辦公室文員在企業(yè)日常運轉(zhuǎn)中不可忽視的作用

◆李美華 李海燕

辦公室文員在企業(yè)日常運轉(zhuǎn)中不可忽視的作用

◆李美華 李海燕

伴隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，也推動了我國各大國有企業(yè)的運營，企業(yè)的發(fā)展運營離不開每個部門的共同努力，辦公室作為保障企業(yè)所有工作順利開展的綜合管理部門，對企業(yè)的發(fā)展有著直接的影響。然而辦公室文員是辦公室各項任務(wù)的最終實踐者，其素質(zhì)和能力對企業(yè)日常運轉(zhuǎn)中有著不可忽視的作用，為了提高企業(yè)的日常工作效率，有必要重視辦公室的文員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力[1]。本文針對辦公室文員在企業(yè)日常運轉(zhuǎn)的作用進行深入的分析和研究，并探討其重要性和意義，供企業(yè)管理相關(guān)人員進行參考。

辦公室文員；企業(yè)；運轉(zhuǎn)；作用

一、企業(yè)辦公室對于企業(yè)的作用

辦公室是企業(yè)最基礎(chǔ)，也是最重要的綜合管理部門，日常主要任務(wù)有：檔案管理、公文處理、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、決策參謀等，是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進行各項工作的重要部門，也是企業(yè)對外開放的一個窗口。辦公室具有“上傳下達”的樞紐作用以及對協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的日常工作，對決策進行參謀的作用。同時，辦公室也對企業(yè)的后勤管理有著重要的作用，管理企業(yè)材料整理、人事變動、會議接待等。總而言之，辦公室的日常工作十分瑣碎且工作量大，對企業(yè)的日常運轉(zhuǎn)有著重要的作用。

二、辦公室文員工作的特殊性及現(xiàn)狀

辦公室文員是現(xiàn)代化企業(yè)重要的人力資源，其工作雖然沒有太大的技術(shù)含量，但卻十分繁瑣、復(fù)雜，對企業(yè)日常運轉(zhuǎn)有著重要的影響。例如文員在收發(fā)文件時，不僅要求文員要完整無誤的接收文件并進行及時移交，還要分清文件的類別和正確送達文件的各個環(huán)節(jié)。文員在工作中的任何疏漏，都會對企業(yè)的日常運轉(zhuǎn)造成一定的影響。目前，相對于企業(yè)生產(chǎn)人員、銷售人員等，辦公室文員對企業(yè)產(chǎn)生的直接利益體現(xiàn)并不明顯，得不到企業(yè)的重視，辦公室文員的待遇制度不夠完善。

三、辦公室文員對于企業(yè)的作用

（一）文件書寫。文件書寫就要求辦公室文員有較好的文案功底、總結(jié)能力等，無論是企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營的總結(jié)，還是對外的報告性文件，都需要辦公室文員來完成，并且在書寫過程中，文件書寫的格式都有著嚴格的要求，文件的內(nèi)容要簡潔、明了、精煉。該項工作不僅對企業(yè)內(nèi)部的管理有著重要的參考作用，也是企業(yè)對外展示企業(yè)能力重要具有重大的意義。

（二）印發(fā)文件。打印文件要求辦公室文員能夠熟練地使用打印機、熟悉日常打印文件的格式、能夠準確無誤、迅速的打印出需要的文件，若打印出現(xiàn)紕漏，就會直接對企業(yè)的日常運轉(zhuǎn)造成影響，影響會議、活動開展的進度。傳送文件包括傳真、郵箱、郵件、直接送文件等方式，這就要求辦公室文員能夠熟練地使用傳真機、熟悉通過郵箱發(fā)送文件的流程、使用快遞傳送文件的流程、對各部門、領(lǐng)導(dǎo)所在地、電話等信息的了解等，才能迅速、準確的傳送文件，提高企業(yè)日常運轉(zhuǎn)的效益。

（三）決策參謀。辦公室文員是對企業(yè)日常運轉(zhuǎn)基礎(chǔ)工作做的最多、對企業(yè)運轉(zhuǎn)信息了解最全面的職位，當企業(yè)管理層在對企業(yè)進行一些決策和規(guī)劃前，通常都會要求辦公室文員整理出能夠給決策和規(guī)劃提供參考價值的文字材料和數(shù)據(jù)信息，甚至會要求辦公室文員對企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃進行發(fā)表見解為決策者提供參謀，在季度、年度的總結(jié)會議中也會要求辦公室文員出席為管理人員提供企業(yè)日常運轉(zhuǎn)情況最直接、實際的相關(guān)信息。

四、加大對企業(yè)辦公室文員的管理力度

（一）提高對辦公室文員入職的標準。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展和建設(shè)，企業(yè)日常運轉(zhuǎn)的工作越來越多，辦公室的任務(wù)量也越來越大且重要，對辦公室文員的素質(zhì)和能力的要求也相應(yīng)提高。因此，在進行辦公室文員的入職選拔中，應(yīng)提高入職標準，便于辦公室各項工作的開展，提高辦公室的整體素質(zhì)。

（二）提升辦公室文員的素質(zhì)和能力。在社會不斷進步下，辦公室文員的素質(zhì)和能力應(yīng)該也要相應(yīng)的提高。企業(yè)要定期對辦公室文員的素質(zhì)和能力進行相關(guān)的培訓(xùn)，辦公室文員也要積極主動地學習新的技能，更好地服務(wù)企業(yè)，提高工作質(zhì)量和效率，推動企業(yè)的日常運轉(zhuǎn)。

（三）完善辦公室文員的待遇制度。企業(yè)不僅要對辦公室文員的日常工作有嚴格的標準和要求，也要相應(yīng)的完善辦公室文員的待遇制度，對處理特殊任務(wù)的辦公室文員給予津貼，在季末或年末對表現(xiàn)優(yōu)異的文員給予物質(zhì)獎勵和精神獎勵，提高辦公室文員工作的積極性和熱情。

五、總結(jié)

綜上所述，辦公室文員在企業(yè)日常運轉(zhuǎn)中有著不可忽視的作用，是企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的保障，也是促進企業(yè)發(fā)展的重要崗位。企業(yè)應(yīng)認清辦公室文員對于企業(yè)發(fā)展的重大意義，重視辦公室的發(fā)展和建設(shè)，加大對企業(yè)辦公室文員的管理力度，提高辦公室文員的整體素質(zhì)和能力，為企業(yè)的快速發(fā)展打好基礎(chǔ)。

[1]倪偉明.辦公室文員在公司日常運轉(zhuǎn)中的不可忽視的作用[J].民營科技,2014,20（12）:131.

[2]胡璠,周苗麗.辦公室文員在公司日常運轉(zhuǎn)中的作用[J].企業(yè)改革與管理,2015,23（22）:217-218.

（作者單位：湖南寶山有色金屬礦業(yè)有限責任公司行政管理部）