電力企業檔案綜合管理研究

龔 一 王 珂

國網河南省電力公司周口供電公司

一、電力企業提高檔案綜合管理質量的重要性

1.電力企業進行檔案綜合管理是基于企業管理工作而言，對企業經營決策有著指導作用。在激烈的市場經濟競爭中，只有不斷提高企業經營的質量和工作的效率，才能夠提高電力企業的市場占有份額。因為電力企業的檔案對其決策與經營有著不可替代的指導作用，因此其在電力企業中的地位比較重要。

2.電力企業檔案管理綜合質量的提高有利于實現電力企業管理的立異與鼎新 。因此電力企業應當積極引進高技術人才，提高企業內部檔案管理工作質量，為企業制定一套行之有效的管理機制，提高企業的經營速度和經營效益。

3.電力企業檔案綜合管理工作質量的高低決定了企業的市場競爭力，也決定了企業能夠實現全面發展。電力企業內部經常出現人員資料、企業各部門的工作資料以及企業發展的各項數據等丟失，這就不利于企業的正常經營管理工作的開展，嚴重的情況下會影響企業的決策正確性。因此電力企業必須著重加強檔案綜合管理的質量，為企業提供良好的發展條件和決策依據。

二、當前，電力企業檔案管理現狀

電力企業檔案是電力企業的各部門在企業生產、管理以及經營的活動直接性的形成的反應本企業政治以及文化、經濟、技術、生產以及組織的原始記錄。然而，隨著電力企業的不斷發展，檔案的綜合管理顯得尤為重要，還面臨著一些問題，具體表現在以下幾方面：

1.電力企業檔案管理存在安全隱患。由于電力企業自身具有的特點，在檔案管理上存在一些安全隱患。例如：某些電力企業的檔案室建設在比較潮濕的地方，濕度比較大，檔案經過長時間的浸潤后，就會散發出霉味，甚至有的已經受到侵蝕；還有某些電力企業將檔案室建設在面向陽光的地方，當檔案資料長期在陽光下暴曬，就會使某些檔案資料受到損害，不能夠確保檔案資料的完整性；最后，有的檔案室并沒有滿足安全防護要求，像某些電力企業的檔案室就采用的還是玻璃窗戶，在窗戶上涂抹一層紙。

2.管理體制存在不規范。近幾年來，隨著電力事業的快速發展，檔案數量也在不斷增加，原始的手工管理方式已經不能夠滿足各個方面對檔案的使用需求。特別是過去的信套式的檔案袋上填寫案卷標題，同時文件的檢索也不規范，直接影響了管理工作的效率。單個的用戶檔案內容更比較少，但是占用的檔案袋數量還是挺多的，既不美觀又浪費地方，并且容易出現丟失，不方便進行保管。對于調動檔案時還是采用原來的手工操作方式，就會使紙張變黃以及發脆，甚至出現字跡褪色現象，直接性影響檔案資料的安全。

3.檔案管理與電力生產不能夠有效結合在一起。一些電力企業在開發計算機管理系統初期并沒有將檔案的信息管理也加入到計算機系統中。檔案管理人員也就不能夠順利的進入到計算機管理系統中，從而不能夠很好的掌握其企業的核心，從而也接收不到更多的信息，對檔案管理不能進一步的完善。

三、電力企業檔案綜合管理的措施

1 完善檔案管理制度。隨著電力企業的發展，企業所需要的文件和資料也隨之增多，這對檔案管理人員來說工作難度加大，工作的效率和質量受到影響。因此，電力企業要根據企業改革和發展的現狀，對檔案管理制度進行創新和完善，建立適合電力企業現代化發展的檔案管理制度。如：對檔案分類、檔案規范，檔案期限等進行重新的調整，并嚴格按照新的規章制度開展檔案管理工作，加大檔案管理的規范力度。

2 轉變企業管理觀念。拓寬思路，牢固樹立為各部門服務的思想，要打破自我封閉、因循守舊的觀念，從被動的“看好門、守好攤”轉變到立足本企業，面向市場，主動為深化企業改革，提高效益服務的軌道上來。

3 加強檔案信息管理。第一，建立文檔一體化管理，在企業應用和運行的系統中使用電子文件的形式，然后將檔案的保存、檔案的鑒定、檔案的利用和檔案的歸檔等內容都要一一的添加進入。同時還要對電子文件信息進行監管，確保系統內檔案信息的有效性和真實性。第二，利用信息技術做好檔案信息的安全管理。電力企業的檔案信息會涉及很多的商業機密或者知識產權，如果檔案的安全管理不到位，很可能造成信息的丟失。

4 做好相關服務工作。企業檔案實行綜合管理后，要把豐富的檔案資源共享，在服務形式上要有轉變。可以開辟閱覽室，為企業中的工作人員、技術人員提供檔案資料借閱、復制、咨詢服務。同時，以閱覽室為陣地建立宣傳窗，進行檔案資料照片和數據圖表陳列展覽。運用財務、人事檔案為企業深化改革服務，使財務和人事檔案更好的服務于企業管理。

5 提高企業重視程度。企業領導的決策力直接影響著檔案管理工作的開展，因此在加強電力企業檔案管理的過程中，首先就要提高企業領導對檔案管理的重視程度，獲得領導的支持，檔案管理工作的開展才能更加的順利。主要可以從以下幾個方面進行。第一，加大檔案管理的宣傳，定期對員工進行檔案教育和培訓，讓企業的領導和員工意識到檔案管理對于企業發展的重要性，提高領導和全體人員的重視。第二，加大對檔案管理在設備和機制上的完善力度。建立科學、有效的檔案管理系統，在企業薪酬機制上對員工的薪資待遇進行改革，提高檔案工作人員的工作熱情，使得他們能夠積極主動的投身到檔案管理工作中去。

結束語：

綜上所述，由于在電力企業中，檔案管理存在著一定的問題，同時檔案中包含有大量的信息資源，對企業的發展有著重要的作用，做好檔案的綜合管理工作，能夠使檔案信息得到充分的發揮，從而更好地為電力企業服務。

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