檔案鑒定與銷毀工作中存在的問題及解決方案

周?婧

石家莊信息工程職業學院

檔案鑒定與銷毀工作中存在的問題及解決方案

周?婧

石家莊信息工程職業學院

檔案管理是發展中的重要內容，而檔案鑒定銷毀的基本工作又是檔案管理中的一個重要環節。目前，在鑒定銷毀工作中存在著一定的困難，因此，作為檔案館的工作人員，就必須找出問題的原因，并進行認真分析，從而制定出科學的解決策略，做好檔案相關的鑒定銷毀工作，促進健康發展。本文具體從檔案鑒定與銷毀工作中存在的問題入手，對其進行分析，提出解決措施。

檔案鑒定；銷毀；問題；解決方案

1、開展檔案鑒定與銷毀工作的必要性

隨著社會的發展和時間的推移，檔案的數量越來越多，檔案的價值和密級也隨之發生變化。有些檔案價值增高，有些降低，有些則失去了保存價值，有些檔案失去保密時效性，需要降密或解密，所有這些都要求檔案工作人員必須及時進行檔案鑒定與銷毀工作。長期不開展檔案鑒定與銷毀工作，玉石不分地悉數保存檔案，勢必造成以下后果：有價值的珍貴檔案淹沒于大量失去價值的檔案之中，不易被發現和查找，不僅影響查檔效率，更重要的是高價值檔案的效益得不到充分發揮；大量失去價值的檔案充塞庫房，與有價值的檔案同樣進行整理和保管，浪費了人力、物力，相對延緩了有價值檔案的整理速度，妨礙了有價值檔案保管條件的改善；如果突發重大災害，如戰爭、自然災害等，不易及時搶救出重要的珍貴檔案，甚至玉石俱焚。經驗證明：“有文必檔”、“有檔必存”的做法是不必要的，也是有害的。為了有區別、有重點地保存檔案，必須定期鑒別檔案價值，去粗取精，使真正有價值的檔案得到妥善保管和及時利用。

2、檔案鑒定銷毀工作中存在的問題

2.1 缺乏足夠的重視力度

對于檔案館中的信息檔案來說，絕大多數都是要被銷毀的。這些檔案一經銷毀就不能再生，所以存在著一定的矛盾。如果鑒定失誤，將具有實際價值的檔案銷毀，那么就會導致嚴重的檔案管理事故，對于檔案館的發展造成負面影響。重視力度不夠，檔案數量與檔案館的庫存量存在矛盾，這些都對檔案工作造成了一定的影響。

2.2 庫容量有限，檔案數量過多

目前，神華準能公司館藏檔案從1976年至今的各門類檔案約11.4萬余卷件，需要重新鑒定其保存價值的檔案約占1/3，其中包括一些毫無保存價值的料單、貨票、增值稅抵扣、已報廢的設備檔案、已拆毀的基建檔案等，雖然有的時候部分會計檔案需提供利用，但相較于保管成本來說得不償失。這些需重新鑒定的檔案中，絕大多數都已經失去了應用價值，應該進行銷毀。但是由于種類繁雜，部分檔案依然有著利用價值，對于鑒定工作帶來了極大的困難。目前，庫容量只能滿足未來5年的進館檔案存放量，現存的檔案迫切需要鑒定銷毀。

2.3 檔案價值方面缺乏科學的評價體系

在檔案鑒定銷毀工作中，由于沒有科學的憑借體系可以參考，使得對部分檔案的鑒定工作不徹底。如果只是依照檔案的存放期限來進行鑒定和銷毀工作，那么可能造成有些有價值的檔案被銷毀，出現誤鑒。比如2011-2012年地方政府實施的一項惠民政策——五七工養老保險，需要提供1997年以前連續三年的臨時工工資表復印件，而工資表和會計憑證的保管期限是15年，如果依照保存年限進行銷毀的話，將無法提供原始憑據，勢必影響這一惠民政策的落實，同時也無法保障人民的利益。因此，為了加強檔案的管理，避免出現誤鑒的現象發生，就應該適當延長有關檔案的保管期限，同時建立完善的檔案價值鑒定評價體系。

3、檔案鑒定銷毀的解決策略

3.1 加大重視力度，建立專業機構

應該成立專門的檔案信息鑒定銷毀部門，并且指派專業人員進行此項工作。對于檔案館存放的檔案，應該進行定期的鑒定處理，對于鑒定完成的檔案，要進行及時的銷毀。同時，還應該將鑒定銷毀工作加入到的內控制度中，然后按照相關流程進行過期檔案的銷毀工作。另外，管理層應該加大對于檔案鑒定工作的重視力度，加強監督，明確檔案鑒定銷毀中各個環節的工作人員的責任和義務，保證鑒定銷毀工作流程的科學性與合理性。作為一名檔案館的工作人員，在進行檔案的鑒定銷毀工作時，一定要具備認真負責的工作態度，嚴格遵守檔案鑒定的相關技術規范，保證工作任務的順利完成。

3.2 加大資金投入，擴大庫容量

目前，企業檔案館的庫容量只能維持五年的檔案存放量，但是由于歷史積壓等因素的影響，導致檔案館中存放了過多的檔案，這不僅加重了工作人員的工作量，也不利于的長遠發展。因此，應該加大資金投入，擴大企業檔案館的庫容量，能夠存放更多的檔案。同時，對于一些毫無保存價值的檔案，例如過期的貨單、料票，報廢的設備信息檔案，已拆除的基建檔案，應該進行及時的鑒定銷毀。

3.3 建立健全檔案評價體系

科學的檔案信息價值鑒定體系，是工作人員做好檔案鑒定銷毀工作的重要保障。作為檔案館的工作人員，不能沿用傳統的標準，即按照保管期限進行鑒定銷毀。應該根據的實際情況，根據檔案的存放價值進行鑒定銷毀。例如，多年前的鐵路貨票等一些失去保存價值的檔案，如果繼續存放的話，那么將會占據檔案館的庫容量，不利于一些新檔案的存放。因此，必須根據的實際發展情況，充分考慮到各部門的意見，制定科學的檔案鑒定體系，對于檔案要進行認真的鑒定，避免出現檔案鑒定事故，從而為發展提供有力的檔案支撐。

3.4 加強學習，提高檔案人員素質

檔案人員的素質是做好檔案鑒定工作的關鍵。隨著檔案數量、種類的增加，記錄手段的改進，要求檔案人員必須具有較高的文化素養和職業道德，熟知經濟、法律、文學、藝術、歷史、地理等方面的基礎知識，熟練掌握計算機及英語，深入理解檔案的理論與政策，熱愛檔案事業。只有具備一定技能的檔案工作者，才能對檔案的價值做出較為準確、公正、客觀的評判，將鑒定誤差降到最低限度，使真正有價值的檔案得到妥善保管，發揮其應有的作用。應加強理論研究，深入探討各類檔案的價值及保管期限，制定一系列切實可行的文件、檔案價值鑒定依據，并制定詳細的各級各類檔案保管期限表。有了切合實際的理論支持，有了操作性較強的政策，基層的文書檔案人員才能有據可依。

[1]莫丹紅.淺談文書檔案鑒定銷毀工作存在的問題及建議[J].蘭臺世界，2015，S5：53-54.