淺談干部人事檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策

邵文婷

莒縣人力資源和社會(huì)保障局

淺談干部人事檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策

邵文婷

莒縣人力資源和社會(huì)保障局

干部人事檔案是全面考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和深化干部人事制度改革，干部人事檔案管理工作遇到了許多新問(wèn)題，面臨著許多新的挑戰(zhàn)。分析了當(dāng)前干部人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出了進(jìn)一步提高干部人事檔案管理工作的思路與對(duì)策。

干部人事；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

1、干部人事檔案管理的存在問(wèn)題

1.1 意識(shí)淡薄，重視不夠

在工作中我們有些單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)干部人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，“檔案意識(shí)”比較淡薄，管理觀念落后，結(jié)果致使檔案管理工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)、落后狀態(tài)：一方面，投入不足，力量薄弱，設(shè)施落后，制度不實(shí)，隊(duì)伍不穩(wěn)；另一方面，相關(guān)檔案管理人員不被重視，地位被邊緣化，不學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)知識(shí)，不熟悉檔案工作的基本程序，敬業(yè)精神、專業(yè)水平和業(yè)務(wù)技能等達(dá)不到崗位要求，工作的積極性不高、創(chuàng)造性不強(qiáng)，得過(guò)且過(guò)。這些問(wèn)題嚴(yán)重影響著干部人事檔案管理工作的質(zhì)量。

1.2 管理不嚴(yán)，執(zhí)行不力

隨著我國(guó)社會(huì)民主政治的進(jìn)步，干部人事檔案在勞動(dòng)就業(yè)和職位升遷方面的憑證參考作用越來(lái)越受到重視，因而要求干部人事檔案中每份材料必須完整真實(shí)可靠，必須經(jīng)過(guò)組織人事部門嚴(yán)格的鑒別和認(rèn)真的審查核實(shí)。這就要有嚴(yán)格的制度作保證。雖然現(xiàn)在干部人事檔案管理都建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但在實(shí)際工作中，往往管理不嚴(yán)，執(zhí)行不力，落實(shí)不到，造成了不少問(wèn)題。比如，有的檔案材料紙張不合要求，填寫格式不規(guī)范，內(nèi)容前后不一、記載不實(shí)、審核不準(zhǔn)；有的檔案材料沒(méi)有及時(shí)收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔，造成內(nèi)容缺失、不完整；有的因時(shí)間久遠(yuǎn)，原單位已經(jīng)不存在或原管理檔案人員轉(zhuǎn)崗，導(dǎo)致相關(guān)材料難以收集；有的因每年都有新材料增加，而又沒(méi)有按規(guī)定時(shí)間對(duì)收集歸檔的材料歸入干部檔案內(nèi)，使檔案材料雜亂無(wú)章；有的因人才流動(dòng)環(huán)境寬松，流動(dòng)方式靈活，“跳槽”后檔案不隨人走，以及部分高校畢業(yè)生的檔案分散保存在畢業(yè)學(xué)校、工作單位或人才交流中心，造成的“人檔分離”現(xiàn)象不少，增加了基層單位干部人事檔案管理的難度。

1.3 技術(shù)落后，效率不高

當(dāng)前，雖然基本配備了電腦等現(xiàn)代辦公設(shè)備，但有些部門尤其是基層單位因受經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等因素的制約，電腦設(shè)備沒(méi)有得到及時(shí)更新，檔案信息管理系統(tǒng)功能不完善，檔案信息自動(dòng)化程度還相當(dāng)落后，電腦的應(yīng)用仍然停留在文字處理、資料搜集、財(cái)務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上，工作方式基本上是編目立卷、接收移交檔案、存儲(chǔ)入庫(kù)、查閱調(diào)卷，檔案室類似于干部人事資料庫(kù)。管理介質(zhì)絕大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，先進(jìn)的光盤技術(shù)和機(jī)讀方式的運(yùn)用不多，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與當(dāng)今信息傳輸技術(shù)的要求相差甚遠(yuǎn)，檔案本應(yīng)發(fā)揮的作用還沒(méi)有很好地挖掘出來(lái)，嚴(yán)重制約了干部人事檔案信息的系統(tǒng)、準(zhǔn)確、快速利用。

2、干部人事檔案管理辦法

2.1 增進(jìn)了解，促進(jìn)管理規(guī)范化

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，什么樣的思想認(rèn)識(shí)會(huì)有什么樣的工作態(tài)度，甚至什么樣的工作。干部人事檔案工作，是我們黨和國(guó)家干部人事工作的重要組成部分。我們要強(qiáng)化干部監(jiān)督管理，促進(jìn)黨的干部人事政策的貫徹落實(shí)，做好干部人事檔案管理工作。各級(jí)黨委(黨組)和組織人事部門，應(yīng)該把它放在重要位置，列入黨委工作。不僅從思想上重視，而且更重要的是把認(rèn)識(shí)變成行動(dòng)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)，定期研究和聽取工作報(bào)告，定期檢查，監(jiān)督和指導(dǎo)。使得人力財(cái)力物力得到確保。根據(jù)規(guī)定，對(duì)檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高檔案管理人員的檔案意識(shí)和服務(wù)水平，創(chuàng)造一個(gè)政治可靠，責(zé)任心強(qiáng)，綜合素質(zhì)高，敬業(yè)精神好，擁有現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)和技術(shù)，相對(duì)穩(wěn)定的優(yōu)秀的專業(yè)隊(duì)伍，關(guān)心他們的工作和生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化。

2.2 落實(shí)制度，加強(qiáng)規(guī)范化管理

我們必須加強(qiáng)規(guī)章制度的落實(shí)，做到“四個(gè)規(guī)范”：一是規(guī)范管理。干部人事檔案實(shí)行集中和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制，組織人事部門依照干部管理范圍相一致的管理原則，明確干部退(離)休，離辭，辭職，撤職及檔案管理人員和單位直系親屬的各種情況，落實(shí)好文件管理，避免“人檔分離”現(xiàn)象。二是規(guī)范內(nèi)容分類。根據(jù)履歷，自傳，考核材料，學(xué)歷材料，政審，獎(jiǎng)懲，招錄聘用材料，工資表，黨代會(huì)形成材料，以及其他供組織上參考的材料等十大類，建立干部人事檔案，確保能真實(shí)反映干部的基本情況。三是規(guī)范檔案整理通過(guò)相關(guān)部門收集干部任免，培訓(xùn)，獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰等新形成的材料，補(bǔ)充到本人材料里。檔案材料是真實(shí)和準(zhǔn)確的，因此必須對(duì)每卷材料做仔細(xì)鑒定，進(jìn)行準(zhǔn)確分類，有序排列，裝訂整齊。四是規(guī)范使用和傳輸。因工作需要查閱干部檔案，必須嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)章制度，不得查閱本人及其直系親屬的檔案，不得泄露或擅自發(fā)布文件的內(nèi)容，不得拍攝和復(fù)制文件。干部工作轉(zhuǎn)移或工作變動(dòng)后應(yīng)及時(shí)將其檔案轉(zhuǎn)移到新的主管單位，通過(guò)機(jī)要發(fā)送，傳送的文件必須是完整的。

2.3 創(chuàng)新方法，促進(jìn)管理信息化高效的管理，依靠創(chuàng)新

一是加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提高自動(dòng)化和操作能力。通過(guò)培訓(xùn)，使檔案管理人員能熟練掌握檔案管理的辦公自動(dòng)化和檔案管理軟件的操作，充分利用計(jì)算機(jī)和文件管理軟件，實(shí)行電腦化管理干部人事檔案，減少工作量和勞動(dòng)強(qiáng)度。二是創(chuàng)新的技術(shù)手段，提高使用效率。探索新的方法，使用電腦，掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，利用文字，圖片和其他數(shù)據(jù)資料，建立健全干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，使用干部人事檔案管理軟件對(duì)檔案進(jìn)行編目，檢索和傳遞，確保干部人事檔案信息方便，快捷，準(zhǔn)確，及時(shí)。在文件數(shù)據(jù)庫(kù)更新，管理，維護(hù)方面實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理檔案信息，充分發(fā)揮檔案信息服務(wù)功能。

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