的提高了醫(yī)院行政辦公室服務(wù)效能，但有的醫(yī)院工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)還不夠熟練，嚴(yán)重降低了工作效率。

2.2 多元化服務(wù)

新形勢(shì)下醫(yī)院行政辦公室需要具備更加高超的信息篩選能力，以強(qiáng)化部門調(diào)研和信息反饋，醫(yī)院行政辦公室的服務(wù)對(duì)象不僅是醫(yī)院各部門、領(lǐng)導(dǎo)，甚至還包括廣大的患者、群眾，因此新形勢(shì)下醫(yī)院行政辦公室的服務(wù)內(nèi)容需要往多元化發(fā)展，因?yàn)槠浞?wù)對(duì)象不在單一。

3 精細(xì)化管理對(duì)策

新時(shí)期醫(yī)院行政辦公室面臨許多問題，為了適應(yīng)這一環(huán)境，并提高醫(yī)院行政辦公室的服務(wù)效能，這就需要其積極主動(dòng)的改變?cè)械墓芾砟Ｊ剑?xì)化管理理念作為一種新的管理模式正在被越來越多的醫(yī)院所使用，該管理模式層次遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)模式，有效提高醫(yī)院行政辦公室的服務(wù)效能，具體如下。

3.1 信訪接待

認(rèn)真做好信訪接待工作，無論來訪的是哪類人群，特別是對(duì)待患者，都一定要熱情，及時(shí)匯總分析患者反映的問題，醫(yī)院行政辦公室若不能進(jìn)行處理需及時(shí)反映給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，若能解決需及時(shí)解決，以做到快受、快處、快決。

3.2 督辦考核

辦公室主任作為辦公室的主要領(lǐng)導(dǎo)，其工作不僅僅是發(fā)布任務(wù)，同時(shí)還要督辦任務(wù)實(shí)施以及任務(wù)的執(zhí)行情況，確保完成進(jìn)度和質(zhì)量，下達(dá)任務(wù)后就立即執(zhí)行督辦，以避免漏掉每一個(gè)環(huán)節(jié)，并能及時(shí)發(fā)現(xiàn)該任務(wù)完成情況與預(yù)期的差異，可及時(shí)改正或調(diào)整

3.3 發(fā)揮輔助決策

領(lǐng)導(dǎo)在為醫(yī)院做相關(guān)決定的時(shí)候，需要參考很多材料，以做最準(zhǔn)確的決策，而醫(yī)院行政辦公室需及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)提供所需信息，及時(shí)的給領(lǐng)導(dǎo)合理的建議，把握好醫(yī)院的發(fā)展方向，盡可能的避免決策的失誤或漏洞[5]。同時(shí)醫(yī)院行政辦公室還能簡化各項(xiàng)資料，減少領(lǐng)導(dǎo)工作量，可以讓領(lǐng)導(dǎo)將重點(diǎn)放在需要解決的問題上，另外醫(yī)院行政辦公室還要及時(shí)傳達(dá)審核通過的相關(guān)請(qǐng)示。

3.4 貫徹落實(shí)各項(xiàng)任務(wù)

醫(yī)院行政辦公室的人員接受任務(wù)后需立馬行動(dòng)起來，高效完成任務(wù)，這就需要發(fā)揮他們的工作積極性、主動(dòng)性，提高執(zhí)行能力，并將以往的被動(dòng)服務(wù)改為主動(dòng)，各項(xiàng)任務(wù)要充分分析，以找尋最佳的辦法解決。

3.5 優(yōu)化工作流程

通過優(yōu)化原來的工作流程來提高醫(yī)院行政辦公室的辦事效率：（1）將以往“鏈狀”的工作流程改進(jìn)為“網(wǎng)狀”，剪切出相關(guān)信息傳遞流程，加快傳遞速率，提高傳遞效率；（2）需改變以往的協(xié)調(diào)方式，讓醫(yī)院與個(gè)部門面對(duì)面協(xié)調(diào)，這樣才能體現(xiàn)各方的真實(shí)想法；（3）推進(jìn)辦公自動(dòng)化，使各項(xiàng)任務(wù)、會(huì)務(wù)、文件管理等實(shí)現(xiàn)無紙化、電子信息化，提升管理便捷度；（4）優(yōu)化工作流程的同時(shí)也逐步細(xì)化，明確各行為標(biāo)準(zhǔn)、任務(wù)、責(zé)任等事項(xiàng)[6]。

3.6 完善相關(guān)規(guī)章制度與明確工作職責(zé)

醫(yī)院行政辦公室主要負(fù)責(zé)醫(yī)院日常事務(wù)的管理工作，這些日常事務(wù)不僅很重要，還特別紛雜繁瑣，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院行政辦公室工作的管理，制定科學(xué)、合理、有效的規(guī)章制度，并實(shí)施獎(jiǎng)懲制度，落實(shí)崗位職責(zé)。醫(yī)院辦公室需確定每個(gè)崗位的職責(zé)，如檔案負(fù)責(zé)人、會(huì)務(wù)人員、秘書、副主任、公室主任等，并以每個(gè)崗位的具體職責(zé)來作為實(shí)施考核與獎(jiǎng)懲的標(biāo)準(zhǔn)。通過明確崗位職責(zé)，以工作執(zhí)行情況當(dāng)作評(píng)判依據(jù)，能有效提高工作人員工作的主動(dòng)性和積極性。

4 結(jié) 語

綜上所述，精細(xì)化管理在醫(yī)院辦公室管理中作用無可替代，具有重大的綜合效益，所以應(yīng)積極的實(shí)施精細(xì)化的管理形式，將醫(yī)院的規(guī)章制度不斷完善。本文主要論述了精細(xì)化管理在醫(yī)院辦公室行政效能的價(jià)值，并提出了一些建議，望對(duì)醫(yī)院精細(xì)化管理的實(shí)施有所幫助。

[1] 焦麗敏.大型綜合醫(yī)院臨床管理部管理模式的探索與實(shí)踐[J].管理觀察,2017(27):149-150.

[2] 馮曉紅.信息化在醫(yī)院精細(xì)化管理中的效能探究[J].財(cái)經(jīng)界：學(xué)術(shù)版,2015(14):158-158.

[3] 龍 飛.優(yōu)化醫(yī)院辦公室行政效能實(shí)施醫(yī)院辦公室精細(xì)化管理[J].建材與裝飾, 2014(20):144-144+145.

[4] 林夏琴.淺析實(shí)施精細(xì)化管理,提高醫(yī)院辦公室行政效能[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2016(18):72.

[5] 穆海玲.精細(xì)化管理,提升醫(yī)院行政辦公室服務(wù)效能[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2015,12(5):113-114.

[6] 胡 敏.精細(xì)化管理對(duì)醫(yī)院行政辦公室服務(wù)效能的影響[J].智慧健康,2017,3(14):39-40.